办公行政用品管理办法.doc

x公局第二工程有限公司
办公、行政用品管理办法（试行）

第一章 总则
第一条 为加强x公局第二工程有限公司（以下简称公司）办公用品、行政用品的管理工作，实现行政用品、办公用品定期申报审批，集中采购和有序发放，节省开支，减少浪费，降低消耗，特制定本管理办法。
第二条 本办法适用于公司及公司所属各项目。
第二章 办公、行政用品管理实施范围
第三条 对于单位价值低于2000元除电器以外的日常办公、行政易耗用品均在标管理的范围，日常办公用品、行政用品主要包括：
一、 办公用品：办公桌、档案柜、保险箱、移动硬盘、U盘、笔记本、打印纸、签字笔、书架、文件夹、档案盒、印泥、剪刀、裁纸刀、燕尾夹等；
二、 行政用品：插座、电话机、传真机、证书、电池、矿泉水、毛巾、洗手液、卫生纸、地拖、扫把、洁厕灵、清香剂、洗衣粉、垃圾袋、手套、地毯、门帘等；
三、 办公用品或行政用品维修所需零部件：锁芯、灯管、水管等；
第四条 公司机关综合办公室及各项目经理部综合办公室为办公、行政用品的归口部门。各项目经理部应当由综合办公室负责办公、行政用品的管理。
第三章　办公、行政用品的管理
第五条 办公、行政用品的购置审批
公司机关各科室、项目各部门如需购置办公用品或行政用品，应按需求在办公、行政用品采购计划单（见附表一）上写明购置用品名称、规格型号、数量及用途等，经公司机关科室科长或项目各部门部长签字同意后，于每月27日之前将计划单送交综合办公室（如当月27日逢周六或周日，上报日期应提前至本周五），综合办公室采购人员将计划单汇总（见附表二）后，经与商家询价对比后，选定价廉物优的商家并确定商品价格，将采购计划单填写完整经综合办公室主任签字，采购人员应在五个工作日内采购齐全，无特殊情况尽量保证实际采购数量与计划数量一致（详见流程图）。
第六条 办公、行政用品的验收、入库及领取
机关综合办公室购置完成，由综合办公室验收人员验收行政、办公用品，确保与计划数量相符，用品包装无破损，无质量问题后，由收料人填写《收料单》（格式见附表三），行政用品与办公用品应分别编号，填写内容包括用品名称、规格、数量、单价、总价等信息，采购、收料、验收、财务人员分别签字后，一式三联分别给采购人员留存一联，财务报销留存一联，收料留存一联，并将行政、办公用品入库存放妥当。
购买人与验收人员一同清点购置物品并入库，由验收人员根据收料单填写《办公、行政用品登记表（入库）》（附表四）。采购人员将办公、行政用品发票、采购计划单汇总表及一联收料单附在报销单后到财务报销。
按照公司各科室或项目各部门上报的办公、行政用品采购计划单进行分配，采购人通知申请部门领取用品，领取人员在对应贴有本部门标签的办公、行政用品领用台账（附表五）进行签字领取。
第七条 办公、行政用品库存盘点
采购人与验收人应于每月2号之前完成盘点库存工作,并填写办公、行政用品库存盘点表（附表七），本月实际盘点剩余数量应与本月应剩余数量一致，库存盘点完毕，采购人、验收人签字后请综合办公室主任签字。
第八条 如有部门因特殊情况急需购置部分办公或行政用品，但综合办公室没有足够库存（未到本次采购计划报送日期）等情况，应填写办公、行政采购计划单经部门负责人签字交综合办公室，采购人请示办公室主任同意后及时采购和领取，并做好领用登记工作。
第四章 附 则
第十二条 未经批准公司机关各科室、项目各部门或个人不得擅自购置办公、行政用品。
第十三条 本办法自下发之日起实行。
第十四条 本规范由机关综合办公室解释。

附表一
办公、行政用品采购计划单
申购部门（科室）： 年 月 日
单位：元
物品名称
规格型号
单位
数 量
价格
总价
用途

部门（科室）负责人： 申请人：

填写说明：规格型号不确定的可以不填，价格不确定不用填，由综合办公室统一填写，需要填写清楚的是物品名称，单位数量及用途。签完字后月底前上报综合办公室。

附表二
办公、行政用品采购计划单汇总表
填报部门（科室）： 年 月 日
单位：元
物品名称
规格型号
单位
数 量
价格
总价
用途

科室负责人（部门负责人）： 汇总人：

附表三
x公局第二工程有限公司
收料单位 综合办公室 收字第 公司（项目）行政（办公）**号
材料类别 行政用品（或办公用品） 收 料 单 年 月 日
材料编号
材料名称
规格
计量单位
应收数量
购入价格
实收数量
计划价格
供货单位
发票账单
字号
单价
总价
单价
总价

合 计 金 额
大写
小写
验收情况及说明

验 收： 财 务： 收 料： 采 购：

附表四
办公、行政用品登记表（入库）
序号
名称
购买时间
单位
数量
单价
总价值
经办人
验收人
发票号
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

附表五
办公、行政用品领用台账
序号
物品名称
数量
领用日期
领用人
使用部门
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

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办公用品采购发放管理工作流程图 （图六）
主责部门 关联部门 公司分管领导（项目分管领导

机关各科室
（项目各部门）
综合办公室主办汇总各办公室报每季度的办公用品计划

通知、报送

进行市场调查找到性价比最好的商品

供货商询价

科室负责人（部门负责人）审核

根据汇总各办公室办公用品需求计划制订采购计划

各办公室按原计划领取所需用品

按照计划购买办公用品、验收入库、登记、建帐

发票经主任审阅签字后报总经理签字报销
采购计划单汇总表、收料单附后
总经理签字

向财务报销

附表七
办公、行政用品库存盘点表
盘点日期： 年 月 日
序号
名称
单位
上月盘点实际剩余数量（A）
上月采购数量(B)
已领
用数量(C)
本月盘点应有数量D=(A+B-C)
本月实际盘点剩余数量（E=D）
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

盘库人： 监盘人： 部门负责人：