备用金管理新规制度和财务报销新规制度完整版.doc

备用金管理制度和财务报销制度

第一章 总 则
第一条 为严格控制费用支出，加强费用管理，提高公司效益，本着合理、节约原则，依照公司财务管理制度关于规定，制定本制度。
第二条 本制度中所称费用是指差旅费、住宿费、市内交通费、业务招待费、通讯费、办公费及其她费用等。
第三条 本制度合用对象为公司总经理及如下人员，总经理以上高层管理人员（仅限董事长）费用按实报销，无出差补贴等。
第二章 备用金借支程序
第四条 公司员工因公出差，为保证公司业务合理需要，按审批权限批准后，可向财务部预借一定数额备用金。
第五条 备用金借支程序：借款人因公出差应填写出差申请单，即派差单，按规定程序批准后到财务部应收往来会计处领取借款单并填制借款单（借条），按第四章规定权限审批后交应收往来会计编制记账凭证，由稽核岗位会计复核，出纳依照复核后记账凭证，向借款人支付备用金。借支5000元以上大额备用金须提前一天告知财务部。
第六条 备用金借款人须在公司业务完毕后5个工作日内到财务部结清备用金。次年1月6日前，上年所有个人借支备用金都必要结清归还，逾期不还，一次从工资中扣回。
第七条 借款单是财务账务解决根据之一，是业务发生原始记录，报销费用时借款单不予退还；归还多借备用金时，由出纳开具收据给报销者本人，借款单也不予归还。
第八条 备用金是为保证公司业务需要而设，因私不得借支备用金。
第三章 费用报销程序
第九条 费用报销程序：报销人按下款规定自行粘贴票据并填制费用报销单或差旅费报销单（差旅费报销明细表），按第四章规定权限审批后交费用会计编制记账凭证，由稽核岗位会计复核，出纳依照复核后记账凭证向报销人支付报销款或收取归还备用金余款；出纳收取归还备用金余款须向报销人开具收据，借款单不予退回。
第十条 对原始票据规定：
⑴、所有票据必要是合法正式发票，除定额票据外，别的票据都必要是一次性套写清晰票据，收据（财政票据除外）及白条不予报销；业务中因个人因素违章罚款单据不予报销；特殊状况下，必要阐明状况合理后，必要总经理签字批准。
⑵、原始票据粘贴：交通票据等小票据粘贴范畴以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。
原始票据必要按交通票据、住宿票，招待票等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴或分类别审批报销，不能混合粘贴。
⑶、除交通票据外其她票据，报销人须在每张票据正面空白处注明票据金额开支用途并签名。装卸费、运杂费、仓租费、保险费等票据须注明业务或提供相应单据号并签名。
⑷、不符合上述规定规定报销单据，财务部有权退回，规定报销人重新整顿。
⑸、对于审批手续不全原始凭证，会计不得编制记帐凭证，出纳也不得付款。
⑹、未按规定期间报销，财务部门应于当月工资中扣回预借差旅费，待报销时再行支付，并从6日起按日加收借款额1%资金占用费用，从出差费用中补贴费中扣除，当月费用必要在次月3号前报销。
⑺、财务部有权对不实出差费用向员工出差居住地酒店或其她有关人员直接查询，如有虚假行为取消该项费用报销，并处在容许报销总金额20%罚款。
⑻、出差人员应认真填写派差单，派差单作为差旅费报销根据，缺一不可，否则财务部不予报销各种费用（后附派差单）。
第十一条 费用报销后，财务部费用会计应记录个人费用登记帐簿， 按月上报财务部经理、总经理审视。业务员费用列入个人销售费用进行收入成本费用考核。
第四章 审批权限
第十二条 备用金借支审批权限：
⑴、备用金借支金额在3000元（含本数）如下，由部门经理签字确认，主管副总经理审核签字，财务部经理签字批准；
⑵、备用金借支金额在3000元以上，由部门经理签字确认，主管副总经理审核签字，财务部经理签字核准后，报总经理签字批准；
⑶、财务部经理借支必要由总经理签字批准。
第十三条 费用报销审批权限：
⑴、部门经理如下人员报销，由部门经理签字确认，主管副总经理审核签字，财务部经理签字核准后，报总经理签字批准；
⑵、部门经理费用报销由主管副总经理审核签字确认，报财务部经理审核签字后，报总经理签字审批；
⑶、副总经理费用报销由财务部经理审核签字后，报总经理签字审批；
⑷、财务部经理费用报销由总经理签字审批。
⑸、总经理不在时，备用金借支由财务部经理请示总经理批准，待总经理返回时补签。
第十四条 总经理、董事长使用资金或报销直接告知财务部经理，由财务部经理及时指派人员办理。
第五章 出差补贴原则
第十五条 出差是指公司人员受公司主管负责人派遣（派差单）在公司办公所在地都市以外地区履行公务，并依照本制度规定享有相应出差伙食补贴原则、交通工具原则及出差住宿原则；在公司办公所在地都市市内履行公务不享有出差伙食补贴。
第十六条 公司员工出差应严格履行报批手续，未经批准不得自行出差，自行出差或因私外出所发生费用均由其本人自行承担，公司不予报销。
第十七条 公司各部门应严格控制出差人数，并考虑其完毕任务期限，拟定合理出差日期，逾期出差应向主管负责人报告，对因公出差人员，按相应原则报销出差费用。
第十八条 员工出差分 “长途”和 “短途”两种，即当天能来回为 “短途”，出差时间在一天以上为 “长途”。
第十九条 长途出差地点区别为1类区，2类区，港澳台地区三种，即：
二类区：特区、上海、北京、广州；
一类区：除二类区以外地区。
第二十条 出差住宿费报销，在原则以内据实报销。
职务 一类区（元/人/天） 二类区（元/人/天）
普通人员 120 160
科长、主管、工程师级 140 180
部门经理级 160 220
第二十一条 员工短途出差视同出勤，不再享有出差补贴。
第二十条 长途出差补贴，按规定原则填写补贴费，一类区40元/天/人，二类区60元/天/人。
第二十二条 员工出差乘坐交通工具：公司副总经理及以上领导可乘坐飞机、软卧、轮船二等舱；
部门经理级：可乘坐飞机、软卧、硬卧、轮船三等舱，乘坐飞机、软卧需报总经理批准、乘坐软卧仅限正职；
别的员工乘坐火车硬卧、轮船四等舱。
第二十三条 住宿费，交通费按规定原则之内凭票报销，超标自付，从补贴费中直接扣减补贴费局限性以扣除，局限性某些从工资中扣除。对于参加涉及住宿、市内交通与生活费用在内会议和由邀请方承担费用会议，不享有任何补贴。
第二十四条 出差人员伙食补贴天数按出差自然天数减去一天计算，即算头不算尾（当天出差当天返回不报销伙食补贴）；住宿原则按实际住宿天数计算。
第二十五条 出差人员超原则乘坐交通工具须经总经理签字批准方可报销，并须事先请示。
第二十六条 长途交通票据如果遗失，须写出书面报告，且有1人以上同行人员或关于人员签字证明，经部门经理订立意见，报主管副总、财务部经理、总经理审批后，按票价50%报销。
第二十七条 司机带车出差且当天不能返回，每天住宿、生活补贴按普通员工原则执行。
第二十八条 公司员工出差途中，经批准可绕道回家探亲，其车船费由公司承担，在家期间不享有伙食补贴，不予报销住宿费用。
第六章 房屋租赁费
第十八条 长期住外业务人员租房原则（含水电费、固定电话费、物业费等费用）：特区800元/月以内；直辖市600元/月以内；其她地区300元/月以内，据实报销。
第七章 市内公共交通费原则
第二十九条 市内交通费是指公司员工在公司所在地或办事处所在地办理公务所发生交通费（涉及公共汽车费和出租车费），公司员工上下班或因私所发生交通费不在此列。
第三十条 有伙食补贴人员，市内交通费包括在补贴费之内，没有补贴费，按实际发生公交车费用报销，公交车票除二人及以上同行外均不得连号。。
第三十一条 所有因公报销出租车费用，必要在出租车票背面注明来回地点及用车事由，按审批权限进行批准。
第八章 通讯费原则
第三十二条 通讯费指因公使用通讯工具而发生费用，涉及移动电话、固定电话等。通讯费一律实行凭票限额内报销。
第三十三条 使用移动电话员工，其裸机购买费一律由使用者本人承担。
第三十四条 通讯费报销原则：
副总经理300元/月；
部门经理200元/月；
车间主任、科长以及特殊岗位人员100元/月。
第三十五条 对于享有出差补贴费业务人员，通讯费包括在补贴费之内，不得此外报销通讯费用。有规定定额通讯费人员，不得以出差为由，额外报销通讯费。
第三十六条 享有通讯费报销原则人员必要保持24小时（含节假日）通讯畅通。
第九章 业务招待费原则
第三十七条 业务招待费是指因工作需要招待客户和关于部门人员而发生费用。
第三十八条 各部门人员因公接待外单位人员，建议安排工作餐，需要到外面宴请，须事先获得部门经理、主管副总经理批准，否则不予报销。部门需安排接待工作餐，须经部门经理批准由公司办公室统一按排并登记备案 ，记入部门招待费。
第三十九条 各部门人员因公出差确需应酬，须事前电话请示部门经理、主管副总经理批准，限额接待。
第四十条 招待费发票日期栏必要填写清晰，报销时应附有业务事由、详细人数、时间、地点、批准领导等。
第十章 办公费原则
第四十一条 办公费是指办公用品、印刷品及其他办公物品等支出。公司办公费统一由办公室指定专人进行控制与管理。
第四十二条 各部门申请购买办公用品、印刷品等其他办公物品时，需注明用途、数量、规格型号，办公室需查明与否可调节使用，再拟定与否购买，报财务部经理，总经理审批后执行。
第四十三条 办公室负责办公用品领发人员，每月需填报办公用品、印刷品等购、领、发、存报表，按部门分类归档，报送财务部和各关于部门。
第十一章 其她费用原则
第四十四条 礼物费。因工作、业务特殊需要，需赠送关于部门人员或客户礼物，由董事长或总经理安排采购，其她个人不得擅自赠送礼物。
第四十五条 加班费。加班费由人力资源部按国家和公司关于规定办理，月底随同当月工资一起发放。
第四十六条 福利费。公司发放给职工各种福利，须由总经理批准，由综合管理部安排采购并按规定制度发放。
第十二章 其她规定
第四十七条 主管及以上人员职务以人力资源科正式任免告知为准，对外使用职务不对内使用，也不享有本制度规定各项相应级别原则报销关于费用。
第四十八条 休探亲假人员费用报销原则按人力资源部规定执行。
第四十九条 备用金借支和报销单据审核，财务部随时受理，但审批和报销款领取时间为每周星期2、4，别的工作日财务部不予办理。
第五十条 本制度自9月1日起实行。
第五十一条 本制度由财务部负责解释。