知识产权管理体系认证-002-外来文件和记录文件控制程序.docx
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1、XXX股份有限公司 外来文件和记录控制程序外来文件和记录控制程序文 件 编 号*-002版 本A0受 控 状 态受控密 级*生 效 日 期-08-01页 数4修 订 履 历序号版本修订内容修订人生效日期1A0新版发行XXX-08-01审 核XXX -07-05批 准XXX -07-101 目的 1.1 对公司涉及的知识产权相关外来文件和记录文件进行管理控制,明确相关文件的标识、贮存、保护、检索、保存和处置方法,确保对相关文件的有效控制,特制定本程序。2 适用范围2.1适用于本公司知识产权相关外来文件和记录文件的管理与控制。3 参考文件3.1 GB/T 29490-2013企业知识产权管理规范4
2、 术语及定义 4.1记录:根据公司体系文件规定实施的活动或服务中所产生的记录,以作为本公司体系运行有效性的客观书面证据。5 职责 5.1各相关部门:本部门使用表单的制定,并负责本部门产生的记录的收集、汇总、整理、编目、装订和保存期内的保管,以及过期记录的自行处理。 5.2体系部:负责公司各类管理体系表单、记录的收集、汇总、整理、编目、装订和保存,以及过期记录的定期销毁,包括表单编号及发行的管制。 5.3管理者代表:表单制定、修改、废止的核准,包括记录管理的监督。6 程序内容6.1表单制定和修改6.1.1 各部门应依据程序文件、作业标准指导文件所叙述的方法、要求或者指示执行编制记录所需的表单,表
3、单必须清楚标明名称,且应覆盖体系的所有规定过程及所有活动。6.1.2各部门经理应确实审查所需表单的编制及其适宜性与完整性。6.1.3所有新表单的制定,均要经由管理者代表审核通过后,方可提交体系部进行编号、登记和发行。6.1.4表单修改时,由相应部门领导确认无误后,提交体系部,由管理者代表审核通过后,回收旧版、发行新版。 6.2表单的登记、发行6.2.1各部门将编制的表单,经规定权责人员审批后,送交体系部管理。6.2.2体系部对表单实施编号和发行;由有权人员将表单上传至公共文件夹共享也视为发行。6.2.3体系部编制记录文件清单对表单进行管理,如有更改,应及时对外公布,以便各部门查阅和检查所用表单
4、是否为最新版本。6.2.4表单的版本控制,当表单只做格式上的调整,其记录内容的要求没有发生改变或增减时,不做改版处理,此时可由体系部直接更换即可,如果表单中的重要栏目和追溯栏目发生改变或增减时,必须改版。 6.3记录填写要求6.3.1各部门根据工作需要填写相应的表单,以产生记录。6.3.2记录要求 1)记录应字迹清晰,易于辨认,对于表格中重要的和追溯性栏目(如合同号、日期等),填写时不准遗漏。 2)记录因书写错误修改时,可用双横线将错误内容划掉,重新书写正确内容,对于重要的和具有追溯性字段的修改,修改者应在旁边签名并注明日期;记录修改时不能使用涂改液,不能将错误内容修改得看不清楚。 3)记录中
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