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公文管理制度

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一、 总则
1.1 为了做好企业行政公文处理工作，加强管理，使之规范化、程序化、制度化、科学化，提升质量和效率，结合企业实际，制订本制度。
1.2 行政部是公文处理管理机构，负责集团企业总部并指导集团企业各部门/子企业公文处理工作。
1.3 行政部指定专员统一负责公文收、发、归档等工作，各部门/子企业应指定人员负责本部门/子企业公文处理工作。
二、 公文管理制度
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2.1 文书分类
2.1.1 外来文书：
指来自于企业外部各类文件，包含来自政府机关、企业单位、合作单位和各相联企业各类行政公文、业务往来文件等。
2.1.2 内部文书
指集团企业、子企业、各部门自行制发各类正式公文、内部文件和对外业务文件。关键包含以下内容：
1) 各类关键规章制度颁布通告（包含人事、行政、财务等管理要求）。
2) 以集团企业或子企业名义公布各类关键通告（包含企业架构设置、人事调整、经营方针、发展策略、和董事会/企业高层所做出重大决议）。
3) 以集团企业、子企业或部门名义公布通知、纪要、决议等文书。
4) 集团各部门、子企业之间关键业务往来文件。
2.1.3 常见公文种类
1) 通告
在一定范围内，对企业职员或各部门/子企业公布应该遵守或需要知道事项，用“通告”。结尾部分可提出要求、期望，并用“特此通告”结尾。
2) 通知
公布相关规章制度，转发公文、批转各部门/子企业公文，要求各部门/子企业办理或需要知道事项，用“通知”。
3) 通报
表彰优异，批评错误，传达关键情况和需要周知事项，用“通报”。
4) 请示
向上级机关请求指示、同意，或向相关主管部门请求同意等，用“请示”。 请示结尾部分通常写法是：“特此请示，请审批”、“以上意见当否，请指示”、“特此请示，请批复”等。
5) 汇报
向上级汇报工作，反应情况，提出提议，用“汇报”。结尾通常见“请审核”、“请指示”等词语。
6) 批复
回复下级请示，用“批复”。结尾用“此复”或“特此批复”等词语。
7) 意见
对关键问题提出见解和处理措施，用“意见”。
8) 函
不相隶属单位之间相互商洽工作，问询或回复问题，用“函”。
9) 会议纪要
传达会议决定事项和关键精神，要求共同遵守、实施，用“会议纪要”。
10) 决定、决议
对关键事项或重大行动做出安排，奖惩相关部门及人员，变更或撤销下属企业不合适决定事项用“决定”；经过会议讨论经过，要求落实实施事项，用“决议”。其它经企业确定应保密事项。
2.2 文书管理责任人
2.2.1 文书管理是对外来文书和内部文书拟写、收发、传达、存档等管理工作。
1) 指定“行政部”作为集团企业各类公文关键管理部门。统一负责集团企业和子企业文书管理工作。
2) 各部门、子企业应指定专员负责各类公文签收、传达、存档等日常文书管理工作，立即传达各类关键文件、通知，并确保各类往来文书及其统计完整性。
2.3 外来文书管理
2.3.1 各类外来文件（行政机关、主管部门、业务单位往来文件）标准上由“行政部”指定专员负责统一管理。
2.3.2 行政部应对各类外来文件作收录登记，经行政部责任人审阅后，依据文件包含业务内容和实际需要登记存档或转发给各相关部门，或呈送给相关企业领导。
2.3.3 行政部应对转发给各部门文件进行登记，包含文件名称、附件（如有）、发文单位、来文时间、转发部门、转发时间、处理意见（如有）等，并由收文部门签收。
2.4 内部文书管理
2.4.1 对内行文管理
1) 以部门、子企业名义公布各式公文由发文部门（子企业）负责拟稿，并按要求编制文件编号，其主管领导审核、签发（如需）。
2) 以集团企业名义公布各式公文标准上由“行政部”负责拟稿经主管领导审核后签发。
3) 以上各类公文均须交由“行政部”负责统一分发。以企业领导个人为报送对象汇报、请示除外。
4) 行政部应对公文分发作详尽统计，包含文件名称、附件（如有）、数量、发文部门、发文时间、抄报领导/部门、分发部门、分发责任人、签收人、签收时间等。
5) 以上各类公文原件由“行政部”负责统一存档管理。
2.4.2 对外行文管理
1) 以集团企业、子企业名义对外报送公文，由关键业务关联部门/子企业负责拟稿，经主管领导审核后方可外发。
2) 严禁集团/子企业各部门以“部门”名义对外行文，严禁任何人/部门未经同意私自以集团、子企业名义对外行文。
3) 行政部应对全部对外文书进行登记，包含文件名称、拟稿部门、报送部门、报送时间、最终核准人/部门等，关键文件应复印存档。
2.4.3 文书管理责任
1) 全部对内、对外公布正式文件均须由拟稿部门进行认真校对，以确保文件内容正确性、严谨性，同时确保严格根据企业标准格式行文。
2) 负审核责任主管领导应对各式行文正确性、合理性、必需性进行严格把关。
3) 需要加盖企业公章文件应按相关要求签批后，送“行政部”统一盖章。
4) 对外行文还应由“行政部”作最终审核，对公文格式、措词、内容正确性、严谨性、合理性进行严格把关。
2.5 公文格式
2.5.1 企业各类公文应按统一标准规范格式编写，对外行文（尤其对各级行政机关行政公文）可参考国家要求标准格式。
1) 公文标题：公文标题应该正确简明地概括公文关键内容并标明公文种类，除法规、规章名称加书名号外，通常不用标点符号。标题用2号仿宋_GB2312分一行或多行居中排布，通常由“发文单位 + 内容 + 文种”组成（非关键公文可灵活调整）。回行时要做到词意完整，排列对称，间距合适。
2) 主送单位指公文关键受理单位，应该使用全称或规范化简称、统称。在公文标题下空1行，左侧顶格用4号仿宋_GB2312字标注，回行时仍顶格，最终一个单位后标全角冒号。
3) 公文字号：通常包含部门（企业）代字、年号、次序号。年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用方括号“[ ]”括入。
4) 发文时间：以领导签发日期为准；联合行文，以最终单位签发日期为准。
5) 正文：正文在主送单位名称下1行，用4号仿宋_GB2312从左至右横写、横排。每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
6) 附件：公文如有附件，在正文下空一行，左空2字用4号仿宋_GB2312标注“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号应使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。附件通常应和公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标注“附件”，有序号时标注序号，其序号和名称前后标注应一致。
7) 公文用纸：一律使用国际标准A4规格纸。
8) 落款：公文落款处署发文单位名称，并标识成文时间。成文时间右空4字；公文所加盖印章应上不压正文，下压成文日期。
9) 签章：确保做到“压年盖月”，即企业印章盖在年、月、日中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应尽可能采取调整行距、字距方法加以处理，务必使印章和正文同处一面，如采取上述方法仍不能处理，则应采取在加盖印章一面左上方标识“此页无正文”方法处理。
10) 成文日期以责任人签发日期为准。
11) 公文应左侧装订，不掉页。
12) 公文正本必需使用企业统一印制A4型(长297毫米，宽210毫米)信笺纸和统一页面设置，其中，上边距37±1毫米，下边距35±1毫米，左边距28±1毫米，右边距26±1毫米，行间距1.5倍。
2.6 行文规则
2.6.1 各部门/子企业在职权范围内可用各部门/子企业名义对下行文，但关键行文应抄报企业领导和相关职能部门。
2.6.2 各部门/子企业可在各自权限内相互行文、联合行文。
2.6.3 各部门/子企业如需以企业名义对外行文，应先草拟初稿，经本部门/子企业责任人核稿并呈主管领导同意后，送行政部加盖印章，交回发文部门发出。
2.6.4 未经企业许可，企业所属无法人资格部门，一律不得以部门名义对外行文。对外行文只限于和对口单位工作联络。
2.7 收、发文办理
2.7.1 收文时应检验公文是否齐全，并登记收文号、来文号、收文日期、来文单位、收件人、份数。
2.7.2 对于收件人明确来函，行政部公文处理人员在做好收文登记手续后，应立即通知各部门/子企业负责公文处理人员到前台领取，并做好签收登记手续。对于收件人不明确来函，未来函送行政部经理分办。
2.7.3 企业相关人员代表企业领取文件，不得自行处理，应交行政部按收文办理程序处理。
2.7.4 发文办理包含拟稿、核稿、签发、登记、打印、校对、盖章、存档等程序。
1) 拟稿。凡以“富力地产集团”“广州富力地产股份”等有法人资格企业名义发出文件，依据内容由各职能部门拟稿，非职能部门业务范围内综合性和关键文件由行政部拟稿。
2) 核稿。文稿拟出后，承接部门领导应予审核并签字确定。
3) 签发。承接部门主管领导审阅公文并在文稿上签署自己意见、姓名和审批时间。联合发文要请相关领导会签。文件经签发后即成定稿。
4) 修改和签批公文，应使用钢笔、签字笔或其它符合存档要求黑色笔墨。
5) 承接部门持两份正本连同有主管领导签发意见定稿送行政部办理盖章登记手续。
6) 行政部应认真查对公文正本和定稿是否相符，文字表述、文种使用和公文格式等是否符合本措施相关要求，手续是否完备等。如不符合上述要求，行政部有权给予退回重办。
2.8 公文立卷、归档和销毁
2.8.1 对收到公文（含各部门/子企业自行领回政府相关部门批复、意见、决定等），各部门/子企业负责公文处理职员应立即将公文正本和相关材料（包含声像制品）根据《档案管理制度》和其它相关要求要求整理好，交行政部档案员按期归档。
2.8.2 签发公文办理完成后，行政部档案员应依据文书立卷要求，立即登记备查，并将经承接部门主管领导签发意见公文定稿和正本各一份存档。
2.8.3 行政部档案管理员应该认真做好公文立卷工作，确保齐全、完整、正确反应企业关键工作情况，便于保管、查找和利用。公文应做到当日公文当日清理，当日分类立卷。
2.8.4 立好宗卷，要写明标题，编好目录。
2.8.5 没有存档价值和存查必需公文，经过判别并经主管领导同意，能够销毁。销毁时应登记造册，并有专员监督，以防丢失、错销、漏销。
三、 附则
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3.1 本要求由行政部负责解释并修订。
3.2 本要求自公布之日起施行。