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公司供应部管理制度以及相关文件模板.doc
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1、供给部管理制度和相关文件1. 供给部管理制度 (采购一体化工作步骤)2. 供给中心编制及职责要求3. 供给部采购员每七天工作计划 (附表)4. 供给部相关文件、档案资料管理若干要求5. 供给部文职员作职责6. 代理制要求7. 大名单代理制 (附表)8. 监察中心对采购单书写规范要求 (附表)9. 供给部采购程序及要求10. 供给部招标步骤材料11. 采购步骤12. 具体采购步骤和采购业务操作指导(见一体化采购软件平台)13. 结算步骤见企业审批步骤表采购一体化工作步骤(讨论稿)二零零八年三月一、富力地产采购中心采购一体化工作制度1、相关材料供给商确实定2、相关样板确实定3、相关标装材料选择4相
2、关价格审核二、富力地产集团采购中心管理制度1、采购中心人员岗位管理架构2、采购中心部门职责3、采购中心职员职业道德4、采购中心材料采购管理制度5、采购中心协议办理管理制度6、采购中心支付管理制度7、采购中心招标采购管理制度三、采购中心相关工作管理步骤1、采购中心定板管理步骤2、采购中心支付管理步骤3、采购中心材料采购步骤4、采购中心材料(设备)招标采购步骤5、采购中心协议办理步骤四、采购中心相关工作表格:1、招标文件发出、收取记录表2、开标记录表3、大宗材料、设备采购协作单4、供给部招标项目审批表5、报价单6、采购单(印刷件)7、用款申请汇报8、供给部工作进度表9、发票记录表10、材料设备汇总
3、表11、中标通知书12、工地材料到货确定表一、富力地产采购中心采购一体化工作制度(一) 相关材料供给商确实定1. 全部材料供给商均须在企业大名单范围之内。2. “一体化”材料供给商须和富力地产集团签署长久供货协议,明确相关价格,供货周期,产品质量,售后服务及资金垫付等方面承诺。(二) 相关样板确实定1. 设计部门依据不一样装标及不一样套餐设计要求,在企业确定供给商产品系列中挑选相关产品作为供给部招标定价设计依据,由供给部按摄影关产品设计要求和技术参数组织相关供给商送板首次报价。2. 每个列入装标产品系列送板厂家不应少于35家,由定板小组进行评定和确定。3.供给部对最终经确定定板材料厂家进行公开
4、招标,和中标厂家办理供货协议等相关手续。(三) 相关标装材料选择进入一体化装标材料除应满足设计要求外,还应注意避免选择市场紧缺难以大批采购,材料品质难以控制,单一品种已被市场垄断材料。(四) 相关价格审核 富力地产集团得采购工作由采购中心统一协调。大宗材料及列入一体化装修标准材料价格统一由中心负责审核同意。各企业(含天力企业)采购单总价在30万元以下由各分企业经理审核并报集团采购中心立案:30万元以上采购单须报集团采购中心审批。 大宗周转材料及单价小但需常常性采购材料,各企业须办理招标手续,确定六个月标及年标,报集团采购中心审批。 各地域分工企业应严格实施经集团采购中心定价大宗材料价格。统一价
5、格后地域差价及运费由各地域分企业自行审核同意。二、富力地产集团采购中心管理制度1、采购中心人员岗位管理架构采购总监供给部副经理供给部副经理文员采购员采购员采购员采购员供给部经理2、采购中心部门职责部门供给部上级主管主管副总、采购总监辖员人数定员人数部门职责1、奉行“质优价廉、确保供给”宗旨,负责企业日常所需物资采购工作,包含建筑材料、装修材料、机械设备、办公设备及物业企业物品所需等; 2、严格控制生产成本,确保质量、立即、正确掌握市场行情;货比三家,确保按时、按质、按量供货;3、大宗材料、材料招标采购工作;4、核定企业物资采购价格,严格控制资金使用;5、审定地产项目标装修标准;3、采购中心职员
6、职业道德一、认真学习及落实国家及集团企业相关政策法规、制度;二、认真推行个人岗位职责,对工作严厉认真、一丝不苟;三、努力钻研业务专业知识,不停提升工作水平;四、团结同事服从上级、接收监管部门监督指导;五、做到“公开、公平、公正”办事标准;六、不做损害企业利益任何事情,不许泄漏工作秘密;七、严禁接收和供货方相关任何吃请、礼品、现金及回扣;八、加强业务能力和价格评定水平,把好所购材料质量价格关;九、果断实施企业和部门领导指示,不得以任何借口相互推诿或拒不实施。4、采购中心材料采购管理制度一、用料部门填报用料申请,经主管领导审批后交供给部经理。各工程用料部门提出用料申请采购单同时,须提供经集团总经理
7、及核实室审批材料采购预算总表。用料部门依据预算总表或总经理审批采购单,向供给部提出采购申请,申请单须提供所需产品型号、规格、数量、用途和到货时间,必需时须提供图纸或样品等技术资料。各楼盘配送油烟机、煤气炉、消毒碗柜等物品用料申请另须提供对应楼盘装修标准表。各楼盘售楼部、大堂、样板房内家私、饰品等物品购置须提供李生同意预算。为确保有足够时间对用料申请进行市场询价、比价、和核价,办理相关审核和报批手续,同时预留材料供货商备料、制作及运输时间,确保供给立即有效,通常材料应在供货时间前七天、大宗或定做材料应在要求供货时间前30天(或以上)提出采购申请单。二、供给部经理审核用料申请。确定用料申请是否有效
8、,对不符合要求或资料不齐全,供给部有权拒收。采购申请单中型号、规格、数量等须和材料采购预算总表相符,技术参数、使用位置、要求送货时间、送货地点、收货人等要清楚。材料采购预算总表标准上不得涂改,如确需更改材料型号、规格,在申请人作出更改署名后,由集团总经理及核实室署名确定。三、确定采购员跟单。四、确定是否需办理招标。五、实施采购根据先急后缓标准进行货比三家,满足企业工程进度要求。定板按供给部选板步骤进行(附选板步骤)。采购总监确定价格及供货商。严格根据用料申请单上型号、规格、数量、时间安排送货,如遇型号、规格和采购申请单有出入时,须和工程部或设计部门约定,如有更改,则由工程部或设计部门在原申请单
9、上作出更改并署名确定。六、采购员通知供货商送货。5、采购中心协议办理管理制度(一)协议格式和条款按企业相关要求进行。(二)协议签定按协议审批步骤进行(附协议审批步骤)。(三)一般采购可凭采购总监签字协议或协议向供货商订购产品。(四)大宗材料采购由集团企业采购中心和相关厂家同意签署战略合作协议。具体单次供货协议由地域企业责任人负责签署和实施。6、采购中心支付管理制度(一)供货商严格按供给部通知材料型号、规格、质量、数量、时间送货,按企业要求办理入库或收料手续,经工地监理或使用部门署名确定后。提供发票及送货单、进场验收单。(二)供货商发票分别经工程部监理工程师、采购总监、总经理署名后送至财务。(三
10、)需预付款填写请款单办理请款手续。(四)用于办理结算手续各部门分管责任人署名,必需是亲笔签署。7、采购中心招标采购管理制度 1、凡单宗材料(设备)金额超出10万元必需进行招标程序,招标分为邀请招标和议标。 2、招标工作由供给部成立招标小组进行。招标小组组员由采购中心总监、供给部经理和主管组成。3、由申请招标部门提交招标项目表,该项目必需是甲方投资,且是项目总承包范围以外项目。假如是配合相关部门招标,必需有相关企业领导审定同意。4、招标项目表必需填写详尽、清楚,按图招标必需附上可用于招标图纸,由部门主管签字确定。5、招标小组接收项目部送来招标项目表必需做好全过程全部资料登记。6、小组责任人审阅招
11、标项目表并确定经办人(通常项目为一人,大项目为两人或以上)。7、经办人接表后作对应检验,如缺乏必需随表提供图纸等技术资料或是提供不全以至不能进行招标,做好统计后退回申办人签收。凡材料、设备类5万元以上项目,经办人接表后须填写招标工作进度情况日志,全部项目全部必需在电脑上填报工作进度表。如估计不能按招标项目表所表示时间完成,须向小组责任人说明,并列出可完成时间,并知会相关项目部门。通常招标项目十三天内完成,如需工程部配合十五天内完成;如在工作过程中发觉难以按上述时间完成,须最少提前三天上报小组责任人,方便作出应对。8、经办人在两天内整理招标文件资料,并向资质符合要求投标人发出招标邀请。招标文件须
12、明确招标项目标内容、范围、报价要求、工期要求等,并要求收标期限。9、标较大项目,将按要求搜集投标文件,标书不得随意开封,在通知监察中心、核实中心、工程部们参与情况下由不少于三人鉴证开标,做好登记并报小组责任人。10、对投标文件作对比分析,约见投标人深入了解情况,进行相关确价谈判。将结果列表报小组责任人审阅。在招标工作中既要确保有足够数量合格投标单位,又要注意适时引进合格新单位,引进新单位必需做好考察工作,并形成考察汇报;多部分市场公认诚信度高且有实力单位,杜绝出现“价格联盟”;要多方设法了解市场行情信息,对投标文件和在投标相关谈判中要加强分析调查研究,交叉对证,多管齐下,灵活应对,分化瓦解,有
13、效地预防“围标”,破解“围标”。本部门人员要主动加强和各相关部门联络沟通,立即请示各级领导,稳妥有效地完成招标工作。11、小组责任人依据实际情况判定须进行报价次数和形式,以确定各投标单位最终投标价。谈判确价方法依据实际情况,可采取小组长、部门责任人逐层谈判方法,也可采取联合会谈方法。12、将最终报价列表,在符合技术质量、工期、服务等要求前提下,通常以合理低价者为“提议中标单位”。对较大项目可进行部门评议并提出提议,对小项目可采取逐层审批方法进行。13、招标小组责任人签署招标审批表后,经办人将该表按审批表步骤送相关部门审批。14、如需核实室及其它部门帮助核价,同时将审批表连资料给核实部核价审批。
14、15、工程部责任人审批同意后(须先提交采购总监审核),最终送周总审批。16、经办人两天内(从本部门收到中标通知书起)将中标通知书原件送交协议经办人签收,将其复印件交中标单位签收。三、采购中心相关工作管理步骤1、采购中心定板管理步骤开始按采购单要求通知3-5家厂家送板经办采购员 通知相关厂家对板相关厂家对板送板供货商 按采购单要求送暗标评审审核、评定No定板小组 Yes在选中板上签字确定、封板定板责任人 按板采购经办采购员 采购步骤 结束2、采购中心支付管理步骤开始1、协议、协议2、中标通知书3、发票、现场确定送货单、验收单提供支付依据供货商 提交请款采购文员 填请款单、附上相关单据No重新开始
15、审核No采购总监 重新开始审核重新开始主管工程责任人 No审核财务责任人 审批张生出支票 财务、李生印章收支票采购文员交供货商支付采购文员登记采购文员结束3、采购中心材料采购步骤开始提交采购单、计划总表经办部门 审查供给部经理 超出计划或要求不详则退回超出计划总表需核实室确定派工供给部经理 超出5万元按招标步骤进行开始采购采购员 需签协议按协议办理步骤进行选择3-5家供货商采购员 依据采购单相关要求报价 供货商 按确保质量前提下最低价标准比价、还价采购员初步确定供货商采购员 填好报价单审批采购总监 在报价单上签字通知送货采购员 给供货商一份已审批报价单支付管理步骤结束4、采购中心材料(设备)招
16、标采购步骤开始提交采购单、计划总表经办部门 审查供给部经理 超出计划或要求不详则退回派工供给部经理 超出5万元招标步骤采购员 1、招标项目审批表2、中标通知书(待审)提交招标审批表采购员审核供给部经理No重新招标采购总监审核 签署中标通知书No重新招标审核工程部主管副总 签署中标通知书 审核总经理 签署中标通知书 通知供货 采购员 交厂家一份中标通知书支付步骤结束5、采购中心协议办理步骤开始1、按企业协议文本2、加入双方协商新条款起草协议采购员、供货商 提交审核供给部经理 No重新开始审核No法制监察部 重新开始审核重新开始采购总监 No审批集团主管副总或总经理 文员提交盖章办理 行政部通知供
17、货商取协议采购员取回供货供货商结束四、采购中心相关工作表格供给中心职责分工 .7.供给中心各人员岗位职责 人员及岗位岗位职责廖肇进(集团采购总监)全方面负责集团采购中心材料采购、一体化招标及核价工作, 主管广州地产供给部、天力采购部工作, 对本部及各地域分企业采购工作进行监控和管理, 负责对集团属下各企业各类材料采购价格和招标和酒店、物业、环境保护企业、恒量各项材料核价作最终审核。采购组:陆志强(副经理)分管地产企业采购工作,范围包含:珠江新城项目、装修企业、各住宅项目材料采购监督工作,完成采购总监交待其它工作。邓云杰(采购主管)负责甲供橱柜、家私招标采购;办理集团本部人事部培训、行政部办公用
18、具招标采购,销售部用具、广告、活动、促销推广、公共事务部媒体、物业企业(CBD)申请核实、美好置业及物流部招标和地产企业木苗采购。陈丽平(结算员)负责收取发票,查对单据(送货单/工程签证单、进场验收单、报价单、采购单等),整理相关单据(采购单原件、预算总表),全部款项相关部门签批;和财务对单、核数,负责结算、出款过程中财务提出各类问题;追款,并配合工程部、销售部追款;负责查询每张发票真假;负责出款,并派发支票予各供货商;完成部门经理交待其它工作。黎海欣(文员)负责接单、派单工作,各项目协议跟进、每个月本部门人员考勤统计、每个月本部门文具申请汇总等部门内部文件处理,和惠州企业沟通工作; 崔狄狄(
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