公司税务档案管理办法模版.docx

××公司税务档案管理办法

第1章 总则
第1条 目的。
为了实现公司税务档案的科学管理，提高档案管理的水平，确保档案的完整与安全，根据国家相关法律、法规的规定，结合公司实际情况，特制定本办法。
第2条 适用范围。
本办法适用于公司全部税务档案的立卷、归档及利用等管理工作。
第3条 相关术语解释。
本办法所称档案，是指公司在相关税务活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第4条 各级档案管理部门的基本职责。
公司税务档案管理工作由公司档案部在宏观上统筹规划、组织协调，由公司财务部制定规划，建立制度，实施检查、监督和指导。各级档案管理部门的职责如下所述。
1. 公司档案管理部门负责统一保存、管理各级档案，各级档案管理部门负责整理、立卷，然后交总公司档案管理部门。
2. 建立健全本部门档案工作的各项规章制度。
3. 监督、指导各种财务、税务文件材料的收集、整理、立卷和归档工作。
4. 指导、监督本单位和下级单位税务部门的档案管理工作。
5. 办理领导交办的其他档案业务工作。
第5条 档案工作人员的岗位要求。
档案工作人员要遵纪守法，保守档案机密，热爱档案工作，精通档案业务，熟悉税收业务，努力把档案工作做好，为上级领导决策和公司税务工作服务。
第2章 文书的立卷和归档
第6条 各部门工作活动中形成的具有使用和保存价值的税务文件材料在办理完毕后，由各部门的档案管理负责人整理、立卷，并向总公司档案管理部门移交归档。从档案生成到档案移交不得超过15天。
第7条 立卷任务的划分要求。
1. 各部门负责自行承办文件的立卷。
2. 公司内部会办的文件，由主管单位立卷。
第8条 文书立卷的具体要求。
文书立卷应当遵循文件的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体要求如下。
1. 应当归档的文件材料，必须齐全、完整。
2. 在归档的文件材料中，应当将相应的正件与附件、正本与定稿、请示与批复、批转文件与原件、多种文字形成的同一文件放在一起立卷；文电应当合一立卷。
3. 认真填写卷内文件目录。文件没有标题或者标题不明确的，要另拟标题；文件责任者、时间不清楚的，要查清楚后填入，并备注说明。
4. 案卷封皮应当按照规定逐项填写清楚。案卷题名要简明、准确地反映卷内文件材料的内容与成分（一般包括责任者、内容、名称等），体例一致，文字简练，使用简称应当通用易懂，并用毛笔或者钢笔书写，字迹要工整、清晰。
5. 有关卷内文件材料的情况说明应当逐项填写在备考表内；若无情况可说明，则应当将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应当置于卷尾。
6. 卷内文件材料要去掉金属物，破损的文件应当裱糊，字迹扩散的应当复制与原件一并立卷。
7. 传真文件以复印件立卷归档。
8. 声像材料应当单独存放卷盒、相册中，并用文字标出摄像或者录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
9. 所立案卷要科学地划分保管期限。
第9条 案卷立好后，应当按照机构、问题并结合重要程度和不同保管期限进行系统的排列和编号，并抄写案卷目录。
第10条 各部门档案管理负责人将立好的案卷连同案卷目录（一式三份） 于文件形成后的次年上半年向公司档案管理部门移交，并办理移交手续。
第3章 档案的管理和利用
第11条 各部门的税务档案应当按照其内容和载体的不同进行科学分类，一般按照年度、组织机构分类。分类应当保持前后一致，具有稳定性。
第12条 各级档案管理部门应当将归档案卷按照不同类别、载体和不同保管期限分别排列。案卷排列方法应当统一，前后保持一致，不得随意改动。
第13条 公司档案管理部门要对档案库房进行定期和不定期的检查。如有破损或者字迹失真的档案，应当及时修复。如发现其他问题，也应当及时解决或者报告领导。
第14条 各级档案管理部门应当建立健全档案资料的统计制度。对档案的收进、移出、库存、利用、销毁等情况进行登记和统计，并按照规定向上级领导报送档案基本情况统计表。
第15条 各级档案管理部门应当建立全宗卷，以积累本单位的立卷说明、分类方案、交接凭证、鉴定报告、销毁清册、检查记录、全宗介绍等。
第16条 档案的借阅和复制规定。
1. 本单位工作人员因工作需要可以借阅库存档案。外单位来人查阅本单位档案，必须持有单位介绍信，并经（分）公司经理批准。
2. 复制机密或绝密文件必须经总经理批准。
3. 档案借阅者必须遵循有关规定，履行必要的手续，不得涂损档案，不得转借他人，阅完及时归还。借阅绝密、机密档案，还负有保密的责任，违者按照有关规定处理。
4. 档案管理负责人必须认真检查归还的档案有无遗失、涂损等现象。
第4章 档案的鉴定、销毁和移交
第17条 各级档案管理部门会同财务部及有关部门，根据档案保管期限表定期对档案进行鉴定，核定保管期限，剔出无保存价值的档案。
第18条 档案保管期限的划分标准。
1. 档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，其中永久为50年以上，长期为16年至50年（含50年），短期为15年以下（含15年）。
（1）凡是对国家建设、历史研究或公司发展有长远利用价值的，列为永久保管。主要包括:处理重要问题形成的文件材料，召开各种税务会议的重要文件材料，重要的请示、报告、总结，综合统计报表，机构演变的文件材料；上级机关颁发的属于本单位主管业务并需要贯彻执行的重要文件材料。
（2）凡是反映公司一般税务工作活动，在较长时间对各部门工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。主要包括:一般工作问题文件材料，一般会议的主要文件材料，直属上级机关颁发的属于公司主营业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下级单位报送的重要财务、税务总结报告和统计报表等文件材料。
（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。主要包括:公司一般事务性的文件材料，上级单位和同级单位颁发的非本单位主管业务但需要贯彻执行的税务文件材料，下级财务单位报送的一般财务工作总结、报告和统计报表等文件材料。
2. 档案的保管期限，从档案所属年代的次年1月1日起计算，长期计划、协议、协定、合同等有关文件，从其有效期满后次年1月1日起计算。
第19条 各级档案管理部门销毁确无保存价值的档案时，应当写出销毁档案报告，说明销毁理由、原保管期限、数量和简要的内容，连同编写的销毁清册一起报送，由总公司档案管理部门负责人审核后方可销毁，并在原案卷目录上注销。在销毁档案时，档案管理部门应当与总公司保卫部门取得联系，指定两人以上监销，并由监销人员在销毁清册上签字。
第5章 附则
第20条 本办法由财务部负责制定、修改及解释。
第21条 本办法经总经理批准后颁布施行，修改时亦同。