卖场财务管理核心制度.doc
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1、 目 录第一章 收入管理制度 (03)第二章 费用报销管理制度 (04)第三章 各类款项支付管理制度 (08)第四章 佣金管理制度 (13)第五章 开单收银责任制和票据管理制度 (15)第六章 应收款管理制度 (17)第七章 账务核实管理制度 (21) 第八章 财务部职员工作管理制度(40) 第一章 收入管理制度1.0 目标 为规范卖场资金收入步骤和日常管理而制订本制度。2.0 标准卖场资金管理严格实施“收支两条线”管理标准,任何职员未财务主管同意不得直接从当日营业收入中直接支付费用。3.0 适用范围 本制度适适用于各分企业。4.0 要求a) 分企业全部营业收入款项各收银员必需在当日营业结束前
2、上缴到出纳员或存入财务指定银行帐号,不得无故延期上缴。如因特殊情况无法按时上缴者必需事先经财务主管同意并存放在企业指定保险柜,不然造成损失则由当事人负担。b) 各收银员如无故未按时上缴营业收入款项者或不服从分企业财务部调拔者,对当事人可按每次500-元给予处罚。如所造成损失则由当事人负担全部经济责任。c) 为确保企业款项安全工作,离分企业财务部较远各区域收银员应在店面最近银行开设银行存折(或银行卡),用于区域现金公款存取保管。如当日下午4点前所收款项额度达5万元或以上,应在当日银行结业前入区域现金公款银行帐户或直接存入企业出纳指定帐户。d) 离分企业财务部较远各区域收银员公款专用帐户日结余金额
3、不得超1万元。(除分企业财务主管同意或预留备付相关营业费用外)e) 分企业出纳员必需在总企业指定时间清缴各片区收银员款项,确保总企业资金运作和调度正常化。f) 企业全部收银人员和出纳员在收款过程中假如发觉假币,一律由当事人负全责。 g)各收银员必需在每张刷卡纸左上方注明订单号或出仓单号,并由刷卡经手人在后面署名确定。第二章 费用报销管理制度1.0 目标 规范报销单据递审手续和款项支付步骤,明确责任。树立节省为荣、浪费可耻新风尚,在一定业务范围内努力争取以最少支出求得业务工作成功,降低支出就是增盈。2.0适用范围本制度适用各分企业。3.0费用报销步骤和费用管理规范3.1 报销单据递交、审批步骤图
4、经手人整理单据 部门长审核 会计审核 出纳员付款 事业部经理审批 财务主管审批3.2 费用报销时限和付款3.2.1 职员费用报销为每七天一次,每七天五将上周费用单据按要求整理后递交财务部。如因特殊情况不能按时提交单据需有合了解释说明,不然财务部不给予受理。3.2.2 为确保费用所属期间及正常账务核实,月末职员费用报销须在次月2号前按要求整理后递交财务部。如因特殊情况不能按时提交单据需有合了解释说明,不然财务部不给予受理。3.2.3 按企业步骤审批合格职员费用报销将在次周六直接转入报销者工资卡,并将转帐清单(姓名和金额)公布予公布栏。如有问题报销单则直接退回当事人重新整理后按首次递交步骤办理。3
5、.2.4 财务部拒绝将报销款项汇入非职员本人名下银行帐户。如有特殊原因由本人到财务部领取现金。3.3 费用报销具体要求3.3.1 职员费用报销必需按要求先自行整理粘贴好,在票据后面写明事由并署名确定,然后提交部门长审核后方可递交财务部。3.3.2 财务部在审核职员费用报销时,如发觉作假者按作假金额二倍处于当事人及部门长罚款。3.3.3 全部费用报销须凭正式发票方可报销,如特殊原因无法取得正式发票需予说明。凡发票没有列明细清单者一律须在发票后面附明细清单方可报销。3.3.4 职员报销费用如跨事业部或跨部门分摊费用需自行备注说明,不然全额列入报销方费用。3.3.5 全部些人员费用报销只能在一个部门
6、报销,不得同时在两个部门报销。同一笔费用只能一次性报销,不能分拆报销。3.3.6 分企业日常营运费用由分企业财务主管及事业部经理审批后即可支付。部分特殊费用(装修费、长运费、职员借款、大额款项支付)需由总企业统一协调支付时间。3.3.7 分企业全部已支付款项费用报销,如经企业审计发觉不符合要求者一律要求当事人归还违规部分额度,并对当事人及财务人员视情节给予处罚。3.4 各类费用管理规范3.4.1 差旅费3.4.1.1 销售人职员作所在城市差旅费用已定额合并到岗位工资,不再另行报销。非工作所在城市差旅费用(含交通费、住宿费)按标准报销后列入所在部门部门经费。3.4.1.2 分企业后勤人员(后勤人
7、员为财务、人事行政、物流部门职员)差旅费实报实销。3.4.1.3 报销住宿费必需提供发票和酒店消费清单方可报销。住宿费用清单除住宿费外其它费用不予报销。两人或两人以上同住一间房时,必需在住宿发票或清单后面写明同住人员姓名方可办理报销。3.4.1.4 享受企业车补人员,全部车辆费用一律不给予报销,同时不得报销交通费用。3.4.2 部门经费3.4.2.1 各销售部门“部门经费”由部门长负责制和合理统筹支配,使用权归本部门全部职员。3.4.2.2 部门经费核实范围: 各销售区域或渠道使用或领用“工厂提供宣传单张和礼品、企业内部印制礼品和宣传单张(企业统一印制或促销活动用单张、宣传物料列入广告费)、办
8、公用具、名片、企业月刊;用户应酬费(包含部门内部活动费、和用户联谊费、礼品)杂志、非首次配置电脑设备、店面茶水费、差旅费(含接待用户)。3.4.2.3 部门经费额度计算措施:“本部门当期总销售额(未扣销售佣金前销售额)乘以一定百分比”作为本部门全体职员当期可支配费用上限。具体经费标准另行文件通知。3.4.2.4 各销售部门部门经费实施“年度清算”机制。以本部门年度总销售额(未扣销售佣金前销售额)乘以一定百分比作为本部门全体职员当年可支配费用上限。超支部分由部门长个人全额负担,节余部分顺延到下十二个月度可用额度。3.4.2.5 销售部门“部门经费”实施“先申请后使用”管理机制。由使用人填写部门经
9、费使用申请表经部门长审核,事业部经理审批后方准使用(单次金额500元以下申请可不经事业部经理审批)。应酬完成后凭部门经费使用申请表和正规发票办理报销手续。 3.4.2.6 如和合作伙伴举行联谊活动,填写部门经费使用申请表同时必需附带联谊话动步骤和费用明细。如需预支费用则按各类款项支付管理制度要求办理。3.4.3 物料采购费用管理要求3.4.3.1 物料采购范围包含:办公用具或设备、店面饰品、书籍杂志、宣传物料、促销礼品、清洁日杂用具等。3.4.3.2 各职能部门单次采购金额在500元以上者必需填写物料采购申请表,经部门长及事业部经理审批后方准采购。并和发票、采购清单(或购销协议)一并提交财务部
10、办理报销手续。如需预支款项需同时填写款项支付申请表。3.4.3.3 企业各职能部门办公用具标准上由企业人事行政部统一采购、管理、发放。标准上其它部门不得另行采购。3.4.3.4 全部物料采购报销必需要有物料采物申请表、发票(如无法取得发票要向财务说明并有正式收据)、清单(列明品名、数量、单价、金额)。3.4.3.5 分企业除各直营店饰品采购外,单次采购超3000元需报总企业财务总监审批。4.0附件部门经费使用申请表物料采购申请表部门经费使用申请表年 月 日申 请 部 门申 请 人接待企业名称对方职位/姓名估计费用(大写) 万 仟 佰 拾 元 角 分(小写)¥ 接待理由申请人署名部门长复核财务审
11、核事业部经理审批备注:需凭此表及相关发票一并递交财务方准报销。物料采购申请表年 月 日申 请 部 门申 请 人物 料 申 购 明 细品 牌型 号数量/单位估计单价备 注估计费用(大写) 万 仟 佰 拾 元 角 分(小写)¥ 申请人署名部门长复核财务审核事业部经理审批备注:需凭此表及相关发票一并递交财务方准报销。超3000元需财务总监审批第三章 各类款项支付管理制度1.0 目标明确企业除职员报销款项外其它款项支付,规范企业款项支付步骤和资金日常管理工作。2.0 适用范围本制度适适用于各分企业。3.0 职员因私借款3.1 职员因私借款是指职员非公事而因个人事由向企业预支款项私人借款行为。3.2 凡
12、在企业没有盈余款项者,标准上不能借款。3.3 分企业职员因私借款额度和审批步骤: 任何未转正职员一律不能因私向企业借款。 一般职员单次或累计因私借款元以下者,或部门长因私借款单次或累计额度1万元以下者由财务主管及事业部经理联审。职员因私借款由其上一级部门长负担连带责任。 部门长/事业部经理因私借款单次或累计额度1万元以上3万元以下,须经总企业副总经理审批;超此上限一律由总企业总经理审批。 全部职员因私借款按步骤审批后,统一由总企业财务总监依据企业资金实际情况统筹安排具体支付时间。3.4 企业股东支取利润分配或实施年度效益挂钩中层职员支取上十二个月度所分配收入,审批权限参考上述要求。3.5 凡因
13、私借款职员须填写款项支付申请表,并按要求步骤审批后方可支付。4.0 备用金或费用款预支4.1 分企业申领备用金职位由分企业财务主管视当地实际情况决定,并由当事人填写款项支付申请表提交总企业财务总监审批方准支付。4.2 负责管理备用金职员,一律不得挪用备用金。一经查实除限期补齐并按挪用金额10%但不低于1000元/次给予处罚。4.3 负责管理备用金职员必需在其岗位异动前清还备用金。全部备用金在春节假期前必需全额退回财务部,春节后重新办理申领手续。4.4 因公需预支款项者,填写款项支付申请表递交财务主管及事业部经理审批方可支付。4.5 因公预支款项,必需在借款15天内到财务办理清帐手续。如无法全额
14、清帐者视为挪用公款,按挪用金额10%但不低于1000元/次给予处罚。4.6 凡申领备用金或费用预支者严格实施前借不清,后借不借。因借款报账不立即而影响工作由个人承当全部责任。5.0 外部费用款项支付规范5.1 外部费用款项是指除存货采购货款外其它物料供给商或服务机构费用或款项。5.2 外部费用款项支付需由企业业务对接部门和人员凭正式发票、收据提交财务部办理款项支付手续。如无对方发票或收据者则先填写款项支付申请表办理请款手续,此笔款项先记入经办人名下借款,凭对方正式发票及相关单据办理核销。5.3 如无特殊紧急情况,财务部支付外部费用款项时间为每七天三,遇节假日或公休日则顺延。5.4 外部费用标准
15、上以银行转帐或支票支付,无特殊情况不支付现金。6.0 其它款项支付规范6.1 工资由分企业财务部按人事行政部提供考勤统计核实,并由事业部经理审批后予每个月25日发放上月工资。工资将直接存入职员本人名下银行帐户,并发工资条给职员签收。6.2 职员业绩分成由分企业财务部依据各事业部制订销售分成政策按月计提。企业予每个月25号-30号发放职员上月无赊销业绩分成。赊销部分业绩分成直至货款收回方可发放。6.3 用户“退订金”必需收回当初用户交订金时企业所开收据原件,并由领款人在后面写明“姓名、身份证号码、订金已退”字样后署名确定,支付人员须查对身份证原件后方可支付。不然由经手人负担全部经济责任。6.4
16、直营店装修必需和装修企业签定企业统一制订装修协议,由事业部经理签定后递交分企业财务部和总企业财务总监立案。全部装修款项统一由总企业财务总监统一安排支付结算。6.5 直营店软装饰品(含家私、电器、软装、洁具等)购置,由区域经理和总企业软装部责任人共同提交物料采购申请予事业部经理审批后,提交给分企业财务部按采购进度拔款。6.6 用户“退货款”支付,用户必需凭销售部门或企业承运司机开具退货凭证原件到企业办理退款手续。6.6.1 用户到门市或企业财务部收取现金者,则要求领款人在退货凭证后面写明“姓名、身份证号码、退货款已收”字样后署名确定,支付人员须查对身份证原件后方可支付。6.6.2 如用户要求银行
17、转帐者,则要求领款人在退货凭证后面写明“此本人确定同意将退货款(大写金额和小写金额)转入XXX银行XXX名下卡号为XXXXXXXX帐户(此银行帐户必需是领款人本人)、身份证号码”字样后署名确定。6.6.3 门市所垫付退货款,必需凭用户领退货款所签收退货凭证及和电脑销售系统退货数量一致,财务部方可进行帐务处理工作。不然全部有当事人负责。6.6.4 质赔款:企业在销售过程中发生质量赔偿,由销售人员或客服人员和用户约定后由处理当事人填写统一格式产品质量处理方案确定表和产品质量处理协议书提交财务部,经财务部和事业部经理审批后方准赔付款项或产品。凡需赔付款项者一律由企业财务部将质赔款汇入用户指定帐户或由
18、用户本人到财务部领取,杜绝由企业职员外带支付。7.0 附件款项支付申请表产品质量处理方案确定表产品质量处理协议书款项支付申请表年 月 日申 请 人部 门职 别还 款 日 期请款原因要款项用途因私借款 备用金 费用预支 其它 请款金额(大写) 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 (小写)¥ 因私请款累计金额(大写) 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 (小写)¥ 请款人署名部门经理复核分企业财务审核事业部经理审核总企业副总(或财务总监)审核总企业总经理审批产品质量处理方案确定表填表日期:200 年 月 日用户申诉质量问题产产品明细出库单号品牌型号单位数量所购单价(元)质量问题简述:最终处理方案:用户姓名
19、电 话地 址购置地点购置时间销售人员电 话处理人签字事业部经理 审 批部门经理意见产 品 质 量 处 理 协 议 书甲方(企业):乙方(用户): 花园 栋 座(单元) 号房兹因乙方对所购甲方产品质量提出异议,具体明细以下:用户申诉质量问题产产品明细出库单号品牌型号单位数量所购单位(元)现经甲方现场勘查落实并经双方友好协商,最终达成一致协议。采取以下第 种处理方案:1. 由甲方一次性赔偿给乙方人民币 万 仟 佰 拾 元 角 分(¥ 元)。2. 由甲方赔偿以下相对应产品:品牌型号单位数量备注此协商处理结果为双方最终处理结果。本协议书一式两份,完全属于甲乙双方本着“公平公正”标准而主动、自愿签署,经
20、双方签字后立即生效,不得私自修改或违反协议条款内容。甲方签字(企业):乙方签字(用户):联络电话:年 月 日第四章 佣金管理制度1.0 目标为和合作伙伴建立紧密无间合作关系,确保双方利益及规范企业佣金审批、支付特制订本制度。2.0 适用范围本制度适适用于各分企业。3.0 佣金申请表步骤图导购员填写申请表 店长复核 家装部经理审核 会计员复核 合作伙伴 出纳员 事业部经理 财务主管 注:店长只作复查数据,合作伙伴佣金点数由家装部经理按企业制订销售政策核定,导购员无权向合作伙伴承诺销售佣金事宜。4.0 佣金申请时限和付款4.1 各销售部门提交销售佣金申请表前提必需是收全货款,并在每七天五提交财务部
21、,其它时间财务部一律不受理销售佣金申请表。4.2 为确保费用所属期间及正常账务核实,月末不管是否收全货款,各销售部门当月全部销售佣金申请表须在次月2号前按要求整理后递交财务部。如因特殊情况不能按时提交单据需有合了解释说明,不然财务部不给予受理。违规所支付销售佣金一律计入该部门部门经费。4.3 经企业审批合格销售佣金财务部在每七天二支付给合作伙伴。财务部将经过银行转帐到合作伙伴本人名下银行帐户,或合作伙伴本人到企业指定地点领取,一律杜绝企业内部职员代领。4.4 支付合作伙伴销售佣金金额正确到元,同时如产生银行转帐手续费由对方负责。5.0 销售佣金管理规范5.1 全部需支付销售佣金合作伙伴,销售部
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