业务作业流程管理软件可行性研究应用报告.doc

业务步骤管理软件可行性研究汇报山东山水水泥集团12目录1引 言31.1编写目标31.2项目背景和必需性分析31.3计划安排申请42系统开发目标及功效72.1系统开发目标72.2系统功效82.2.1系统软件体系结构要求92.2.2业务步骤开发平台功效102.2.3BPM平台业务功效目标（内容可调整）133可行性分析163.1技术可行性163.1.1项目标可利用资源及资源有效性163.1.2技术成熟度173.1.3开发、测试、推广等各阶段资源调配183.1.4系统上线后维护方案183.1.5项目风险183.2经济可行性194结论意见23附录：集团化管理业务步骤管控系统案例参考241 引 言1.1 编写目标本文描述了业务步骤管理软件关键功效，分析了本项目在技术上和经济上可行性，明确了本项目标目标和工作计划。同时，本文也为业务需求编写提供了基础依据。本汇报预期读者是集团领导及参与本项目可行性论证教授。1.2 项目背景和必需性分析近几年来，伴随山水集团业务规模急速增加和收购吞并进行，集团管理近20多家分企业，尤其是近几年收购和整合企业，存在企业规范化管理、文化融合、企业实施力、费用管控等很多方面急需改善问题，同时因为集团总部在济南市，各生产分企业分布于全国各地，距离分散。，总部和分企业之间不便进行信息沟通，分企业销售、生产、协议、费用透明度不足，形成了信息孤岛，造成总部聚集数据费力耗时、管理调度不立即，尤其伴随企业发展、规模扩大、企业管理水平提升，这种孤岛现象造成了集团企业很多不便，如信息共享不便、上传下达低效、办公及业务审批效率低、人力物力浪费、管理决议缺乏科学依据等。多年来，企业在生产控制自动化生产过程数字化供销存智能化集团信息网络化等方面建设卓有成效，也为集团管理信息化深化应用打下坚实基础，企业对管理信息化又提出了更高要求，结合“管理规范化、规范制度化、制度表单化、表单电子化”理念，急需引进一套涵盖集团和子企业纵向业务步骤管理平台软件。同时，因为集团业务范围包含水泥、管道、塑编、机械、商品熟料、新材料等很多产品和行业，各个企业业务生产管理步骤存在过程差异和行业特点，同时各个分企业组织结构也存在差异，极难使用一套成熟软件产品适应多种分企业业务特点。引进软件平台不仅需要能够支撑多种办公审批、公文上下发、还能够横向支持多种业务产品管理步骤特点，含有自适应能力，扩展性强。1.3 计划安排申请依据集团领导4季度提出“审批步骤化、步骤电子化”基础要求。本项目初步命名为“山水集团业务步骤管理系统”，具体开发和实施计划以下：（一）可行性研究阶段12月8日-2月15日1、项目筹备阶段： 12月8日-12月30日本阶段研究业务步骤管理软件总体业务需求，确定项目目标和项目人员等。2、项目考察阶段： 1月1日-1月 25日本阶段工作为实地考察业务步骤管理软件在多种集团化企业使用情况和做产品厂家筛选对比。项目小组组员关键由信息中心朱宁军主任负责，信心中心*、*、*参与。（二）项目产品演示和招标阶段 2月11日-2月 28日（中间跨春节）本阶段属于项目组员讨论软件可应用性，及各软件企业来我企业演示和接洽讨论阶段，其后组织公开招标或议标，确定供货厂家。项目小组组员全体参与。（三）开发实施阶段：3月1日-7月1日1、业务需求分析阶段 3月 1日- 3月30日本阶段由项目小组组员依据我集团企业办公、预算、财务、采购、销售、人事、物流、生产资料等各生产、办公、业务管理步骤等内容共同对业务需求进行分析，确定业务步骤具体设计及编制。2、项目开发阶段： 4月 1日-6月30日本阶段由厂家技术人员和项目小组编制和开发步骤。3、测试完善阶段（含操作手册编写）7月 1日-7月30日本阶段是对系统进行测试，并对存在问题进行完善，编写操作手册。系统测试包含模拟环境测试和实际环境测试两个阶段。（四）培训推广阶段： 8月1日-8月20日其中3天举行培训班，对集团和试点一期分企业使用人员进行培训，并跟踪使用情况，立即调整系统适应性。最终目标底前集团总部和各分企业全方面推广。2 系统开发目标及功效2.1 系统开发目标结合“管理规范化、规范制度化、制度表单化、表单电子化”理念，建立一套涵盖集团和子企业纵向业务步骤管理平台软件，以适应该代化集团企业高效管理运作要求，为集团经营管理立即提供决议信息。系统开发具体目标以下：1、建立集团和各分企业办公和业务步骤审批平台。2、支持各分企业业务种类和管理步骤。3、实现业务审批步骤化自动化流转，降低甚至替换审批表单书面传输，提升各类业务及办公审批效率。4、实现业务审批步骤过程实时监控，实现步骤审批时间管理和督办，并实时统计分析步骤运行绩效，实现人、部门、业务多视角步骤绩效统计，为绩效考评和步骤改善优化提供决议数据。5、实现业务步骤审批和处理步骤中管理数据动态搜集，如公办、预算、订单、费用、采购、固定资产、付款、回款、到货立即率、人事变动等，结合生产数据采集系统，实现集团生产、业务、管理全数据自动化。6、实现和现有ERP、MES、生产等系统数据和步骤整合，实现企业资金流、业务流端到端步骤监控和管理。7、实现和企业现在内网门户整合，管理以人为本，实现面向“人”统一管理入口和权限控制，并配合邮件、短信实现步骤提醒和督办。8、实现管理层领导手机审批功效，处理领导外出可能引发审批延误。2.2 系统功效业务步骤开发平台（以下简称BPM平台）关键为企业处理工作步骤管理 (BPM) 及提供工作步骤自动化软件和服务软件平台。BPM平台既是一个软件平台，也是一个管理实践，提供一个业务步骤监管平台，以达成提升组织灵敏和运行效益。2.2.1 系统软件体系结构要求2.2.2 业务步骤开发平台功效如上图所表示，整个系统建立在BPM平台之上，系统表现为层次化构筑体系，包含八个方面内容：(1) 工作流引擎工作流引擎处理全部自动化步骤流转，支持服务器集群以提升性能和可靠性。(2) 步骤数据库步骤数据库作为步骤管理平台数据持久化存放实体，包含步骤模型数据库、规则模型数据库、步骤实例数据库等。(3) 步骤业务数据库步骤业务数据库用来存放和管理丰富、大量步骤业务数据，这些数据来自于管理过程中人工录入或从其它专业应用系统中抽取。(4) 标准远程调用接口技术标准远程调用接口是BPM平台提供标准接口，能够和现有软件系统进行远程调用和数据交换，BPM平台本身内嵌和常见数据库（MS SQLServer、Oracle、XML等）访问机制，用户只需要进行简单配置，就能够从步骤表单中显示或修改这些现有系统数据。(5) 步骤和表单设计工具步骤和表单设计工具是协作式步骤设计和开发环境。它在单一整合环境下结合了步骤开发和表单设计特点。用户能够轻易地制作表单、定义业务逻辑关系、集成数据库等，而无需编程或编写脚本。功效要求以下：l 图形化开发：图形化实现步骤复杂规则，最小化代码开发l 版本控制：用户设计人员能够使用设计工具实现由业务部门提出需求，提供严格权限控制和步骤版本控制，l 模拟仿真：因为工作步骤牵涉了很多使用者和计算机环境，把新完成工作步骤系统安装到大部份计算机后再测试，是很不切实际也没有效率。步骤仿真功效能够让设计者在同一部计算机上直接仿真测试，一旦上线后，设计者能够放心确信它能够符合原始设计并正常运作。(6) 组织机构设计工具组织机构设计工具能够图形化构建用户单位步骤型组织结构图，含有下列功效：l 能够采取ERP中人力资源模块或企业AD域中组织结构人员基础数据，根据集团、分企业、部门、科室设置、调动、修改、增加或降低人员l 图形化标识参与步骤人员和角色关系，实现以角色流转功效；l 提供多种工作组（权重百分比工作组、优先工作组、工作队列等），满足步骤自动化种种需求，比如会签等；l 一个大组织结构图能够嵌套多个子组织结构图，满足复杂组织架构构建；l 支持多种目录服务，比如MS AD或其它LDAP兼容用户管理，能够使用用户现有用户权限管理机制，而无需单独创建一套用户管理。(7) 配置工具配置工具用于实现用户端程序和数据库连接设定、步骤版本控制、步骤及实例删除等功效；(8) 步骤监控分析报表步骤监控分析报表提供向导式，无需代码开发绩效考评报表，如：实例花费时间报表、步骤时间报表、用户活动报表流、任务负载报表等十类报表，用于从步骤及步骤实例流转各个侧面进行监控和分析，以达成考评和优化目标。(9) 移动审批和指派功效支持手机审批和电脑审批并行模式，支持指派、收回等管理功效。(10) 系统整合能力能够支持和现有ERP、MES、HR等业务模块实现数据和步骤集成，并支持和门户、报表、文档系统、电子签章系统、数据库、邮件、短信平台等实现架构集成。2.2.3 BPM平台业务功效目标（内容可调整）1、实现集团、分企业纵向办公业务协同审批l 公文撰写提交、审核、同意、公布、接收确定、分发、分发确定公文管理步骤l 新闻、通知、公告撰写提交、审核、同意、网上公布公告信息管理步骤l 会议组织提交、审批、会议室申请、会议通知、会议纪要形成、审批、下发、接收确定会议管理步骤l 通用管理问题提交、指派、处理、确定步骤（如生产工艺改善提议步骤）l 车辆申请、派车、用车完成确定等车连个管理步骤l 办公用具请购、审批、采购、入库、领用等管理步骤l 固定资产请购、审批、采购、入库、确定责任人、责任人变动、报废等管理步骤2、实现集团、分企业纵向和横向费用和资金管控l 结合预算管理系统计算出全预算数据，进行各分企业、个业务和管理部门年、月度预算提交、审批、确定步骤实现预算步骤管理l 实现全部生产物料采购、付款、非生产物料采购（办公、设备、资产）、资本性支出、期间费用（人力资源、差旅、办公、会议、培训等）支出等全部费用支出申请、批复、结算验收、确定管理步骤l 实现订单回款、借款计划、申请、财务确定管理步骤l 实现预算、支出、结算、回款四位一体资金管控步骤，并能够将过程数据和ERP系统财务结果数据整合，实现真正意义集团和个子企业费用管控体系。3、实现分企业端到端业务步骤管控l 实现市场费用、活动申请、批复、完成总结、考评市场管理步骤l 实现销售用户立项、跟踪、费用报销、协议审批、价格申请销售过程管理步骤l 和MES系统结合，实现协议/订单审批、生产计划、物流、付款订单管理步骤l 实现用户回访、投诉、补货、退货等用户服务管理步骤4、实现集团和各分企业管理支撑步骤管控l 职员考勤、入职、离职、岗位变动、培训、考评等人力资源管控步骤l 信息化项目申请、开启、验收、结算、日常维护、请购等信息化系统管控步骤l 质量和企业等管理部门标准、工艺、制度、质检等文件签批审核步骤5、实现集团和各分企业管理特点定制其它业务步骤3 可行性分析3.1 技术可行性3.1.1 项目标可利用资源及资源有效性 1、网络可利用资源利用我集团和各分企业现有办公网，无需另外架设网络。现在，集团网络架设已较完善，可覆盖到分企业。能够满足BPM系统联网管理半径要求。 2、计算机可利用资源用户端层面：集团和各分企业及各部室，可用现有办公网计算机，以现在办公网络通常微机性能，机器能够承受，这么可节省投资，提升办公机利用率。系统服务端层面：需要采购和配置BPM服务器、WEB服务器、数据库服务器等，但使用部门级PC服务器即可满足需求，整体投入较低。 3、人力及技术资源 可利用人力资源：信息中心技术开发人员及各级子企业信息化维护人员参与系统开发研究，各业务部门和分企业抽调管理人员参与业务步骤梳理，管理人员工作室阶段性和分业务调研，不太影响正常工作过程。3.1.2 技术成熟度 1、产品技术成熟度方面：初步接触厂家和案例已经有中国外集团用户案例，而且已经很好步骤管控方面系统运行经验和应用经验。 2、应用开发方面：早期由厂家工程师帮助我企业安装和开发，后期应用可逐步实现本身开发和厂家技术支持结合方法，满足集团和分企业未来业务和管理需求改变。3、系统安全性本系统存放着全体人员信息、费用预算信息、固定资产、协议、生产管理信息等关键过程资料和数据，系统安全性十分关键。本系统采取我企业专用办公网作为传输主体，未来能够结合电子签章和人份认证系统实施，增强使用层面安全性，系统级安全性和使用层面安全性能够满足管理需要。4、信息传输安全性信息传输在我集团和各分企业内部办公网内进行，在办公网内部，信息传输安全性由办公网本身传输安全机制和信息控制机制来保障（如防火墙、路由、网关、VPN等），因为办公网已经运行了较长时间，实践证实，安全性能是可靠，所以，以办公网为信息传输通道BPM平台信息传输安全性是有保障。5、信息一致性数据库定时备份，查询数据实时更新，能够确保数据一致性。3.1.3 开发、测试、推广等各阶段资源调配（1）开发、测试阶段:开发测试前期不需集中人员在固定地点进行开发，只需搭建模拟环境，测试后期需进行集团总部和试点分企业及各部室之间连线测试，可选择一个分企业、总部多个业务部室进行测试。（2）推广阶段：推广阶段由信息中心举行培训班对各级分企业、业务部室等各部门部门关键使用人员进行培训，再由各分企业对下属单位进行转培训。3.1.4 系统上线后维护方案系统上线后总企业信息中心和各分企业信息技术部负责维护权限范围内相关数据。3.1.5 项目风险因为技术方面问题在前面全部已作了具体分析，所以，技术方面已没有障碍；进度方面，该项目标开发周期为四个月，时间比较担心，尤其是内部和各个子企业管理、业务、办公步骤梳理，即企业内部工作量大，项目时间方面周期风险大，但从项目技术角度而言，尤其开发方面风险不大。经过以上对项目标可利用资源有效性、开发风险、资源有效性、技术成熟度分析，我们认为该项目标实施风险较小,优势显著，该项目标开发推广必将提升集团企业业务步骤管理质量和效率，所以能够进行项目开发。3.2 经济可行性（一）投入分析1、软件/设备投入：业务步骤管理平台软件购置费用预算140 万元（版本为：服务器支持集团化架构；并发用户许可证不少于500个），同时利用现有网络不会增加网络费用，各分企业计算机设备自行处理，不统一购置设备。集团总部采购BPM服务器1台（之强CPU*4，8G内存，500G）预算6万、数据库服务器1台（之强CPU*4，16G内存，2TB）预算8万和WEB服务器1台（之强CPU*4，8G内存，500G）预算6万。数据库软件信息技术部已经在使用，无需购置。2、发展费用投入： 人员培训：包含概念培训0.5天、系统管理员课程3天，最终用户培训1天、初级开发培训3天、高级开发培训2天，由供给商软件企业安排工程师实施，无偿。场地费：培训时需用集团总部会议室。实施服务费20万元，包含：系统架构搭建和集成、步骤梳理和建模、步骤设计、步骤开发、表单开发、接口开发和调试等项目。其中步骤梳理和开发方面会依据集团计划上线步骤数量改变而有所浮动（先根据一期计划办公步骤10支+资金管控步骤30支+生产业务步骤20支+管理支撑类步骤20支，累计80支步骤计算工作量）咨询服务、技术支持服务和后期培训服务，包含在产品价格中。软件升级服务：质保期1年，质保期内无偿；质保期外每十二个月按协议金额15收取。投入累计：140万+20万 +20万元=180万。（二）产出分析1、直接效益业务步骤管理平台能够实现系统间数据集成和串接，使得有效地业务、预算和财务数据等一次录入，多处共享，甚至能够最终汇总到ERP等集团财务软件中，使集团及各分企业审批人员从繁反复杂纸张表单流转填写、数据统计分析等工作中解脱出来，尤其是费用管控方面统计分析和数据再录入工作大量降低，按每个部室和分企业部室每十二个月节省1人30个工作日，一个工作日工资费用按100元计算，估计节省工时工资费用（10+24*10）130100=750000元（注：集团和分企业每个单位根据10个部室计算，其中市场、财务、办公、质检等部门节省人力还不止1人月）。即使该费用不能直接节省出来，但各个集团和分企业管理其它方面得以加强，节省下来人力和时间可发明更大机会成本。业务步骤管理平台将办公、非生产物料采购、协议审批、设备申请、费用报销等管理基础控制点下移到每个职员，每个职员每十二个月估计节省费用（碳粉、纸张等）50元，按此计算节省办公费用3000人50=150000元（仅考虑集团和分企业管理和业务人员，不包含一线工人）。业务步骤管理平台将预算、财务、等管理数据存放于集团总部，数据可实现全集团管理分析使用，如：业务步骤管理平台可向集团各部室和分企业各部室提供自己部门预算额度及花费进度功效。集团各部室和分企业各部室不需再经过财务室查询预算进度，财务事项审批时也无需各级有权签字人逐一面签，加紧了报账工作速度，提升了工作效率。仅此一类步骤（预算、支出管理步骤）估计每个集团部室、各分企业部室每十二个月节省传输费、节省人力费用3000元，假如考虑办公、业务、管理和财务四大类步骤80支步骤估算，累计4x（10+24x10）3000=3000000元业务步骤管理平台软件正常使用后将管理活动变成步骤化常态，按估计使用寿命为,折现率2.25%计算，所以本项目标产出净现值为：(750000+150000+3000000) NPV(2.25%，10)= 38,141,809（元）项目总产出现值大于项目投入净现值。单就直接经济效益来看，购置使用业务步骤管理平台软件是可行，投入产出效益显著。2、间接效益业务步骤管理平台软件将预算、支出申请、报账付款、条线费用支出等数据有机结合起来，提升了财务会计核实控制信息利用率。业务步骤管理平台软件引入业务数据风险分析概念，比如经过财务数据风险点分析（如：预算是否超支、收款人、报销人、报销科目、报销时间统计数据等），掌握费用管控管理微弱步骤，采取有效对应对策，控制集团和个分企业费用管控风险。一样原理，能够控制采购合格率、到货立即率、用户投诉处理效率、步骤处理超时率等绩效数据，进行对应业务管控和优化。业务步骤管理平台软件使审批面签工作变成了桌面点击电子署名，节省了高层管理人员宝贵时间，有利于提升管理效率。业务步骤管理平台软件提升了业务数据信息正确性和立即性，提升了业务步骤工作考评合理性，既调动了各级管理部门和分企业主动性，又为各级管理部门和子企业管理层决议提供了愈加详实参考资料。总而言之，业务步骤管理平台软件将为集团业务管理水平提升发挥关键作用，其潜在经济效益远远大于直接节省费用。而且投资回收期为六个月。所以，本项目是投资回收期短，见效快，经济效益好项目。4 结论意见本项目标业务需求完备，技术方案可行，项目实施条件已经含有，系统上线后有显著经济效益。提议着手组织购置开发使用。附录：集团化管理业务步骤管控系统案例参考（一）国家核电领导步骤和业务管理首页（二）中石化胜利油田步骤和业务管理首页（三）济南联通步骤和业务管理首页(含步骤绩效红黑榜)（四）中惠熙元步骤和业务管理首页（五）中国博奇步骤和业务管理首页（六）步骤绩效统计分析和业务绩效实时监控（七）电子签批数据辅助决议（集成ERP数据）（八）中国联通手机审批