物业档案管理和管理制度.doc

管理制度和档案建立管理
物业管理规章制度明细
豪之英物业管理中有严格的规章制度，以下制度是我公司现场配置的标准化管理制度目录，进入现场后，公司运行部将根据现场情况，制定和现场相适应的规章制度，进行培训教育。
物业档案管理措施
物业管理是长期细致的管理工作，涉及建筑物的硬件软件、政府机关、客户等各个方面。详实准确的档案管理，有助于保持管理信息的连贯真实，利于资产管理和客户服务，是非常重要的管理工作。项目管理的档案可以分为客户档案和管理档案两大部分。
客户档案：
主要包括个科室基本情况，各科室紧急联络人、投诉和意见处理记录、客户满意度调查等内容
管理技术档案：
主要包括项目图纸、审批手续等法律技术资料、各物业管理专业的工作方案、ISO9001工作记录、工作计划及报告、客户及政府机关工作指示、往来信函公文等。
档案管理职责
1. 公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合办公室统筹管理。二级管理是指各职能部门、服务提供部门的档案资料管理工作。
2. 公司档案由专人负责，业务归属综合办公室。各职能部门、服务提供部门指定人员，兼职档案资料管理工作。
3. 公司档案管理人按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、作业规程统一管理公司的档案。各职能部门、服务提供部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。
4. 档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
5. 公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。
档案保管的目的
1. 便于查阅。
2. 保证档案的安全。
3. 防止档案损坏。
4. 采取修复技术，延长档案寿命。
档案保管的责任部门
1. 项目所有档案由档案管理员统一归档、保管。
2. 各部门日常工作记录由部门档案负责人于每月1号统一递交档案管理员归档。
档案的保管程序
1. 各部门将需要保管的资料经文书处理程序后，移交档案管理员。
2. 档案管理员将该资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并统一编号。
3. 档案原则上保管原件。
档案的查阅权限
1. 项目经理可查阅所有档案。
2. 部门负责人可查阅该部门相关的所有档案。
3. 其他人员根据审批查阅有关档案。
档案的查阅/借阅/复制
1. 查阅/借阅/复制人员到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
2. 档案管理员审核其查（借）阅资格。
3. 权限内（经授权/审批）的按正常手续办理。
4. 权限外的，档案员开具《文件查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续。
5. 属公司或ISO9000质量体系档案，由项目经理审批。
6. 属部门档案，由部门负责人审批。
7. 借阅档案原则上需当日归还，如不能当日归还的，应严格按申请的归还日期归还档案，档案管理员负责验收保证档案完好、整洁交还档案室。
8. 需复制档案：一般和涉密档案由部门负责人负责审批。机密和绝密档案报部门负责人及项目经理逐级审批。
档案的销毁
1. 档案管理员依据档案保管期限，编制计划，填写《档案销毁记录》经审批后进行销毁。
2. 属公司档案，由项目经理审批。
3. 属部门档案，由部门负责人及项目经理逐级审批。
4. 属ISO9000质量体系档案，需报分公司总经理审批。
档案管理相关制度
归档制度
1. 凡是反映公司企业开发、物业管理服务、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2. 凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3. 归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或各部门须保留的，保存人必须到综合办公室登记，办公室保存复印件。
4. 由公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档：以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5. 业务活动中的有关请示报告及公司领导批复，属付款性质的，由计划财务部保存原件。属人力资源问题的，由人事部保存原件。其他重要报告，在公司资料归档范围内的连同有关资料由经办人整理后移交综合办公室，在工程资料归档范围的，连同有关资料由经办人整理后，根据具体情况移交工程维护部或综合办公室、相关项目部。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
6. 由公司对外签订的经济合同，均保留两份原件，综合办公室、计划财务室各存一份。特殊情况只有一份原件时，财务部保存原件，办公室保存复印件并注明原件存放处。
7. 公司的收文、发文等文书资料在综合办公室归档。
档案保管制度
1. 各职能部门应根据保存档案数量，设置专门存放档案的文件柜并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2. 归档资料要进行登记，编制全行目录。
3. 科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录。根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。
4. 档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学合理。
5. 库存档案必须图物相符，账物相符。
6. 档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7. 根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8. 经鉴定需销毁的档案，由综合办公室编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9. 严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10. 公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
11. 项目部的管理档案除国家规定外保存期为三年。项目结束后，所有档案资料需要移交给客户保管。
档案借阅制度
1. 档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2. 借阅部门保管的档案、材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准。借阅非本部门经办的档案、材料须经综合办公室项目经理批准。阅档必须在综合办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合办公室项目经理批准。
3. 借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4. 借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合办公室项目经理并报总经理、副总经理批准。
5. 借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6. 调阅或借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。
借出档案资料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
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