知识产权管理体系认证-002-外来文件和记录文件控制程序.docx

XXX股份有限公司 外来文件和记录控制程序

外来文件和记录控制程序
文 件 编 号
**-002
版 本
A0
受 控 状 态
受控
密 级
**
生 效 日 期
-08-01
页 数
4

修 订 履 历
序号
版本
修订内容
修订人
生效日期
1
A0
新版发行
XXX
-08-01

审 核
XXX -07-05
批 准
XXX -07-10
1 目的
1.1 对公司涉及的知识产权相关外来文件和记录文件进行管理控制，明确相关文件的标识、贮存、保护、检索、保存和处置方法，确保对相关文件的有效控制，特制定本程序。
2 适用范围
2.1适用于本公司知识产权相关外来文件和记录文件的管理与控制。
3 参考文件
3.1 GB/T 29490-2013《企业知识产权管理规范》
4 术语及定义
4.1记录：根据公司体系文件规定实施的活动或服务中所产生的记录，以作为本公司体系运行有效性的客观书面证据。
5 职责
5.1各相关部门：本部门使用表单的制定，并负责本部门产生的记录的收集、汇总、整理、编目、装订和保存期内的保管，以及过期记录的自行处理。
5.2体系部：负责公司各类管理体系表单、记录的收集、汇总、整理、编目、装订和保存，以及过期记录的定期销毁，包括表单编号及发行的管制。
5.3管理者代表：表单制定、修改、废止的核准，包括记录管理的监督。
6 程序内容
6.1表单制定和修改
6.1.1 各部门应依据程序文件、作业标准指导文件所叙述的方法、要求或者指示执行编制记录所需的表单，表单必须清楚标明名称，且应覆盖体系的所有规定过程及所有活动。
6.1.2各部门经理应确实审查所需表单的编制及其适宜性与完整性。
6.1.3所有新表单的制定，均要经由管理者代表审核通过后，方可提交体系部进行编号、登记和发行。
6.1.4表单修改时，由相应部门领导确认无误后，提交体系部，由管理者代表审核通过后，回收旧版、发行新版。
6.2表单的登记、发行
6.2.1各部门将编制的表单，经规定权责人员审批后，送交体系部管理。
6.2.2体系部对表单实施编号和发行；由有权人员将表单上传至公共文件夹共享也视为发行。
6.2.3体系部编制《记录文件清单》对表单进行管理，如有更改，应及时对外公布，以便各部门查阅和检查所用表单是否为最新版本。
6.2.4表单的版本控制，当表单只做格式上的调整，其记录内容的要求没有发生改变或增减时，不做改版处理，此时可由体系部直接更换即可，如果表单中的重要栏目和追溯栏目发生改变或增减时，必须改版。
6.3记录填写要求
6.3.1各部门根据工作需要填写相应的表单，以产生记录。
6.3.2记录要求
1）记录应字迹清晰，易于辨认，对于表格中重要的和追溯性栏目（如合同号、日期等），填写时不准遗漏。
2）记录因书写错误修改时，可用双横线将错误内容划掉，重新书写正确内容，对于重要的和具有追溯性字段的修改，修改者应在旁边签名并注明日期；记录修改时不能使用涂改液，不能将错误内容修改得看不清楚。
3）记录中不需要填写的项目或栏目可以“/”划掉。
6.4记录确认、收集、整理、编目、装订
6.4.1记录填写完毕后，必要时由填写人的直接上级确认记录的完整性和真实性。
6.4.2具体有关记录的审批权则根据记录本身的特性而定。
6.4.3各部门负责对本部门产生的记录进行收集、整理、编目、装订。
6.4.4记录一般以时间先后的顺序，根据实际情况按相应的时间期限（周、月、季、年）收集，填写《记录清单台帐》，以记录名称或编码分类标识（记录名称、保存期限等），编目、装订成册进行归档保存。跟随文件资料的记录表单（如合同评审单）等，随文件资料一起归档，不单独装订成册。
6.5记录归档、存储和保管
6.5.1体系部负责将各部门装订成册的记录汇总归档保存。
6.5.2记录保管场所应避免潮湿，需防止记录变质、损坏和丢失。
6.5.3记录的保管方式可以是多元化的。如电子记录、扫描存档等。
6.6记录查询、借阅
6.6.1因工作需要查询记录时不得损坏、涂改记录，应保证记录的完整性和真实性。
6.6.2借阅原则：在持有部门现场查阅记录，若需要复印应先征得记录保管人员的同意。
6.6.3合同或客户明确要求时，相关记录应提供给客户或其代表在定期内评估。
6.7记录保存期限应注意以下要求
6.7.1顾客要求记录的保存期限：客户重要质量记录保存按照客户要求的期限执行。
6.7.2合同文件，顾客要求及更改文件、采购订单和修改该文件的保存期限至少为该产品或服务提供后12个月。
6.7.3审核结果记录（认证机构审核、管理评审、内部审核）保存三年以上。
6.7.4其他记录的保存期限具体依据《记录清单台帐》的规定实施。
6.8记录的销毁
6.8.1超过保存期限的记录，由保管责任人申请，经部门经理审批后自行销毁。
6.8.2如是统一交由体系部保管的记录，过期后由体系部统一整理和销毁。
6.9外来记录
6.9.1外来文件（包含但不限于以下文件）：
(1)行政决定、司法判决、律师函等诉讼类外来文件。
(2)国际标准、国家标准、行业标准等标准类外来文件。
(3)与公司知识产权管理相关的法律，行政及地方法规、规章政策、办法、条例等规范性法律文件。包含但不限于以下文件：
1) 国家颁布的有关知识产权法律、法规；
2) 我国签订的国际条约；
3) 各级地方人大、政府颁布的有关知识产权的法规政策；
4) 其他相关方所提出的要求。
6.9.2外来记录应按记录性质由权责部门进行收集并交体系中心归口保存管理，对接收的外部记录，按提供部门或记录名称由体系中心分类管理，填写《法律法规及其他要求一览表》（例外情况：知识产权获取过程中的外来文件填写《知识产权管理台帐》，收集的外来知识产权信息填写《知识产权信息汇总表》），标明文件来源和获取时间，并依其性质确定保管方式和保存期限，并保存。
7 相关记录
序号
表格名称
表格编号
使用部门
相关部门
归档部门
1
记录清单台账
**424-06
体系部
各执行部门
体系部
2
《记录文件清单》
/
体系部
各执行部门
体系部
3
法律法规及其他要求一览表
**424/533-08
体系部
各执行部门
体系部
4
知识产权管理台帐
**710-20
体系部
各执行部门
体系部
5
知识产权信息汇总表
**640-48
体系部
各执行部门
体系部
8 附录
不适用。
9 流程图

记录保管
记录保存期限及过期记录的处理
A
记录查阅
过期记录处理
结束
外来文件更新
外来文件收集
适用性判定
不适用来G
适用
登记、归档、分发
结束
旧版、过期文件作废
开始
记录编制/更改
审批
记录登记发行
OK
NG
记录发放
记录填写
记录收集归档
开始
A

4
第 页 共 4 页