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详解鑫联金融仓储业务内控流程模板.doc
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1、鑫联金融仓储股份业务内控步骤鑫联金融仓储股份业务内控管理步骤一、异地监管项目操作总步骤:1、 市场营销部用户经理接到银行通知,业务管理部、市场营销部、监管保卫部指派经办人员实地勘察企业情况;2、 用户经理配合银行信贷人员介绍动产融资监管基础步骤;3、 业务管理部确定监管物品种,依据现场情况确定是否需要安装远程监控设备。4、 用户经理就以后操作中需要企业配合问题和企业和银行进行沟通,并沟通收费问题;5、 用户经理索取企业基础资料、监管物相关权属等证实;6、 (1)用户经理将前期资料搜集完整后提交业务管理部初审;若初审未经过用户经理依据初审意见重新整理资料提交审核。资料未齐参与上会需用户经理提供书
2、面情况说明,并提交总经理审核同意。 (2)用户经理提交法务审核出质人相关资料和证实;6、 监管保卫部配合业务管理部制订监管方案,业务管理部经办人员携初审意见和监管方案参与企业项目评审会。7、 用户经理制作三方、双方、租赁协议,填写协议审批表,提交法务审核;8、 用户经理和企业签署三方、双方、租赁协议;9、 用户经理通知财务部开具发票,向企业预收监管费;10、 (1)财务部通知业务管理部监管费已到账;若收费时间需要置后到开仓以后需填写收费置后申请交总经理批复。(2)监管保卫部派驻监管人员进行现场盘点,确定监管办公及食宿情况,(3) 监管保卫部确定监控设备安装位置,并反馈信息工程部,通知信息工程部
3、安装监控设备。(4) 用户经理向业务管理部出具企业易燃、易爆产品及银行要求购置保险单据,同时对于购置保险企业要注意保险日期、保险标、保险金额等;11、 信息工程部将监控设备安装进度及调试结果汇报监管保卫部;监管保卫部向业务管理部提交现场监管物盘点数据、人员入驻确定函、监管物进、出仓确定单,财务部通知业务管理部监管费到账情况或用户经理提供(收费置后申请);12、 业务管理部审核各项提交文件后开具监管物清单给银行,并将远程视频账号报送银行;13、 业务管理部收到银行书面后,书面通知监管保卫部按监管方案开展日常监管工作;14、 业务管理部接收到银行监管物最低要求通知书、监管物价格调整/确定通知书后通
4、知监管保卫部调整现场控货;15、 监管保卫部向业务管理部提交每七天监管汇报及报表,业务管理部依据监管物价值改变情况、现场货物流转情况、企业生产经营情况,定时编写监管汇报报送银行;16、 企业授信到期,归还银行本息,银行发送终止监管通知书给业务管理部,业务管理部经办人员审核内容,并电话联络银行用户经理核实,回传确定函给银行,同时通知监管保卫部和信息工程部终止监管;监管保卫部通知现场人员和企业做好撤离交接,信息工程部联络电信人员拆卸相关监控设备。监管结束二、异地输出监管业务监管管理步骤:1、 监管保卫部安排监管人员进驻现场,同时信息工程部帮助电信人员完成远程视频设备安装和调试工作。2、 现场监管员
5、全方面盘点监管物,制作库存表、货位图、货位表上报,并填写监管物进出仓确定单和企业签章确定监管物已作为质押物交由本企业占有监管。3、 业务管理部经办人员依据库存报表制作监管物清单,并提交银行确定。4、 业务管理部通知监管保卫部按监管方案实施现场监管。5、 现场监管人员建立完善台账报表和值班制度,并每日具体跟踪监管物进出数量及企业生产经营情况,填写日报表和月度总结,上报监管保卫部。6、 监管保卫部定时向业务管理部提交周、月度监管情况。7、 业务管理部依据监管保卫部提交汇报,会同监管物市场风险信息、每个月稽查汇报制作监管汇报定时向银行出具。8、 日常监管保卫部每个月对监管点按监管方案巡查2次,业务管
6、理部不定时对监管点随机抽查不少于1次,现场驻场监管人员驻点监管时间最长不得超出6个月必需调换。三、开具监管物清单步骤:1、首次操作企业1.1、 开单前,必需查看协议审批表,查看该企业是否已签署相关协议并得到审批。1.2、 向法务专员申请提取三方协议、双方协议、租赁协议等资料查看。1.3、 经过查看三方协议,提取相关单据及其附件、提货、换货回执、核价单等单据格式和样本,确定开单和提货三方预留印章和签字;1.4、 经过查看双方协议,了解企业最高授信额度;1.5、 经过查看租赁协议,了解仓库具体地址,这个地址将表明在相关单据(比如仓单、监管物清单等)上。1.6、 和监管保卫部联络,了解仓库及监管物具
7、体情况。1.7、 和银行信贷员联络,说明监管物情况,确定监管物开单具体数量或价值。若以价值开单,必需收到银行传过来核价单。2、变更监管标 2.1、 和信贷员或企业责任人沟通,取得需要开单具体数额(量)。2.2、 收到监管保卫部最新库存表并电话确定,和现场监管员沟通企业日常进出情况,判定调整监管物标数量是否合理。2.3、 开具监管物清单,并向行政部申请盖章,先传真后原件方法发送给银行(标准上开单不能开满,预留10左右库存量,以确保企业正常周转)。四、监管项目终止步骤:1、 用户经理接到银行通知,企业提前偿还贷款或授信到期偿还贷款。2、 用户经理通知业务管理部项目终止时间。3、 业务管理部和银行核
8、实项目终止操作情况,银行签发终止监管通知书,通知监管保卫部和信息工程部撤仓计划安排。4、 监管保卫部安排现场人员和企业做撤离交接,带回相关书面资料。信息工程部安排人员对监控设备进行拆卸。5、 撤仓工作结束。五、 业务管理部管理人员管理规范及要求:5.1、 业务管理部审查人员管理规范及要求5.1.1、 新考察项目必需由业务管理部业务审查人员对市场营销部提供出质企业主体资格资料、货权凭证(包含但不限于购销协议及增值税发票、进货单、发货单)、质量确保文件(质量确保书或商检证实)等文件进行全方面审查,将审核结果汇总上报业务管理部总经理审批签字,携带项目监管方案组织安排项目评审会,具体统计评审会委员意见
9、,督促市场营销部业务人员依据项目评审意见作出补充更改,同时将完善后监管方案报送银行。5.1.2、 衔接监管保卫部落实现场考察,跟进项目实施情况,对监管保卫部现场监管工作进行稽查,发觉日常监管过程中问题,落实企业方谁负责和本企业监管人员日常工作交接,复核日常监管物进出仓凭证等资料和约定有效署名或其它印章是否一致。依据报表和相关单据复核现场实物真实性和正确定,并填写稽查汇报,将项目问题及整改意见汇总上报业务管理部总经理。5.1.3、 监管方案制订业务管理部审查人员要起主导作用,对方案中监管模式要认真推敲,多方面、多角度考虑多种风险原因,计量基础是否可靠,盘点方法是否科学,质押量靠近底线控制风险方法
10、是否有效,企业经营出现了问题我们得到信息路径是否通畅等等,同时衔接监管保卫部和信息工程部对监管方案落实具体工作是否根据既定时间节点完成。5.1.4、 业务管理人员对日常监管工作进行监督指导,对全部监管仓库月巡仓最少1次,且每次最少抽盘质押物品种总数30%和对总货位数30%货位进行账实核查,关键对监管难度较大监管仓库进行跟踪。同时和企业关键人员进行面对面沟通、交流,评定企业经营风险,对企业进行分类评级。5.1.5、 业务管理人员要求巡查期间和全部合作企业高层沟通洽谈,增加互信和了解,了解企业经营情况和发展计划。5.1.6、 企业不定时派巡仓小组人员赴相关仓库检验,检验各仓库监管质量。5.1.7、
11、 对于合作企业有仓库搬迁情况,搬仓前由管理部以书面形式汇报给银行,重新签署租赁协议,在手续推行完成后,银行书面通知我方搬仓,搬仓才开始实施。搬仓完成后须置换旧仓单和质物清单。5.2、 价格监控及综合管理规范及步骤5.2.1、 价格监控及综合管理人员制作仓单、质物清单及办理出库手续时需和当日质押物进出库报表或首次盘点表对应,并监管保卫部人员进行核实,待确定具体具体信息后填写相关仓单、质押物清单,并将单据交由业务管理部主管审核,同时向行政部申请加盖企业印章。5.2.2、 价格监控及综合管理人员必需定时对监管保卫部递交异地监管仓库周报、月汇报等进行审查,分析企业进出库数据是否异常,库存种类结构是否发
12、生改变,立即和监管保卫部核实进出异常原因,并反馈给部门主管,安排业务管理人员对异常情况企业关键现场巡查。5.2.3、 对于已在监管中企业,每次申请增加质押量超出原有质押量限额30时,业务管理人员必需到现场进行核库,将反馈结果核实后方可进行开单;企业单笔提货量超出质押量50,业务管理人员也必需到现场进行核库,将反馈结果核实后方可对提货通知书回执给予确定。5.3工作交接管理5.3.1因事假/病假把工作事宜移交本职员作(1)提前请假假前把手上工作注意事宜,明天工作计划充足通知岗位代理人;(2)当日电话请假电告岗位代理人今天工作计划,业务须注意地方;完假后上班第一个工作日,应将岗位代理人代理工作重核一
13、遍,并做好相关统计;岗位代理人:在请假人完假后上班第一个工作日,应将代理工作过程中碰到特殊或未办理完成事宜通知请假人。5.3.2移交部分或全部业务内容交接规则:(1)时间确保:视工作内容不一样而定;(2)交接早期应先将业务大约内容通知接收人,内容包含:所负责银行、企业、联络方法、开具单据关键类型,工作步骤等;(3)接收人已知悉大约工作内容后,应开始着手单个用户交接工作,详解每个用户在操作上应注意问题;(4)在交接期间,接收人每一项工作以交接人安排为准,且在对外事宜上要充足咨询交接人;(5)在交接期间,交接人应审核接收人开具每一份单据,直至交接期结束;(6)在交接后期,即在接收人开具单据已连续一
14、周无误,并在对外沟通上无用语或表示不妥时,应开始通知相关银行、用户、企业相关人员,知会她们业务办理人员变更;六、 现场监管人员管理制度及要求:6.1、 现场监管职员作步骤:6.1.1、 初盘步骤:接收初盘指令在要求时间内抵达监管地点和我企业用户经理及被监管对象相关人员共同查验监管物数/质量,确定监管对象提供存放场地条件是否符合本企业要求要求,并制作货位对应表方便跟踪货物进出被监管单位制作提供仓库平面图(并加盖公章)等候企业下达监管通知书;6.1.2、 监管步骤:接到监管通知书进入监管步骤制作货位对应表(附件1)制订值班制度、值班安排表、盘点制度、盘点计划(附件2)根据企业要求对监管物进行监管(
15、在多种表格单据上签字并汇报监管保卫部)根据监管方案对监管物进行监管查验(监管物数质量及存放环境),并将监管查验情况按时汇报监管保卫部根据监管保卫部指令要求对现场监管物动态改变情况立即汇报接收监管保卫部解除监管任务指令和我方指定人员及监管物全部方相关人员共同对监管物解除封存,同时查验质量、查对数量,在相关单据上签字汇报监管保卫部和我企业工程技术人员一起拆除监控设备返回企业,向本部提交该项任务现场监管汇报,任务结束。6.2、 现场操作要求6.2.1、 入库盘点6.2.1.1 首先明确监管货物范围。 监管货物必需要在仓库平面图指定区域. 监管货物必需是协议约定产地、品种、规格、品质(如银行特殊约定事
16、项定时置换或保质期限)要有确保,外包装完好,标识明确。取平均重量监管物要求最少5天调整一次平均重量,钢材类监管物要求监管员自己进行理论计算,和监管物标签相比较,以本企业监管员理算为准。6.2.1.2 明确监管货物权属。 要求企业提供对应货权证实(包含中国贸易相关单证:购销协议、增值税专用发票、付款凭证、送货单;进口贸易相关单证:产品质量证实书、产地证实书、商检证书、海关进口关税专用缴款书、海关代征增值税专用缴款书。) 要求企业提供质量确保相关文件(质量确保或权威机构检验证实),检验查对相关文件印章和名称是否相符。6.2.1.3 对盘点数据进行统计,建立工作台账。 数据以现场盘点结果为准,经被监
17、管单位确定后,库存报表上所列明细必需和监管物通知书所列明细一致,传回企业,开仓第一份报表数据必需要有被监管单位提供货权凭证(发票、送货单、航运单等),做到数据有据可依。6.2.1.4 监管物品质量控制。 对于外观无法判定质量货物,如石油化工、粮油、矿粉等,必需在进货时,向企业索取相关质检证实。6.2.2、 监管物库存表按要求填报监管物库存表,天天10点前把上一日监管物库存表传至监管保卫部,特殊情况必需立即汇报监管保卫部。填写要求:1) 库存表所列要素填写完整;2) 库存表数量必需和实物一致,计算正确,字迹清楚;3) 每日登录,监管物库存表上货物名称必需要和监管物清单上货物名称完全相同;4)驻库
18、监管人员必需记住每一天库存量、库存价值、质/抵押量及货物名称库存量;5)库存表审核人签字前必需认真计算核实,如发觉数据错误要立即更正;并通知监管保卫部。6.2.3、 监管物盘点盘点分为:入库盘点、每日变动盘点、计划盘点。具体要求:制订详实、可行盘点计划。盘点计划要列明盘点周期、盘点方法,确保在合理时间周期内将全部监管货物进行盘点。各仓库要严格根据盘点制度、盘点计划实施,各仓库每个月必需进行3次全方面盘点,并做好盘点统计,盘点统计表上必需要有统计责任人、初盘人、复核人署名,不然无效,盘库时间一律定于每个月10日、20日、30日,每日对前日改变较大货物进行抽盘,抽盘数据在盘点统计表上反应,如有特殊
19、情况,需调整盘库时间必需知会上级领导说明情况,并在盘点表上注明原因。对于盘点数据出现差异,次日进行调帐(盘盈/盘亏)。6.2.4、 监管物进仓单填写监管货物进入监管区域后,要先填写监管物进、出仓确定单,经企业授权人签字或盖章确定后,方能纳入监管范围。填写要求:1)监管物进、出仓确定单应该在货物盘点完成,多种相关文件齐备以后填写,填写要立即正确;2)监管物规格、品种必需和金融机构核定范围相符。监管物进、出仓确定单上所列项下货物必需和企业下发监管通知书一致;3)须验证货权;4)字迹清楚,完整保留,监管物进、出仓确定单应立即找企业相关责人签字或盖章;5)监管物进、出仓确定单当日所填相关规格、重量、数
20、量、须和库存报表上进出仓数量、规格、重量,保持一致。6.4.5、货位图、货位对应表为方便日常监管,要求监管员依据监管物实际堆放情况绘制货位图或货位公布表,以反应库内监管物存放结构。制图依据:以仓库平面图为基础,合适标注参考物。具体要求:1)符合仓库监管情况,实用性强;2)对应货位标示必需和实物堆放一致;3)涵盖全部监管区域和货物,如变更,应立即更新,保持整齐。各仓库须建立货位对应表或货位图并标注货位编号。货位对应表须对每个货位存放货物具体品种、规格、数量、重量、编号进行明确标示,并在货位图上预留当日进出统计栏,统计当日货位变动情况。6.4.6、 值班安排表合理安排驻库监管员配合远程监管人员进行
21、二十四小时不间断监管,并立即填写值班安排表。严格根据值班安排表实施,如需调整,需向监管保卫部申请,得到同意后方可实施。具体要求:1)做好值班安排表,按值班安排表安排值班;2)值班安排表上不许可有涂改现象,要整齐、明了;3)值班人员必需现场跟踪,中午实施轮班休息制,在任何时候必需确保1人现场跟踪;4)立即跟踪进出仓数据,在货位对应表对应货位上统计实际进出数量。在监管物库存正常时,跟踪时段(依据企业上下班实际时段而定)要确保货位对应表数据和实际库存相符。在库存担心时,二十四小时确保库存量数据正确并不低于质/抵押量。6.4.7、日志账 为了愈加好了解企业经营情况,要求监管员天天必需统计企业实际进出。
22、 具体要求:1)统计日期,品名,重量,车牌号;并天天累计重量,件数。2)字迹要整齐,明了。6.4.8 库存靠近质/抵押量1)当库存量靠近质/抵押量110%至120%时(具体要求结合现场监管货物情况而定),在监管物库存表上注明并传回企业,同时结合近期企业监管物进出情况,提前23天向企业下发补货通知单,要求其进货或打款赎货。事先向上级领导汇报企业情况,主动采取方法。监管员入驻企业后必需和企业相关人员处理好人际关系,时刻掌握企业生产销售动态,提前作出反应和判定;2)在库存抵达质/抵押量时必需实施强制停仓,并同时向上级领导反应该库进出数据、立即库存量和其它一切相关信息,待上级领导或相关责任人进驻该仓库
23、,协调处理;3)在上级领导没有抵达现场情况下,如被监管企业在本企业监管员反复说明情况后仍强行出货,监管员无法阻止时,向上级领导说明情况得到同意后方能够拔打110。6.4.9、 工作调动交接监管人员必需服从企业安排,企业要求全部监管员通常满6个月调动一次(如有特殊情况,另定)。驻库组长交接工作时必需填写工作交接单,一式3份,双方各执一份,监管部存档一分。6.4.10、请假制度对于2小时以内请假必需经驻仓组长同意,超出两小时需提前知会上级领导,审批同意后根据企业请假制度办理请假手续。6.4.11、监管员离职制度监管员离职必需提前1个月上报上级领导,审批同意后根据企业制度办理离职手续。6.4.12、
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