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企业会议管理制度(2)

会议管理制度
1. 目标:
为规范*******会议管理,建立良好会议秩序,提升工作效率;充足发挥会议在企业管理中作用,确保企业各项会议决议能够得到充足落实实施而制订。
2. 范围:
2.1 适用范围:*********
2.2 公布范围:*********
3. 名词解释:
3.1 会议是企业行政办公一个关键形式,是一个有组织有目标地把职员聚集起来商讨问题及落实处理工作方法。
4. 职责:
4.1 企业总裁办负责本制度制订修改及解释,并督导企业各部门实施。
4.2 各管理部门负责本制度具体落实实施,同时含有对本制度修改提议权。
4.3 会议提拟人或主办部门负责会议组织工作,并有权对违反本制度行为提出处罚。
5. 作业内容:
5.1 会议分类
序号
会议名称
召开周期
主持人
参与人员
1
董事长办公会
不定时
董事长
集团企业高管人员
2
部门领导例会
每七天一次
常务副总裁
各部门责任人
3
部门例会
每七天一次
部门责任人
部门中、基层人员
4
专题会议
不定时
企业及部门责任人
相关责任人
5
经营工作专题会
临时性会议
高管层人员
会议提拟人
确定参会人员
6
年度总结大会
每十二个月一次
董事长
集团企业全体人员

5.1.1 集团企业各部门应按期召开企业要求各类会议。
5.1.2 各部门为本集团企业会议协调部门,各项会议举行应提前通知总裁办,总裁办依据工作需要,有权列席会议并就会议中需落实问题进行跟踪和反馈,同时也可依据实际需要要求相关部门一同列席,确保会议中各项关键议题能够得到落实实施。
5.1.3 集团企业年度工作大会根据领导专题要求,组织召开。
5.2 集团企业会议安排标准为:小会服从大会,局部服从整体,临时会议服从例会。各类会议优先次序为:企业例会、临时性行政会议、部门例会。因处理突发性事件而紧急召开会议不受此限制。
5.3 会议准备
5.3.1 集团企业级会议由总裁办负责组织和通知,其它各类会议按”谁提拟,谁通知”标准进行,由会议组织部门负责提前一个工作日通知相关单位及参会人员。
5.3.2 集团企业组织本系统会议<会议通知单>(附件8.1)由总裁签发生效;各部门<会议通知单>由主管领导签发;同时会议组织部门须于<会议通知单>发放当日将通知原件报集团企业总裁办立案存档。
5.3.3 <会议通知单>应说明会议召开时间、地点、和会人员、会议议题及要准备会议资料等;包含多个部门或参与人数众多大型会议,组织部门还应编制具体会议计划并通知相关部门。
5.3.4 会议其它准备工作遵照以下要求:
5.3.4.1会议提拟部门应提前做好会前工作:准备相关会议资料(如会议议程、议题、提案、汇报资料、计划草案等,需要和会人员对相关议题进行讨论会议,提拟部门应提前一个工作日将所需讨论议题资料发给各参会人员。)
5.3.4.2企业召开会议会务准备工作由行政人事部配合总裁办统一协调、安排。
5.4 会议组织
5.4.1 会议组织遵照”谁提拟,谁组织”标准。
5.4.2 会议主持人遵守以下要求:
5.4.2.1 会议主持人通常应于会议开始前后,将会议议题、议程及议程推进中注意事项等进行必需说明。
5.4.2.2 会议进行中,主持人应依据会议进行中实际情况,对议程进行适时、必需控制,并有权限定讲话时间和中止和议题无关讲话,以确保议程顺利推进及会议效率。
5.4.2.3 讨论、决议性议题会议,主持人应引导会议做出结论。对需要时间决议事项应加以归纳和复述;对未决议事项还应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
5.4.3 和会人员遵守以下要求:
5.4.3.1 按时到会。
5.4.3.2 会上讲话应言简意赅,紧紧围绕会议议题。
5.4.3.3 遵照会议主持人对会议议程控制要求。
5.4.3.4 属于工作布署性质会议,标准上不在会上进行讨论性讲话。
5.4.3.5 遵守会议纪律,和会期间应将手机关机或调到振动状态,标准上不许可接听电话。
5.4.3.6 做好会议统计。
5.4.4 多个部门参与临时性行政会议标准上由集团企业领导主持,集团企业领导另有授权,由被授权人主持。
5.4.5 集团企业、部门例会、临时性行政会议通常应控制在1小时以内,依据会议进行情况确需延时,由主持人决定。
5.4.6 会议主持人为会议考勤核准人,考勤统计由会议统计人员负责。
5.5 会议纪要形成
5.5.1 集团企业各类会议纪要必需严格根据告诉要求统一会议纪要格式要求进行排版。
5.5.2 会议统计员确定遵守以下要求:
5.5.2.1 各部门应常设一名兼职会议统计员,负责本部门会议及本部门负责组织会议统计工作。
5.5.2.2 集团企业高管层主持例会、临时会议由专职人员负责会议统计,并撰写会议纪要。
5.5.3 下列情况,应整理会议纪要:
5.5.3.1 集团企业、各部门例会及各类临时会议。
5.5.3.2 需会后对会议精神落实落实并进行跟进会议。
5.5.3.3 会议纪要在会议结束后一个工作日内呈报总裁办主任签发,各部门召开会议会议纪要由部门责任人及主管领导进行签发。
5.5.3.4会议统计员应确保会议纪要正确性、全方面性。
5.5.4 集团企业各部门会议纪要一律在下发同时报企业总裁办立案并上报集团领导传阅。
5.5.5 会议纪要备档遵守以下要求:
5.5.5.1 集团企业会议纪要由企业档案管理人员统一归档备查,并根据会议类别及会议召开时间前后进行分类排序;各部门会议统计人员负责统一归档移交至企业总裁办档案管理人员。会议纪要移交按<档案管理制度>相关要求进行。
5.5.5.2会议统计为集团企业机要档案,保管人员不得私自外泄。其调阅按<档案管理制度>借阅相关要求实施。
5.6 会议纪律
5.6.1 迟到、早退、缺席。
5.6.1.1 全部参与会议人员在会议要求召开时间未到,记为迟到。
5.6.1.2 凡参与会议人员,如未经会议主持人同意在会议召开结束前离开,视为早退。
5.6.1.3 凡必需参与会议人员未经请假私自不参与会议或请假未获同意而不参与会议,记为缺席。
6. 奖惩条例:
6.1 对未按制度要求实施人员按<奖惩管理制度>进行对应处罚。
6.1.1 无正当理由迟到、早退第一次给相关责任人口头警告,并按企业考勤迟到、早退相关处罚标准实施;第二次起,每次给相关责任人通报批评。
6.1.2 缺席会议人员第一次给相关责任人口头警告,并按企业考勤旷工相关处罚标准实施;自第二次起,每次给相关责任人行政罚款。
6.1.3 凡因通知原因造成参与会议人员迟到或缺席,给负责会议通知人员通报批评。
6.1.4 其它违反集团企业制度行为,按<奖惩管理制度>中相关要求或授权领导指示意见实施。
7. 注意事项:
无
8. 附件:
8.1 <会议通知单>

通知日期:
接收部门:
发文部门:
会议议题:
会议关键内容:
会议时间:
会议地点:
会议参与人员名单:

会议注意事项:

1、

2、
会议联络人: 电话:
…………………………………………………………………………………………
通知回执联

会议通知已收到,内容已了解清楚,□能 □不能 到时参与。谢谢!

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接收人:

注:请在”□”中选择是否能够按时参与会议,如不能按时参与,请注明原因。
附件8.1 会议通知单