OTC部管理新规制度.doc

OTC部门职责
一、 负责确定企业OTC相关销售管理规章制度并实施；
二、 负责制订并落实企业OTC渠道及终端销售策略；
三、 负责OTC市场调研、市场拓展、市场策划并指导部门各级人员实施；
四、 负责完成企业年度销售任务指标和部门目标达成；
五、 负责终端用户网络开发和优化，进行有效管理和维护，保持健康稳定长久合作关系；
六、 负责用户档案建立及销售数据统计分析；
七、 负责市场信息搜集整理，并汇总上报企业以制订合理方案；
八、 负责部门应收账款回笼工作，确保企业资金运转正常；
九、 负责和企业各部门合作和协调，促进团体良性发展；
十、 认真完成企业交办其它工作。

OTC部门经理岗位职责
一、 依据企业经营总目标，制订本部门销售目标和工作计划，领导并管理下属团体顺利达成企业目标；
二、 指导、监督、检验本部门日常工作，制订和修改本部门管理制度；
三、 负责对市场销售环境、开发潜力进行分析、监管和指导；
四、 组织本部门进行终端用户开发、维护和管理，并全程监控；
五、 制订本部门组织架构及人力资源发展计划，建立、培训、管理销售队伍
六、 管理用户档案和销售档案，监控销售数据和费用支出；
七、 严格实施企业应收账款制度，组织并监督销售货款回笼；
八、 关注本部门职员思想动态，立即沟通处理工作中出现问题；
九、 协调本部门和企业各部门关系，精诚团结，打造一支有纪律有效率精英团体；
十、 认真完成企业上级交派其它事务及未尽事宜。

OTC部区域经理岗位职责
1、根据企业下达销售任务和指标，立即制订销售计划并分解区域目标；
2、负责管理责任区域内员工日常工作，检验、督促各项制度、任务落实实施情况；
3、负责管理责任区域内终端用户开发和维护，辅助并指导员工开展工作；
4、合理计划市场，有效整合资源，扶持关键用户，培养潜力用户；
5、处理员工在工作中碰到多种问题，勇于负担责任；
6、完善并建立用户档案，做好用户关系管理工作；
7、搜集市场信息，分析销售数据，做出正确市场分析；
8、严格实施企业应收账款制度，确保货款回笼；
9、负责制订责任区域每个月工作计划和工作总结；
10、承接企业上级部门交办其它事务及未尽事宜。

OTC部开票主管岗位职责
1、严格推行企业各项规章制度，以身作则；
2、负责管理开票员日常工作，立即、正确传达企业各项决议和相关销售政策并监督落实；
3、监管好开票员对用户售前、售中、售后服务；
4、负责搜集商业信息，立即向企业相关部门反馈（质量、价格、品种、服务等）；
5、负责本部门货款安全及资金回笼，督促开票员立即回款；
6、和企业各部门沟通，立即协调处理部门间工作中存在问题；
7、处理用户投诉，经过电话回访、走访等形式维护用户，尤其是关键用户维护工作；
8、定时对开票员进行业务技能、职业道德、服务意识等方面综合素质教育；
9、监督开票员所开出每一笔商品价格合理性，预防开人情票、错开、低开等，确保企业利益不受损失；
10、每15日向部门经理汇报销售、回款、应收情况，做好当月工作总结分析及下月工作安排；

OTC部内勤岗位职责
1、 遵守国家法律法规及企业各项规章制度，服从部门统一指挥
2、 帮助部门经理和员工汇总各片区年/月度销售数据；
3、 提供分类工作报表及部门销售业绩统计、查询、管理；
4、 负责建立、整理用户档案、确保有效用户信息；
5、 帮助各类销售会议组织和安排工作；
6、 负责接收和传输各区域及销售人员多种报表和申请；
7、 负责部门各类文件资料及促销物品保管、发放；
8、 接收、转发、处理、保管部门来电来函及文件，做好业务电话、短信、邮件登记工作，对用户反馈意见进行立即汇报、处理；
9、 帮助员工回款，统计应收账款明细，并对应收账款实施管理，提供给收账款及其相关信息；
10、严守企业秘密，完成上级交办其它工作。

OTC部员工岗位职责
1. 遵守国家法律法规及企业各项规章制度，服从部门统一指挥。
2. 爱岗敬业，保质保量完成本部门分解下达销售任务及各项指标。
3. 主动努力开发终端用户，做好客情维护工作，扩大市场拥有率并提升销量。
4. 认真做好用户档案和销售报表，立即上报相关数据资料。
5. 严守企业商业机密，维护企业利益，不寻求个人私利。
6. 搜集市场信息及同业动态，向上级提出合理化提议。
7. 重视个人修养，自觉维护本部门及企业良好形象。
8. 果断实施企业应收账款制度，立即回笼货款，确保企业资金运转正常。
9. 和企业各部门同事团结帮助、相互学习、共同进步。
10. 完成本部门及企业安排其它工作和未尽事宜。

OTC部开票员岗位职责
1、遵守企业各项规章制度，服从部门统一管理；
2、负责企业销售开票业务，确保企业正常经营秩序；
3、严格实施确定用户正当经营身份、经营权限、信贷额度；
4、根据用户计划需求立即正确开票并督促发货，跟踪了解到货时间、数量等，确保药品安全抵达和货款安全回笼；
5、做好责任区域用户维护管理工作，经过电话回访、信息反馈等互动形式和用户建立良好客情关系；
6、建立并完善用户档案，搜集商业信息（药品质量、价格、品种、服务）立即反馈给企业相关职能部门；
7、主动和责任区域员工联络沟通，协同做好销售工作，并督促员工立即对账回款；
8、认真完成企业下达各项指标任务，主动推销自营品种、促销品种、近效期品种及大库存品种；
9、不停加强本身业务技能，熟练系统操作步骤；
10、负责外地销售退货工作，立即办理相关手续。

OTC部行为规范及处罚条例
一、总条例
1. 遵守企业考勤制度及相关管理要求，违者统一按企业制度处罚。
2. 在企业按要求统一着装，注意个人仪容仪表，穿着得体（男士不蓄发留须、敞胸露怀；女士不穿薄、透、露类服装及无跟鞋）并正确佩戴工牌，违者罚款10元/次。
3. 严禁在办公区域吃零食（口香糖、干果、干粮类等）及饮酒，严禁大声喧哗、嬉戏打闹，违者罚款10元/次。
4. 正常出勤人员轮番值日，提前10分钟到企业打扫责任区域环境卫生，未遵守或打扫不洁净罚款10元/次，罚值日一天。
5. 珍惜企业财物，按正确方法使用办公设备，不得野蛮操作，下班后立即关闭设备电源，违者罚款10元/次，如有损坏照价赔偿。
6. 企业电话仅限于办理业务时使用，不得公话私用，违者罚款10元/次。
7. 按时参与每日8：00晨会及月/季度培训，不得无故缺席，违者罚款员工（开票员）10元/次，经理（主管）20元/次。（外埠人员统一参与每个月/季培训）。
8. 爱岗敬业，尽职尽责，对出勤不出力者一经查实罚款50元，限期一月整改，整改无效作清退处理。
9. 保持和上游用户及其业务代表亲密联络，主动配合各项销售活动实施，维护好合作关系，不得排斥、推诿，一经发觉罚款20元/次。
10. 主动参与并配合企业及各部门联合组织活动、会议，服从统一安排，注意节省物品资料，违者罚款20元/次。
11. 自尊自爱，不在同事及各部门之间传输谣言、她人是非、消极言论，不以任何言行干涉各部门正常工作，违者罚款50元/次。
12. 对领导尊敬，对同事友爱，相互之间不得欺侮、恶意争吵甚至斗殴，现场参与者罚款，员工（开票员）50元/次，经理（主管）100元/次，均做出书面检验并企业通报，情节恶劣者给予清退。
13. 未经企业同意私自和用户签署协议或虚假承诺，所造成一切不利后果及经济损失均由当事人负担责任并罚款100元。
14. 不得利用企业资源、渠道兼作其它企业业务或代理产品，从中谋取个人私利，一经发觉查实立即停止当事人一切相关工作，调离原岗位或清退，并罚款100元。
15. 工作中渎职丢失用户档案、销售资料、企业文件、财务票据视情节罚款10-50元，查证属有意泄密行为者罚款200元并作清退处理。
16. 不得私自滞留货款或挪作她用，一经发觉除追回应缴公款外，罚款100元/次，做出书面检验并企业通报。情节严重、数额较大者送交国家司法机关处理。
17. 申报费用项目必需真实有效，提供足额发票，不得弄虚作假，一经发觉根据虚假数额10倍处罚。
18. 对本部及企业其它部门交办事项要认真对待、办理，做到有请示有汇报，不得有意推托延期，推托者罚款20元/次，延期者罚款20元/日。
19. 新职员（包含实习主管、实习经理）须经过3个月试用期，试用期内各项条件符合要求，经区域经理、大区经理、部门经理、营销总监逐层审核经过后转为正式职员参与绩效考评（能力优异者可提前转正）。
20. 不得随意请假、休假，公休及婚假、产假等特殊长假必需提前申请并做好业务接替手续，休假期间不得关闭手机或拒接企业电话，主动配合业务接替者工作，违者罚款20元/次；
21. 离职须提前30日递交书面申请，经部门经理同意之日起60以后妥善安排好交接工作方可办理离职手续，离职之日起6个月后领取最终30天薪资；不按要求忽然离职者6个月后办理相关手续。行为恶劣者不予办理薪资手续。

二、员工守则
1. 员工必需确保每日8：30-18：00在岗时间，如抽查发觉无正当理由提前下线或在非责任区域活动，违者罚款20元/次。
2. 员工在各自责任区域内工作，无企业授权不得窜区越界开展业务，影响企业业务秩序，违者罚款20元/次，并以窜区销量3~5倍在当月完成量中扣除，窜区销量计入被窜区域员工考评指标内。
3. 每半月（当月16日前/次月1日前）以手机短信方法汇报个人应收、销售、回款、毛利、超期应收、欠款用户数、新品销售、草药销售至大区经理，未发者罚款100元/次，漏发其中一项者每项罚款20元。
4. 接收到企业工作短信后须立即阅读并回复；接收到邮件发送信息后两日内查收并发送回执（不许可设置自动回复），违者罚款20元/次。
5. 外埠人员回总部报到时间:经理每个月5号（遇节假日顺延），员工根据企业通知日期，无特殊原因（自然灾难、企业安排例外）不得延误，违者罚款员工20元/次，经理50元/次。
6. 外埠人员因公回总部报到后在要求时限内办理完成相关责任事务，不得无故超期滞留，企业只负担要求时限内住宿、往返交通费用，违者每超1日按旷工处理，费用自理。
7. 每日认真填写《工作日志》，接收上级领导抽查，于每次回企业时交营销中心检验，未写者员工每日10元处罚、经理20元处罚，填写未交者员工10元/次、经理20元/次。
8. 每个月5日前上传销售月报表、费用申报表，填写不认真（留空白项、无数据计算、无销售分析等）、漏报、迟报，罚款员工10元/次，经理20元/次。
9. 手机确保每日8:00-24:00正常开机，如个人原因（换号不立即申报、关机、停机等）影响工作通讯，罚款员工50元/次，经理100元/次。
10. 发回企业退货必需在外包装上注明用户名称、接收人并立即通知对应开票员查收办理，不实施者罚款20元/次。
11. 员工造访用户频次过低造成用户不满或用户反应没有员工维护，一经查实该用户由企业收回重新分配拥有资格并罚款50元/次。
12. 员工对用户资源拥有资格确实定标准：a.个人新开发用户，首先取得用户资质并在企业质管部立案；b.企业已立案用户有90天以上未发生销售往来，经主动维护后重新产生业务关系；c.和前任员工交接用户，维护后由第2个月开始。

三、开票员守则
1. 中午用餐时间为12：00-13：00，遇特殊情况须经部门经理同意，每迟到1分钟罚款1元；
2. 上班后立即整理个人工作区，非工作用具不得摆放，保持台面整齐清爽，抽查不合格罚款5元/次；
3. 值日员早晨8：00晨会前到岗打扫责任区环境卫生（电脑、电话、桌面、桌仓、座椅、地面、垃圾箱等）迟到或抽查卫生不合格罚款10元/次，罚值日一天；
4. 不管用户大小必需在第一时间内主动打电话要计划，未立即给用户打电话者，一经查实罚款10元/户；
5. 对用户不认真负责，造成用户非正常流失（在2个月以上未进货）经查实丢失一家罚款50元/户；
6. 用户到访或来电问询时要主动、热情、耐心，使用规范礼貌用语，严禁发生怠慢、冷落用户行为，或回复“不知道”“不是我管事”“你去找她人”“我忙着呢”等类似语言推诿，严禁和用户发生口角顶撞用户，违者罚款20元/次；
7. 对用户所需紧急药品或临时购进药品要跟踪到底，通知用户发货时间、货运单位、电话、车号及企业业务人员方便立即收货，未按程序实施延误用户时间造成用户埋怨、投诉，当事人罚款10元/次；
8. 将责任区域销售情况立即通知员工，方便员工随时掌握用户销售和回款情况，经查未实施者，罚款5元/次；
9. 将企业各项促销活动立即通知用户和员工，若用户和员工未能得悉促销活动内容，罚款5元/次；
10. 截止出票时间为天天16：30，遇特殊情况超时出票需经营销中心签字方可实施，尽可能做到早报计划早出票，不得压票，个人一次性出票不得超出3单，每超一单罚款10元；
11. 用户将货款打回企业账户后，立即和财务下账，若经财务人员催促后不下账，罚款5元/单；
12. 工作时间不得躺卧睡觉，翻阅和业务无关杂志、报刊、小说、电子书等，违者罚款5元/次，主管10元/次；
13. 工作时间严禁窜岗、脱岗、因私外出，违者罚款10元/次；
14. 认真、按时完成上级部署各项工作任务，不得以任何理由拒绝、推托或延期，违者罚款10元/次；
15. 服从领导工作安排及现场指挥，不得反驳、抵触领导，违者罚款20元，主管50元，通报批评；屡犯或情节严重、影响恶劣停职检验后重新安排岗位并罚款100元，主管200元；
16. 未经企业许可不得私自配合厂家搞促销活动及收取厂家任何费用，违者没收所得并处以10倍罚款，数次违规者给予除名；
17. 接到退货通知及退货后应在当日立即办理退货事宜，若未立即办理，罚款10元/次，所造成一切损失由开票员负担；
18. 接听来电必需善始善终，将问题落实到具体实施人，若推诿和拒绝诉求人，罚款10元/次；
19. 私自更改用户结算方法（送货收款、款到发货、送货签字、货到付款等），罚款10元/次，若造成损失由当事人负担；
20. 货到付款用户在货到后要立即催款，前次款未回清再次发货罚款20元/次，若造成损失由当事人负担；款到发货用户须经财务部核查货款到账后方可发货，违者罚款20元/次，若造成损失由当事人负担；
21. 以托运形式发往欠款用户货物，必需填写由企业印制用户欠款确定单，并随同货物或传真等形式，经用户签字盖章确定后返回交财务部保管。不实施者罚款10元/次，若造成损失由当事人负担；
22. 送货收款用户，开票员必需认真填写送货单（单位名称、地址、收货人、联络方法、电话号码、货款金额及送货时间等），因送货单填写错误造成货物无法立即送到用户手中或无法按时收回货款，罚款10元/次，由此产生费用和损失由当事人负担；
23. 给用户递交各类票证、资料需要随货一起发出必需用信封或文件袋封装好后交到零货库，不按要求实施者，零货库有权拒收，责任自负；
24. 促销活动配发赠品等同于企业财务，必需根据活动要求区域、用户类别、期限及数量签字领取，不得冒领、多领、提前或超期领取，遇特殊需要须书面申请，不得私自挪用、损耗，违者处以赠品价值10倍处罚；
25. 有以下行为者罚款20元/次，所造成损失由当事人负担：未经企业许可随意给用户冲差价、不根据指定价格开票、私下承诺货款账期、信用额度等欠款事宜或超信贷额开票发货；
26. 不得给没有正当资质或资质不全药店、医疗机构及个人开票销售，违者罚款100元/次；
27. 实施末位淘汰制，竞争上岗，连续3个月不能按时完成开票任务即交人力资源部另行安排工作岗位；
28. 主管对开票员违纪违规行为视而不见，不推行管理职责，罚款20元/次。
29. 开票员本身原因开错品名、产地、规格、数量非正常退货，由开票员负担退货所产生费用，若因价格原因或滞销商品、近效期商品，由质管部召回；因运输途中破损及污染商品正常退货，由开票员确定属本企业售出，签字后转验收部处理，经确定非本企业售出商品，由开票员联络用户说明原因，退回用户。