办公室日常管理核心制度.doc

办公室日常管理制度

目录

总则…………………………………………………….
第一条 办公秩序……………………………………..
第二条 考勤制度…………………………………….
第三条 办公室卫生规章制度………………………..
第四条 IT类设备使用规范………………..………..
第五条 办公室用电安全…………………………….
第六条 档案管理……………………………………..
第七条 印鉴管理……………………………………..
第八条 办公用具管理………………………………...
第九条 会议制度………………………………………
第十条 罚则……………………………………………

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总 则

1. 为加强企业管理，维护企业良好形象，特制订本要求，明确要求，规范行为。发明良好企业文化气氛。
2. 本要求所指行政事务包含服务规范、办公秩序、办公室卫生规章制度、档案管理、印鉴管理、办公用具管理等。

第一条 办公秩序
（一） 基础准则
1. 不可大声喧哗、打闹，不利用计算机、手机等播放音乐或歌曲影响她人工作，也不许谈论和工作无关事及公开对企业内部和外部人员发表直接或间接评论和怨言；
2. 个人通讯方法要留存企业，如变动立即通知行政部进行更新，如有急事须立即回复，以免耽搁工作；
3. 保持办公区域环境清洁：不得在办公区域内吸烟；不得在办公区内堆放纸箱、书籍或其它杂物；不乱仍杂物、随地吐痰；不得在办公区内用餐；保持电话、电脑等办公设备清洁；不得在室内摆放和工作无关物品，下班前保持桌面整齐、座椅归位。
4. 不得在企业电脑上玩游戏、下载电影、游戏（包含下班后）。
5. 不得在工作时间进行网上聊天或浏览、下载和工作无关内容，。
6. 未经许可，不准随意翻动、阅览她人办公桌上文件、资料、汇报等材料，废弃文件应立即销毁，机要传真、文件内容不得随便传阅泄密。关键文件存放应注意保密，不得随意摆放。
7. 工作期间不得在办公区接打私人电话，确有需要时间在非办公区接打私人电话不得超出15分钟，严禁利用企业电话接打私人电话。
8. 饮食，就餐时间为：12:00---13:00 ，不许可在办公区域就餐。自备食物职员在下班休息时间按前后次序使用微波炉进行加热，最终一位使用微波炉者关闭电源。工作时间内严禁在办公区域内食用有气味食品及零食。
10.不得利用工作时间和企业设备干私事。
11.不得赌博、不得聚众闹事、不得使用欺侮语言。
12.下班后，最终离开工作区同事负责检验并关闭电源（电灯、电脑、空调等设备），关好门、窗。
13. 办公区内严禁焚烧杂物或使用明火，不能自行安装或乱拉电线，预防失火。
14. 未办理相关手续，不得将企业财产、统计或其它物品带出。
15. 来客、来访接待必需在办公时间内进行，未经特许，非办公时间不得带外人进入办公室。
16. 办公室（桌）面每日下班前各自进行整理保持台（桌）面整齐、卫生，办公用具摆放整齐。
17. 未经行政部同意，严禁私自调换工作位置或挪动工作台、文件柜等办公家俱、办公设备。

（二） 礼仪规范
1. 仪表：职员衣着应合乎企业形象，标准上职员穿着及修饰应稳重大方、整齐清爽、洁净利落、衣饰整齐、完好协调、悦目（不能穿拖鞋、女士不能穿短裤、吊带装、睡衣、超短裙等；男士不能头发太长、长指甲、面容不清洁等等）
2. 微笑服务;在接待企业内外人员垂询、要求等任何场所，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方。
3. 用语：在任何场所应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。
4. 现场接待：
碰到客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间，办公室内应确保有些人接待。
标准上企业不许可在办公室接待亲友，如特殊情况，经部门主管同意，可在不影响企业正常业务情况下，在接待室或会议室进行。
5. 接通电话
接电话应立即，通常铃响不应超出三声，如受话人不能接听，离之最近职员应主动接听，关键电话做好接听统计（包含何时，何地，何事，回复时间等），严禁占用企业电话时间太长。

第二条 考勤制度

为规范职员作息、提升工作效率。达成工作目标。企业全体职员全部要遵守企业考勤和休假制度。详见《考勤规章制度》。

第三条 办公室卫生规章制度
（一） 内容和适用范围
1.本制度要求了办公室卫生管理工作内容和要求及检验和考评。
2.此管理制度适适用于本企业全部办公室卫生管理。
（二） 定义
1. 公共区域：包含办公室走道、会议室、卫生间，天天由保洁员进行清扫；
2. 个人区域：包含个人办公桌及办公区域由各部门工作人员天天自行清扫。
（三）办公室卫生要求
1. 要做到公共区域及个人区域地面洁净清洁、无污物、污水、浮土，无死角；门窗洁净、无尘土、玻璃清洁、透明；墙壁清洁，表面无灰尘、污迹；沙发、茶几、挂件、画框及其它装饰品表面洁净整齐；卫生间、洗手池内无污垢，保持清洁；卫生工具用后立即清洁整理，保持清洁、摆放整齐；垃圾篓立即清理，无溢满现象；保持鱼缸清洁，定时换水和给鱼喂食。
2. 职员工位卫生由职员自己负责清理洁净，自己办公用具和多种用具存放整齐有序，办公桌面要保持表面无污垢，无灰尘，蜘蛛网等，办公室内电器线走向要美观，规范，并用护钉固定不可乱搭接临时线。
新进设备包装和报废设备和不用杂物应按要求程序立即给予清除。
3. 职员不随地吐痰，不随地乱扔垃圾；不准在室内和走廊堆放物品、燃烧废纸、乱贴乱画；办公室门口及窗外不得丢弃废纸、倾倒剩茶；下班后要整理办公桌上用具，放罢整齐；下班后先检验各自办公区域门窗是否锁好，将一切电源切断后即可离开。
4.室内不许存放垃圾，定时清理洁净。
5.办公室工作人员要讲究卫生，养成良好卫生习惯，保持办公室内外清洁美观，发明良好工作环境。
6.办公室人员有义务提醒外来人员，不准随地吐痰，乱扔纸屑、瓜果、皮核、严禁从窗户往外吐痰倒水，乱扔杂物。

第四条 办公室IT类产品使用规范

电话机、计算机由企业统一为职员配发，日常操作和保洁由使用者自行负责；复印机、打印机、传真机等放置在公共区；U盘和移动硬盘按需求申请使用，使用完立即归还。监控设备为企业安防需求，任何人不得私自拆装。

第五条 办公室用电安全

1.企业本部办公安全用电管理由企管中心负责。
2.企业办公室电源输电线路由企管中心指定专员负责，任何部门均不得自行接线接电。无电工执照人员不准安装电源线路。
3.对陈旧老化、超负荷电源线路，必需有计划地逐步更换。一时难于更换，必需在确保安全条件下，采取尤其防护方法，不然，必需暂停使用。
4.电源线路必需安装可靠保险装置，并正确使用保险丝，确保用电安全。严禁使用铜线和其它非专用金属线当保险丝使用。
5.各办公室严禁职员使用大容量电器设备。需安装大容量电器设备时，必需经总经理同意。凡电源线路容量不许可安装大容量用电器地方，一律严禁安装。
6.全部用电场所必需实施“人走电关”要求，人员离开用电场所或电器设备不使用时，要关闭电源。二十四小时用电设备，必需有专员值班，随时掌握用电安全情况。
7.电器在使用过程中，发生打火、异味、高热、怪声等异常情况时，必需立即停止操作，关闭电源，并立即找电工检验、修理，确定能安全运行时，才能继续使用。
8.安全用电必需坚持定时检验制度，企管中心会同相关部门，每十二个月组织1～2次检验，各部门每个月要进行一次检验，对不安全隐患立即整改。
9.任何部门和个人全部必需严格遵守安全用电规则，严禁私拉乱接电源，严禁违章违规使用电器，严禁电源线路超负荷使用，确保电源插座周围清洁、远离水源。对于违规违章用电部门和个人，每位职员全部有检举和监督义务。
10.违反上述要求，依据情节按相关要求给处罚；违反要求造成人身伤亡和设备、财产损失，将依据情节和损失程度给罚款、赔偿、行政处罚处分，直至移交司法机关追究其刑事责任。

第六条 档案管理
1.归档范围
企业计划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议纪要、决议、决定、委任状、协议、协议、项目方案、通告、通知等含有参考价值文件材料。
2.档案管理要指定专员负责，明确责任，确保原始资料及单据齐全完整，关键档案必需确保安全。
3.档案借阅和索取
（1） 总经理、副总经理借阅档案可经过档案管理人员办理直接提档。
（2） 企业其它人员需借阅档案时，要经主管领导同意，并办理借阅手续。
借阅档案必需珍惜，保持整齐，严禁涂改，注意安全和保密，严禁私自翻印、抄录、转借、遗失。
4.档案销毁
（1） 任何组合或个人非经许可无权随意销毁企业档案材料。
（2） 如按要求需要销毁时，须经主管领导、企管中心同意后方可销毁；
（3） 经同意销毁企业档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，有专员监督销毁。

第七条 印鉴管理

1. 企业印鉴（公章）由企管中心负责保管。
2. 企业印鉴使用一律由部门经理或总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项要求造成后果由直接责任人员负责。
3. 企业全部需要盖印鉴介绍信、说明及对外开出任何公文，应统一编号登记、存档，以备查询。
4. 企业通常不许可开具空白介绍信、证实，如因工作需要或其它特殊情况需要开具时，必需经总经理签字批条方可开出。持空白介绍信外出工作回来必需向企业汇报介绍信用途，未使用必需交回。
5. 企业财务章由财务部保管，只限于财务部处理财务事务使用。
6. 企业协议章由总经理指定专员管理，只限于业务协议往来事务处理使用。
7. 人事章由人力资源部保管，只限于处理人事行政事务使用。
8. 盖章后出现意外情况由同意人负责。

第八条 办公用具管理制度
1. 目标
为规范办公用具管理，特制订本制度。
2. 办公种类：消耗办公品，IT办公资产用具,管理性办公用具。
3. 办公用具管理措施
（1） 办公用具分为个人领用和部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用具，如圆珠笔、橡皮；“部门使用”系本部门共同使用用具，如打孔机、大型订书机及生产部、技术部专用办公工具。
（2） 消耗品可依据历史统计（如已过去六个月耗用平均数）、经验法则（估量消耗时间）设定。
（3） 领用管理基准（如圆珠笔每个月发放一次），并可随部门或人员工作调整发放。
（4） 管理消耗品文具应限定人员使用，自第三次发放起，必需以旧品替换新品，但消耗品不在此限。
（5） 管理性办公用具列入移交，如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿。
（6） 办公用具申请应于每个月二十五日由各部门提出“办公用具申请单”，交企管中心汇总，次月一日发放。但管理性办公用具请领不受上述时间限制。
（7） 企管中心发放办公用具时应分别登记，并控制文具领用情况。
（8） 办公用具严禁职员取回家用，特殊情况需带回家用，需部门经理同意，后交由企管中心同意方可。
（9） 办公用具采购由企管中心汇总、采购。消耗类办公用具可批发采购或耗用量大者应酌量库存（如：必需品、采购不易）。特殊办公用具（价值较高）或办公室固定资产类需经总经理同意授权后采购。
（10） 新进人员到职时由各部门提出办公用具申请，向企管中心申领办公用具，人员离职时，应将剩下办公用具一并缴交人事行政部。

………..各部门
需求计划

…………企管中心统计
汇 总
办公用具管
审核同意
理步骤图
…………总经理/企管中心 …

………..采集采购
采 购

………….企管中心
验收保管

领 用
………….各部门

第九条 会议制度
一、 目标
为深入规范企业会议管理，做好上情下达和下情上报工作，实现企业信息资源在各部门之间快速有效传输，确保会议内容及议定事项得到有效落实，方便有效地提升企业运行水平，特制订本制度。
二、 企业会议类型
企业多种例会召开时间、地点及主持人和参会人员表
时间
专题
地点
参会人
主持人

（如有其它临时召开会议或时间变动，请以临时通知为准）
三、 会议议题
（1） 每次开会全部要有专题，主持人召开专题会议，传达企业会议精神，讲评部门工作关键点及存在问题，帮助下属处理工作汇中碰到困难和问题，并对下一步工作进行指导。
（2） 各部门依据实际情况，由各部门经理决定是否邀请财务、人事等其它部门同事或企业领导参与例会。
四、 会议要求
（1） 做好会议统计。
（2） 会议纪要在会议召开2天之内形成书面材料，并上传企业共享文件夹中，方便各部门学习和落实会议精神，以使大家共同遵守实施。
（3） 对外专题会议组织部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、参会人应提交资料等）准备组织工作。
（4） 每次会议全部要有明确专题和需要处理问题，并围绕此召开会议，不能够在会议时间讨论于此无关话题。
五、 会议纪律
（1） 书记员认真统计会议纪要，如实按会议制度统计会议内容，参会缺席、迟到等情况。
（2） 各部门参会人员必需按时，不得无故缺席，无故缺席累计达三次以上，视为严重违纪。和会人员通常不得缺席或指定她人代表，确因个人紧急事务需要请假，须向会议主持人请假，同时指定专员代为推行职责。
（3） 会场内关闭手机或调至震动，会议期间来电，如无紧急事情，会后由当事人回复来电，如有紧急事情，需经主会人许可再外出接听电话，会议期间参会者不喧哗、不窃窃私语，特殊情况会场外再联络。
六 会后事项
（1） 会议室使用者应自觉保持会议室清洁卫生，会议结束后，应将电灯、空调等设备电源关闭，同时清理杂物、座椅归位，保持室内卫生整齐、设施完好。
（2） 会议统计为企业机要档案，保管人员不得私自外泄。其调阅应严格按企业文档管理制度和保密制度相关要求实施。
（3） 会议努力争取实效。会议议定事项、部署工作任务、提出措施方法，会议责任人要指定专门人根据落实要求进行跟进，层层进行传达落实，务必使实施人明确是什么、为何、怎么做，对常常性工作要用制度形式确定下来，努力争取每次会议全部有具体结果。
第十条 罚则
若有职员违反此规章制度，企业将给口头警告、通报批评、记过、降职降薪、解聘等处罚；

附则
第一条 本制度由企管中心制订，解释权归企管中心。
第二条 本制度由总经理核准后实施。
本制度自 年 5月 8日起落实实施。