企业合同管理暂行办法.doc
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1、xxxccxx村镇银行合同管理办法第一章总则第一条为规范本行合同管理程序,界定管理层面,明确管理职责,提高管理效能,防范经营风险,根据中华人民共和国合同法、商业银行合规风险管理指引等法律法规及xxxccxx村镇银行合规风险管理制度,结合本行实际,制定本办法。第二条本办法所称合同,是指本行与平等主体的自然人、法人和其他组织之间,以及本行与内部各平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。与合同订立、履行相关的申请书、承诺书、函件、通知、公告等法律文件纳入本办法管理。第三条合同分为格式合同和非格式合同。格式合同是指采用格式条款订立的合同,其合同文本分为标准类合同文本和示范类合同文本。标准类
2、合同文本是指本行在开展某项业务时应当使用的格式合同文本;示范类合同文本是指本行在开展某项业务时可以选择使用的格式合同文本。总行可以根据业务发展和内控管理的需要对格式合同文本的分类进行调整。非格式合同是指针对个别业务,没有格式合同或不适宜使用格式合同,由合同当事人拟定并使用的合同。第四条本办法所称合同管理是指本行按照内部控制和风险管理的要求,对合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审核备案、会签、订立、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等过程的管理。第五条合同管理实行总行集中控制管理体制。(一)总行风险合规部是本行合同归口管理部门,依照本办法全面履行总行合同管理职能。(二
3、) 总行各职能部门为合同承办部门,依照其在订立、履行合同等过程中的职责,行使合同管理职能。(三)总行行长(执行董事)及其下设委员会、其他高级管理层等依据其职权对权限内合同审批或核准。(四)总行综合管理部是总行合同档案的管理部门。(五)村镇银行稽核团队是本行合同管理的监督部门。第六条合同管理坚持以下原则:(一)合同管理实行依法管理的原则,不得违反国家法律、法规和规章的禁止性、限制性或义务性规定,合同的形式、内容以及合同管理的过程应当符合法律规定。(二)合同管理实行渗透管理的原则,对合同的管理应当充分渗透到合同的谈判、决策、订立、履行、纠纷处理、归档等所有过程和环节。(三)合同管理实行未雨绸缪的原
4、则,以预防纠纷、防风险为第一目标,以解决纠纷、化解风险为第二目标,以平衡本行利益、客户利益和社会公众利益为出发点。(四)合同管理实行分类管理的原则,按照合同的重要程度,标的额的大小、风险程度的大小等区别管理。(五)合同管理实行流程管理的原则,按照规定的方式、步骤和标准进行,并保持合同管理各阶段的制约和平衡。第二章合同管理职责第七条合同管理部门履行以下合同管理职责:(一)制定和规范合同管理办法和管理流程;(二)参与重大合同的论证、谈判等审核前工作,并提供法律支持,规避法律风险;(三)受理合同文本及相关资料的审核,对格式合同及其修订进行合规确认;(四)受理合同文本的备案,提出合规建议或风险控制建议
5、; (五)检查和督促本行合同订立、履行等情况,指出和纠正不规范的合同行为;(六)按照xxxccxx村镇银行法律事务管理办法的规定参与与合同相关的法律事务管理活动;(七)做好职责内合同的归档工作,执行合同登记、统计和报告制度;(八)开展合同管理教育和培训。第八条合同承办部门是拟定合同文本、订立和履行合同的责任部门,承担下列合同管理职责:(一)具体负责合同的立项、论证、意向接触和对合同相对方的资信调查工作,指定合同承办人;(二)组织合同的谈判;(三)起草合同文本,组织讨论和会签;(四)提请审批、审核或报备合同文本;(五)办理合同的订立手续,并办妥所需的授权委托书;(六)负责合同的履行、变更、中止、
6、解除,参与合同纠纷处理;(七)负责所承办合同的档案整理,并按要求提请合同档案管理部门归档;(八)配合合同管理部门做好合同管理工作。第九条合同承办人是具体负责合同订立、履行、保管、善后工作的责任人员,承担下列合同管理职责:(一)收集、整理有关起草和订立合同所需的材料,并核实其真实性;(二)做好对合同相对方、第三人经营情况、履约能力的分析判断,做好对合同项目的分析判断,提出意见或建议;(三)签订合同时保证合同文本规范、条款完整、文义明确、手续完备,并履行必要的审慎注意义务;(四)按照授权订立和交付合同;对权限外合同按规定提请审批或表决;(五)向合同管理部门和直接上级通报合同签订或履行情况,及时发现
7、和提示履约风险,行使必要的预警,采取恰当的应对措施;(六)保管与合同订立、履行等相关的资料,按规定整理归档;(七)配合对合同的检查、调查及诉讼保全等工作。第十条合同档案管理部门负责合同档案的归档和保管,承担下列合同管理职责:(一)接受合同承办部门或其他相关部门移交的合同档案,进行必要的整理;(二)按照档案管理要求对合同档案分类、立卷,归档保管。第十一条村镇银行稽核团队监督合同的订立和履行,承担下列合同管理职责:(一)负责对合同资金的来源、合同资金的使用,以及实际的结算处理、合同的履行程度等内容进行审计;(二)监督本办法的实施。第十二条其他机构或部门的职责:(一)行长(执行董事)职责和权限内的合
8、同,由行长行使最终审批权;(二)其他高级管理层职责和权限内的合同,由高级管理层行使最终审批权;(三)需相关委员会审议的合同,由合同承办部门提请相关委员会审议决定。第三章 合同管理程序第一节合同立项第十三条合同的立项,由合同承办部门启动。第十四条需要订立非格式合同的合同发起部门,是合同承办部门。合同内容涉及两个或两个以上机构或部门职责或权限的,由相关机构或部门协商确定合同承办部门;相关机构或部门未能协商一致的,由行长指定合同承办部门。第十五条合同立项时应当由合同承办部门填写合同立项申请表(附件一),注明合同订立的背景、需求,对相应情况作必要说明,并按照下列规定报批:以总行或总行各部室名义签订的合
9、同,由总行分管行长批准立项。合同立项一旦成立,合同承办部门应当同时填写合同流转单(附件二),合同流转单随合同管理程序在相关部门或人员之间流转。以总行、总行各部室名义签订的标的额不超过2万元的合同,不需要办理合同立项,但应按费用审批的要求履行费用立项报批手续。第十六条合同立项后,应当由合同承办部门与合同相对方、第三人开展意向接触,确定基本的合作条件、合作方式,进行必要的成本测算和价格咨询,或者按招投标管理规定组织招标。第十七条合同立项后,应当由合同承办部门对合同相对方、第三人进行全面的资信调查,并就其合同主体资格、经营管理水平、履约能力、诚信记录等作出分析和评价。第十八条对于不符合合同主体资格的
10、合同相对方,或者缺乏履约能力的合同相对方,如果确有必要与其订立合同的,应当由其提供合法有效的担保。第二节合同的谈判第十九条合同谈判事项由合同承办部门负责。一般合同应当由合同承办部门指定合同承办人组织或参与合同谈判。标的额超过2万元、不超过50万元的合同,应当至少有二人参与合同谈判。标的额超过50万元的合同或对本行影响较大的合同,在订立前应当组织谈判小组开展谈判。谈判小组成员一般在合同承办部门、合同管理部门、相关业务部门等部门内产生,具体的成员名单由合同承办部门与相关部门商定。本行有关大额采购的管理办法对合同相对方、第三人、合同标的额的确认有规定的,适用该规定。第二十条合同承办部门应当视合同的重
11、要程度对谈判人员、谈判过程、谈判中遇到的问题等作相应记录,谈判记录应当使用合同谈判工作底稿(附件三),并由谈判人员签字。谈判人员对谈判过程中遇到的困难和问题,可以向上级主管部门或领导请示。第三节合同的起草第二十一条针对个别业务,没有格式合同或不适宜使用格式合同的,可以拟定非格式合同。但国家、行业或监管机构有参考文本的,可以结合本行实际适当引用或借鉴。格式合同的制订,适用本办法第四章的规定。第二十二条合同文本由合同承办部门在谈判结束后视谈判结果拟定;根据双方约定,也可以由对方拟定。第二十三条合同文本条款一般应当包括合同标的物的状况(规格、型号、数量、质量标准或要求等)、履行期限、履行地、履行方式
12、、价款及其支付方式、合作条件、当事人各方的权利义务、违约责任、争议解决方式、特别约定事项等。合同文本应当使用中文文本,如需使用其他文字文本的,应当在合同中约定以何种文字的文本为准。第四节合同的审核第二十四条合同在合同承办部门与合同相对方订立前,应当由合同承办部门将相关合同文本报合同管理部门审核,并提供必要的资料。第二十五条以总行或总行各部室名义签订,标的额超过2万元的合同,或者没有标的额但具有履约性质的合同,应当报总行合同管理部门审核。符合本办法第三十四条规定的合同,不必报合同管理部门审核。第二十六条合同审核过程中,合同承办部门或合同承办人应当就合同管理部门提出的问题作必要的解释,并对关键条款
13、作出说明。第二十七条合同管理部门对合同文本的审核期限为57个工作日;对于重大、复杂的合同,审核期限可适当延长。合同承办部门应当保证合同管理部门基本的审核时间,并对此作出充分的估计和安排。第二十八条合同审核一般包括以下内容:(一)合同文本格式是否正确;(二)合同是否合法合规,是否符合法律、规则或准则等的要求; (三)合同是否存在履行或操作风险,对本行及本行股东、员工和客户的合法权益是否缺乏必要的保护;(四)与合同相关的资料是否合规;(五)其他应当审核的内容。第二十九条合同文本不得含有下列内容:(一)以欺诈、胁迫的手段订立,损害国家利益;(二)恶意串通,损害国家、集体或者第三人利益;(三)以合法形
14、式掩盖非法目的;(四)损害社会公共利益;(五)损害本行合法权益;(六)违反法律、行政法规的强制性规定。第三十条合同管理部门审核合同后,应当出具审核意见,必要时应当制作合同审核意见书(附件四),送达合同承办部门。第三十一条合同管理部门针对本办法第二十八条第(二)、(四)项出具的审核意见,合同承办部门原则上应当参照修改;合同管理部门针对本办法第二十八条第(一)、(三)、(五)项出具的审核意见,合同承办部门可以结合合同订立、履行等实际情况在综合判断风险后作相应处理。第三十二条合同承办部门可以向合同管理部门反馈其对合同审核意见的采纳情况,必要时应当制作合同审核意见反馈单(附件五),送达合同管理部门。合
15、同承办部门认为合同管理部门的意见存在错误的,应当及时与合同管理部门联系,并提供相应证明或引用材料。第五节合同的备案第三十三条依照本办法不需要报本行合同管理部门审核的合同,合同承办部门应当于合同订立后3个工作日内将所订立合同报合同管理部门备案。申请备案时应当填写合同备案表(附件六),随合同一并报合同管理部门。第三十四条下列合同不需报合同管理部门备案:(一)本行纯获利益,不需要承担民事责任、不需要履行民事义务的合同;(二)已经审核并准予用于具体业务的格式合同;(三)仅涉及本行内部管理,不涉及民事法律责任或义务的合同;(四)完全执行国家或行业强制格式或强制标准的合同;(五)符合本办法规定,采用口头形
16、式订立的合同。第三十五条本行合同管理部门收到备案申请后,应当对合同文本作相应审查,并区别下列情况作相应处理:(一)合同内容符合法律、法规、银行业监督管理规定和本行内部规章的,予以备案;(二)合同内容违反法律、法规、银行业监督管理规定和本行内部规章的,或者侵害当事人合法权益的,备案并提出合规建议;(三)合同内容存在风险隐患的,备案并提出风险控制建议。第六节合同的会签第三十六条本行合同在经审核后、订立前,应当由合同承办人填制合同文本会签单(附件七)提交合同承办部门、合同所涉业务分管行长及其他相关部门会签。标的金额在本行相关委员会审批权限内的合同,应当提请相关委员会会办,并由该委员会主任会签。标的金
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