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法律事务管理制度

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一、 总则
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1.1 管理制度概述
为防范市场风险与法律风险，提高公司经济效益，减少因合同签订、履行过程中发生的纠纷以及公司日常工作中出现的法律事务，结合我公司实际情况，特制定本管理制度。
1.2 管理制度适用范围
1.2.1 公司对外签订的所有商品房买卖合同、物业管理合同、建设工程施工合同、物资设备采购供应合同及所有以公司名义对外签订的合同、协议等，均适用本管理制度。
1.2.2 公司日常经营中发生的法律纠纷问题处理，包括：纠纷和解、诉讼、仲裁等。
1.2.3 公司日常经营中涉及法律事务的重要商务谈判、合同签订谈判及各类其他协议等。
1.2.4 其他公司法律事务部工作职责规定的法律事务。
1.3 法律事务管理机构
1.3.1 法律事务部是公司法律事务管理机构，承担以下职能：
1) 负责修订和完善公司合同管理制度，指导下属公司及其他业务部门制订合同管理实施办法，负责制订公司自用合同的格式文本，会同公司有关部门对重大、重要合同进行评审并出具审查意见，监督、检查各部门合同签订、履行、管理情况，参与或指导合同纠纷的调查处理，制定解决方案。
2) 负责组织有关合同管理、房地产、知识产权、诉讼法等法律知识的讲座和培训；
3) 负责或指导合同签订、履行、日常经营工作中法律问题等其他非诉讼法律事务；
4) 负责或指导处理各类诉讼、仲裁纠纷；
5) 负责监督、查处集团各部门及下属公司日常经营工作中的失职、违纪行为；
6) 其他公司法律事务部工作职责规定的法律事务。
1.3.2 地区公司及各部门负责人对该公司或部门的法律事务工作负责，并指定有相关知识的工作人员负责具体工作。
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二、 合同管理规定
2.1 合同的起草
2.1.1 一般合同由各级经办人自行拟稿，合同内容包括标的（指货物、劳务、工程项目等），数量和质量，价款或酬金，履行的期限、地点和方式，违约责任等主要条款；公司对外签订的合同，有格式文本的，应使用格式文本签约，由经办人按格式合同的要求填写；严禁口头协议和非正规书面形式。任何有疑问和异议的应及时向公司法律事务部咨询；重要合同由法律事务部负责拟稿会同业务部门共同制订。
2.2 授权委托
2.2.1 公司实行法定代表人授权委托制度，签订重要合同应先取得授权委托书，并在授权范围内签订合同。
2.3 前期调查
2.3.1 经办人于合同签订前，应验证对方当事人有效证件，验明主体资格，了解其资信状况，审查对方经办人代理权限，审查对方提供资料的真实性与合法性。
2.4 合同审查
2.4.1 经办人应按集团现行规定将准备签约的重要合同文本及相关材料以电子文件附件形式上传至项目管理系统（ERP），并按照集团规定的相关审批流程经由公司法律事务人员线上审批。公司法律事务人员应在时限内对合同内容进行审查，并提出审查意见。
2.4.2 非上线范围的合同评审具体流程如下：
1) 合同送审登记：合同送审时，各部门的经办人应在《法律事务部合同审批登记本》上进行登记，详细注明合同名称、送件人（送审部门）、送审时间等事项。经办人应将准备签约的重要合同文本及相关材料送交公司法律事务部。
2) 合同审核：合同审核应本着高度认真负责的态度，确保公司的利益。法律事务部一般三个工作日内审结，需修改的合同送审重新计算时间。加急合同各部门可送审时予以说明，法律事务部根据实际情况即时进行审核。法律事务部对合同内容进行审查并提出审查意见。对审查人有疑义的部分，经办人应予全面解释。对审查人提出的修改意见，经办人应予重视，并协商完善。应审查人的要求，经办人有责任补充相关材料。
3) 合同的修改：经审核后需进行修改的合同，原则性问题法律事务部将以《合同修改意见书》的形式发回有关部门，具体细节问题直接在合同内文进行修改。需取回修改的合同一般以电话或OA信息进行通知。各部门修改后重新送审。
4) 合同领取：应在《法律事务部合同审批登记本》上进行签收，签收后按合同份数复印并盖“合同文本审核章”再依照公司规定的合同管理流程进行。
2.5 合同履行
2.5.1 合同依法签订后，即具有法律约束力。应认真履行合同，确保信誉。对某些特殊情况应向法律事务部请示，由法律事务部上报公司领导协商决定。履行部门应对合同履行中发生的情况，建立台账，由专人负责书面签证、来往信函等资料的保管。合同履行中所有收据等相关凭证必需是书面形式并有签字盖章。
2.6 合同变更
2.6.1 合同履行过程中，确需签订补充协议或者变更、解除合同的，履行部门应当在项目管理系统（ERP）中发起相应流程办理补充协议签订或合同修订事宜，地区公司法律事务人员应按照集团规定审批流程进行线上审核工作。合同补充协议或合同修订版本在系统上审批通过后，方可进行签字盖章。
2.6.2 非上线范围的合同补充协议或合同修订应该按照线下合同签订程序办理，重点变更应向法律事务部备案，所有补充协议或者变更、解除合同都必需用书面形式，并进行签字盖章。
2.7 违约行为
2.7.1 对履行过程中对方当事人的违约行为，履行部门应当立即查明情况，认真、稳妥地收集证据，及时地向对方提出索赔报告。当我方接到对方当事人的索赔报告后，履行部门应当立即报公司法律事务部，共同商定应对措施。履行过程中一旦发生不可抗力和第三人干扰及意外事件，履行部门应立即通知对方当事人，查明原因，及时化解，并收集好相关证据。
2.8 履行遗留
2.8.1 对所遗留的问题，履行部门应指定专人负责解决，并规定解决期限。在期限内确定无法解决的，应当立即报告分管领导和法律事务部，由法律事务部协助分管领导指定有关部门配合解决。
2.9 资料归档
2.9.1 合同签订后，履行部门应将与合同有关的补充协议、会议纪要、传真、电话记录、签证、索赔报告、合同台账等全部资料整理全部交行政部档案室归档。
2.10 法律责任
对严重损害公司利益的下列行为，公司将追究有关人员的责任，并要求其承担全部损失：
2.10.1 在合同签订、履行过程中收受贿赂，与他人恶意串通，出卖公司利益；
2.10.2 在合同签订、履行过程中，严重玩忽职守，导致公司遭受巨大经济损失；
2.10.3 其他故意违反本管理制度的行为；
2.10.4 对涉嫌职务侵占、挪用资金、收受贿赂等刑事犯罪的依法移送司法机关处理。
三、 诉讼管理工作
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3.1 集团公司法律事务部在开展诉讼及相关法律工作时享有以下职权：
3.1.1 独立工作权：按职责独立开展工作，不受任何部门的非法干涉。
3.1.2 调查、知情权：根据工作需要按公司规定手续查阅、打印、复制集团公司及各子公司有关文件、各类财务资料，各部门及各子公司应予以配合。
3.1.3 建议权：就职责内发现的集团公司及各子公司的制度及业务有法律风险的，有权向集团公司和相关子公司提出法律意见和建议。
3.1.4 拒绝权：对非法要求的作为或不作为行为有权拒绝。
3.1.5 决定权：在职责范围内有权就独立处理的法律事务作出决定，但重大事项事前需征得主管副总经理同意，决定作出即对外发生效力。
3.1.6 特殊情况下集团公司领导专门授予的其他权力。
3.2 诉讼前期：
为维护公司合法权益，对确需要用诉讼才能解决的问题，各业务部门应首先做好前期准备工作。
3.2.1 业务部门对出现的相关问题作出书面说明材料并附上相关证据材料复印件，上报分管领导和法律事务部，重大问题由分管领导和法律事务部上报董事长/总裁。
3.2.2 业务部门协助法律事务部了解案情，由法律事务部出具法律意见，报分管领导，重大问题由分管领导和法律事务部上报董事长/总裁决定是否诉讼。
3.2.3 决定诉讼的，业务部门应指定一名了解案情的承办人协助法律事务部工作。
3.3 诉讼过程：
3.3.1 立案阶段：由法律事务部到法院立案庭立案，并负责办理诉讼费用付款手续。
3.3.2 审理阶段：承办业务部门和法律事务部协商是否出庭参与诉讼，对参与出庭的，应按时到庭，因特殊情况不能按时到庭的，应至少提前一天向法律事务部说明情况。
3.3.3 调解阶段：对可以进行调解的案件，应在授权范围内进行谈判，并尽量维护公司的合法权益。业务部门承办人负责办理调解书的实际履行工作，对有问题的应及时报告法律事务部。
3.3.4 庭外和解：对可以进行庭外和解的应及时请示公司分管领导决定，由业务部门承办人协助法律事务部谈判，并在授权范围内决定是否接受，对于特殊情况应及时请示公司分管领导决定。
3.4 案件执行：
3.4.1 申请执行：对判决后没有履行需要申请法院的强制执行的，法律事务部应在申请时效内及时向法院提出申请要求，进行申请立案，并负责执行立案费用预交手续。
3.4.2 执行阶段：业务部门及其承办人协助法律事务部积极与法院执行部门协调，维护公司合法权益，对需要执行调解或和解的应按诉讼中调解和庭外和解的规定办理。
3.4.3 案件归档：法律事务部对于执结和依法终结的案件，整理好档案交公司行政部档案管理员入档，业务部门及其承办人应及时将执行财物办理各类手续。
四、 支持性文件
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4.1 表单及模板
4.1.1 合同（协议）评审记录表（线下使用）
4.1.2 合同（协议）评审记录表（线上使用）