房地产公司办公设备管理制度模版.doc

第六章 办公设备管理制度
为合理配备、使用、保管办公设备，提高其使用效率，保持其设备性能，有效控制费用开支，特制定本制度。
1. 基本规定
1.1 办公设备包括为完成工作而购买的摄像机、照相机、移动硬盘等以及办公使用的计算机、电话机、传真机、复印机、打印机、扫描仪、一体机、复合机等。
1.2 为便于耗材管控与使用管理，减少设备配置数量，原则上公司应配置复合机或一体机（集传真、复印、打印、扫描为一体），尽量采用租赁方式，费用实行按张结算。
1.3 配备个人使用的办公设备，实行“谁使用，谁负责”的个人负责制管理办法，设备使用人为设备的管理人和责任人，责任人要对设备的安全使用和完好负责。在规定使用年限期间，因个人原因造成的办公设备毁损、灭失、被盗等，所造成的经济损失由个人负责。
1.4 在办公设备规定使用年限期间，配备人员因工作需要发生调动的，公司范围内调动办公设备采取“机随人走”，跨机构调动办公设备上交公司。
1.5各种办公设备，如计算机、打印机、传真机、复印机等维保工作由行政部门负责管理。
1.6在使用公共办公办设备时，应采取正确的方法。
2．计算机的管理
2.1 计算机性能标准
根据各岗位和专业对计算机的性能要求不同，计算机的性能级别分为：
2.1.1高级：在当前市场情况下的计算机新产品，具有稳定、卓越的性能表现，选择类型为品牌机；台式计算机配置价格控制在7000元以内；便携式计算机配置价格控制在10000元以内；
2.1.2中级：在当前市场情况下的计算机主流产品，具有先进多媒体功能和稳定的性能，升级性强，选择类型为品牌机；台式计算机配置价格控制在5500元以内；便携式计算机配置价格控制在8000元以内；
2.1.3普通：在当前市场情况下的计算机主流产品，具有稳定的性能，可以满足一般性办公文书处理的需要，选择类型为品牌机；台式计算机配置价格控制在4500元以内；
具体计算机设备的配置性能，由网络管理员按照以上原则，根据市场情况制定《计算机设备配置表》，并向集团人事行政中心报备。该配置表须于每季度末更新一次，报备一次。
2.2 配置原则与标准
各工作岗位的计算机配置由总经办根据其行政级别和专业性质进行合理配置安排，原则上计算机设备使用时间不低于3年。
2.2.1总经理级遵循行政级别重要性原则进行配置，可以配备桌面台式计算机和手提便携式计算机各一台，性能级别为高级；
2.2.2副总总监总助级职员可以选择配备一台桌面台式计算机或手提便携式计算机，性能级别为中级；
2.2.3总监总助级以下职员根据其专业性质进行配置，原则上只配备一台桌面台式计算机。一般文职人员的计算机配置，性能级别为普通；设计、成本、企划人员的计算机配置，性能级别为中级。
有特殊情况需要配备手提便携式计算机的，需分管领导特批。如果配备了手提便携式计算机的，不再配备桌面台式计算机。
2.3 计算机申购程序
2.3.1 总经办遵循先调剂后申购的原则，由所在部门提出计算机购置申请，注明该计算机的使用人及所属岗位、职级，并根据使用人的行政级别或专业岗位，注明所购计算机的性能级别、配置标准和采购价格；
2.3.2 购置申请报使用人所在部门负责人确认，并报总经办负责人及分管领导审批。
2.3.3 网络管理员根据审批结果进行采购和安装，使用人办理领用手续。
2.4 计算机更换程序
2.4.1 由于计算机不能满足使用需要的部门，可以发起OA流程，向总经办提出更换申请。申请中须注明更换计算机的原因及需要改善的方面。
2.4.2 总经办收到申请后，由网络管理员对使用人计算机进行评估。
2.4.3 如果计算机能满足使用要求，则不予更换；如果计算机不能满足使用，则根据公司计算机现状，给出公司内部解决或购买新计算机的意见。经主管领导同意后，在内部协调更换或购买新计算机。

2.5计算机日常使用规定
2.5.1 计算机及其辅助设备一经领用，使用人员需严格按照设备使用说明书和网络管理员或信息管理员制定的相关使用规定操作。对丢失、擅自转让、人为毁损造成无法修复等损失，可视情节给予警告、通报批评、按价赔偿。
2.5.2 未经网络管理员或信息管理员同意不得擅自打开机箱（机盖），不得随意增减配件。
2.5.3 未经网络管理员或信息管理员许可不得私自重新分区格式化、将原出厂隐藏分区格式化删除、对硬盘做低级格式化。如有违反，所产生的经济损失由违规者自行承担，公司并可视情节给予相应处罚。
2.5.4 使用者应定期对经办的工作文档进行备份和保护，应尽量避免将重要文档存放在C盘或系统桌面。
2.5.5 非公用的计算机都应设置登录系统密码，且密码长度应在6位以上；暂时离开座位时，必须锁定系统以免他人非法使用计算机。
2.5.6 未经网络管理员或信息管理员确认不得使用外来人员移动设备，使用确认后的移动设备本人也须在场。
2.5.7 要借用其他同事的计算机及相关设备时，须经同事本人及其直属领导同意后方可借用。
2.5.8 办公计算机不得进行工作以外的操作，不得擅自安装与工作无关的软件，杀毒软件由网络管理员或信息管理员统一安装调试，并不得随意卸载杀毒软件。
2.5.9 计算机应避免在短时间内频繁的开关机，暂时不用的，可将电脑转换为休眠状态；全天工作结束下班时，必须关闭自己的计算机；
3. 复印机、打印机、一体机、复合机的使用管理
3.1 机器设备一般情况下每天开关机一次，尽量避免频繁开关。
3.2 为节约纸张，不重要的复印件应使用可以复印的废纸张背面复印。
3.3 彩色打印应设置密码进行管控。
4. 电话的使用管理
4.1 员工接打电话，应尽量做到长话短说，不得在电话里谈天，占线影响工作。
4.2 长途电话管理。公司总经理、副总经理、总监总助、部门经理、各项目部外线电话开通国内长途。
5. 碎纸机的使用管理
5.1 碎纸机是对公司部分绝密、机密文件及其过程文件进行销毁的工具，普通文稿无须利用碎纸机进行销毁；
5.2 碎纸前应将文稿中的金属物或粘性物（书钉或胶纸等）取出，以免损坏机器。
5.3 按照碎纸机要求，一次不得超过最大放入量，一般情况下，不得超过三张复印纸的厚度。
6. 视频/电话会议系统的使用管理
公司视频/电话会议系统，由总经办系统管理员负责管理。各部门召开会议有视频/电话需求的，应提前知会总经办，由总经办系统管理员负责设备调试和使用，其他员工不得自行调试。
7. 投影机的使用
公司投影系统，由总经办系统管理员负责管理。各部门召开会议有投影需求的，应提前知会总经办，由总经办系统管理员负责设备调试和使用，其他员工不得自行调试。
8. 数码类设备的使用
公司配置的各类型数码设备，由总经办系统管理员负责管理。各部门有摄影摄像需求的，需填写《办公设备借用登记表》，向总经办借用。个人使用期间，设备损坏或丢失由使用人赔偿。
8. 附件
8.1《办公设备借用登记表》