研究生会外联部管理制度模版.docx

研究生会外联部管理制度
外联部隶属xx院研究生会,是研究生会重要职能部门，其主要职责包括：负责与校内外各国家机关、企事业单位、社会团体进行互惠互利的合作,为研究生会重大活动提供物质和资金上的支持；研会与外部联系的桥梁，是研会树立对外形象的窗口，是与各高校联系的纽带,与兄弟院校保持良好关系和密切交流；内部团队建设和制度建设。外联部的工作宗旨是确保研究生会各项活动能够顺利完成。为保证外联工作顺利开展、提高办事效率，特制定本制度。
第一章 总则
第一条 外联部是x院研究生会的职能部门。
第二条 外联部的职责是保持研究生会对外联系的高效与畅通。
第三条 外联部的工作宗旨是确保研究生会各项活动的顺利完成。
第四条 外联部的工作内容包括拓宽研究生会赞助资金的来源渠道；加强与国家机关、企事业单位、社会团体的合作；拓展校际、院际交流；与学校行政和后勤部门保持良好关系；与社会、学界的优秀人士保持密切联系；加强本部团队建设和制度建设。
第五条 外联部工作原则：以x院、x院团委、研究生会的利益和名誉为重；高效、有序、诚信、灵活地完成工作；兼顾多方利益，与赞助商、合作者良性互动。
第六条 外联部内部决策和建设以民主集中为原则。

第二章 活动与外联工作守则
第七条 部门成员应当认真负责、高效灵活地完成工作，部门内部应保证良好的沟通和协作。分管副主席、部长、副部长要作好组织者、策划者，同时要发扬部内民主，积极、广泛地听取基层意见；干事之间要团结友爱、分工明确、有效协调、互帮互相。
第八条 本部活动分两类：第一类，院团委、研究生会分派的任务；第二类，本部成员自行组织的活动（包括联系赞助资金）。第一类活动的任务分配采用“领导小组分配”与“干事自愿参与”相结合的模式。第二类活动完全采用“群策群力、自愿参与”的原则。
第九条 接受任务的干事应尽勤勉义务，对工作负责，按工作计划和流程高效、及时、优质地完成工作。在完成工作的过程中，应协调好与其他部门、干事之间的关系；按领导小组的要求向其汇报工作进程；出现的问题应及时上报，使之得到有效解决。
第十条 实行例会制度，定期对工作进行总结和规划，加强领导小组与干事之间，干事与干事之间的相互了解，保证部门工作的顺利进行。外联部的每位干部，成员都不得无故迟到或缺席。迟到三次做一次缺席处理，无故缺席四次，视其为自动退出，并将永久取消其任何其他职务。如需请假，由部长或副部批准方可。实行例会考勤、评价制度，记录本部成员出勤情况及近期工作表现，计入学年末总评。
第十一条 若活动有赞助商，在不损害x院及研究生会利益、名誉的前提下，应积极配合赞助方工作人员，尽力满足赞助方要求，共同开展活动，力争双赢。
第十二条 与外联工作对象达成协议，应当经领导小组同意，并由研究生会相关负责人与对方签约方能生效。
第十三条 参加与外联工作对象的协商、谈判时，必须衣着正式、整洁，谈吐举止得体。
第十四条 与外联工作对象保持长期的、良好的关系。
第十五条 建立完备的外联工作对象资料档案。
第十六条 全体外联部成员应积极锻炼语言表达能力、沟通能力以及谈判能力，保证与外联工作对象有效沟通、良好沟通。
第三章 考评制度
第十七条 本部的考核包括活动后小评、绩效考评与学年末总评。活动后小评是指在每一次第一类活动（见第八条规定）结束后进行的针对本次活动进行的小评；绩效考评是指在第二类活动（见第八条规定）结束后进行的小评；学年末总评由每次活动分数相加得出。
第十八条 考核的主要指标为:出勤率（20％），活动参与度（35％），绩效（35％），综合素质（10％）。
第十九条 考核采用记分制,每项满分10分。考核工作由领导小组及全体部员共同完成,分为领导考核和干事互评两个层次，力求公平。
第四章 财务制度
第二十条 一般外联赞助活动、以及协助其他针对外联部所拉赞助可对当事人进行相关奖励，具体奖励形式或金额由各部长研究决定，所得到的赞助物品及资金须先归入研会所有。

第五章 附则
第二十一条 本制度自公布之日起生效。

第八编 附 件
附件一：组织大中型活动会务流程表
大中型活动会务流程表
序号
办理流程
责任人
主要工作内容及要求
完成与否
小贴士
1
活动分工

根据指示，协调有关部门，成立会务工作组。
√
◎争取做到每个成员明确自己的责任和位置；
◎充分了解活动主题；

◎明确会务总指挥及会务工作分工。

2
策划起草

◎时间、地点、内容、主持人、参与人员、议程等安排。

◎注意与上面及时沟通会议议程；出席嘉宾的头衔一定不能错！请参见页末！任何出现有姓名的地方，一定要反复核实，不能出现错别字！
3
策划审核

◎审核安排是否妥当；

◎审核通知行文是否准确。

4
制作正式邀请函

◎格式规范；

◎综合协调部负责检查，送主席审阅；
◎份数合理；

◎盖章正确。

发出正式邀请函

◎及时发出邀请函；

◎《邀请函发放登记表》，专门人员进行登记；
◎发放范围准确；

◎邀请人员名单提前确定。

明确参与人员

◎及时收集、汇总参会回执；

◎打印座签时：必须是红色或粉红底色，一般0.5元一个
◎确定最终参与人员名单；【人数、姓名、性别、职务、联络方式】

◎准备座签 + 签到簿；

◎会前出席领导落实。

5
准备工作

安排一个总负责人

（ ）

资料准备
◎讲话稿、串讲词等

◎送主席审阅资料；
◎活动口号、标语、横幅

◎项目资料

礼品奖品
◎礼品、奖品规格

◎是否需要与主席协商；安排礼品看护人
◎发放方式

会场布置
◎提前预定会场、会场钥匙的保管、开门+锁好门

◎与主席协商确定就餐地点；矿泉水：短会用农夫的小瓶（1.2元/瓶）；时间较长的会议或活动用大瓶（1.5元/瓶）
◎文具用品可去天作商城，可以砍价
◎签摆放：主持人在最前面，紧挨着为主席，主席对面的为最大正职；主持人对面的则需视情况调整，肯定不是最大正职！
◎座签和水瓶必须摆成一条直线！一定要检查好主讲人的话筒！
◎采购矿泉水、笔、纸

◎摄影、摄像设备、录音笔

◎订餐（采购酒水）【如需要】

◎座签摆放+记者席安排（如需要）+横幅悬挂+易拉宝

◎签到布置

◎PPT/视频、投影、电脑、U盘、音响、信号线、灯光、空调等；

◎PPT/视频必须提前到现场播放，并请人检查；如果做了修改，必须至少将修改章节重新播放！

◎设备紧急维修人【大型活动和会议需提前联系好】

◎对起火、爆炸、人群拥挤、天气突变、重要领导迟到等可能出现的紧急突发事件应急预案的制定（针对在如论或逸夫举办的大型会议）；

6
会场布置、检查

◎根据会议规模提早布置，会前最后1小时例行检查。

◎活动前一天下午确保完成；
◎参照会前准备注意检查

7
活动前最后协调

◎确认各个环节准备工作完成情况，特别注意各环节之间的衔接

◎活动前一天下午进行；
◎查漏补缺。

8
活动前现场组织工作

◎会务人员按规定时间就位，分头做好准备工作；

◎参会领导专人接待，全程陪同；
◎现场总指挥对各岗位作最后检查，及时处理相关问题；

◎会前音乐和视频/PPT；

◎参会人员签到、发放会议、活动材料工作等；

◎组织参会人员有序进入会场，控制好会场秩序；

◎引导记者到指定位置就座（如需要）；

◎引导出席活动领导到指定位置就座；

◎拍照。

9
活动中现场工作

◎拍照；

◎安排专门人员进行拍照，照片效果把关，一定要在会议或活动刚开始时抓紧时间在会场4个角落拍全景照+主角照；

◎记录（录音笔录音，人员现场记录）；

◎端茶、添水（如果需要）；

◎临时交办的其他事宜；

◎会议结束后合影。

10
活动后餐会安排

◎引导就餐

◎餐馆预订、提前到现场踩点、点菜；
◎确定参加宴会人数，就餐餐时间确认；
◎准备自备的食物清单，酒水、茶水准备、餐会地点简单布置；
◎上菜时机控制。
◎餐后送宾

◎应急安排

◎餐会合影（如需要）

11
活动后资料
归档+整理

◎各部门主动回交材料；

◎材料都必须汇总综合协调部，包括视频等；
◎归档材料齐全，无遗漏。

◎相片处理；

◎整理录音、纪要汇编；

◎撰写通讯稿。

12
活动后其他工作安排

◎费用结算+财务报销；

◎综合协调部统筹安排；

◎物品回收；

◎会场清洁整理。

13
活动总结

◎总结经验，查找不足；

◎主席主持，全体参与（如有需要）；
◎完善流程

14
总联络协调人

◎手机保持畅通、随时待命

◎会务工作组通讯录提前打印，至少3份；每人一份（如有必要）；
◎负责撰写通知、发布通知

15
备注：x党委副书记兼副校长王利明教授；xx院院长韩大元教授；xx院党委书记兼副院长林嘉教授；xx院副院长龙翼飞教授；xx院副院长刘明祥教授；xx院副院长王轶教授；xx院副院长胡锦光教授；xx院党委副书记肖中华教授；xx院党委副书记郑小敏老师；xx院办公室主任乔鹏老师；xx院团委书记邢姝老师；xx院团委兼职副书记贺佐琪同学

24

附件二：组织常规会议流程表
常规会议流程表
环节
工作模块
工作内容
要求+小贴士
责任人
是否完成
会议确认
会议事由确定
会议名称

会议时间

会议地点
提前根据会议形式及人数预订会议室

与会人员

会议议程
明确列明会议各项议题及各项的时间分配、形式等

会议通知
会议通知
撰写通知
至少提前1天通知到与会人员

会议现场
现场拍照
设备
准备设备

照相
会议现场抓拍

电子设备
设备就绪
检查会议使用电脑、投影设备、音响设备等是否就绪

会议材料
发放材料
如需会议材料，请提前准备好

会议记录
会议记录
录音笔录音，人员现场记录

会议纪要
纪要整理
会议后尽早整理会议纪要

邮件发布
经主席审阅后通过邮件发布

会场收拾
清洁整理会场
恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏、锁好会议室

后续工作跟进
费用结账报销
对会务期间发生的费用进行结账报销

会务工作总结
组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处+不足之处

附件三：招新面试评价表
姓名
志愿
是否接
受调剂
考核内容
总分
录用意向
备注
一
二
三
匹配度
能力
态度
表达
仪表

具体评分标准：
1、匹配度（占15分）：能否正确判断自己的优势劣势，并针对劣势提出弥补措施；个人经历和特点与所报部门具有较强的匹配性。
2、能力（占60分）：主要包括综合分析能力、执行力、沟通协调能力，各20分。
综合分析能力：是否思路清晰，富有条理；分析问题是否全面、透彻、客观；能否把握问题的实质，抓住问题的主要方面。
沟通协调能力：是否具有主动沟通的意识和策略；能否积极与他人进行沟通协调，建立和谐的工作环境，以顺利地完成工作任务。
执行力：能否正确理解部门工作目标；能否有效地履行职位职责，完成部门分派的任务。
3、态度（占10分）：是否具有工作热情，是否具有良好的工作态度。
4、表达（占10分）：语言表达是否简洁流畅，条理清楚，有说服力。
5、仪表（占5分）：是否仪表端正，举止有度；是否自信谦和，有亲和力和影响力；是否稳健，心态成熟。

面试组： 面试人：

附件四：会议纪要格式

研究生会（主席团/委员会/项目会XX部）纪字

【2014】01号

正文…………………………………………

xx院研究生会委员会
二○一四年六月一日
附件五：活动申报、教室借用流程图
去法学院网站（团学工作之常用下载）下载教室借用表（或见研会活动会议制度的附件5）

按要求填写一份
社团活动：
找团委书记邢姝老师审批盖章
教研室活动：
找教研室主任或负责老师审批签字
法学院的会议室：
拿着教室借用表去x614找韩松老师登记
教室：
拿着教室借用表去科研楼B座502审批登记
教室借用流程
去法学院网站（团学工作之常用下载）下载活动申报表（或见研会活动会议制度的附件6）
按要求填写两份
x607找团委书记邢姝老师审批盖章
活动申报流程

备注：研究生会所有需要审批盖章的文件，须交由副主席或者综合协调处主任拿去团委盖章。
附件六：教室借用申请表
编号：
申请部门

负责人姓名/电话

活动性质

经办人姓名/电话

活动内容（须详细说明，例如讲座主讲人及讲座内容等）

教室借用说明
日期、星期
起止时间
大小
（容纳人数）
使用设备
（是/否）
批准教室
（教务科填写）

活动主管单位意见

公章 负责人签字
年 月 日
备注

本表可从教务处主页（）下载，用A4纸打印，统一使用此表申请教室。
附件七：社团活动申报表
活动名称

申报社团

活动负责人

活动地点

联系方式

活动时间

活动规模

活
动
简
介

活
动
预
算

社团负责人意见

团委审批意见

备注

注：本表一式两份，各学生社团留存一份；x院团委留存一份。
附件八：财务报账流程图

活动预算初步审核

活动申报表
（须有社团负责人与邢姝老师签字）
活动负责人负责找邢姝老师及王爽签字
xx人民大学法学院网站->团学就业->团学工作->常用下载

所有支出应当留存原始购物小票、收据、明细，收据内容应写明具体购买物品内容及数量
活动通讯稿
[键入文档的引述或关注点的摘要。您可将文本框放置在文档中的任何位置。可使用“文本框工具”选项卡更改重要引述文本框的格式。]
制作费、打印费应附有制作合同（加盖合同专用章）或制作明细（加盖明细专用章）

郑淇允
18810323048
发票不能连号，同一家店同一个月内的发票数要不大于3张；每张发票面额少于200元，发票抬头为“xx人民大学”或“xx人民大学法学院”，发票内容为“办公用品”或“图书”
学院财务处审核
学院团委审核
综合协调部负责财务同学审核
活动花费详细说明
餐费、打车费、瓶装饮用水要提前报邢姝老师许可，否则均不予报销
活动花费相应发票
活动花费原始单据
附件九：报销凭证规范
一、报销的原始凭证（即发票）须符合以下要求：
（一）原始凭证填制的基本要素应齐全，内容要详细，应包括：
1、票据名称；
2、票据填制日期；
3、票据出具单位的财务专用章或发票专用章，且需要与所开项目符合；
4、经办人员的签名或签章；
5、票据的单位一栏统一填写“x”。
（二）票据记载的大写金额和小写金额必须相符。
（三）原始凭证记载的各项内容均不得涂改，若记载的内容有错误，应由票据出具单位重开或更正。
二、报销凭证背书部分填写要求：
（一）除了交通类票据（如出租车票）以外的报销票据，发票背面须有背书。
（二）各部门上交综合协调部的发票背书请用铅笔书写，书写内容为该发票的使用具体项目如：笔、文件夹等。
三、其他关于报销凭证的要求：
（一）单张办公用品金额不超过200元，发票不能连号，同一家店同一个月内的发票数要不大于3张。
（二）报销凭证（即发票）的单位统一开据为：x。
（三）制作费、打印费应附有制作合同（加盖合同专用章）或制作明细（加盖明细专用章）。
（四）餐费、打车费、瓶装饮用水要提前报邢姝老师许可，否则均不予报销。
（五）所有支出应当留存原始购物小票、收据、明细。

xx院研究生会
2014年10月12日
附件十：研究生会材料归档范围
（一）上级会议文件
1、学校各级机关部门下发的文件及其它材料（综合协调处）；
2、主席团会议通过并发布的重要文件，包括通知、通报、机构调整与任免奖惩决定、规章制度等（综合协调处）；

（二）常规文件与专项规划类
3、研究生会组织建设的各项规章制度草案及改革方案草案（综合协调处）；
4、研究生会各级日常工作中形成的计划、总结、预算、决算、发言提纲各项统计资料等（各部）；
5、研究生会各专项活动的预算、决算（各部）；
6、研究生会各项专项活动的策划方案、立项文件、活动流程安排、工作总结、活动反馈，各项统计资料等（各部）；
7、研究生会各部门的活动场记、例会记录（各部）；

（三）出版刊物与重要影音材料
8、研究生会内部出版物及相关新闻等（宣传部）；
9、研究生会历届沿革、大事纪要、各项活动的简报、声音影像材料（宣传部）；
10、荣誉证书（含奖杯）、有纪念意义的凭证性实物及照片（含图）等材料（宣传部）；

（四）重要对外文件、函件
11、研究生会与校内外其他部门或单位签订的合同、协议证书等文件以及往来信（函）件（外联部）；
12、研究生会与其他兄弟院校的信（函）件及其它资料（外联部）；

（五）其他
13、研究生会各类报表、借据、收条、财务账簿等（综合协调部）；
14、研究生会人事档案及备忘任免决定、奖惩决定等（综合协调部）；
电子材料提交：zxb_ruclaw@；

xx院研究生会综合协调部

二 〇 一 七 年 六 月
附件十一：招新报名表
姓名

出生日期

民族

籍贯

年级专业

政治面貌

毕业院校

手机号

电子邮箱

特长

希望加入的部门：1 2 3
综合协调部、宣传部、外联部、学术部、文体部、实践部、生活部、知心社、辩论队、法苑杂志社、博士生部
个人简介：

校内学生工作经历\校外实践：
请有意愿加入x院研究生会的同学加研究生会人人好友，微博关注，及时关注院网，招新大会及面试相关信息会通过这三种渠道发布。
可以通过以下三种方式将申请表交给我们：
1、 招新大会现场回收
2、 宿舍楼下回收袋
3、 x103教室门口回收袋
如果有什么问题请联系：*******

附件十二：2017-2018年度学术活动工作规范
一 活动筹备
1、确定活动的性质和主题，邀请嘉宾。承办活动的部门根据部门举办活动特点确定主题并联系主讲人、嘉宾，具体联系事宜包括主题的沟通与确认、时间、时长、讲座地点、主持人等等。分管副主席及部长严把质量关，指导部员进行活动申报事宜。
2、申请教室，确定活动地点。要留足够时间办理教室借用手续。若借用明德和公教的教室需要先去微人大填写信息，填写时签批人注意要选择团委老师，填写后需找团委老师沟通签批通过。若借用x601、602、708、725等会议室需到x614办公室找韩松老师沟通填表并确认在会前拿到钥匙等事宜。
3、填写《社团活动申报表》。要认真填写《社团活动申报表》，其中预算包括：宣传费用（打印、办公用品）、礼品费用（图书等）、活动费用（水）等等。经分管副主席及部长检查无误，由主席或常务副主席审核批准后到团委（x607）办理申报手续。《社团活动申报表》可以到x院内网之团学工作-常用下载第2页处下载或直接使用x院研究生会电子档章程附件七-活动申报表并填写。《社团活动申报表》为一式两份，x院团委留存一份，具体办事部员留存一份。分管副主席或者部长要保证能很好的回答团委邢姝老师、肖晶老师和黄昊老师的询问。
4、草拟活动公告，上传到学生内网。要在正式活动之前草拟一份活动公告上传于学生内网。内容项目同宣传稿，但用语要简短、正式，详细格式参照内网以往的学生活动公告，草拟的公告由分管副主席及部长把关。活动公告至少提前三天发给团委助理。
5、活动宣传
（1）线下宣传：海报宣传。找宣传部的同学帮忙，制作一份相关海报。团委老师会给一张打印凭证，在活动过程中海报制作、坐签等支出均可从团委指定打印店处（湘琦打印店）签单。凭证为上下两联，一联给打印店，另一联交由综协负责报销事务的同学统一交给团委。海报规格A2彩色，10到15张，规格和具体张数可根据活动需要更改确定。在活动两天前就应将海报张贴完毕。主要张贴于各个相关宿舍楼，明德楼电梯中，以及x楼的各个宣传栏中等地方。
（2）线上宣传：微信公众号宣传。各部门撰写微信宣传稿要求内容简洁，清晰明了，有吸引力。配有图片的通讯稿，须将文字和图片分别以附件形式发送，文字稿和图分开，图片命名为图一图二等，在文字稿中标注文字图一、图二。或者可将图片嵌在文档中，以显示图片插入的位置，但需要将图片原图以附件的形式同时发送至宣传部邮箱。发至宣传部的邮件应附有撰稿人联系方式，由撰稿人直接对稿件负责。撰稿人需在发送邮件后需及时提醒分管宣传部的副主席或宣传部部长查看邮件并进行推送。活动预告宣传稿经部长审批无误后，在举办活动的四到五日之前，将相应推送内容发送至宣传部邮箱（xcb_ruclaw@）。
（3）学风认证。学风认证的活动包括读史读经典、学风建设和形势与政策等活动。如果讲座涉及学风认证，需要在微人大上进行申请，具体在右上角九宫格学务，学务中心处，之后选择创建活动。活动小类为“学风建设”。活动简介里多写一些与学风建设主题的相关性。签批人为肖晶老师，认证人为刘峰老师。活动过程中做好签到工作，记录同学们的学号，在活动结束后用excel导入。
6、活动前需落实人员和物品准备。在活动开始前，需要落实确定活动主持人，嘉宾接待人员，活动拍摄人员，活动记录人员（文字与录音），负责签到的人员（如有需要），进行合理分工并确保大家准时到位。需提前准备好桌签、横幅、电脑、水、接线板等活动中所需物品。
二 活动进行
1、布场工作。活动开始前一小时进行布场，准备好桌签，矿泉水、电脑和其他活动所需物品。调制好投影仪，麦克风等设备。在门口同样需要张贴一张海报。活动过程中做好录音和摄影工作，以备后续的新闻稿写作使用。
2、拍摄活动照片。活动过程中，为主持人、嘉宾、发言同学、全景各拍摄至少一张照片，最后进行嘉宾与工作人员的合影。
3、人员负责。现场接待或者协调人员负责引导嘉宾和现场随机情况处理。记录人员负责撰写通讯稿，要做好活动各人的发言记录。
三 活动结束
1、新闻稿撰写。活动新闻报道需在活动举办后的三日之内将相应推送内容发送至宣传部邮箱。发送至宣传部部门邮箱后，需要及时告知宣传部同学。
2、后期归档。将本次活动涉及到的文字稿、图片、录音等发送给综合协调部门负责人。（档案管理规范具体参见xx院研究生会制度汇编第六编）
3、报销。将小票以及发票交给部门内负责报账的同事，由该同事与研会综协负责报账的同事接洽。（财务管理规范具体参见xx人民xx院研究生会制度汇编第二编）

附：2017-2018工作规范流程图
一 活动筹备
人员落实和物品准备
活动宣传：海报宣传、微信宣传和学风认证
草拟活动公告，上传到学生内网网
填写《社团活动申报表》
确定活动的性质和主题，邀请嘉宾
申请教室，确定活动地点

二 活动进行
人员负责
布场工作
拍摄活动照片

三 活动结束
新闻稿撰写
后期归档
报销

【为了方便打印使用，以上附件均