IT资产管理新规制度.docx

分发号：

****************管理标准
****/**001-

IT资产管理制度

版本号：A 受控状态：

-1-1 公布 -1-1 实施

****************** 公布

1 目标和范围
1.1 为规范对****企业IT设备使用管理，确保企业IT设备安全有效运行，降低IT资产管控风险，愈加好地为企业生产经营活动服务，特制订本制度。
1.2 本制度适适用于****企业相关IT资产管理活动。
2 引用（相关）标准和文件
无
3 定义
IT设备：关键指办公自动化设备及外部设备，包含软件和硬件。软件包含ERP、PLM等；硬件包含台式机电脑、笔记本电脑、服务器、交换机等。
4 职责
4.1 信息部
4.1.1 负责IT设备使用统筹管理及年度IT设备预算控制；
4.1.2 负责监督IT设备日常使用、维护和管理；
4.1.3 负责审核企业IT设备采购申请、选型，建立IT设备配置标准；
4.1.4 参与IT设备采购商务谈判；
4.1.5 负责建立IT设备台帐，配合管理部进行IT设备资产盘点工作。
4.2 采购部
4.2.1 负责根据信息部提交采购需求进行采购，并保障质量和立即到位；
4.2.2 在信息部需要时，采购部依据其提供由经理签字工作协调单借阅或提供相关资料。
4.3 管理部
4.3.1 管理部是固定资产归口管理部门，IT设备作为固定资产管理一部分，管理部负责制订统一要求；
4.3.2 管理部负责组织IT设备盘点工作，立即做好IT设备盘点统计表，并将盘点统计提交给财务管理部和经理；
4.3.3 IT设备等固定资产采购需管理部会审，方可进行。
4.3.4 归口管理投影仪、打印机、复印机、扫描仪等办公设备采购工作；
4.4 各部门
4.4.1 负责指定信息对接人，并到信息部立案，配合信息部相关工作；如因工作需要更换，必需提前通知信息部；
4.4.2 向信息部提交本部门IT设备需求表；
4.4.3 负责建立本部门IT设备台帐，粘贴标签及报修工作；
4.4.4 负责本部门IT设备申领，并立即将闲置设备退还至信息部仓库；办理固定资产转移手续；
4.4.5 对本部门使用IT设备负有保管维护责任，保持清洁，确保正确使用。
5 管理步骤
5.1 IT资产管理步骤

5.1.1 步骤图（P10-001A）

略
5.1.2 活动描述
任务名称
节点
活动描述和管控要求
输出
关键
控制点
目标
备注
申请

A1
1、单位或个人依据实际情况，进行借用IT设备或提出IT设备维修申请。

维修

B1

B2
1、 对保修IT设备进行维修，维修完成后通知保修单位或个人；
2、 对没有维修价值或已经不能维修设备转入报废程序；
3、IT设备报废后，转入领用程序。
IT设备维修单IT-003

领用
B3
B4
B5
1、 接收到IT领用申请后，信息部进行库存查询；
2、 存在适用IT设备，办理固定资产转移程序；
3、 不存在设备，转入IT设备采购步骤。
IT资产借用记录表IT-002

采购
C5
D5
1、 先判定是否进行采购，不采购则向申请单位或个人进行反馈；
2、 采购需要参考信息部出具办公室电脑配置标准（XXXX 年版）进行采购；
3、 进行采购IT设备，在采购完成后，进入IT设备入库程序。
办公电脑配置标准 IT-001

入库
B4
1、 IT设备采购到货后，信息部需要对到货设备进行清点；
2、 清点后办理入库手续，并建立IT设备台帐。

回收
C2
1、进行报废或转让IT设备需要信息部进行评审是否不可使用。

6 管理内容
6.1 办公电脑申请要求
6.1.1 依据企业要求，企业标准上要求，各单位全部些人员使用自带笔记本电脑，企业不为职员单独配置电脑；
6.1.2 企业财务管理部（关键岗位）、各单位财务部（关键岗位）、、销售内勤、生产部门（库房、车间物料管理等）其它岗位若需配置电脑需提出申请，填写计算机需求申请表（见附录《计算机需求申请表》），经部门责任人、信息部责任人、企业主管签字后由信息部按配置表配置。
6.1.3 配置电脑人员，不再享受企业发放电脑补助。
6.2 IT设备分类
IT设备依据管辖部门不一样可分为办公设备和信息设备。其中办公设备由管理部制订采购计划，信息设备由信息部负责制订采购计划。
6.3 IT设备采购
6.2.1 常规采购：各部门于每个月20日提交本部门IT设备需求，无需求不需提交，依据设备种类提交至信息部或管理部，信息部和管理部每个月25日汇总IT设备需求，并依据以下标准对各部门需求进行统筹调配：
6.2.1.1 依据年度IT设备需求预算及现有IT设备资源情况进行总体统筹审批；
6.2.1.2 可内部调配标准上不予采购，内部资源无法满足需要、且在预算内可同意采购；
6.2.1.3 超出年度预算实施预算追加步骤后方可进行采购；
6.2.2 信息设备需求计划经信息部责任人、管理部责任人审核后，经企业主管审批后于27日提交 实施。
办公设备需求计划经管理部责任人、信息部责任人审核后，由管理部行政人员实施办公用具采购步骤。
6.2.3 紧急采购：各部门有紧急采购需求，需经信息部、管理部责任人核准后报企业主管同意后提交 实施。
6.2.4 负责根据信息部提供，经企业经理签字审批采购需求（品牌、规格型号、数量）进行采购；采购到货时间以 和供给商确定到货周期为准。
6.2.5 信息设备采购到货3个工作日内，信息部进行验收并出具验收汇报。
6.2.6 IT设备中办公电脑配置标准由信息部制订（具体见《办公电脑配置标准》），并经企业主管副经理同意后生效；配置标准之外须打汇报申请，由各单位责任人审核、企业副经理审批后实施。
6.3 IT设备领用
6.3.1 申请部门提交IT设备领用申请后，经部门责任人审核，报信息部审批后办理相关领用手续。
6.3.2 IT设备领用须依据职员工作性质和实际需要进行申请，经同意后由信息部统一办理领用手续，非特殊性质岗位不许可领用电脑，其中电脑领用须根据电脑配置标准给予办理。
6.3.3 企业部长及以上人员直接领用笔记本电脑并做好登记。
6.3.4 企业部长以下职员因工作需要笔记本电脑，经各部门责任人审批后发放笔记本电脑，同时收回台式电脑。
6.4 日常管理
6.4.1 办公电脑管理（非个人电脑）
6.4.1.1 办公电脑使用责任人应严格遵守电脑操作规程，要认真做好电脑设备防盗、防碰、防雷等工作；遇雷电等恶劣天气，应切断电脑和网络连接；下班时必需将电脑关机，关闭电源。
使用人不得更改或安装企业要求以外办公软件和企业；上班期间不得下载和工作无关影视音乐等，以确保企业网络顺畅和安全。各部门信息对接人负责监督，信息部不定时检验，检验结果全企业公布。
6.4.1.2 办公电脑实施责任人管理制度，电脑及其附件属企业固定资产，任何个人不得将其据为已经有或挪作她用。使用时要严格按规范操作，因违规操作或因个人使用不妥所造成电脑维护费用和损失，酌情由使用者赔偿。
6.4.1.3 全部电脑及其附件，未经授权同意，不得私自改变位置、拆、换任何零件、配件、外设。
6.4.1.4 职员离职时，在工作交接完成后，电脑交回信息部，信息部负责检验电脑状态及完好程度。
6.4.1.5 信息部配置一定数量笔记本电脑和一般台式机，供全企业特殊部门（信息涉密部门等）临时借用，公用笔记本电脑和一般台式机由信息部统一管理并进行编号方便于日常管理，借用需做好登记（见附录《IT资产借用记录表》）。
6.4.2 其它IT设备管理
6.4.2.1 公共区域复印机、打印机、传真机、办公区域内电视机等IT办公设备，由信息部指定专员负责日常维护和管理；各部门区域内复印机、打印机、传真机、碎纸机等IT办公设备，由所在部门指定专员负责日常维护和管理，不得人为损坏。
6.4.2.2 交换器、网络、机房保障设备、视频设备等由信息部负责日常维护和管理。
6.4.2.3 投影仪由管理部行政人员负责日常维护和管理；各部门因工作需要使用投影仪，必需提前向管理部申请和登记。
6.4.2.4 数码产品（如：相机等）由管理部归口管理，各部门指定专员负责日常使用、保管和维护，不得人为损坏，指定责任人因工作调动、离职，应做好内部交接。
6.4.3 IT资产台帐建立：信息部建立IT资产台帐，在验收、领用、更换、报废等过程中应立即更新IT资产台帐。
6.5 IT设备维修、保养
6.5.1 经信息部检测需要委外维修，填写《IT设备维修单》进行申请。正常损坏，相关维修费用走企业步骤，元以内（含）授权信息部部长核准；超出元，报主管副经理（或授权人）审批后方可进行委外维修。
6.5.2 经信息部检测发觉IT设备属于人为损坏、丢失，依据财务部核准价格，由责任人负责修复或赔偿。
6.5.3 公共区域IT设备信息部定时（每三个月）进行检测、维修及养护。需维修IT设备在2个工作日内维修完善，特殊情况不超出5个工作日。
6.6 IT设备报废、转移
对于符合报废标准IT设备，由信息部判定后，根据固定资产报废程序办理。
包含到IT设备企业内部转移，根据企业固定资产转移程序办理。
6.7 IT设备档案管理
6.7.1 设备使用单位、归口管理部门、财务管理部应对IT设备分别建账。
6.7.2 IT设备编码实施固定资产编码管理规则。
6.7.3 管理部组织信息部、财务部管理部对企业IT设备每十二个月进行设备财产清查，并将清查结果报至企业经理。
7 统计
编号 名称 保留期 保留地点
7.1 IT-001 办公电脑配置标准 1 年 管理部
7.2 IT-002 资产借用记录表 1 年 管理部
7.3 IT-003 IT设备维修单 2 年 管理部
7.4 IT-004 计算机需求申请表 1 年 管理部
8 附录
附录A IT-001 办公电脑配置标准
附录B IT-002 IT资产借用记录表
附录C IT-003 IT设备维修单
附录D IT-004 计算机需求申请表
附加说明：
本标准由 *** 起草
本标准由 *** 审核
本标准由 *** 同意
本标准由信息部负责解释
附录A IT-001 办公电脑配置标准

办公电脑配置标
编号：IT-001
序号
类型
品牌/型号
提议配置
价格范围(元)
适用范围
1
台式机
DELL
CPU:I3-2100/硬盘：500G /内存:2G/DVDRW/显卡:HD Graphics4400/键盘/鼠标/显示器: 联想19.5液晶/ WIN7/服务：5年质保
<=4500
一般办公职员
2
商用笔记本
DELL
CPU:I5-6200u/硬盘:500GB/内存：4G/ 14"HD /鼠标/包/WIN10/服务：5年质保
<=7000
经理等级以上人员
3
备注
1、计算机设备配置按以上标准实施；
2、标准之外配置，须专门汇报，由企业分管副经理或企业经理同意；
3、以上配置标准每六个月更新一次，价格范围不变。

附录B IT-002资产借用记录表
IT资产借用记录表

编号：
序号
资产编号
资产名称
规格型号
数量
使用部门
领用时间
领用人
归还时间
归还人
经办人
经办时间
检验设备完好情况
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

附录C IT-003设备维修单
****企业
IT设备维修单
编号：
申请部门：

设备名称：

规格型号：

资产编号：

故障描述：
申请部门签字 ：

日期：
信息部送修情况：

经办人： 日期：
服务商维修情况
设备签收：
经办人： 日期：
故障维修：
维修费用：
验收：

经办人： 日期：
申请部门经理意见：

日期：
信息部部长意见：

日期：
企业副经理意见：

日期：

附录D IT-004计算机需求申请表

****企业
计算机需求申请表
编号：

申请人

申请部门

申请日期

电脑类别

电脑配置

申请数量

电脑类别

电脑配置

申请数量

申请理由

日期：
申请部门经理意见:

日期：
信息部部长意见:

日期：
企业副经理意见：

日期：