车展流程展会策划流程模板.doc
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1、展会策划步骤【展前阶段】河北XX传媒【07月01日】赵长喜【第二版】目 录一、提案【项目选择】3(一)、提案封面3(二)、提案序言 / 概要 【写给领导看】4(三)、项目定位4(四)、整体策略及程序【概述】4(五)、效果估计及愿景5(六)、潜在风险5(七)、关键说明5二、立项【项目确定】6(一)、确定展会基础框架6(二)、成立项目组,明确人员,及负责事务6(三)、前期准备工作7(四)、起草立项策划书7三、立项策划书【初案】8(一)、办展市场环境分析:8(二)、展会名称8(三)、展会地点9(四)、办展机构10(五)、办展时间11(六)、展品范围11(七)、办展频率11(八)、展会规模12(九)、
2、展会定位12(十)、展会价格和展会初步预算13(十一)、人员分工、招展招商和宣传推广计划13(十二)、展会进度计划、现场管理计划和相关活动计划14(十三)、项目结算计划14四、审批【项目审批】15(一)、立项策划书修订15(二)、立项策划书递交15(三)、展会注册登记15五、调研【项目论证】16(一)、资料分析16(二)、用户调研16(三)、重新定位16六、可行性分析汇报【项目分析】17(一)、市场环境分析17(二)、展会项目生命力分析17(三)、展会实施方案分析17(四)、招展招商和宣传推广计划评定18(五)、展会项目财务分析18(六)、存在问题19(七)、改善提议19(八)、努力方向20七
3、、策划方案修订【项目改善】20(一)、研讨方案20(二)、订制策划方案20(三)、展会潜在风险估计及预立案21八、资料设计和印制21(一)、展会标识设计21(二)、编制参展说明书制订新闻公布会讲解文件21(三)、印制展会招展函25(四)、印制媒体邀请函25(五)、印制参展协议26(六)、其它相关资料印制30九、展会招商和宣传推广31(一)、媒体公关31(二)、媒体宣传31(三)、新闻公布会31(四)、参展商联络31(五)、参展商沟通31(六)、参展商沟通31(七)、签署协议31(八)和舞台搭建、音响效果、演出团体、施工队等签署协议31十、布展31(一)、舞台搭建企业进场31(二)、现场展位搭建
4、、参展商进场布展31一、提案【项目选择】由相关责任人提出想法、意见或提议,经过会议进行表决,明确是否进行该项目。具体格式以下:(一)、提案封面相关 “此部分内容保密”车展策划提案提案部门:河北XX文化传输(项目三部)讲解人(职务):赵长喜(PMP)提案时间:07月01日决议: 经过 废止 表决章(二)、提案序言 / 概要 【写给领导看】序言包含提案动机、出发点,提案构想、提案主旨、预期效果、是整个提案内容概要【领导只看完这一页,就能明白你要干什么,目标是什么,就算达成效果了】。(三)、项目定位1、市场定位(1)、宏观市场分析【行业现实状况、全国行情、相关政策】(2)、微观市场分析【区域市场、市
5、场发展程度及空间】(3)、研究结论【该项目有没有价值,能办几次】2、主办方、参展商、消费者、承接方定位分析多方共赢出发点,无非“名”和“利”。【满足各方要求,就知道该举行什么样车展了。】3、项目差异性定位及亮点。此次车展和以往不一样之处,超越之处,亮点在哪里。(四)、整体策略及程序【概述】1、总体构想2、行动策略3、程序关键点【关键】4、粗略进程表5、初步预算【估值,关键针对前期投入。】(五)、效果估计及愿景1、效果估计:此次车展效果预期2、项目愿景:打造一个品牌系列。(六)、潜在风险提案阶段风险原因,关键考虑是项目标生命力和连续盈利能力,具体风险原因本阶段不用考虑,因为只是搜集资料做了分析,
6、并没有做市场调研,没有和受众面对面。(七)、关键说明1、提案要简明扼要,直奔专题,它不包含具体内容和具体步骤。2、提案有完整体系,需要科学态度和缜密思维。3、提案最关键价值是,在会议室讲解给她人听或看,WORD格式用来存档,PPT幻灯片用来讲解,通常两份共存。4、提案要有一个人去讲解,她对提案全部内容及出发点谙熟于心。当然回复各式各样提问时,有同部门同事在旁帮助。【提案阶段,并没做过市场调研,不过有大量资料搜集、整理、对比、分析。】5、幻灯片制作水平,讲解者演讲能力,对提案至关关键。二、立项【项目确定】(一)、确定展会基础框架经过集体会议,确定展会基础内容:(1)、展会名称:(2)、举行地点:
7、(3)、办展机构:(4)、展品范围:(5)、办展时间:(6)、办展频率:(7)、展会规模:(8)、展会定位:【注意】:策划一个项目,不是一个人能够完成,也不可能出现一个人独权,全部事全部是她说了算,有些步骤和细节必需讨论,集思广益大家说了算,因为没有些人是完美,没有缺点。【注意】:策划讨论会,要注意控制方向和节奏,别走题,别超时。(二)、成立项目组,明确人员,及负责事务 项目经理(PMP):项目责任人,负责项目标整体实施;策划主管:负责协调、沟通整个小组各策划人员工作,并全权负责策划方案制订和修订;实施主管:负责会展现场实施阶段,各部门协调、沟通,对活动现场全权负责。策划人员:负责编拟会展项目
8、计划;文案撰写:负责撰写会展文案;市场调查:负责进行市场调查并编写市场调查汇报;媒体联络:进行媒体宣传推广;美术设计:负责视觉形象设计;销售人员:负责寻求活动赞助商;现场人员:活动现场各项事务实施,及和参展商沟通,突发事件处理工作。(三)、前期准备工作第一步、广泛搜集资料,第二步、进行分类汇总第三步、进行数据对比分析第四步、实施方案目录【主体框架】建立假如没有主体框架,没有目录,工作就失去了针对性和方向,先有目录和章节,再往里添加具体内容。回想一下,当初写毕业论文过程。(四)、起草立项策划书 1、 办展市场环境分析: 2、 展会基础框架: 3、 展会价格及初步预算方案【简写、有人后面才写】。
9、4、 展会工作人员分工计划【初步计划、简写】。 5、 展会招展计划【简写、有人后面才写】 6、 展会招商计划【简写、有人后面才写】。 7、 展会宣传推广计划【简写、有人后面才写】。 8、 展会筹备进度计划【初步计划、简写】。 9、 展会赞助商安排计划【简写、有人后面才写】。 10、 展会开幕和现场管理计划【简写、有些人后面才写】。 11、 展会期间举行相关活动计划【简写、有人后面才写,前面不写】12、 展会结算计划【初步计划、简写】。三、立项策划书所谓展会立项策划,就是依据掌握多种信息,对立即举行展览会相关事宜进行初步计划,设计出展览会基础框架,提出计划举行展览会初步计划内容, 关键包含:展会
10、名称和地点、办展机构、展品范围、办展时间、展会规模、展会定位、招展计划、宣传推广和招商计划、展会进度计划现场管理计划、相关活动计划等。(一)、办展市场环境分析:包含对展会展览题材所在产业和市场情况分析,对国家相关法律、政策分析,对相关展会情况分析,对展会举行地市场分析等。(二)、展会名称 展览会名称通常包含三个方面内容:基础部分、限定部分和行业标识。如“第93届中国出口商品交易会”,假如按上述三个内容对号入座,则基础部分是“交易会”,限定部分是“中国”和“第93届”,行业标识是“出口商品”。 下面分别对这三个内容作部分说明: 1、基础部分:用来表明展览会性质和特征,常见词有:展览会、博览会、展
11、销会、交易会和“节”等。 2、限定部分:用来说明展会举行时间、地点和展会性质。 展会举行时间表示措施有三种:一是用“届”来表示。二是用“年”来表示,三是用“季”来表示。如第三届大连国际服装节、广州博览会、法兰克福春季消费品展览会等。在这三种表示措施里,用“届”来去示最常见,它强调展会举行连续性。那些刚举行展会通常见“年”来表示。 展会举行地点在展会名称里也要有所表现,如第三届大连国际服装节中“大连”。 展会名称里表现展会性质词关键有“国际”、“世界”、“全国”、“地域”等。如第三届大连国际服装节中“国际”表明本展会是一个国际展。 3、 行业标识:用来表明展览题材和展品范围。如第三届大连国际服装
12、节中“服装”表明本展会是服装产业展会。行业标识通常是一个产业名称,或是一个产业中某一个产品大类。 (三)、展会地点 策划选择展会举行地点,包含两个方面内容:一是展会在什么地方举行,二是展会在哪个展馆举行。 策划选择展会在什么地方举行,就是要确定展会在哪个国家、哪个省或是哪个城市里举行。 策划选择展会在哪个展馆举行,就是要选择展会举行具体地点。具体选择在哪个展馆举行展会,要结合展会展览题材和展会定位而定。另外,在具体选择展馆时,还要综合考虑使用该展馆成本大小怎样、展期安排是否符合自己要求和展馆本身设施和服务怎样等原因。 (四)、办展机构 办展机构是指负责展会组织、策划、招展和招商等事宜相关单位。
13、办展机构能够是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。 依据各单位在举行展览会中不一样作用,一个展览会办展机构通常有以下多个:主办单位、承接单位、协办单位、支持单位等。 主办单位:拥有展会并对展会负担关键法律责任办展单位。主办单位在法律上拥有展会全部权。 承接单位:直接负责展会策划、组织、操作和管理,并对展会负担关键财务责任办展单位。 协办单位:帮助主办或承接单位负责展会策划、组织、操作和管理,部分地负担展会招展、招商和宣传推广工作办展单位。 支持单位:对展会主办或承接单位展会策划、组织、操作和管理,或是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用办展单位。 (五)、办展时间 办展时间是指展会计划在什么
14、时候举行。办展时间有三个方面含义:一是指举行展具体开展日期。二是指展会筹展和撤展日期。三是指展会对观众开放日期。 展览时间长短没有一个统一标准,要视不一样展会具体而定。有些展会展览时间能够很长,如“世博会”展期长达多个月甚至六个月;但对于占展会绝大多数专业贸易展来说,展期通常是3-5天为宜。 (六)、展品范围 展会展品范围要依据展会定位、办展机构优劣势和其它多个原因来确定。 依据展会定位,展品范围能够包含一个或是多个产业,或是一个产业中一个或多个产品大类,比如,“博览会”和“交易会”展品范围就很广,如“广交会”展品范围就超出10万种,几乎是无所不包;而德国“法兰克福国际汽车展览会”展品范围包含
15、到产业就极少,就只有汽车产业一个。 (七)、办展频率 办展频率是指展会是十二个月举行几次还是几年举行一次,或是不定时举行。从现在展览业实际情况看,十二个月举行一次展会最多,约占全部展会数量80,十二个月举行两次和两年举行一次展会也不少,不定时举行展会已经是越来越少了。 办展频率确实定受展览题材所在产业特征制约。我们知道,几乎每个产业产品全部有一个生命周期,产品生命周期对展会办展频率有重大影响。 产品投入期和成长久是企业参屉黄金时期,展会办展频率要牢牢抓住这两个时期。 (八)、展会规模 展会规模包含三个方面含义:一是展会展览面积是多少,二是参展单位数量是多少,三是参观展会观众有多少。在策划举行一
16、个展会时,对这三个方面全部要作出估计和计划。 在计划展会规模时,要充足考虑产业特征。展会规模大小还会受到会观众数量和质量限制。 (九)、展会定位 通俗地讲,展会定位就是要清楚地告诉参展企业和观众本展会“是什么”和“有什么”,具体地说,展会定位就是办展机构依据本身资源条件和市场竞争情况,经过建立和发展展会差异化竞争优势,使自己举行展会在参展企业和观众心目中形成一个鲜明而独特印象过程。 展会定位要明确展会目标参展商和观众、办展目标、展会专题等。 (十)、展会价格和展会初步预算 展会价格就是为展会展位出租制订一个适宜价格。展会展位价格往往包含室内展场价格和室外展场价格,室内展场价格又分为空地价格和标
17、准层位价格。 在制订展会价格时,通常遵照“优地优价”标准,即那些便于展示和观众流量大展位价格往往要高部分。展会初步预算是对举行展会所需要多种费用和举行展会预期以取得收入进行初步预算。 在策划举行展会时,要依据市场情况给展会确定一个适宜价格,这么对吸引目标参展商参与展会十分关键。 (十一)、人员分工、招展招商和宣传推广计划 人员分工计划、招展计划、招商和宣传推广计划是展会具体实施计划,这四个计划在具体实施时会相互影响。 人员分工计划是对展会工作人员工作进行统筹安排。 招展计划关键是为招揽企业参展而制订多种策略、方法和措施。 招商计划关键是为招揽观众参观展会而制订多种策略、方法和措施。 宣传推广计
18、划则是为建立展会品牌和树立展会形象,并同时为展会招展和招商服务。 (十二)、展会进度计划、现场管理计划和相关活动计划 展会进度计划是在时间上对展会招展、招商、宣传推广和展位划分等工作进行统筹安排。它明确在展会筹备过程中,到什么阶段就应该完成哪些工作,直到展会成功举行。展会进度计划安排得好,展会筹备各项准备工作就能有条不紊地进行。 现场管理计划是展会开幕后对展会现场进行有效管理多种计划安排,它通常包含展会开幕计划、展会展场管理计划、观众登记计划和撤展计划等。现场管理计划安排得好,展会现场将井然有序,展会秩序良好。有些车展,现场管理计划是,确定了参展商和展位以后,了解各参展商日程活动安排以后,才针
19、对性制订出现场管理计划,在立项策划书里不作具体表现,而是简单带过。 展会相关活动计划是对准备在展会期间同期举行多种相关活动作出计划安排。和展会同期举行相关活动最常见有技术交流会、研讨会和多种演出等,它们是展会有益补充。(十三)、项目结算计划1、项目结算标准和条件2、项目结算步骤3、项目结算明细表四、审批【项目审批】(一)、立项策划书修订立项策划书,递交策划主管审阅并修改。(二)、立项策划书递交报总体方案,公文请示于主办单位(通常为政府部门及商业协会),等候审批。(三)、展会注册登记 1、携主办单位批复、总体方案等资料报工商部门办理展会登记证。2、携登记证去办展地点(展馆或商圈管委会)签署场地协
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