合同管理制度(试行).doc

厦门xx集团有限公司合同管理制度（试行）
第一节 总 则
第一条 为了规范合同签订和执行程序，加强集团公司合同管理工作，减少或避免合同纠纷，有效预防和控制法律风险，维护集团公司利益，根据我国现行有效的《合同法》及其他相关法律、法规，结合集团公司实际情况，制定本制度。
第二条 本制度所称合同，是指以厦门xx集团有限公司名义对外签订的各种经济合同，包括但不限于各种合资合作合同、借贷款合同、担保合同、企业并购、资产重组、债务重组、工程发承包合同、设备（包括办公设备、工程设备等）及原材料、办公耗材等采购合同、联营合同、租赁合同、代理合同以及其他公司资产权益处分协议等等。
本制度所称“重大合同”，是指涉及联营、合资合作、股权转让、企业改制、投资收购、企业兼并、资产重组、债务重组、工程发承包、企业或资产招拍挂、金融机构借贷等各类重大经济活动的合同，以及董事会认为的涉及集团公司重大利益的其他合同。
本制度所称“一般合同”，是指集团公司在日常经营及管理过程中发生的除以上重大合同外的各类合同。
本制度所称“经常性合同”，是指集团公司日常经营及管理过程中经常性、重复性发生的、首次签订的合同期限届满后未作任何条款或内容实质性变更而续签的各类金融机构借贷合同、租赁合同、物业管理合同及各类采购合同等等。
公司内部签订的各种协议及劳动合同、人事聘用合同，不适用本办法。
第三条 订立合同，必须遵守国家的法律、政策及有关规定，并贯彻和坚持“平等互利、协商一致、等价有偿、择优签约”的原则。
第二节 合同签订和审批
第四条 集团公司法定代表人有权对外签订合同。其他签约人必须持有集团公司合法授权的委托书。具备独立法人资格的子公司需要以集团公司名义签订的合同，必须取得集团公司的授权。
各职能部门、专业部门及分支机构，都不得以自己的名义对外签订合同。
第五条 每一项合同都应当有确定的合同承办人。合同承办人对合同的谈判、起草、申报、签订和执行全过程负责。
合同签订和履行过程中，各相关部门应相互支持、配合，认真执行合同条款、全面履行合同义务。
第六条 合同除即时清结的，一律采用书面形式。凡国家或行业有格式标准或示范合同文本的，应当优先采用。没有统一、格式文本的，应当采用由法律事务部起草、制作、审核的文本，对方提供的格式合同文本，应由法律事务部进行审核后采用。
第七条 合同双方当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、传真、图表、会议纪要、备忘录等都是合同的组成部分；但不得以计划单、报价单、预算单、出库单、付款单等单一文件代替合同。
第八条 合同签订前，根据合同的具体情况，合同承办人应将合同草案和相关证明材料提交相关部门、履行相应审批手续。
本制度规定的重大合同，一般应由承办部门、财务审计部、法律事务部及相关部门进行会审并出具审核意见，报送董事会审批后签署。特殊需要或紧急情形下，经董事会授权由财务审计部、法律事务部两部门会审后即可签署。
本制度规定的一般合同，由承办部门总经理、法律事务部、财务审计部会审后报分管业务的公司高管批准后签署。涉及金额较大或法律关系较为复杂的一般合同，分管业务的高管可根据需要报总裁批准后签署。
分管业务的公司高管、总裁或董事会对上述合同不予批准的，应写明相应理由及意见。对合同的相关事实需要进行补充调查或对合同文本内容需要进行补充修改的，合同承办人应在及时作出补充调查或者补充修改后，依照本节规定的程序再次报请审批。
本制度规定的经常性合同，承办人无须报送合同文本及审批单，续签时直接由首次批准签署的分管高管或总裁签署。
第九条 合同获得审批后，承办人持合同、审批单到合同专用章保管部门加盖合同专用章。
第十条 合同正本经双方当事人盖章签字生效后3天内，承办部门应将合同审批单、合同正本、合同附件、补充协议及与合同有关的材料一并移交至法律事务部进行归档。
合同审查流程图：
合同承办人填写审批表，并附合同草案及
相关材料
承办部门总经理
出具审核意见
财务审计部、法律部或相关部门出具审核意见
集团公司董事会审查并签署批准意见
分管高管审查并签署批准意见或报总裁批准签署
持审批单与合同至合同主管部门加盖合同专用章
重大合同
一般合同
根据需要经法律部、财务审计部会审
经
常
性
合
同
首次批准签署的高管或总裁进行
签署

将合同正本及相关附件、资料在签订后3天内交法律部归档，并将合同复印件分发至相关部门

第三节 合同的履行、变更和解除
第十一条 合同在正式生效以前，不得实际履行合同。合同生效以后，必须全面、及时、正确履行合同。
第十二条 合同承办人负责组织合同的履行，随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题应及时处理，维护公司的合法权益。如对方当事人不履行或不完全履行合同时，承办人除催促对方当事人继续履行外，应将对方不履行或不完全履行合同的情况及时向承办部门和分管高管和董事会汇报。
第十三条 在履约过程中因情况变化确需变更、中止或解除合同的，合同承办人应及时采取相关措施，维护公司的合法权益。
变更、解除合同，一律采用书面形式。合同变更和解除的审批、归档程序与合同签订的审批、归档程序相同。
第四节 合同纠份的处理
第十四条 合同发生纠纷时，应当尽量采用协商、调解方式解决。难以协商或调解解决的，应当及时报告分管高管和董事会，并在相应的诉讼时效内提起诉讼或向仲裁机构申请仲裁。
合同纠纷由法律事务部负责委托代理人和诉讼方案的协调工作，合同承办人及部门必须予以配合并提供相应的资料。
第十五条 合同承办人和承办部门在合同的签订和履行过程中，应注意收集相关材料并及时存档，以保存证据。在履约过程中，签约方的履约行为及双方的经济往来、履约情况、争议由来等，必须有书面材料的证实，严防证据的灭失。
第十六条 仲裁或诉讼所形成的调解书、协议书、裁决书、判决书归档程序与本制度规定的合同正本归档程序相同，副本或复印件可交承办部门或承办人使用。
第五节 合同的管理
第十七条 集团公司对合同管理实行合同承办人具体负责制、合同专用章制及基础管理等制度。
第十八条 各合同承办人及职能部门相关人员具体负责各自授权范围的合同签订、履行以及纠纷处理工作。
第十九条 根据《集团公司印章管理制度》规定，签订合同均实行专用章制度。集团公司对外签订合同所加盖的印章，重大合同均使用法人公章，一般合同、经常性合同除特别需要外，一律使用合同专用章，其他印章一律不准代替使用。否则，财务审计部有权拒绝办理结算手续。
第二十条 合同专用章的刻制、使用、保管、销毁等，均应符合《公司印章管理制度规定》。《公司印章管理制度》没有规定的，适用本制度规定，严禁任何人私自刻制、保管、使用。
第二十一条 法律事务部设置合同档案分类管理专人负责制，负责合同管理基础工作。基础工作包括：（1）建立合同档案，对各类合同原件及材料进行分类编号并归档保管；（2）建立合同管理总台帐和分类台帐。
第二十二条 合同承办人应按照本制度第十条的规定将合同原件及相关附件、材料等一并交法律事务部进行编号归档。合同承办人及所在部门一般不保留任何合同原件及其他材料原件。合同正本原件持有二份以上的，可由承办部门负责保管一份合同原件。
编号后合同承办部门、财务审计部各留存一份合同复印件，其他相关部门根据需要留存相应份数的复印件。合同复印件均应由法律事务部并加盖归档章，写明归档编号、归档时间、归档人。
法律事务部将归档合同按编号登记入册后，将合同原件分类进行保管，并按照国家及集团公司相关档案管理办法和制定进行文件保管和调阅。
第六节 检查与奖惩
第二十三条 集团公司各部门和全体职员应当自觉执行本规定。法律事务部定期或者不定期对合同管理进行检查。各部门合同管理工作作为该部门年终绩效考核的量化指标之一，对合同管理工作作出突出贡献或者为公司挽回、避免重大经济损失的，集团公司予以表彰和奖励。
第二十四条 严重违反本管理办法，给公司造成或者可能造成重大经济损失的，对责任人员予以批评或者处分，并责令赔偿经济损失；情节严重的，依据《劳动合同》的规定，解除劳动合同。构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
第七节 附 则
第二十五条 本制度经批准实施后，此前有关文件与本制度抵触者自行失效。
第二十六条 集团公司下属控股公司的合同管理制度可以参照本制度并根据实际情况自行制定合同管理制度，经集团公司批准后执行，并报法律事务部备案。
第二十七条 本制度由法律事务部负责进行解释，并可根据本制度制定实施细则。
第二十八条 本制度自2008年7月29日起施行。

厦门xx集团有限公司
二00八年七月二十九日

主题词： 资金使用审批 授权管理
抄报： 柯希平 董事长
抄送：集团总部各部门
厦门xx集团法律事务部 2008年7月29日