试论秘书工作中的人际关系-毕业论文.doc

毕 业 论 文试论秘书工作中的人际关系毕业生 姓名 专 业 学 号 指 导 教 师 河南司法警官职业学院二0一三年五月目 录摘 要11. 秘书人际关系概述11.1人际关系的内涵11.2秘书人际关系的概念及特点21.2.1秘书人际关系的概念21.2.2秘书人际关系的特点21.3秘书人际关系的原则31.3.1严于律己，宽以待人31.3.2讲究信用，信守诺言31.3.3安于本份，忠于职守41.3.4作风正派，办事公正42. 秘书工作中人际关系的分类42.1秘书与上级领导的关系42.1.1秘书与直属领导的关系52.1.2秘书与领导班子成员的关系52.1.3秘书与最高领导的关系52.2秘书与平级同事的关系62.2.1秘书与内部同事的关系62.2.2秘书与外部同事的关系62.3秘书与下级同事的关系72.4秘书与来访者的关系73. 秘书人际关系中易出现的问题83.1秘书与领导相处时易出现的问题83.1.1越权处理事情83.1.2与异性领导间距离不当93.2秘书与同事相处时易出现的问题93.2.1封闭型的工作方式93.2.2自我中心意识较强93.2.3拉帮结派，互相攀比104. 秘书工作中人际关系处理方法104.1完善自我形象104.2强化角色意识114.3保持自尊自信124.4尊重和重视别人124.5融入集体，善知善言124.6放低姿态，谦虚待人134.7维护团结，合作双赢134.8与异性同事相处之道14 试论秘书工作中的人际关系摘 要：秘书部门是人际关系密集的岗位，秘书人员又是人际关系的润滑剂，联系、协调各方面人的关系是秘书的主要任务之一。对于一个秘书来说，每天的工作大部分或者说主要部分即是如何与人交际、交流。一个秘书的成功与否与其在办公室能否处理好人际关系的问题息息相关。本文从秘书人际关系的概念、特点以及原则出发，对秘书工作中存在的人际关系进行了详细分类，并指出各种关系中容易出现的一些问题，如越权处理事情、与异性领导交往时距离把握不当、自我中心意识强、拉帮结派，以及秘书部门封闭型的工作方式等，还提出了秘书工作中人际关系的一些有效处理方法，如秘书人员应保持自尊自信、完善自我形象、强化角色意识、尊重和重视别人、放低姿态、融入集体、维护集体团结等。秘书只有处理好工作中的各种人际关系，其工作才能顺利开展起来。关键词：秘书 秘书工作 人际关系 领导 1. 秘书人际关系概述1.1人际关系的内涵“人际关系是指在生产、工作、社会活动中，人与人之间的交往关系，良好的人际关系，体现着畅通的办事渠道，决定着办事的高成功率，保证着工作的顺利进行。人际关系是保证工作顺利的学问和艺术。” 俗话说：“熟人好办事”、“一个篱笆三个桩，一个好汉三个帮”。讲的都是人际关系。“人是社会的产物，同社会有着多种多样的联系，在单位里有上下级关系、同事关系；在家庭里有夫妻关系、父母子女关系、兄弟姐妹关系；在社会上有亲属关系、朋友关系、师生关系等等。” 一个人担负的工作越多，认识的人就越多，人际关系也就越重要、越复杂。秘书部门是沟通上下左右的枢纽部门，秘书每天都要接触各种人，与他们相处。秘书只有善于交际，才使人容易接近，也容易被人信赖，办事的成功率也才高。秘书工作者在和谐正常的人际关系中，会感到心情舒畅，工作会更努力；反之，在相互敌视、猜忌、冷漠的关系中，则会产生孤独、忧伤感，以致影响工作，所以创造和谐的人际关系对秘书这一特定职业同样具有十分重要的意义。秘书是上下级之间沟通的桥梁，人际关系处理得好，会成为上司的得力助手，起到上传下达的作用，否则会给单位带来不必要的麻烦。因此，秘书要建立起和谐、融洽的工作环境和气氛，履行好自己的工作职责，实现自己的工作目标，不仅应懂得创造和谐人际关系的重要性，更应掌握协调人际关系的艺术和技巧。1.2秘书人际关系的概念及特点1.2.1秘书人际关系的概念秘书是指处于单位的枢纽地位，主要从事办文、办会、办事来辅助决策并服务于领导的人员，是领导的参谋与助手。秘书作为领导的左右手，要帮助领导处理一些日常事务，在做好日常工作的同时，会与各种各样的人交往，交往过程中通过彼此相互感知、识别、理解而建立的多方面、多层次关系称为秘书的人际关系。1.2.2秘书人际关系的特点秘书的人际关系由于交往范围、交往对象和交往目的的不同，具有以下特点：第一，公务性。即秘书人际关系的建立与协调，都离不开公务活动，都是为了处理公共事务。第二，从属性。即秘书人际关系的建立与协调，一般要服从并服务于领导工作。也就是说，秘书的人际关系必须以领导工作为向导。第三，业缘性。即秘书人际关系的建立与协调，都是以职业的需要与满足为纽带。社会职业越发展，秘书的人际关系越富有业缘性。第四，综合性。即秘书人际关系的建立与协调，涉及到多种多样的关系。1.3秘书人际关系的原则秘书工作是一种服务性很强的工作，它要遵循的人际关系原则是由其自身工作性质决定的。在人际交往中，秘书人员不论是与上级领导交往，还是同下属的群众交往；无论是同本单位人员交往，还是同外单位人员交往，从本质上都是一样的，都是平等的同志式的合作关系。秘书在人际关系交往中都应该保持良好的交往品质。为此，笔者认为秘书要遵守以下几项基本原则：1.3.1严于律己，宽以待人这样才能最大限度地满足他人得到尊重和爱的需要，这是待人艺术的根本。严于律己，就要有自律精神，经常严格要求自己，有自知之明，清醒看到自己的长处与短处，自觉地改正缺点，改变自己，适应别人。宽以待人，就是要对人善于宽容谅解，以求和睦相处，要有乐于与人合作的态度，真诚待人，关心别人的幸福，尊重别人的情感，还包括经常主动帮助别人做好工作，真诚地关心别人的人，才能得到别人的关心。1.3.2讲究信用，信守诺言秘书人员在其工作中、在与他人交往时，必须讲信用、守诺言，不说假话，不欺骗、愚弄别人，对自己的言行负责，以自己对他人的信任换得他人对自己的信任。秘书要遵守诺言、实践诺言，说好的就要做到，不可随便失约毁约、食言负人。1.3.3安于本份，忠于职守秘书是领导的助手和执行者，对领导只有尊敬和服从，做自己应该做的事，保证领导主导作用的发挥，绝不越权处事，不干扰领导的工作，不增加领导的心理负担，多自觉服从领导，领导交代的每件工作都力求尽善尽美地去完成。这样容易得到领导的欢心，同行的信服，群众的敬重。1.3.4作风正派，办事公正秘书周旋于众多领导、部门和群众之间，进行沟通协调，一定要持一视同仁、客观公正的态度，对上级、同级、下级要一视同仁，不搞亲疏之分。秘书汇报情况，反映问题一定要坚持实事求是，不计较个人得失，不夹杂个人好恶，不感情用事。在消除矛盾、协调关系时，既不偏袒谁，也不有意贬低谁，注意向有利于团结、有利于思想统一的方向努力。2. 秘书工作中人际关系的分类人是人际关系主体，有什么样的关系主体，就会有什么样的人际关系。所以，根据秘书人际关系主体的不同，笔者将其分为如下三种类型: 秘书与上级领导的关系；秘书与同事的关系；秘书与来访者的关系。以下我们一一阐述：2.1秘书与上级领导的关系在秘书工作中，存在多种人际关系，而其中又数秘书与其上级领导之间的关系最为特殊，同领导建立一种良好的关系，对秘书来说至关重要。2.1.1秘书与直属领导的关系秘书人员与其领导在政治上是平等的，人格上应互相尊重；在组织上是上下级关系，是领导与被领导关系。这种关系决定了秘书人员处于辅助性与从属性的地位，决定了秘书人员对领导的服从关系。秘书人员对领导的精力、能力等方面进行了补充，形成了秘书人员与领导能力上的互补关系，其基本任务就是为领导做辅助决策服务，协助领导工作，并处理好领导与下属职能部门及群众的关系，保证领导的决策顺利执行。秘书部门一般是企业的信息枢纽，各类信息都汇聚于此，直属领导的各种指示都从这发出，各种命令和指示也是先下达到这里。秘书向领导报告情况时，应该站在客观的立场，把事实陈述得明明白白，而不夹杂个人感情。 2.1.2秘书与领导班子成员的关系领导成员之间，由于认识上、工作上和领导风格上的差异，常常会发生某些分歧和矛盾，遇到这种情况，秘书人员要从工作出发，尽力维护领导班子的团结与威信，还要在领导成员之间起传导、纽带作用，特别是在领导班子人数较多，又不可能经常到齐、经常碰头的情况下，及时促进领导人之间的思想沟通，帮助他们消除分歧，增进友谊和了解，使领导班子形成稳固的核心。2.1.3秘书与最高领导的关系作为一个秘书,最主要的工作就是协助直属领导完成最高领导下达的命令、任务，秘书的一切工作都应以服从于集体、最高领导为前提。秘书对于最高领导要做到遵从而不盲从，要尊重而不阿谀奉承、溜须拍马；要根据最高领导的性格特点和工作方法与其灵活配合，但不是左右逢源、曲线外交；不介入最高领导与直属领导之间的分歧，更不能乘机挑拨离间和无原则的吹捧、投靠；赞扬要自然、得体、恰如其分，不能有讨好领导的吹捧色彩。现实工作中，直属领导与最高领导不论是在看问题的观点和方法上，还是在解决问题的战略与战术上，都会存在一些程度不同的差异，秘书不能盲目地服从于某一位领导，而应该从在客观的角度分析问题，找出合适的解决方式，竭尽全力维护两者之间的关系。2.2秘书与平级同事的关系秘书人员处于领导与同事之间的一种特殊的位置上，起到桥梁作用，上情要下达，下情要上报，对领导负责和对同事负责在秘书人员身上应该得到完美的统一。2.2.1秘书与内部同事的关系秘书部门内部的同事关系具有直接性、频繁性和平等性的特点。秘书与秘书在一起工作，可以说是朝夕相处、休戚与共，必然发生比较密切的人际关系，因此，秘书之间必须保持良好的合作关系。同事之间没有职务与地位上的差别，只有分工或辅佐对象的不同。不管是领导者的个人秘书，还是机关或部门的集体秘书，都应彼此平等，无上下尊卑之分。2.2.2秘书与外部同事的关系单位内部不同部门之间虽然是平行关系，但由于职责范围不同，其作用和任务也不相同。一个单位的工作效率的高低很大程度上取决于单位各部门工作是否团结、统一、协调。秘书必须认识到，工作要顺利进行并取得成果，上司的信赖固然重要，但同事的支持与合作也必不可少。秘书要取得同事的支持与合作，就应主动、真诚地关心同事。秘书与一般同事之间应尽量做到同等友好，而不要与某些人特别亲密；在向上司反映不太有利于职工的情况时，尽量采取对事不对人的态度，使职工的缺点错误既得以纠正，使之获得必要的教训，又不至于受到伤害。“秘书应该以单位整体目标利益为前提，克服同级部门之间相互推诿、相互扯皮的弊病，与有关部门沟通信息，说明情况，征求意见，交换看法，在充分尊重各部门的职权和看法的基础上求同存异，最终实现整体目标。” 2.3秘书与下级同事的关系由于秘书工作的特性，使得秘书成为了领导最亲近的人，经常会代表领导去发布一些命令，指挥下面的员工去办理一些事情。在这个时候，秘书如果跟下级员工的人际关系处理得不好的话会直接影响到员工的工作积极性，从而影响了工作效率和工作质量。有些秘书认为自己是领导最亲近的人，就好像有某种特权一样，总是持着一种高傲的，不可一世的态度，人人畏而远之。在交待下属去办一些事情的时候也是用命令的口吻。时间一久就会失去民心，和员工关系就会越来越疏远，员工就没有足够的积极性来帮你做事情，办事的效率也会降低。2.4秘书与来访者的关系秘书必须有礼貌地对待来访者，因为他们每个人对秘书所在单位的成功都起着直接或间接的作用。从他们踏进办公室到离开办公室，秘书经常是他们第一个见到、最后一个告别的人。秘书人员在来访者心目中是领导的助手和参谋，是领导身边的人，他们代表着“上级”和“组织”。秘书人员表现出的思想、态度和意图往往被来访者认为是领导本人的思想、态度和意图，因而也就直接影响到领导与群众的关系。“在接待工作中，秘书应做到热情、周到和尽心，给来访者留下一个平易近人、和蔼可亲、举止文明的好印象，这对于维护领导形象、宣传领导意图、密切领导与群众的关系，会起到十分重要的作用。” 3. 秘书人际关系中易出现的问题3.1秘书与领导相处时易出现的问题秘书与办公室中所有人的交际中，秘书与领导的交际是最为复杂、最为微妙的一种。这两者之间存在着一个矛盾关系，不仅存在着领导与被领导、服务与被服务的工作关系，同时也交织着人与人之间在思想、知识、情感等方面的交往关系。3.1.1越权处理事情“秘书确实有其特殊性不是领导者，却贴近领导者，辅助领导者工作；不在其位却谋其政, 为领导者决策服务；没有领导权力, 却附着领导者的权力,按领导者的意图办事。” 笔者认为，正因为其特殊性，致使部分秘书人员自居领导之位，狐假虎威，以领导的名义下达命令、批阅文件等，甚至以公谋私，这样，便会导致很多决策的错误执行，影响到公司的利益。3.1.2与异性领导间距离不当男女秘书各有优势, 男人自信大方，坚强果敢，思维敏捷，可以帮助领导者出谋划策、提供方案，是典型的脑力劳动者；而女性具有服务周到、勤劳、踏实、细致、有耐心等优点，比较容易与人接近,而且做事谨慎,注重细节。因此，有些领导在选择秘书时，会选择异性秘书，这样他们之间就会有能力或思维上的互补，比较有利于工作。但在与异性领导相处时切忌过于亲密，尽量不要成为工作之外亲密的朋友，以免引起不必要的麻烦。3.2秘书与同事相处时易出现的问题3.2.1封闭型的工作方式这种工作方式容易引发人们的猜疑心理。秘书工作与员工的切身利益息息相关, 员工对它最关心也最担心，深怕不按政策办事，损害自身的利益。有些秘书习惯关起门办事，或只在少数人中活动，把事情神秘化，人们没有接触内情的机会，不了解事情的真相，因而怀疑、猜测，甚至捕风捉影，以讹传讹。结果事情尽管办得公正、合理，但人们的评价却不太好，甚至意见很大，即使经过解释，也还是半信半疑。3.2.2自我中心意识较强“自以为是，文过饰非，容易招致人们的不满。” 秘书人员也和其他人一样，都有个继续社会化的过程，对自己所从事的工作也有不断认识的过程。部分秘书人员不是这样看问题，他们把自己估价过高，总觉得领导信任，有了权力就了不起，趾高气扬，孤芳自赏，以个人为中心，处处表现自己；听不进不同意见，更不能接受批评；对人们提出的要求，不作认真考虑，更谈不上设身处地，推己及人；工作中好摆出一副教训者的架式，气盛言粗，而不是以理服人，以情感人，对这样的秘书，人们必然敬而远之。3.2.3拉帮结派，互相攀比随着一个公司的成长，往往容易滋生拉帮结派现象。即人们不再与其它人共享信息，而是把时间花在保护自己的“地盘”或嫉妒别人的成绩上。由此带来的结果是重复性劳动，缺乏透明性，以及企业文化消失，政治争斗盛行，进而严重削弱了企业的核心竞争力。办公室里总存在着一些小团体，在秘书部门内部的秘书人员之间、秘书与秘书部门负责人之间也同样，部分秘书不钻研工作，而将主要精其力放在钻营人际关系上，热衷于送情送礼，拉帮结派，互相攀比谁的后台硬、谁的关系广，而荒废了专业成果。这既影响上下级关系的协调，又影响秘书班子的团结。秘书对工作要拥有挚诚的热情，对同事则必须选择慎重地支持，支持意味着接纳别人的观点和思想，而一味地支持只能导致盲从，也会滋生拉帮结派的嫌疑，影响公司决策层的信任。4. 秘书工作中人际关系处理方法4.1完善自我形象秘书是公司的脸面，是外界接触公司的第一个人，努力给人留下良好第一印象是十分重要的。让对方留下好印象，首先在于外表，讲究仪容、仪表是增强人际吸引力的第一个要素。首先，秘书应根据不同的时间、地点、场合灵活选择变换自己的服饰。整洁得体的服装，既表现自己的身份、知识和文化修养, 同时也是对对方的尊重。其次，在待人接物中，经常保持真诚的笑容和饱满的精神也是不容忽视的。见面愉快地问好，办公面带笑容，遇到棘手的问题仍保持微笑，将给人以镇静、轻松和欢悦的感觉，会吸引人们喜欢与之共事；从容轻快的动作, 给人以清新明快的感觉；端庄含蓄的举止, 给人以深沉稳健的印象；坦率热情的态度, 使人感到亲切可信。“不同的文化修养有着不同的气质风度，了解自己的性格，培养造就自己独特的风度、气质, 也是增强人际关系的一种方法。” 4.2强化角色意识秘书因领导的工作需求而产生，伴随领导活动而活动，因而其工作具有辅助性、服务性等特点。作为秘书，要始终把自己放到配角和从属的位置，以服从为本，甘当“无名英雄”，积极适应领导工作的需求，以领导为中心开展工作，而不能喧宾夺主和越俎代庖。秘书人员要正确认识自己所处的地位和作用，找准位置、摆正自我，强化秘书的服务意识，有条件地执行领导授权；明确自己的工作岗位和运行目标，加强自我约束，做到尽职尽责；明确自己的职责和权限，正确处理权力与义务关系。秘书只有忠实地为领导服务的义务，而没有擅自做主代替领导行使职责的权力。秘书人员是为领导工作服务的，是领导人员的近身助手，秘书应该牢固树立服务意识，始终将自己摆在助手的位置上，认真为领导做好各项服务。要按领导的意图和党的政策办事，不可自行其是，越权行动；要有纪律观念，牢记自己的职责是办事和服务。除此之外，不得伪托领导之意，假冒领导之名办事，更不能盗用职权谋私利，营私舞弊。4.3保持自尊自信秘书与异性领导都应该抱有强烈的自尊心，领导应给予秘书人格上的尊重，工作上的指导，生活及思想上的一视同仁，沟通上不谈低级趣味话题，正确对待异性秘书的支持、尊重、佩服及体贴；秘书要严格自律、自尊、自重，不要介入上级的私生活，一切立足于公务。秘书在与异性领导交往时必须把握一定尺度，保持一定距离。秘书有必要保持一颗平常心，脚踏实地工作，在工作中不断提升自己的素质，对自己分内的事情拿得起放得下；要淡化自己的性别和身份，时刻牢记秘书的天职只是做好领导的助手。4.4尊重和重视别人人人都有被尊重和重视的需要，尊重和重视他人，是秘书人格、品质的表现和人际交往的原则。为此，秘书人员要做到：第一，真正地关心和帮助别人，这是人际关系的关键。若缺少了爱心和同情心, 便无法正视和理解别人, 也无法与其和睦相处。当同事遇到困难处于困境时应伸出援助友好之手, 尤其是那些与自己有分歧、芥蒂的人，它可以化解人际间的坚冰，这样当自己面临困境时，人们也会及时地施以援手。第二，要经常地真心地表示自己对别人的感激之情，要真诚地赞扬别人的优点，这样不仅能加深双方的友情，更能促进双方的发展。不要经常地、非建设性地批评或责怪别人，不要轻视和瞧不起他人, 尽管有时是无意的，要给予他人百分百的尊重。 4.5融入集体，善知善言笔者认为，秘书部门应该改变工作方法，加强人际交往。秘书部门事务性工作比较多，秘书上班时间在办公室忙碌，除与一些人有公事接触外，很少与他人发生交往。人们也由于不同的心理原因，视秘书部门为“禁区”，“无事不登三宝殿”，这种状况，不利于良好人际关系的建立。因为人际关系是在人们相互交往的过程中产生和发展的。交往是建立人际关系的前提。交往频繁，相互了解才深，才容易获得共同语言，形成共同兴趣，感情才能得到沟通。“鸡犬之声相闻，老死不相往来”，其人际关系必然疏远、冷漠。因此，秘书人员要切实改变工作方法，从繁杂的事务性工作中解脱出来，走出办公室，到群众中间去，和人们发生多渠道，全方位的交往。“秘书人员对那些平日对自己或本部门有意见的人和某些犯了错误、受了挫折的人，应该更主动地亲近他们，通过频繁的交往和直接对话, 不断给人以鼓励、诱导、规劝、满足, 人们体验到秘书人员尊重人,关心人, 以平等态度待人, 也会对秘书人员报之以信任、体谅和合作, 这是做好秘书工作的基础和条件。” 4.6放低姿态，谦虚待人秘书人员要公正地评价他人，不能以自己的好恶来评价和要求他人。在处事中，要以是非标准而不能以地位、职务的高低论曲直，也不能感情用事，思想要健康，作风要正派，要与人为善，乐于助人。提批评、建议要出于“公心”, 帮助他人要出于“ 诚心” 。对上级要敬重；对同事要谦虚；对群众要理解。与人共事, 无论对方职务高低, 都不能随意伤害他人的感情，要忠诚老实，办事可靠，不虚伪。秘书要摆正自己的位子，在与人交往处事中，要正确履行自己的职贵，而不能超越权限，不能摆出领导的样子，装腔作势，让人生厌。4.7维护团结，合作双赢秘书人员对同事要亲切随和、热情诚挚、坦荡磊落、不卑不亢，这样才使得他人乐意接近、无话不谈，秘书人员才能成为大家的知心朋友，得到他们的支持。秘书人员与同事交往要保持等距离，距离不等，人分亲疏，就会造成亲者欢迎，疏者忌恨，甚至被人视为是某一个“小团体”中的一员；秘书人员和各个团体同样要保持等距离交往，建立同等良好的关系，不要传话，不要轻易介入，听到一面之词也不要轻率表态，要不露痕迹地将话题引开，要维护各个团体间的团结。这样，秘书在工作中便可以得到更多更有利的帮助，从而使领导的决策顺利实施。4.8与异性同事相处之道办公室中，秘书要注意把握自己和异性同事交往时的分寸，可以多交流，但不要把自己的私生活带入，即使是极为默契的两性同事，也只应当在工作上更好地配合，多给对方提出良好的建议，而在交往中不应太过亲密；要注意自己的衣着、谈吐以及行为动作，不要给人以错误的暗示；不随意侵犯对方的私人空间。秘书对异性同事应在给予对方尊重的前提下，保持一定距离、有原则，不卑不亢，大方得体，采取正确的方法沟通。参考文献1 王育：秘书实务，高等教育出版社，2008年版.2 陈合宜：秘书学，暨南大学出版社，2010年版.3 贾启艾：人际沟通，东南大学出版社，2009年版.4 高海生：秘书基础，高等教育出版社，2010年版.5 郭焱武：企业秘书礼仪，暨南大学出版社，2009年版.6 谢世洋：秘书实务与实训，清华大学出版社，2010年版.