ERP销售操作基础手册一.doc

ERP销售操作手册
(通常作业)

目 录

一、 维护［用户信息］
适适用于新增用户
二、 查询［物料品号］
适适用于查询系统物料品号
三、 录入［用户订单］
依手工版《项目实施单》/《协议》录入到ERP系统中
四、 录入［销货单］
依审核确定后［用户订单］复制生成［销货单］
五、 录入［销售发票］
1. 出货后申请开具销售发票：依审核确定后［销货单］复制生成［销售发票］
2. 预开发票：依审核确定后［用户订单］复制生成［销售发票］

一、 维护［用户信息］
Ø 前提：判定是否是新增用户
Ø 查询方法：
方法一：进销存管理→销售管理子系统→用户管理→录入用户信息-查询之用户全称→点击「确定」键
1.查询键
2.录入查询条件

方法二：进销存管理→销售管理子系统→订单管理→录入用户订单-用户编号查询之用户全称
3.录入查询条件(如：用户名称)点击「重新查　找」键
2.点击用户编号
1.点击新增

3、新增［用户信息］(原系统中无此用户信息)
Ø 路径：进销存管理→销售管理子系统→用户管理→录入用户信息
Ø 依据：电子表单之《用户基础信息表》
Ø 步骤：
1. 点击「新增」键。见图一
2. 用户编号：依《用户编码标准》，点选或按F2自动编码开窗作业中按所属区域给编码。
3. 用户简称：一律为用户全称前六位汉字字，且此简称一经确定不得修改。
例：台积电(上海)→台积电上海有
上海宝原体育用具商贸南京分企业→上海宝原体育
4. 总企业：维护集团企业类型用户，即需先设置一个集团企业信息，此集团企业下所属企业在建立信息时需在此选项和集团企业关联
5. 交易对象分类方法（类型、地域、路线/行业）：点选或按F2交易对象分类信息查询选择目前用户所属类型、地域、行业（路线）
6. 基础信息录入确定后，点击「√」保留键。见图五
注意事项：黄色标注处为必录入项，绿色标注处为录入保留后不可修改项。
　　　　　若［用户信息］有变动，则需填写《用户基础信息表》交由部门主管或徵信部门主管签核并做修改。
［用户信息］转至账款中心审核。
　　　　　若企业换地址（指城市间变更地址，如北京换至上海），则需作为新用户重新建档，此时用户名称通常和原名称会不一样
图一：基础信息中录入简称、用户全称、税号(15位码)、责任人、交易对象分类方法（类型、地域、路线）、业务人员/收款员工/部门、注册资金、开户银行、银行帐号、开业日期（营业执照之成立日期）、职员人数
恒逸必录项/精诠非必录项
行业
用户编码标准维护
若为集团企业下属企业则需在此和集团企业信息关联
新增

图二：地址信息中录入企业地址（汉字）、联络人、电话、传真、邮箱、手机、财务联络人、财务联络电话、注册地址/联络地址、发票地址、送货地址
此地址可在用户订单中修改

图三：交易信息中录入交易币种(默认人民币)、定价次序(默认系统值142)、发票种类/税种（默认A：专用发票/2.应税外加）、付款条件（点选或按F2付款条件信息查询选择）、首次交易（首次交易维护，以后再有交易则系统会自动生成）、结算方法
由系统自动带入
手工录入

图四：信用信息中，此界面由徵信部门维护
信用额度为注册资本25%，若未超出300000元，按实际额度；若超出300000元，则按300000元为限

图五：证照信息中录入组织机构代码(按用户组织机构代码证上号码，共9位码)
「保留」键
此9位码应和税号最终9位码一致

二、查询物料品号
Ø 前提：查询系统中是否有此物料品号
Ø 路径：进销存管理→销售管理子系统→订单管理→录入用户订单-品号查询
点击品号或按F2品号信息查询依查询条件录入（若有原厂编码，可依原厂编码在货号中查询），查询系统中是否有此物料品号。品名英文大小写查询方法见《ERP英文大小写查询技巧》

Ø 系统中若无此物料品号，则填写《料号申请表》转至物控，由物控在系统中增加，增加完成后立即通知业助。

三、录入［用户订单］
Ø 依据：业务人员填写并已签核《项目实施单》/《协议》/《用户PO》
Ø 路径：进销存管理→销售管理子系统→订单管理→录入用户订单
Ø 步骤：
1. 点击「新增」键。见图一
2. 订单单别：点选或按F2单别信息查询依项目实施单所属区域选择为［22XX］单别；订单单号由系统自动生成。见图一
3. 用户编号：点选或按F2用户信息查询选择订单用户，若为新用户则回{一、维护用户信息}作业
4. 业务人员及部门编号：点选或按F2业务人员信息查询选择该订单之业务人员及所属部门，标准上此在维护用户信息中已录入，此处为系统自动关联用户信息主档。见图一
5. 付款条件：点选或按F2付款条件编码查询选择和用户确定付款条件，标准上此处为系统自动关联用户信息主档，若系统中无此付款条件，则申请相关部门维护。见图一
6. 税种：选择（销售产品类2.应税外加，服务类9.不计税）。见图一
7. 订金比率：可录入预开发票比率，在此有录入比率才可带入预开发票界面。见图一
8. 录入单身：录入对应项目实施单编号/协议号、品号（点选或按F2品号信息查询）、品名、仓库（点选或按F2仓库信息查询选择实际仓库）、订单数量、单价（未税金额）、金额、税率(销售产品为17%，服务类为0%)。见图一

「新增」键

9. 录入预交货日、单位成本（依项目实施单/协议，未税金额）、仓库名称，确切送货地址。见图二
需按实际仓库修改

10. 若有终端用户，则需录入相关信息。点击「√」保留键。见图三
「保留」键
精诠必录入项

Ø 列印出［用户订单］，转至物控，由物控查对ERP系统中订单和《项目实施单》/《协议》/《用户PO》是否一致，并在ERP中做确定。其它联次转到相关单位(业务、采购、财务)。

注意：
u 假如同一张项目实施单/协议中有销售产品和服务项目时，则需分别做两张订单，选择不一样税种（销售产品类2.应税外加，服务类9.不计税）
u 单身中录入单价及单位成本在录入时均为未税金额，即未税单价＝项目实施单/协议中含税单价/1.17，未税单位成本＝项目实施单中含税单位成本/1.17
u 查对［用户订单］和《项目实施单》/《协议/用户PO》查对订单内容。

四、录入［销货单］
Ø 起源：审核确定后［用户订单］
Ø 路径：进销存管理→销售管理子系统→销货管理→录入销货单
Ø 步骤：
1. 点击「新增」键。见图一
2. 销货单别：点选或按F2单别信息查询依项目实施单所属区域选择［23XX］单别；销货单号由系统自动生成。见图一
图一：
「新增」键

3. 点击「复制前置单据」按钮，选择「复制起源-订单」，选择「起源单别」，再依查询条件在｛查询窗口}查询订单，双击「确定」复制。见图二
图二：
双击需选择单据或确定
复制前置单据

4. 批号，批号=项目实施单号/协议，此项由系统自动带入项目实施单号。见图三
5. 出货数量：由［用户订单］复制生成，可按实际出货数量修改。见图三
6. 检验订单号及项目实施单是否和所需出货单据一致。见图三
7. 送货地址：由［用户订单］复制生成，在此可做修改。见图三
图三：

8. 选择发票种类：由［用户订单］复制生成，(A.专用发票 B.一般发票 C.其它)，销售产品类均选择A.专用发票，服务类选择B.一般发票。见图四
9. 选择税种：由［用户订单］复制生成（销售产品－2.应税外加，服务收入－9.不计税）。见图四
10. 录入税率：由［用户订单］复制生成（销售产品—17%，服务收入—0%）。见图四
11. 收款员工：应和员工一致，由系统自动带入。见图四
12. 点击「√」键保留。见图四
图四、
应和员工一致

13. 列印［销货单］，转至仓管，由仓管备货并做确定；并将其它联次转至相关单位。见图五
图五：

注：业助若需申请开立［销售发票］，则需先填写［开立发票申请表］（需主管签核）并附项目实施单/协议/用户PO单、销货单至财务部门。

五、录入［销售发票］
Ø 适用：出货后开具发票，票货同行，预开发票
Ø 起源：审核确定后［销货单］；预开票为审核确定后［用户订单］和会计开具发票
Ø 路径：财务管理→应收管理子系统→应收账款管理→录入销售发票
Ø 步骤：
方法一：（适适用于［销货单］只需开立一张［销售发票］，且无任何修改信息）
1. 路径：财务管理→应收管理子系统→应收账款管理→自动生成销售发票
2. 选择开票期间/开票日期：默认「统一开票日」，录入开票日期
3. 选择销/退货：1.销货　2.销退　3.全部　依起源单据选择
4. 选择起源单别/单号：点选或按F2单别/单号信息查询按区域选择相关单别及单号
5. 选择用户编号：点选或按F2用户信息查询需开立［销售发票］用户
6. 选择开票币种：点选或按F2币种信息查询选择，通常默认RMB
7. 选择发票种类/税种：销售类选择A.专用发票/2.应税外加；服务类选择B.一般发票/9.不计税。
8. 选择逐张单据生成/同用户不一样员工分开开票/同用户不一样部门分开开票
9. 选择销售发票单身排序：按起源单据单号
10. 输入销售发票单别：点选或按F2单别信息查询按各区域选择［61XX］单别
11. 录入面在上海地域点击「直接处理」键；录入面在外地地域点击「后台处理」键。
12. 生成后［销售发票］至录入销售发票中查询。

方法二（适用各类）：
1. 点击「新增」键。见图一
2. 销售发票单别：点选或按F2单别信息查询依项目实施单所属区域选择［61XX］或［6AXX］单别；销货单号由系统自动生成。注意：［61XX］为销售发票单别（先出货后开票），［6AXX］为预开发票单别（先开票后出货）。见图一
3. 选择单据类型：1.蓝字 2.红字 ，选择开立发票类型，红字通常只核实需开立退货发票。见图一
图一：
1.蓝字
2.红字

4. 点击「复制前置单据」键，选择「复制起源-销货或销退」，选择「前置单别」，再依查询条件在「查询窗口」查询订单，双击单号或按「确定」键复制。见图二
图二：
依查询条件查询
选择单据起源
1.销货 2.销退

复制前置单据

5. 用户编号/员工/业务部门：由［销货单］复制生成。见图三
6. 发票种类：由［销货单］复制生成，(A.专用发票 B.一般发票 C.其它)，销售产品类均选择A.专用发票；服务类均选择B.一般发票。见图三
7. 税种：由［销货单］复制生成，（销售产品均选择2.应税外加；服务类均选择9.不计税）。见图三
8. 税率：由［销货单］复制生成，（销售产品—17%，服务收入—0%）。见图三
9. 税号/开户银行/银行账号：由系统自动从［用户信息］中带入。见图三
10. 备注：维护项目实施单号。见图三
11. 付款条件：由［销货单］复制生成（依和用户签署之订单选择付款条件）。见图三
图三：

12. 发票号码：按会计开具真实发票号码维护。此销售发票需和实际发票对应，即一张订单若实际开具多张销售发票，则在系统中一样生成多张销售发票。
图四：
「维护」键

13. 录入估计收款日及兑现日：由系统按付款条件自动生成，可修改。此日期会影响应收账款账龄分析。见图五
14. 点击「√」键保留。见图五

图五：

注意：
假如是用户将发票遗失，且需要重新开具发票，故需在ERP系统中重新申请开立［销售发票］
步骤：
1. 销售发票单别/单号：点选或按F2单别信息查询选择选择［6191　重开发票蓝］销售发票单别。见图六
2. 起源：选择9.其它。见图六
3. 其它作业步骤见［销售发票］
4. 转至财务确定
图六：