学士学位论文--公司档案管理系统.doc

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题 目 《公司档案管理系统》

函授站（学习中心）北京学习中心
计算机 专业 11 级（春、秋）层次秋
学 生 姓 名
指 导 教 师

2013 年 10 月 22 日

目 录
摘 要 4
第一章 引言
1.1开发背景 5
1.2公司档案管理现状 5
1.3系统简介 5
1.4 ASP简介 5
1.5 B/S开发模式 6
1.5 Access2003简介 6
第二章 系统总体概述
2.1系统架构 8
2.2 系统特点 8
2.3技术特点 9
第三章 系统运行环境
3.1网络拓扑 10
3.2 硬件设备 10
3.3 支撑软件 10
3.4 软件分布 10
3.5 后台服务器配置 11
第四章 数据库设计和实现
4.1 总体表设计 13
4.2表结构 13
第五章 系统功能介绍及具体实现
5.1 功能结构 18
5.2 功能介绍及具体实现 18
5.2.1系统登陆界面 18
5.2.2系统主页面 23
5.2.3网上归档 36
5.2.4 整理编目 37
5.2.5系统管理 44
5.2.6 档案检索 50
结论 52
致谢 53
参考文献 54

公司档案管理系统
摘 要
近年来，随着企业彼此间竞争的日趋激烈，信息技术在企业的发展中占据着越来越重要的地位。在企业管理中，档案管理已成为不可或缺的一部分，它为管理者进行管理决策以及各种经营活动提供了重要的依据，在企业中发挥了越来越重要的作用。
本系统主要包括以下六个模块：网上归档：主要实现档案的网上编辑和网上提交；整理编目：主要实现档案的接收、档案的维护以及档案的审核入库；数据管理：主要是数据库的管理以及数据的维护；档案利用：主要是档案的借阅管理、专项打印和利用统计；系统管理：主要是针对用户的管理、系统的设置、在线审批、权限的设置和个人设置；信息发布：主要是实现目录的浏览、全文的浏览、原件的浏览以及附件的浏览。
本系统的开发采用结构化设计思想。在论文中不仅论述了系统的设计方案，而且描述了系统的结构，并给出了有关功能的实现。系统的体系结构采用的是B/S结构,系统选用的开发软件是ASP,后台数据库为Access 2003。

关键词 : 公司档案 ； ASP　；数据库　；B/S结构

第一章 引言
1.1开发背景
二十一世纪，人类正以前所未有的速度跨入信息化社会，档案作为极其重要的社会信息资源越来越被人们所重视。近年来，档案事业行政管理得到加强，档案管理与利用健康有序进行。国家修改并重新颁布了《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》，制定了一批档案法规和规章，档案行政执法工作得到了加强；各级政府档案馆和机关、公司、档案机构在档案收集、保管、整理、编目、鉴定、统计、修复等基础业务建设方面有了较大的发展；档案部门服务意识增强，积极发挥档案信息资源优势，应用计算机进行档案辅助管理，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，提高档案信息化水平。
但是，在前进过程中还存在一些问题。就公司管理系统而言，主要是档案管理现代化水平还不够高，目前大多数公司档案管理部门虽然实现了计算机辅助管理，但仍处在目录管理或目录加档案扫描件管理。这样，无法实现直接从网络上查询、调阅档案，利用水平低。因而，如何充分开发公司档案信息资源，提高公司档案利用的水平成为新一代公司档案管理系统的关键。
1.2公司档案管理现状
档案管理是一个很广泛的概念，在政府机关，它主要是对各类文件、电传、会议资料、归档档案进行管理；在公司，它主要是对各类技术资料、图纸、影象资料、人事资料等进行管理；在各级档案局（馆），它主要是对各类历史档案、现行文件进行管理。总之，在不同的应用领域，在档案内容的管理侧重点往往有所区别。
从档案管理历程来看，大致可以分为三个发展阶段，第一阶段主要是手工档案管理方式，它要求档案管理部门（人员）参照档案法规的相关规定，收集与整理各类档案，并进行立卷与归档。第二阶段是计算机辅助档案目录管理方式，主要是以单台独立的计算机形式为主，对档案目录进行管理，并以各类小型关系数据库作为档案目录数据的管理平台。第三阶段是依托互联网络，通过大中型关系数据库作为管理平台，实现对档案目录与部分档案实体的扫描件进行管理。
目前，绝大部分公司档案管理软件仍处于第二或第三阶段管理水平。公司档案管理部门实现计算机辅助管理，停留在目录级管理或目录加档案扫描件管理。这样，无法实现直接从网络上查询、调阅档案、查询效率低；同时，对档案信息的深加工困难，利用水平低。为此，现在的公司档案管理迫切需要新一代公司档案管理系统解决以上业务难题。
1.3系统简介
公司档案管理系统是新一代的档案管理系统，它以关系数据库作为管理工具，以扫描的纸质档案图像、全文内容、采编与转换的音视频等多媒体资料和档案目录为管理对象，利用压缩存储技术，实现从档案接受、管理编目到档案利用及档案移交全过程的计算机管理，达到对档案目录、全文和图、文、声、像等多媒体档案的一体化管理。
公司档案管理系统实现了对档案内容的管理与检索，提高了档案的查全率和查准率；采用图、文、声、像档案内容的关联管理，方便了关联档案内容的查询与利用。
1.4 ASP简介
ASP是（Active Server Pages）的简称，它是一个WEB应用程序环境，应用于WINDOWS系统。通过ASP，开发人员可以使用多种开发工具来组合HTML代码，可以利用本地服务器或远程服务器上运行的组件来存取数据库、应用程序或处理信息，实现强大的WEB应用。考虑到导航系统需要对数据库操作以及动态更新的特点，ASP是理想的开发方式。
ASP工作流程是：先由客户端发出HTML请求到WEB服务器，WEB服务器根据客户请求向数据库服务器发出数据查询请求，数据库服务器将返回查询结果到WEB服务器，再由WEB服务器返回给客户端。ASP的强大功能都可通过调用内建对象来实现。
1.5 B/S开发模式
B/S结构是真正的三层结构，它以访问WEB数据库为中心，HTTP为传输协议，客户端通过浏览器(Browser)访问WEB服务器和与其相连的后台数据库，我们称之为B/S（Browser/Server）模式。
客户端

WEB服务器
后台数据库

客户端

图 1-1 B/S三级结构
如图1-1 B/S三级结构中所示：从左到右，分为三个层次：
第一层是客户端即浏览器，主要完成客户和后台的交互及最终查询结果的输出功能。在客户端向指定的Web服务器提出服务器请求，Web服务器用HTTP协议把所需文件资料传给用户，客户端接受并显示在WWW浏览器上；
第二层Web服务器是功能层，完成客户的应用功能，即Web服务器接受客户请求，并与后台数据库连接，进行申请处理，然后将处理结果返回Web服务器，再传至客户端；
第三层数据库服务器是数据层。数据库服务器应客户请求独立进行各种处理。
与传统的C/S模式相比，B/S结构把处理功能全部移植到了服务器端，用户的请求通过浏览器发出，无论是使用和数据库维护上都比传统模式更加经济方便。而且使维护任务层次化：管理员负责服务器硬件日常管理和维护，系统维护人员负责后台数据库数据更新维护。
由以上的比较分析可知，三层结构也可以理解为增加WEB服务器的C/S模式。
1.5 Access2003简介
Access是一个典型的开放式数据库管理系统，它不仅可以与其他Microsoft Office套装办公软件实现数据资源共享，而且还可以与Windows操作系统中其他应用程序，如SQL Sever等实现是数据库资源共享，在用户与数据库管理系统之间架起了一座“桥梁”，使得用户对数据的保存、修改、删除和查询更为方便快捷。
Microsoft Office Access是一个功能非常强大的数据库管理系统，实质上它是一个关系型数据库管理系统，一般中小型企业如果要开发某个专业性强、适用面窄、针对性强的中小型信息管理系统（MIS），通常都使用Access，主要是因为它具有简单易学、容易上手、界面友好、方便快捷、效率高、扩展性强等优点。具体体现在：
(1) Access是美国微软公司开发的Microsoft Office套装办公软件中很重要的一员，与其他成员软件，如Word、Excel等具有非常类似的主界面窗口风格、操作菜单及其他相关的命令 。
(2) Access本身就是一个关系型数据库管理系统，管理数据库就是它的看家本领，而且它有非常丰富的数据对象，为用户提供了7种对象类型：表、查询、窗体、报表、页、宏和模块。
(3) Access为用户提供了丰富的向导，它可以使用户不需要了解软件所有细节就可以完成工作。使用向导可以是之与Word、Excel等其他Microsoft Office套装办公软件成员之间非常方便地进行数据共享。

第二章 系统总体概述
2.1系统架构

图 2-1 系统架构图
系统采用B/S模式，整个系统采用三层体系框架，包括表现层：客户端应用平台；业务层：WEB服务器平台；数据层：数据库服务器平台。
其中在客户端应用平台上可以利用“公司档案管理系统”实现档案的整理编目、数据管理、档案利用和系统管理。
WEB平台进行档案网上归档。
数据库服务器为关系型数据库，主要保存结构化数据，如档案信息、用户信息、借阅信息等。
2.2 系统特点
（1）图、文、声、像一体化应用
实现图片、文字、音频、视频等多媒体档案内容关联管理与一体化应用；
（2）档案利用的快速、准确、全面
系统除提供档案著录项查询，还实现档案内容的检索；提高目标档案的查全率与查准率；同时，无须借用档案实体，直接在网上查询、调阅档案，提高了档案信息利用的效率和深度；
（3）方便的网上归档
用户可以通过浏览器，在网上直接提交档案信息。对于没有浏览权限的档案信息，用户可以在线提交申请，经过相关的审批后，由档案管理员授予浏览权限；
（4）安全性高
系统允许对档案数据加密，提供用户操作审计等强大的安全机制，有效地保证了档案数据的安全与保密的需要。
2.3技术特点
基于XML的数据交换
XML（可扩展标记语言）是一种开放的数据中性语言标准，XML能创建不依赖于平台、语言或限制性格式化协定的开放数据。遵循统一的XML数据规范，可以支持不同应用系统之间的数据共享、数据交换。
数字档案综合管理系统采用XML作为数据交换的标准格式。其他系统（OA系统、项目管理系统、旧版本的档案系统等）的数据，可根据数据库结构模板，利用数据转换工具统一转换成XML文件，再通过“档案接受”功能，导入到档案综合管理系统中。

第三章 系统运行环境
3.1网络拓扑

图 3-1 系统网络拓扑图
3.2 硬件设备
公司档案数据库服务器
数量：1或2
配置要求：内存大于2G、CPU主频高于3G（或双CPU）、硬盘200G以上
应用：公司档案数据管理（安装关系数据库系统）
公司档案WEB服务器
数量：1
配置要求：内存大于2G、CPU主频高于3G（或双CPU）、硬盘120G以上
应用：提供WEB查询、利用
公司档案管理系统客户机
数量：若干台
配置要求：高档主流PC机（内存大于512M、主频高于2G，硬盘120G以上）
应用：公司档案管理
3.3 支撑软件
操作系统产品及版本：Windows Server 2000或Windows Server 2003中文企业版；Windows 2000/XP
数量：2或3
关系数据库系统产品及版本：Access
数量：1
3.4 软件分布
档案数据库服务器
操作系统：Windows Server 2000或Windows Server 2003中文企业版；
数据库软件：Access
文件传输服务软件（传输扫描件或附件）
档案WEB服务器
操作系统：Windows Server 2000或Windows Server 2003中文企业版；
档案综合管理系统客户机
操作系统：Windows 2000/XP
应用软件：公司档案管理系统客户端软件；Internet信息服务管理器；IE浏览器（6.0及以上）
3.5 后台服务器配置
本系统的服务器端运行环境采用Windows XP + IIS（Internet信息服务管理器）。安装IIS的方法非常简单，在电脑的左下方依次选择[开始]→[设置] →[控制面板] →[添加/删除程序]命令，在[添加/删除程序] 对话框中选择[添加/删除Windows组件] 按钮，就会弹出如图所示的“Windows组件向导”对话框。选择其中的“Internet信息服务（IIS）”（如图3-2 IIS安装图），在详细信息中选中所有项目，然后单击[下一步]按钮，根据提示一步步安装即可。

图 3-2 IIS安装图
一个ASP应用程序必须使用一个专门的文件夹来存放程序代码，该文件夹的内容包括了网站使用的所有页面。在Windows2000环境下就无须把该文件夹共享，但是在Windows XP的环境下就必须把文件夹设置为共享文件夹。
打开IIS服务器，进入Web根目录。单击鼠标右键，选择“属性”命令，弹出如图所示的属性对话框，在目录的执行权限一栏中，如果在Windows2000的系统环境下就只用设置为“纯脚本”，如果是Windows XP的系统环境下就需要设置为“脚本和可执行文件”，且必须赋予其“写入”的权限。如图3-3 IIS设置图所示：

图 3-3 IIS设置图

第四章 数据库设计和实现
4.1 总体表设计
本系统所使用的数据库为Access2003，数据库名为lmtof，数据库主要由11个数据库表组成，如图 4-1 数据库主要表 所示。

序号
数据库表名称
备注
1
senddate
技术档案管理数据库表
2
texttype
档案类型管理数据库表
3
dept
部门名称数据库表
4
userlevel
用户职位数据库表
5
userinf
用户权限管理数据库表
6
personinf
个人基本档案数据库表
7
newnotice
档案提交数据库表
8
changjob
员工职位变动档案数据库表
9
checkinf
员工考核档案数据库表
10
wageinf
员工工资档案数据库表
11
rewpuninf
员工奖惩档案数据库表
表4-1 数据库主要表
4.2表结构
技术档案管理数据库表中存放的主要是档案的名称、提交时间等等内容，如表4-2 技术档案管理数据库表所示。

表 4-2 技术档案管理数据库表
档案类型管理数据库表中存放的是档案类型的数据，如表 4-3档案类型管理数据库表 所示。

表 4-3 档案类型管理数据库表
部门名称数据库表中存放的是个部门的名称数据，如表 4-4部门名称数据库表 所示。

表 4-4 部门名称数据库表
用户职位数据库表中存放的是关于各用户职位的数据，如表 4-5用户职位数据库表 所示。

表 4-5 用户职位数据库表
用户权限管理数据库表中存放的是各用户在系统中不同的管理权限，主要分为用户管理权限、基本档案管理权限、奖惩档案管理权限、考核档案管理权限、工资档案管理权限这五大部分，如表 4-6 用户权限管理数据库表 所示。

表 4-6 用户权限管理数据库表
个人基本档案数据库表主要存放的是用户的个人档案信息，主要有姓名、年龄、民族、籍贯、学历、照片、备注等等内容，如表 4-7 个人基本档案数据库表 所示。

表 4-7 个人基本档案数据库表
档案提交数据库表主要存放的是用户个人提交的档案数据，主要有档案的名称、档案数据的提交时间等等信息，如表 4-8 档案提交数据库表 所示。

表 4-8 档案提交数据库表

员工职位变动档案数据库表存放的主要是员工在公司的职位变动情况，主要有员工姓名、职务变动前职位、职位变动后职位、职位变动原因、记录操作人等等信息，如表 4-9 员工职位变动档案数据库表 所示。

表 4-9 员工职位变动档案数据库表
员工考核档案数据库表存放的是员工考核的数据信息，主要有员工名称、考核名称、考核日期、考核评语、考核类型、考核方式等等信息，如表 4-10 员工考核档案数据库表 所示。

表 4-10 员工考核档案数据库表
员工工资档案数据库表主要存放的是公司员工的工资情况，主要包括员工用户名、工资级别、基本工资、员工职务、职务工资、员工工龄、工龄工资、房租补贴、车费补贴、奖金金额、交个人税等等数据信息，如表 4-11 员工工资档案数据库表 所示。

表 4-11 员工工资档案数据库表
员工奖惩档案数据库表主要存放的是公司员工在公司受到的奖惩情况，主要有员工用户名、奖惩名称、奖惩日期、奖惩文号、奖惩类型、奖惩方式、奖惩原因及备注说明、记录人等等信息，如表 4-12 员工奖惩档案数据库表 所示。

表 4-12 员工奖惩档案数据库表

第五章 系统功能介绍及具体实现
5.1 功能结构

图 5-1 系统功能结构图
整个系统主要包括以下六大系统：
⒈网上归档：网上编辑、网上提交和专项打印；
⒉整理编目：档案接收、档案维护；
⒊数据管理：数据库管理、数据维护；
⒋信息发布：浏览目录、浏览全文、浏览附件；
⒌系统管理：用户管理、系统设置、权限设置和个人设置；
5.2 功能介绍及具体实现
5.2.1系统登陆界面
5.2.1.1 界面设计
任何数据库类型的软件都要有相应的权限管理,用户登录就是最普通的权限管理,本系统也不例外,只有合法的用户才能使用该系统.系统登录页面布局如图 5-2 系统登陆界面所示, 在启动登录窗口的同时打开数据库连接,从用户名输入框和密码输入框以及用户类型选择框取得字符串,与设定的用户名和密码以及用户类型对比,若满足相等,则验证通过,结束登录模块,进入相应的页面,否则提示用户名、密码或用户类型错误。

图 5-2 系统登陆界面
5.2.1.2代码实现
<%
set file=server.createobject("scripting.FileSystemObject")
addr1=server.mappath("top1.asp")
addr2=server.mappath("oarg.asp")
If Not file.FileExists(addr1) or Not file.FileExists(addr2) Then
response.write "<script LANGUAGE='javascript'>alert('系统发生严重错误即将关闭！！！');window.close();</script>"
End If
%>
<%response.expires=0%>
<!--#include file="asp/sqlstr.asp"-->
<!--#include file="asp/opendb.asp"-->
<!--#include file="kq/conn.asp"-->
<%
function find_online_user(oabusyusername)
dim i,dimsums,siteinfo,findok
findok=0
Application.Lock
onlineuser=application("onlineuser")
dimsums=ubound(onlineuser)
for i=0 to dimsums
siteinfo=onlineuser(i)
if siteinfo<>"" then
if instr(siteinfo,oabusyusername&"$")>0 then
findok=1
exit for
end if
end if
next
Application.UnLock
find_online_user=findok
end function
sub write_online_user(username,name,dept)
dim userinfo
Application.Lock
userinfo=username&"$"&name&"$"&dept&"$"&request.servervariables("REMOTE_ADDR")
onlineuser=application("onlineuser")
dimsums=ubound(onlineuser)
redim preserve onlineuser(dimsums+1)
onlineuser(dimsums+1)=userinfo
application("onlineuser")=onlineuser
Application.UnLock
end sub
sub checkkqdatabase()
set fileobject=server.createobject("Scripting.FileSystemObject")
if not fileobject.FileExists(server.mappath("kq/"&cstr(year(date()))&".mdb")) then
file1=server.mappath("kq\backup\new.mdb")
file2=server.mappath("kq\"&cstr(year(date()))&".mdb")
fileobject.copyfile file1,file2
end if
set fileobject=nothing
end sub
call checkkqdatabase
username=request.form("username")
password=request.form("password")
if username<>"" and password<>"" then
set conn=opendb("oabusy","conn","accessdsn")
set rs=server.createobject("adodb.recordset")
on error resume next
sql="select * from userinf where username=" & sqlstr(username) & " and password=" & sqlstr(password) & " and forbid='no'"
rs.open sql,conn,1,1
'如果有此用户就进入系统
if not rs.eof and not rs.bof then

response.cookies("oabusyname")=rs("name")
response.cookies("oabusyuserid")=cstr(rs("ID"))
response.cookies("oabusyusername")=rs("username")
response.cookies("oabusyuserdept")=rs("userdept")
response.cookies("oabusyuserlevel")=rs("userlevel")
response.cookies("cook_allow_see_all_workrep")=rs("allow_see_all_workrep")

response.cookies("cook_allow_see_dept_workrep")=rs("allow_see_dept_workrep")
response.cookies("cook_allow_control_dept_user")=rs("allow_control_dept_user")
response.cookies("cook_allow_control_all_user")=rs("allow_control_all_user")
response.cookies("cook_allow_send_note")=rs("allow_send_note")
response.cookies("cook_allow_control_note")=rs("allow_control_note")
response.cookies("cook_allow_control_file")=rs("allow_control_file")
response.cookies("cook_allow_send_file")=rs("allow_send_file")
response.cookies("allow_transmit_file")=rs("allow_transmit_file")
response.cookies("cook_allow_control_level")=rs("allow_control_level")
response.cookies("allow_check_resource_requirement")=rs("allow_check_resource_requirement")
response.cookies("allow_auditing_workthings")=rs("allow_auditing_workthings")
response.cookies("allow_manage_workthings")=rs("allow_manage_workthings")
response.cookies("allow_lookallinfo_workthings")=rs("allow_lookallinfo_workthings")
response.cookies("allow_look_all_kq_info")=rs("allow_look_all_kq_info")
response.cookies("allow_edit_help")=rs("allow_edit_help")
application.lock
onlineuserdim=application("onlineuser")
if isempty(onlineuserdim) then
dim onlineuserdim(0)
dim netmeetinginfodim(0)
application("onlineuser")=onlineuserdim
application("netmeetinginfo")=netmeetinginfodim
end if
application.unlock
if find_online_user(rs("username"))=0 then
call write_online_user(rs("username"),rs("name"),rs("userdept"))
end if
conn.close
set conn=nothing

response.redirect "inde.asp"
response.end
end if
end if
%>
<html>
<head>
<title>DMIS</title>
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<link rel="stylesheet" href="inc/style.css" type="text/css">
<STYLE type=text/css>
.ipt {BORDER-RIGHT: #a8b1d2 1px solid; BORDER-TOP: #a8b1d2 1px solid; FONT-SIZE: 9pt; BORDER-LEFT: #a8b1d2 1px solid; WIDTH: 160px; COLOR: #7b8ac3; BORDER-BOTTOM: #a8b1d2 1px solid; HEIGHT: 18px}
BODY {BACKGROUND-POSITION: center 50%; BACKGROUND-IMAGE: url(img/bg.gif)}
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</head>
<body bgcolor="#ffffff" text="#333333" scroll="no" style="border:0px;">
<table height="50" width="600" cellSpacing="0" cellPadding="0" border="0" align="center">
<tr>
<td></td>
</tr>
</table>
<table height="50" width="600" cellSpacing="0" cellPadding="0" border="0" align="center" background=img/login_bg.gif>
<TR>
<TD height=285></TD>
</TR>
<TR>
<TD valign="middle"><form name="form1" method="post" action="default.asp">
<TABLE style="BORDER-COLLAPSE: collapse" height=118 cellSpacing=0 cellPadding=0 width=450 align=center border=0>
<TR class=ft>
<TD align=right width=180 height=30><FONT color=#7b8ac3>系统管理员账号：</FONT></TD>
<TD align=left height=30><input name="username" type="text" size="15" maxlength="50"></TD>
</TR>
<TR class=ft vAlign="middle" align="center">
<TD align=right width=180 height=30><FONT color=#7b8ac3>系统管理员密码：</FONT></TD>
<TD align=left height=30><input name="password" type="password" size="15" maxlength="50"></TD>
</TR>
<TR>
<TD vAlign=bottom align=right colSpan=2><INPUT type=image height=82 width=82 src="img/login_01.gif" value=提交 name=S1>&nbsp;&nbsp;<A onclick=document.form1.reset() href="#"><IMG height=82 src="img/login_02.gif" width=82 border=0></A></TD>
</TR>
</TABLE>
</FORM></TD>
</TR>
<TR>
<TD vAlign=top align=center height=60><IMG height=11 src="img/lgbar.gif" width=189></TD>
</TR>
</TABLE>
</BODY>
</HTML>
5.2.2系统主页面
5.2.2.1系统主页面设计
如图 5-3 系统主选择页面所示，整个页面分为了三个部分，最上面是时间、用户登陆等一些信息，由“inde.asp”实现；左半部分是系统的导航菜单，由“leftoa.asp”实现；右边是系统关于的模块，由“desk.asp” 实现。

图 5-3 系统选择主页面
5.2.2.2代码实现
（1）登陆信息及时间等：
<%
set file=server.createobject("scripting.FileSystemObject")
addr1=server.mappath("top1.asp")
addr2=server.mappath("oarg.asp")
If Not file.FileExists(addr1) or Not file.FileExists(addr2) Then
response.write "<script LANGUAGE='javascript'>alert('系统发生严重错误即将关闭！！！');window.close();</script>"
End If
%>
<html>
<head>
<title>企业档案管理系统</title>
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<!--
if (window.Event)
　document.captureEvents(Event.MOUSEUP);

function nocontextmenu() {
event.cancelBubble = true
event.returnvalue = false;
return false;
}

function norightclick(e) {
if (window.Event) {
　if (e.which == 2