公司企业费用报销管理新规制度范本.doc

公司费用报销管理制度

目 录
第一章 总则 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
第二章 费用报销制度及流程 . . . . . . . . . . . 2
第三章 借款原则及流程 . . . . . . . . . . . . . . .6
第四章 费用审批管理 . . . . . . . . . . . . . . . . 7
第五章 附则 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8

第一章 总则
第一条：为了加强公司内部管理，规范公司费用报销流程,合理控制费用支出，特制定本制度。
第二条：本制度依照公司实际状况，将费用报销分为行车费、市内（郊县）差旅费、通讯费、住宿费、客情费等。
第三条：本制度合用公司各部门。
第二章 费用报销制度及流程
第四条 ：原始凭证有效性规定
1、报销人应获得真实合法原始凭证
（1） 、有效发票至少需要印有两个章：国家或地方税务局专用章+发票专用章，如少其中一种章，发票无效。
（2） 、财政机关批准并统一监制行政事业性收据；
（3） 、邮政、银行、铁路系统各类带印戳收据、支出证明单；
2、 发票真假辨别：发票章单位名称需要和网上注册名称一致，可以登录发票上提供查询网址进行核算，但是在出差中也不太以便随时核对发票信息，建议人们到正规地方消费索取发票，避免浮现假票现象。
3、经办人员因特殊因素的确不能获得合法凭证时，容许以普通收据报销（总额不超过报销金额5%）；对于既没发票，也没收据，一律不予报销；
第五条：费用报销单填写及票据粘贴规定：
1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；
2、业务员差旅费报销单与背面原始凭证粘贴单须大小一致，各票据不得突出于报销单和粘贴单之外（票据过大时应按报销单大小折叠好）；
3、各票据应均匀贴在报销单封面后粘贴单上，整份报销单各某些厚度应尽量保持一致；
4、若报销票据面积大小相似或相似（如车票等），需有层顺序列张贴；
5、报销单据金额、类型相似（如车票等），应尽量粘贴在一块，并按金额大小排列；
6、报销票据在粘贴时，保证审核人可以完全清晰地审视到报销金额；
7、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写；
8、报销单椐各项目应填写完整，大小写金额要一致，并经部门领导批准才有效；报销单据不得涂改，粘贴好后请仔细核对金额，票据金额与填写金额不符，财务不予报销。
9、有实物报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库实物单据应附入库单；
10、出租车票据需注明业务发生时间、起止地点、人物事件等资料，每张出租车票背面需有部门主管签字确认；
第六条： 在一种预算期内(一种月)，业务员各项费用累积支出原则上不得超过预算，超过预算某些不予报销。
第七条：费用报销基本流程：
出纳审核
并付款
总经理 审批
部门负责人审批
审批签字
经办人填
写报销单
财务负责
人审批
会计主管审核报销凭证
经办人
签字领款

第八条：报销时间详细规定
1、为了提高费用报销工作效率，各部门应在每月10号后派专人将费用报销单递交到财务部,15号之前财务部完毕审核并付款，逾期一律不予受理。
2、超过两个月以上（含两个月）费用将不予报销，视自动放弃。
第九条 ：差旅费报销
1、公司业务人员因公外出所发生行车费、市内（郊县）差旅费、通讯费、住宿费、客情费等按规定原则在限额内实行实报实销，超过原则某些自行承担。
2、出差补贴及原则
职位区域
项目
普通员工
经理
总监
省外
住宿原则
100
120
150
交通费
火车硬座
飞机经济仓/火车硬座
飞机经济仓/火车硬座
客情费
30
50
80
成都郊县
住宿原则
80
100
120
交通费
公交车
公交车
公交车
客情费
20
30
50

2.1、住宿费报销时必要提供住宿发票，实际发生额未达到住宿原则金额，差额不予补偿，超过原则某些自行承担。
2.2、出差期间招待客户需要事先经总经理批准后方可报销招待费，回来后补办申请手续。
2.3、出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销有关费用。
2.4、不同级别人员一同出差所乘交通工具可享有最高档别所使用工具。
2.5、部门经理如下（含部门经理）出差确需乘坐飞机，一律先申请，经总经理批准后方可乘坐飞机。
2.6、到达目地后，除总经理外其她员工原则上（市内）不得乘坐出租车，应乘坐公交汽车。因特殊因素等需乘坐出租车，应在出租车票背面详细注明时间、起止地点及事由。
2.7、住宿费原则为一种原则间原则。同性两人一道出差可一同住宿仅享有一种原则间住宿原则
2.8、出差人员报销差旅费时，需附出差清单（注明出差日期、事由、地点、到达时间、报销金额），同步注明有无住宿费，贴上住宿票费用包干某些凭发票报销（发票金额不不大于费用包干原则按原则报销，发票金额不大于费用包干原则按实际金额报销）。
2.9、报销差旅费必要在回公司3天内办理报销手续，缴还预支差旅费，否则作为挪用公款解决。

第十条：办公用费用管理
1、 办公费用涉及印刷各种帐表、打印纸、办公用品、笔墨、印制名片、邮寄、书报等费用。各部门总监对所属单位发生办公费负责，经营管理部对整个公司发生办公费用负有监管和控制责任。
2、 办公用品采购和印刷各种帐表等由行政负责采购、印刷。
3、各部门工作所需用专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报部门领导审批后，由行政部统一安排广告公司印制。
4、各部门所需办公用品，在每月5号前编写“办公用品筹划书”，经部门和公司领导审批后交由行政统一采购；
5、各部门所需购买办公用品，统一到行政部领用，并办理领用登记，同步记入部门费用；
6、办公用品只能用于办公，不得移作她用或私用。
7、个人领用办公用品、工刃量具要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作变动时，必要办理移送手续，如有遗失，照价补偿。
8、公司办公费用报销必要严格按公司费用审批程序执行，对各部门每月超过预算所有办公费用将不予审批；

第十一条：业务招待费管理
1、招待费涉及因公请客餐费、礼物费、旅游费、赠送商品、赠送返利卡开支等。
2、各部门因公招待必要事先申请总监批准，如有特殊因素，必要事先电话请示批准，原则上不容许先斩后奏。参加招待活动人员中（总经理除外），以最高档别人员为报
销申请人，不得指定下级人员提出申请并自已审批报销。

3、招待费发票日期栏必要填写清晰并阐明招待事由，应详细注明招待时间、地点、对方人员、己方陪伴人员等信息。
4、其他非公招待客人一律个人承担 。
第十二条：交通费
1、市内办理业务人员原则上应尽量乘坐公交车，特殊状况下需要乘坐出租车，必要事先获得部门经理批准,报销凭证上需注明时间、路程起始点、外出工作内容。
2、业务员自驾车因公外出办事，不得超过公司核定原则，超支某些自行承担；
第十三条：通讯费
1、员工因公发生通信费用实行限额内实报实销制度：总经理及公司办公移动电话通信费用实行实报实销制；总监通信费用最高限额是300元/月；业务人员通信费最高限额是200元/月；后台主管通信费100元/月，其他后勤人员依照岗位需要报销原则50元/月，超过限额某些一律自行承担;
2、报销人员在进行话费报销时，必要提供正规、实名通信缴费发票，充值卡发票一律视为无效发票；
3、各部门要严格控制办公室电话使用状况，员工除了因公业务需要之外，不得使用公司电话另作她用。
第十四条：配送费用
1、配送费用涉及：送货车辆通行费、停车费、燃料费等；外叫人力车、机动车费用；雇佣搬运工人工费用以及其她关于仓储支出等。
2、由于配送费用受销售状况影响较大，公司对配送费用根据销售变化状况实行定率管理，筹划物流负责管理所属配送费用，应提高效率，有效减少配送费用。
3、长期外叫车辆应订立合同，预收一定数量押金，并交公司财务部备案。
4、自营货车、电瓶车以及外叫车辆运费报销，附“配送费用明细表”、“送货单”和费用报销单，同步提供相应有效票据。
5、托运费报销，附上物流处托运登记表托运回单，填写费用报销单；
6、卖场原则上顾客自提和公司统一配送，确需导购自行送货，需请示物流批准，同步备案后，方可报销送货费用；报销时需提供“配送费用明细表”、“送货单”；
7、筹划物流因工作确需雇佣搬运工以及其她关于费用支出，按公司费用审批程序执行。
第十五条：培训费
1.培训费用由行政部统一进行预算、统一管理、统一安排。
2.费用发生前使用部门应向人事行政部门申报员工培训筹划、培训时间、所需经费，经人事行政部门审核总经理审批后送一份至财务部门。
3.费用使用部门应严格按照筹划在申请范畴内使用费用。
第十六条：会议费
1.各部门因工作需要参加各种会议，应写申请报告，详细注明会议性质、内容、目、会议地点、参会人数、会议天数及所需经费，后附“会议邀请函”，经部门负责人核算、总经理签字后方可前去，会议结束后应及时到财务部办理报销手续。
2.参会人员应严格控制费用开支，不得无端超支和挥霍资源，厉行节约，反对铺张挥霍；
3.会议结束后5日内按规定办理费用报销手续，报销单据后附经审批申请报告及“会议邀请函”。
第十七条：仓库、办公室租赁费、水电费、社保等固定费用，由行政部依照真实合法单据申请报销。

第十八条：未涉及其他事项发生费用，依照实际状况，由经营管理部上报总经理酌情解决。
第三章 借款原则及流程
第二十条：借款原则
1、员工因公（因私一律不予借支）需要借款，普通不超过其1个月工资总额，超过时须有公司担保人（未特别指明担保人时，钞票借款单上部门负责人为默认担保人，借款人未能偿还借款，由担保人承担连带还款责任）；
2、试用期员工原则上不容许借款，确需借款由主管领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，主管领导应负连带责任。
3、员工因公需要借款时，应合理预测所需金额并填写借款单，经有效批准后到财务部领取钞票；在原有借据未办理报销手续或未还清欠款不得再借。
4、员工完结事务后，在报销时扣回借款，交回剩余钞票。因特殊因素当时不能扣回借款或交回钞票，在本月发放工资时扣回。
5、单笔借支或报销金额超过3000元，需要提前一天告知出纳备款。
第二十一条：借款流程

财务负责人审批
会计主管审核报销凭证
部门负责 人审批
借款人填写 借款单

总经理
审批
出纳审核并付款
借款人
领款签字

第四章 费用审批管理
第二十条：费用审批管理
1、 公司所有货币资金收付审批权限属公司总经理。
2、总经理外出时可以指定授权人（或电话授权），经公司财务负责人审核后予以支付，对不符合公司财务制度单据，有权回绝支付，总经理回来后要及时补办审批手续。
3、审批人应当依照上述货币资金授权批准权限规定，严格在授权范畴内进行审批，不得超越审批范畴。
4、货币资金支付批准方式为书面形式。
5、公司对货币资金支付审批建立以“谁批准、谁负责”为原则责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金安全。对于违背公司财务制度规定而批准支付单据，各相应审核人或审批人以失职论处，并对由此引起不良后果负连带责任。
6、报销人徇私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销；对已经报销，除退回违规报销金额外，同步对报销人予以违规报销金额1—5倍罚款，情节严重者一律开除并做进一步解决。
7、审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实状况下签字准予报销，对审核人及审批人予以违规报销金额10%--50%罚款。
8、因审核过错导致借款人未在规定期间内报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，经办负责人（含：各级审批人）应承担不低于流失款总额50%经济责任。按负责人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。
9、财务人员在收到报销单据后应审核报销单据与否填写、粘贴规范，与否通过有效批准，所附单据与否合法合规等，对符合规定报销单据应及时审核并经总经理审批后交与出纳付款，对不符合规定应退回报销人并向报销人阐明退回理由。
10、出纳收到报销单后应检查部门负责人、公司总经理、会计签名与否齐全，对审批手续齐全报销单据应及时予以报销，对于不符合审批手续报销单出纳有权回绝报销或付款。
第五章 附则
第二十一条：本制度从宣布之日起生效，解释和修改权属公司经营管理部。
第二十二条：各部门可依照自身实际状况在公司制度框架内，制定本部门费用报销制度，但需报送总经理审批备案后方能生效。