公司声像档案管理办法模板.doc

声像档案管理措施

　　(一)总则
　　第一条 为加强本企业声像档案，特制订本措施。
　　第二条 本企业声像档案是指本企业各部门或个人在社会实践活动中直接形成对国家、社会和企业有保留价值录音、录像、照片、影片等辅以文字说明历史统计。
声像 档案通常由录音带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。
　　第三条 声像档案是本企业全宗组成部分，必需由档案室实施集中统一管理。

　　(二)声像档案资料搜集

　　第四条 搜集范围
　　1.反应本企业关键职能活动工作结果和存在问题声像资料；
　　2.各级领导人和著名人物参与音本企业相关重大活动声像资料；
　　3.本企业相关人员组织或参与关键会议，会见和外事活动声像资料。
　　4.包含本企业和邮电系统权益声像资料。
　　5.其它单位形成和本企业相关关键声像资料。
　　6.其它含有保留价值声像资料。
　 第五条 搜集时间
1.声像档案资料应在形成后30天内随立档部门其它载体形态档案同时归档；如有特殊情况能够合适延长归档时间。
2.档案部门应随时搜集零碎具体保留价值声像资料。
　　第六条 搜集要求
　　1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要搜集齐全，按时归档并建立归档控制方法。凡未按要求归档，其形成费用不予报销，以防散失；
　　2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；
　　3.声像资料内容要真实，底片、原件和影像、复制品要相符。
　　第七条 声像档案资料征集
　　1.档案部门有责任随时征集关键声像资料；
　　2.在征集声像资料中，凡包含国家和全国邮电部门重大事件，应向邮电部办公厅档案处报送目录。
　　第八条 声像档案费用报销
　　本企业各部或个人凡按本措施第四条形成声像档案费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给核报费用。

　　(三)声像档案整理

　　第九条 声像档案整理，包含分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。
　　第十条 声像档案整理由摄录人员负责，档案部门帮助。
　　第十一条 分类、编号
　　1.照片档案按年代、问题分类。同属一类照片按时间次序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。
　　2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。
　　3.编注和其它载体档案相联络参考号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。
　　第十二条 保管期限：应视其内容关键程度、时间、名称、可靠程度、有效性等原因，划定保管期限。
　　第十三条 文字说明编写
　　1.文字说明基础内容包含事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
　　2.编写文字说明要求：
　　(1)正确揭示档案材料内容，概括其反应全部信息，标注项目正确齐全；
　　(2)照片自然张(内容相近亦能够若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联络亲密应加文字说明：
　　(3)文字简练、语言通顺；
　　(4)时间用阿拉伯数字表示。
　　第十四条 编制格式
　　1. 照片编制采取横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。
　　2. 2.录音带、录像带、摄像带编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。
　　第十五条 案卷要求
　　1.将含有共同专题内容若干份声像资料组成案卷，集中编放。
　　2.卷内目录：
　　照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；
　　录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
　　3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料整理、变动情况。
　　第十六条 编目
　 　声像档案著录依据GB3792.5-85《档案、著录规则》进行。

　　(四)声像档案保管

　　第十七条 声像档案入库前要进行检验，对已被污损，要进行必需技术处理。 第十八条 保管条件
　　底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%；
　　照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。
　　第十九条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必需避开30奥斯特以上磁场，磁场盒和盒间距大于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。
　　第二十条 对库存照片档案，要两年检验一次。
　　第二十一条 归档保留声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必需经过判定，取得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。
　　第二十二条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。

　　(五)声像档案开发利用

　　第二十三条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。
　　第二十四条 建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，依据声像档案机密程度，确定利用范围。
　　第二十五条 含有专利声像档案，外单位利用时，应按《中国专利法》相关要求办理。已移交档案馆，所得专利收益，标准上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。
　　第二十六条 声像档案原版通常不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导同意后，方可限期外借。利用率高声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按相关要求收费，实施有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
　　第二十七条 在不影响保密前提下，各单位可利用声像档案举行汇报会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，主动开发利用现在声像档案。