物业公司发文规范要求汇编.doc

泰熙物业服务有限公司文件总部201601号 签发人：关于调整与规范公文发布的试行通知各部门、服务中心：随着公司组织架构调整，现对公司公文发布进行调整与规范，具体要求通知如下：一、发文类型（一）公司级发文及部门发文；（见附件3-4）（二）服务中心通知、公告；（见附件5）（三）各类会议纪要（含公司、部门及服务中心工作例会、专题会议与研讨会）；（见附件6-7）（四）内部调令通知、工作安排通知；（见附件8-9）（五）对外业务函；（见附件10）（六）对外传真文件。（见附件11）二、发文权限（一）行政人事部负责公司公文、行政人事部公文的发布；（二）各部门负责本部门公文的发布；（三）各服务中心仅负责小区内通知、公告等，目前暂不给予正式公文发送权限。三、发文格式规范说明（一）公司级发文及部门发文：1文件红头统一使用“泰熙物业服务有限公司文件”；2需编制发文字号并注明签发人。公司级发文一般由总经理签发，部门发文经部门主管领导审批后由分管领导签发。（二）各服务中心通知或公告：须注明张贴截止日期，并及时收回处理。（三）各类会议纪要：1各单位定期召开的工作例会，红头名称为：泰熙物业(此处填写部门或服务中心名称)工作例会纪要。需编制发文字号并注明签发人。2临时召开的专题会议或其它研讨会，红头名称为：(此处填写专题会或研讨会议题名称)会议纪要，不需编制发文字号，仅注明签发人即可。3签发人一般为会议主持人。4内部调令通知、工作安排通知：（1）内部调令通知 发：主管部门、调出单位、调入单位、行政人事部、财务部、调动人员；（2）工作安排通知 发：安排所在部门、行政人事部、财务部、安排人员。注：行政人事部负责公司人员的调动与工作安排。四、注意事项（一）公司已对各单位发文字号进行统一编制，（详见附件1），发文单位须严格按要求编号，并填写发文处理单（见附件11），由各部门主管领导审批完毕后，方可进行发布；须将公文原件一起存档。并即时送档案。公司发文由公司统一存档，部门发文由部门统一存档，均随时备查。（二）各部门、服务中心应指派专人为兼职秘书，兼职秘书要熟悉掌握公司公文处理规定，由行政人事部对公文进行复审，发文时要确保公文结构严谨、语句通顺、格式规范。（发文格式注意事项提要见附件2）以上规范要求若有疑问请咨询公司总部李满。特此通知。附件：1.各单位发文字号列表 2.发文格式注意事项提要 3.公司级发文格式范例 4.部门发文格式范例5.服务中心通知、公告格式范例6.工作例会纪要格式范例7.专题会议纪要格式范例8.内部调动通知格式范例9.工作安排通知格式范例10.对外业务函格式范例11.对外传真文件格式范例12.发文处理单二一六年六月十八日主题词：公文 规范 通知 抄送：总经理 泰熙物业服务有限公司 2016年6月18日印发 附件1各单位发文字号列表公司及部门发文字号名 称公文发文字号会议纪要发文字号公 司总部总部纪品质管理部品质品质纪财 务 部财务财纪行政人事部行政人事行政纪内部调令及工作安排通知发文字号名 称内部调令通知发文字号工作安排通知发文字号公 司总部调总部安服务中心会议纪要发文字号及通知（通告）要求（举例说明） 各服务中心无公文发送权限，仅限小区张贴通知、公告附件2发文格式注意事项提要一、发文编号序号不编虚位（即1不编为001），如“泰熙行政12号”，即12前不加0。二、“签发人”用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后有3号楷体字标识签发人姓名。三、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。四、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。在正文下空一行左空字用号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：”）；附件名称后不加标点符号，附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。五、成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文日期使用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”。六、“主题词”是3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号仿宋体字；词目之间空一字，不用标点符号。七、公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间隔用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。八、页面设置：上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm。九、正文的行距为固定值28磅，当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。附件3：公司级发文格式范例泰熙物业服务有限公司文件总部20164号 签发人：关于成立*服务中心及*等任命的决定各部门、服务中心：经公司研究，决定：一、 成立*服务中心；二、 任命*为*服务中心副经理，全面主持服务中心工作。三、 任命*为*服务中心*副经理。四、 任命品质管理部保安经理*兼任*服务中心副经理。五、 任命*为*服务中心保安主管，免处其*服务中心保安主管职务。特此决定。二一六年六月十八日 主题词：服务中心 成立 任命 决定 抄送：总经理 *泰熙物业服务有限公司 2016年6月18日印发 附件4：部门发文格式范例（以行政人事部为例）泰熙物业服务有限公司文件行政20162号 签发人：关于加强部门负责人外出管理的通知各部门、服务中心：为使公司及时掌握部门负责人外出情况，便于公司各项工作的安排、调整，现对部门负责人外出时应注意事项通知如下：1、各部门负责人如需要外出离开公司，须提前将外出原因、时间、前往地点、行程安排报主管领导批准后，由公司行政人事部备案；2、部门负责人离开公司，必须将部门工作安排好，并指定临时负责人代理其工作。特此通知。 二一六年六月十八日 主题词：外出管理 加强 通知 抄送：总经理 泰熙物业服务有限公司 2016年6月18日印发 附件5：服务中心通知、公告格式范例（以*服务中心为例）泰熙物业服务有限公司*服务中心通知（或公告）主送单位名称:正文内容。特此通知。 泰熙物业服务有限公司 *服务中心 二一六年六月十八日附件6：工作例会纪要格式范例（以行政人事部为例）泰熙物业行政人事部工作例会纪要行政纪20163号 签发人：时 间：2016年XX月XX日下午 5:00-6:30地 点：公司大会议室主 持：出 席：记 录：现将主要内容纪要如下：。会议纪律通报：本次会议纪律良好，无响铃和接听手机现象。 二一六年六月十八日 主题词：工作例会 纪要 主送：部门全体员工 抄送：总经理 *物业管理有限公司 2016年6月18日印发 附件7：专题会议纪要格式范例公司工资体系调整研讨会议纪要 签发人: 时 间：2016年6月18日 14:10-16:30 地 点：公司会议室主 持：出 席： 记 录：本次会议围绕行政人事部*副经理工资调整意见的提案；与会人员针对意见的修改阐述了自己的看法；*总对提案提出了四点修改意见。会议纪要如下：一、*简要介绍了工资调整意见提案（略）；二、与会人员进行讨论：。 三、*总针对工资调整意见如下：。 二一六年六月十八日主题词：市场拓展 意见 会议纪要 抄送：总经理 泰熙物业服务有限公司 2016年6月18日印发 附件8：内部调动通知格式范例内部调动通知总部调201612号 因工作需要，经研究决定：将 * ，由 *服务中心 调至 *第一服务中心 ，岗位： 保安主管 ，从 2016 年 8 月 18 日起执行。特此通知。 泰熙物业服务有限公司 行政人事部二一六年六月十八日 发：品质管理部、*服务中心、行政人事部、财务部送：档案室 附件9：工作安排通知格式范例工作安排通知单总部安201644号 *第一服务中心：经研究决定，* 安排在你部门工作，岗位： 工程主管，报到时间： 2016 年 6月 18 日，考勤从 2016 年 6月 18日起计。员工编号： 75 身份证号码： * 泰熙物业服务有限公司 行政人事部 二一六年六月十八日 发：*服务中心、行政人事部、财务部送：档案室 附件10：对外业务函格式范例武汉泰熙物业服务有限公司业 务 函主送单位：正文内容。 泰熙物业服务有限公司 二一六年六月十八日附件11：对外传真文件格式范例 泰熙物业服务有限公司 电话： 传真： 地址： 收件人： 发件人： TO： FROM：联系电话： 联系电话： TEL： TEL： 公 司： 页 数：COMPANY： TOTAL PAGE： 关 于：SUBJECT： 抄送： 紧急 请审阅 请批注 请答复 请传阅 正文 附件12：发文处理单泰熙物业服务有限公司发 文 处 理 单签发：总经理审批：公司分管领导审阅：部门经理审阅：文件（稿）标题文件编号主 题 词主送单位印 数抄送单位初 审拟 稿校 对打 印审 定盖 章归 档受文时间发文时间备 注：