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公司接待专业策划专项方案.doc
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1、关于银河电器公司来访接待策划书物流服务第一小组二零一三年六月二十三日目录|contents一、接待准备3二、接待日程安排及人员5三、接待后期工作14四、经费预算14银河电器公司将于 8月6日上午在总经理王强带领下一行7人来我公司进行为期3天访问,重要是为加强进一步理解。为了增进银河电器公司和我公司进一步合伙,树立良好公司形象,以及增进我公司又好又快发展,公司各部门员工必要注重本次接待工作,做好全方位准备。为此特别精心安排与制定了本次商务接待方案。一、接待准备(一)接待信息:1.接待对象:银河电器公司总经理一行7人2.接待时间:8月6日8月8日3.接待地点:接机地点扬州泰州机场;送机地点南京禄口
2、机场;下榻酒店京华大酒店参观地点:(1)公司总部;(2)公司厂区4.接待规格:对等接待5.接待原则:热情和谐;细致周到;礼仪适度6.接待小组:接待部总负责,办公室、公关部、后勤部协同工作(人员详情分派见附表1)(二)接待前期准备:1信息收集。a银河电器公司基本信息,将来发展态势,及公司重要领导人对本次合伙意向态度;b 银河电器公司来访人员基本状况(详情见附表2);c过去来访状况;d 到达时间和交通工具;e来访期间天气状况;(负责部门:接待部)2询问对方意见,与否需要预定机票,若需要,依照所规定期间和地点来定;(负责部门:办公室)3住宿安排。提前预定房间;(负责部门:接待部)4迎接车辆安排。七座
3、商务车一辆,商务小轿车一辆,同步保证车辆清洁,安全性能良好,司机车辆听从主接待人员协调安排,统一调度;(负责部门:办公室)5公司迎宾。参观人员到达前5-10分钟,提示有关人员做好迎宾工作;(负责部门:公关部)6拟定会议告知及会议议程,并下发至与会人员;(负责部门:办公室)7会场布置。准备会议室花卉、水果、茶水、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、批示牌、安排礼仪人员,安排照相摄像等;(负责部门:办公室、后勤部)8资料准备。欢迎词,欢送词,公司宣传材料,会议洽谈资料;(负责部门:办公室)9事先联系好足艺服务,游览大运河和瘦西湖事宜。(负责部门:办公室、接待部) 附表:1、接待工作任务
4、分派部门人员事项接待部李燕、提前预订酒店,协助宾客办理酒店入住手续王媛、吴华、许安、钱梅宴席(迎接宾客、菜单拟定、环境检查、费用清付)李虹宾客信息收集,提前商定足艺时间、人数公关部孙晓阳、郑关杰公司迎宾杨洋联系厂区协调参观事宜办公室张俊雅、郭璟、蔡庆制发会议告知及会议议程、总结会议纪要,会场布置,会议物品准备,会间服务孙绍照相摄像王淼车辆协调安排丁彩桦(秘书)接送机、大厅集合、景点游览(门票购买、导游联系)后勤部钱洁连、蒋亚蕾物品采购办理2、来访人员详细信息及安排姓名职务年龄性别房号喜好禁忌王强总经理42男1606不喜甜食刘蓉总经理秘书29女1610刘明远副总经理37男1604书法朱敏翰市场部
5、经理35男1516赵文涛研发部经理36男1516李玮铭市场部经理助理32男1518孙坚研发部经理助理30男1518 二、接待日程安排及人员(一)日程安排表接待日程安排及人员日期时间内容地点陪伴人员负责人8月6日8:20接机扬泰机场徐副总经理、秘书接待部部长10:0011:20入住京华大酒店11:3013:00午宴京华大酒店一楼牡丹厅总经理、徐副总、市场部经理,研发部经理,秘书13:0014:30午休酒店房间14:40集合酒店大厅秘书15:0017:00参观公司光明公司总部徐副总、公关部人员、秘书公关部部长18:0020:00晚宴京华大酒店5楼晚宴厅总经理、徐副总、秘书、各部门经理及先进代表接待
6、部部长20:2021:30足疗扬州陆琴脚艺徐副总、市场部经理、研发部经理8月7日8:00大厅集合秘书8 :309:30品尝扬州特色早餐富春茶社徐副总、秘书接待部部长9:5012:00参观厂区光明公司厂区总经理、徐副总、秘书、市场部经理、研发部经理、厂区经理、公关部部长12:0013:00午宴厂区接待厅接待部部长13:2014:30午休酒店房间14:40集合酒店大厅 秘书15:0017:00洽谈会议总部二楼会议室总经理,徐副总,秘书,市场部经理,研发部经理,市场部经理助理,研发部经理助理办公室主任18:0019:30晚宴西园大酒店宴会厅总经理,徐副总,秘书,市场部经理,研发部经理,市场部经理助理
7、,研发部经理助理接待部部长20:0021:00夜游古运河便益门广场出席宴会人员办公室主任8月8日7:308:00早餐京华大酒店餐厅接待部部长8:10集合酒店大厅秘书8:3011:20畅游瘦西湖瘦西湖风景区徐副总、秘书办公室主任11:3013:30送别午宴趣园总经理、徐副总、办公室主任、秘书、某些部门经理接待部部长14:00集合酒店大厅秘书15:00送机南京禄口机场徐副总、秘书办公室主任(二)每日详细活动安排8月6日一、迎接宾客时间:上午8:20地点:扬州泰州机场人员:徐副总经理,秘书,司机两名准备工作:迎接牌一种,鲜花两束,七座商务车一辆,商务小轿车一辆。注意事项:1.副总经理和秘书及两名司机
8、于八点半出发,在九点十分之前到达扬州扬泰机场。接机时高举迎接牌,让宾客清晰看到,积极问候宾客后,帮宾客提拿携带行李,但注意不要拿宾客贵重行李,如手提包等。2.引导宾客上车,其中对方总经理和副总及我方徐副总乘坐小轿车,徐副总坐在副驾驶,后座右侧为对方总经理,左侧是对方副总。我方秘书及对方别的人乘坐七座商务车。3.接待部派人提前在酒店等待,协助宾客办理入住手续。4.将宾客送至京华大酒店,引至安排好房间。我方人员不适当久留,让客人及时休息,消除疲劳。 二、午宴时间:11:30-13:00 地点:京华大酒店一楼牡丹厅出席人:总经理、徐副总、市场部经理、研发部经理、秘书;对方所有宾客。(12人)宴席规格
9、:2500元/桌酒水:洋河蓝色典型天之蓝42度480ml (2瓶)92张裕解百纳干红葡萄酒(2瓶)注意事项:1.秘书在午宴开始前,将拟好菜单提前给对方秘书参照,争取合乎宾客口味和习惯。在特色菜上,要多加简介。午餐时间尽量不饮酒,以免耽误下午行程。2.座次安排:主陪为总经理,副陪为徐副总经理。主陪右方为客户方总经理,左方为客户方副总经理,副陪右方为客户方市场部经理,右方为客户方研发部经理。别的人员按职务依次安排。图1:三、参观公司时间:15:00-17:00地点:光明公司总部出席人:总经理,徐副总,公关部人员,秘书;对方所有宾客流程:1.14:30派车去酒店接宾客到我公司;2.徐副总和公关部部长
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