员工离职管理办法.doc

 员工离职管理办法
INC公司（下称“INC公司”或“本公司”）员工离职管理办法规范北京INC公司网络科技有限公司及下属公司员工离职程序。
本办法经公司管理办公会讨论，由总经理签署批准后生效，并于本文部首载明的生效执行日期起正式执行，此前颁布的管理制度中与本管理办法有冲突的即行废止。
本管理办法的日常解释权在综合管理部。
一、 总则
本办法所指的员工离职是指员工因发生以下情况时离开公司。
1、员工辞职：是指员工因个人原因在合约规定的服务期内主动提起申请，要求离开公司。
2、约满解聘：是指依据公司与员工签订的服务合同，合约期满后，公司或员工任何一方提出不再续签合同，双方解除聘任关系。
3、辞退：是指与公司签有试用期服务合同或正式服务合同的员工，在发生以下情况时被公司要求离开公司。
a、 员工能力或工作表现无法达到合约规定的岗位要求；
b、公司业务调整导致员工岗位调整，但员工无法胜任或不愿担任新的岗位工作；
c、公司因业务调整削减工作岗位，或公司在服务合同规定的底限之下提出削减员工薪资，双方无法达成一致；
d、 员工违反公司纪律，但其违纪程度不足以依违纪开除程序处理。
4、违纪开除：是指公司员工因严重违反公司工作纪律明文规定或<保密及反竞争协议>规定，或员工因违反国家法律被执法部门裁定承担刑事责任，公司要求员工离开公司。
5、 自动离职：是指员工连续旷工三日(含)以上。
二、 离职申请审批程序
本公司无论员工主动提出申请离职或公司要求员工离职均需履行离职申请审批程序。
1、 员工辞职
(1) 员工在服务合同期满前因个人原因提出辞职，应提交书面（或电子版）的<辞职申请>，辞职申请应载明辞职理由、拟离职时间及其妥善工作移交办法。
(2) 辞职员工最迟应于拟离职时间前一个月提出辞职申请；担任部门总监以上重要岗位、参与公司重大技术或商务项目担任重要职能工作者最迟应于拟离职时间前两个月提出申请。
(3) 辞职员工应向公司综合管理部递交辞职申请，综合管理部接到申请后，安排与辞职员工的会谈，了解员工真实辞职理由、基本要求及对公司工作建议，综合管理部并应就该员工辞职做出独立评估意见，提交给公司总经理及该员工业务最高主管。综合管理部接到申请后，同时通知辞职员工各级业务汇报指导主管，各级主管应逐级安排与辞职员工的会谈，了解员工真实辞职理由，尝试挽留员工，并就员工工作移交事宜做出协商安排。对于无法挽留的员工，各级主管应就其工作移交安排及移交时间签批书面意见。
(4) 公司部门经理(含)以上级别员工辞职应安排与公司总经理或总经理指定委托人的会谈，并经公司总经理签署书面批准意见后，员工方可办理离职交接手续。公司部门经理(不含)以下级别员工辞职，应安排与其最高业务主管会谈，并经其最高业务主管和公司主管人事行政的副总经理签署书面批准意见后，员工方可办理离职交接手续。
(5) 在综合管理部的监督下，公司各部门最迟应于接到员工辞职申请后两周内安排完成对员工的接见和审批手续，并向员工做出最终书面答复；逾期未做答复，员工可以视做公司已经批准辞职申请及其内容。
(6) 员工提出欲在本条第(2)款规定的离职日期前提前工作移患袄胫埃绻ぷ髑榭鲂砜桑咎醯?4)款规定的授权批准人批准，可以批准员工提前完成工作移交并离职。员工按本条第(2)款规定的离职日期未申请提前移交及离职，则应按员工辞职申请要求的拟离职日期为批准离职日期，如果公司拟要求该员工提前离职，则应与员工进行协商调整离职日期，或依辞退程序办理。
(7) 经批准辞职，综合管理部应向员工及相关部门发出<辞职受理通知单>，由最终批准人书面签署同意意见，其后由员工依离职交接程序办理交接。
2、 约满解聘
(1) 公司与员工间的服务合同即将届满，则公司综合管理部应最迟于合同届满前两个月与公司主管及员工商讨合约续签事宜。
(2) 如果公司与员工双方均同意续签服务合同，则按照员工招聘管理办法规定的签约审批程序再次办理员工签约事宜。
(3) 如果公司不同意续聘员工，则按照本管理办法辞退员工的内部申请审批程序，办理相关批准手续。如果员工不同意约满续约，则应提出<约满辞职申请>，按照本管理办法员工辞职的内部申请审批程序，办理相关批准手续。
(4) 上述(2)(3)款规定的程序最迟应于合同届满前45日内完成，并通知员工最终办理结果。
(5) 经批准解聘，综合管理部应向员工及相关部门发出<约满解聘通知单>，由最终批准人书面签署同意意见。其后由员工依离职交接程序办理交接。
3、 辞退
(1) 当公司及员工发生符合辞退规定的情况时，公司可以提起辞退员工。
(2) 辞退申请可由拟辞退员工的各级业务汇报指导主管提出，提出人应提起书面的<辞退员工申请>，申请中应写明辞退员工的具体原因、辞退员工的工作移交安排、辞退员工后对业务的影响及后续安排、建议员工移交及离职期等。辞退员工申请应由提起人向综合管理部提出，综合管理部接到申请后通知该员工的各级主管，并由该员工的各级主管就辞退申请内容提出书面意见。同时，综合管理部提请公司法律事务部就辞退员工的法律风险提供书面意见。综合管理部针对辞退申请展开必要调查并提出独立的评估意见，提交给公司总经理和员工最高业务主管。
(3) 公司部门经理(含)以上级别员工的辞退需经公司总经理签署书面批准意见后，方可由综合管理部正式通知员工并办理离职交接手续。公司部门经理(不含)以下级别员工的辞退，需经其最高业务主管和公司主管人事行政的副总经理签署书面批准意见后，方可由综合管理部正式通知员工并办理离职交接手续。
(4) 公司最终决定辞退员工，则由综合管理部与员工面谈通知并出具书面的<辞退通知单>，通知单中应列明辞退员工的理由、员工离职日期及员工工作移交要求、以及辞退补偿安排和其他帮助措施。综合管理部可根据需要安排员工各级业务主管参加辞退面谈，解释辞退安排，听取员工对公司的工作意见。
(5) <辞退通知单>应由最终批准人签署书面同意意见后，下发给员工和相关部门。员工据以依离职程序办理离职。
4、 违纪开除
(1) 公司以违纪开除名义辞退员工，因牵涉开除后经济补偿、经济和刑事责任追究等重要处理事项，可能公司法律责任，必须具有充足的证据后方可以违纪开除名义辞退员工。
(2) 违纪开除申请由综合管理部在充分的调查取证后提起，并出具书面的<违纪员工开除申请>，违纪开除申请必须经公司法律事务部书面签署同意意见，经公司总经理批准后方生效。
(3) 违纪开除申请经批准后，公司综合管理部与法律事务部共同安排与员工的会谈，并向员工及各部门发布<违纪员工辞退通知>。员工据以依离职程序办理离职。
5、 自动离职
(1) 员工连续三日(含)旷工，或员工自行通知公司后即离职，则视为该员工自动离职。
(2) 员工自动离职，应由其业务主管提起书面的<员工自动离职处理申请>，申请中开明员工自动离职情况、离职后工作处理安排等，向综合管理部提出。综合管理部接到申请后通知其各级业务主管签署书面意见，综合管理部调查属实后，即向相关部门和员工本人发送<员工自动离职处理通知>，无法向本人发送通知的，向其指定家庭联系人发送，或在公司内部公告。
(3) 各相关部门依<员工自动离职处理通知>，按离职程序办理相关手续。
(4) 员工自动离职牵涉侵犯公司资产及其他权益的，转由公司法律事务部处理。
三、 离职交接程序
1、员工正式离职前必须依<离职交接单>规定，逐项办理离职交接事宜。
2、 员工离职交接应办理以下项目：
(1) 工作移交
员工离职前应提前准备工作移交文档，并与指定的工作移交人办理工作移交。员工离职前应准备的工作移交文档包括：
a、员工执行的主要工作任务事项说明，主要工作流程、对外联络协调关系说明。其明细程度以便于工作接手人据此迅速掌握工作进展情况为准。
b、员工保管的书面公司文件、合同、商务资料、技术资料、技术文档目录及移交清单。
c、 工作相关文档电子文件目录及存放说明。
员工完成工作移交文档并办理工作事项交接及工作文件交割事宜后，由员工直接业务主管在其<离职交接单>工作移交项目下，书面签署交接完毕证明意见。
(2) 资产移交
a、员工应对其保管和使用的办公车辆、办公家具、办公电脑、开发设备、通讯设备、零部件、耐用办公文具、办公耗材、图书、电子资料等公司资产编制详细的资产移交清单目录。
b、员工所属业务部门及公司行政管理部门依据移交清单和此前员工领用资产时办理的登记记录，逐项盘点核定员工保管资产并办理移交管理和领用管理变更登记。
c、员工领用资产移交核对无误，则由行政管理部门和员工业务主管共同在<员工离职交接单>资产移交项目下，书面签署交接完毕证明意见。如员工领用资产出现缺损，则行政管理部门应先与员工依据公司资产清核管理办法，办理资产缺损申报登记；如确定资产缺损责任由员工承担，则应由行政管理部门出具<资产缺损赔偿通知>，发给员工和财务部门，由财务部门在财务结算时扣缴。
(3) 财务结算
a、员工离职前应将其任职期间因公费用依程序报销，并结清个人现金借款、支票领用结算事项。员工同时应完成其执行工作职责承担的款项追缴、发票追缴等财务工作事项，无法当时完成的应明确列明相关事项并加以说明，以便财务部统一管理并委托他人办理。
b、员工办理完毕个人财务事项结算，由公司财务总监在其<离职交接单>财务结算栏目下签署结清证明意见。
c、担任公司重要岗位或承担公司重要工作项目的员工，应公司首席财务官要求，可以对其执行的财务事项进行离职内部财务审计，审计无异议后经首席财务官签署财务结算完成证明意见。
(4) 行政安全交接
a、员工办理完毕工作移交、资产移交和财务结算事项后，应将保管的公司钥匙、物业出入证、停车证等物品移交给公司综合管理部，并办理相应移交手续。
b、员工办理完毕行政安全交接手续，应由行政管理部门负责人在<离职交接单>行政安全交接项目下签署结清意见。
c、员工办理完毕行政安全交接后，则应将<离职交接单>上交综合管理部，员工保留<离职交接单>复印件，并由综合管理部负责人在复印件上手签与原件一致证明意见。综合管理部人员应监督员工离开公司办公区域，员工不应再在公司办公区域停留。员工离开公司后，公司综合管理部应向公司全体员工公告。此后，员工如来公司办理未了善后事项，则应按外来人员进入公司履行相应的来访登记管理手续。
(5) 薪资及补偿金结算
a、综合管理部审核<离职交接单>上各项交接工作完成无误后，向财务部发出员工薪资及补偿金结算通知。财务部依据离职审批批准的薪资结算日和补偿金发放办法，依财务规定流程发放薪资及补偿金。
b、员工未办理完毕离职交接事项不得发放薪资及补偿金。员工不得用薪资及补偿金其财务欠款和资产缺损赔偿金，而应首先于离职时结清其财务欠款和赔偿金。
c、财务部发放离职员工薪资和补偿金后，应通知综合管理部，并由财务部负责人在综合管理部保存的<离职交接单>薪资及补偿金结算项目下签署结清意见。
3、员工离职时应在<离职交接单>上填报真实有效的离职后联络方法，以便公司就员工原负责工作或交接事项与员工联络。
四、 其他事项
1、 本公司综合管理部负责员工离职事项处理的指导、监督和协调。
2、综合管理部按本办法规定的批准程序制作并向员工发放的离职事项处理通知文件，代表公司的正式处理原则和意见。各级主管在宣布、解释、处理员工离职事项时，必须遵循公司正式发出的处理原则，不得与公司正式处理原则相左，也不得未经明确授权代表公司宣布员工离职处理意见。