行政事业单位档案管理制度.docx

档案管理制度
一、 为了加强机关档案工作，提高档案的科学管理水平，充分发
挥档案工作在环保事业发展的作用，根据《中华人民共和国档案法》、
《环境保护档案管理办法》和《机关档案工作条例》制定本办法。
二、 档案工作是机关工作的重要组成部分，应列入机关的发展规划与年度计划，列入各处室和工作人员的岗位责任制。
三、 机关档案实行集中统一管理原则。本局各处室个人在进行公务活动中直接形成的各种门类、多种载体的文件材料，必须定期由文书或者经办部门整理、立卷并移交局档案室集中统一管理，任何个人不得据为已有。
四、 本局档案工作由主管局领导分管，办公室负责人主管，档案专职管理人员负责日常具体工作。
五、 建立局机关档案管理网络。机关各处室（含直属单位）须指定一名兼职档案员，负责本处室文件材料（包括纸质文件和非纸质文件）的收集、整理、立卷归档工作，并按时向局档案室移交。机关全体人员都是机关档案的形成者和利用者。
六、 本机关在公务活动中形成的文字材料、电子材料、报表、帐册、图纸、照片、录音带、录像盘片都属于归档范围。七、归档时间，根据文件材料的形成规律分别为：
1、 各处室形成的文字村料在次年的三月底之前立卷归档；
2、 各种专业性会议的材料于会后一周内归档；
3、 参加上级机关召开会议的全套会议材料，在传达贯彻后应及时归档；
4、 各种统计报表在次年六月底前归档；5、会计档案在年终后，由会计部门保管一年，期满后由会计部门编造清册，移交归档。
6、 基建项目在竣工验收后一月内归档；
7、 环境保护建设项目环评审批文件、材料、竣工、验收报告等，在次年的五月底前填写移交清单立卷、归档；
8、 重要的工作会议，专业性技术会议和学术会议的文件材料，应
由会议组织部门在会议结束后一个月内整理、立卷，并移交局档案室。
八、文件材料的归档要求
1、 归档的文件材料必须完整、准确。要遵循文件材料形成规律和特点。
2、 归档的文件材料其原稿（定稿），要求用毛笔或钢笔（蓝黑、
黑墨水）书写，要求纸质优良、字迹工整、图表清晰、签字手续完备。修改、批语文字材料均应写在文件右侧，文件材料的左侧应留有装订宽度（2cm）。
3、 建设项目环评归档要求按照《国家环境保护行业标准》操作执行。
4、 会计档案的编目应符合《会计档案案卷格式》（DA/T39-2008）的规定。除会计凭证外，其他会计档案案卷都应填写卷内备考表（格式1）和卷内文件目录（格式2）。会计案卷目录（格式3）既是会计档案的保管清册，也是会计档案的检索工具，案卷目录应根据会计档案的分类方案和案卷的排列编号顺序进行编制，项目包括：案卷号、类别、题名、起止时间、保管期限、卷内页数和备注。
5、 声像档案应有文字标出摄像或录音的时间、地点、内容和责任者。
6、 案卷的标题要确切、简明地反映卷内的文件内容。7、接受归档的文件材料，由移交处室编写移交清单。九、档案的保管期限，密级划分按有关规定执行。
十、机关工作人员调离本单位前，须按规定完成其个人保管档案
资料移交后，人事部门方能办理调离手续。
格式1
卷内备考表
说明：
立卷人：
立卷时间：检查人：
检查时间：

- 4 -
格式2
归档文件目录
序号
责
任
者
文
号
题
名
日
期
页号
备注

- 44 -

格式3
会 计 档 案 目 录
案卷号
类别
题
名
起止时间
保管期限
卷内张数
备 注

自 年月至年 月

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9、xxxx公文管理制度
一、发文规范
（一） 公文形式规范
市xx行政性公文主要包括正式文件、便函、会议通知、环保许可与服务类格式文件等。正式文件以市xx名义发文，以“xx、xx发、xx函〔20**〕*号”编号，盖局章，使用正式文件头纸。便函以市xx名义发文，以“xx函〔20**〕*号” 编号或不编号，盖局章，使用局便函头纸。转发一般性工作文件、印发内部管理制度及会议通知等，原则上应以局办公室名义发文，以“xx办〔20**〕*号”编号，盖局办公室章，使用局办公室文件头纸（使用局便函头纸时可不编号）。
（二） 拟稿规范
1、 要符合党和国家的方针、政策、法律、法令和有关上级机关的规定；
2、 做到情况确实、观点明确、文字精炼、条理清楚、层次分明、标点符号正确、篇幅力求简短；
3、 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类；
4、 单位名称排序合理，人名、地名，数字引用准确，时间一般写年月日。数字及专用术语符合国家语言文字的规范要求。
5、 引用的公文要写明发文机关，公文编号、标题和发文时间。
6、 结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。
7、 上行文在首页需注明签发人姓名，以局名义发文的，应由局长签发。因局长外出或特殊情况须紧急报送的上行文，应经局长授权同意，并附上情况说明。
8、 严格执行有关保密规定，秘密文件应按规定申请定密，并标注密级、印刷份数及序号。
9、 正式文稿一律用局的刊头纸，手写的文稿一律用方格纸，一字一格，书写端正。电脑打印的初稿可视同原稿归档。修改较多、模糊不清的稿件，经办人要另行誊清。
（三）签发规范
1、 各处室草拟的文稿，须由处室负责人仔细审核，若不宜对外公开的公文应在拟稿纸上一并注明“不公开”字样；涉及其他处室的内容，经办部门应主动征求意见，办理会签手续。
2、 拟完成的文稿，由办公室重点审核行文必要性、文种、版式、主（抄）送范围等内容，业务内容由拟稿处室负责校核。
3、 局与外单位联合发文或需外单位会稿的，经局长或分管局领导签发后，由经办处室负责会签和盖章。
4、 一般性文件，由分管局领导签发；向市政府和省生态环境厅请示、报告、年度工作总结、工作布置、环保规（计）划、规范性文件及涉及人事财务等重要事项文件，由局长签发或局长委托分管局领导签发。
5、 各处室便函由各处室负责人签发。需要加盖局印章的由局领导签发。
6、 签发公文，签发人应当明确签署意见，写上姓名和审批时间。
其他审批人圈阅的，应当视为同意。
（四）缮印规范
1、局正式文件由拟稿人负责校对、装订。 2、需较大批量印制的材料，从严掌握，经办公室同意后，统筹安排到市政府定点采购的印刷厂制作。
3、文件底稿（包括电子文稿）和正式文件一式二份及时交办公室存档（报送市委办、市府办的正式纸质文件数量从其规定）。
二、收文规范
（一） 寄送市xx及局办公室的文件，一律由办公室启封，其他人不得擅自拆封。
（二） 市xx接收的公文，由办公室负责分类编号登记，
办公室负责人提出拟办意见，送局领导阅批后按分工转有关处室办理。
（三） 确非本部门职权范围办理的公文，处室负责人应立即向阅批领导汇报并改批后，由办公室转交其他处室办理。
三、附则
（一） 市xx其他公文（如中共xxxx党组文件、行政复议决定书、行政处罚决定书、行政处罚通知书等）及以设在市xx的各类专项领导小组及其办公室名义行文的，参照本办法执行。
（二） 各职能处室和部门依据法定授权拟制的格式公文（如环评文件审批、项目竣工环保验收、排污许可证发放等）按规定流程执行。
（三） 本制度按《党政机关公文处理工作条例》及《党政机关公
文格式》国家标准执行，未尽事项由局办公室负责解释。