银行电子库款交接业务标准化操作流程模版.doc

电子库款交接业务标准化操作流程第一节 基本规定一、电子库款交接是指银行工作人员在办理款箱交接、现金出入库等业务过程中，使用IC卡进行身份验证和业务处理的方式。二、早晚现金出入库一律使用“银行头寸专用箱”（简称头寸箱），严禁其他形式运送、保管现金。营业中途现金出入库一律使用“银行现金出入库专用箱”（简称专用箱）， 严禁其他形式运送、保管现金。头寸箱和专用箱不能串用，非营业时间一律入支行库保管。三、款箱及专用锁具由总行统一配给，并视同重要物品管理。款箱的锁、钥匙必须配套使用，钥匙留存总行运营管理部现金管理中心（以下简称：现金管理中心）一套，其余归支行保管。多余钥匙支行必须指派专人进行管理，并做好相关记录，如遗失或损坏须及时与现金管理中心联系、报告。现金管理中心专用箱钥匙由配款员使用、保管，按头寸线路两人分管。四、支行需借用“银行现金出入库备用箱”（简称备用箱）时，备用箱钥匙应采用专用封包存放于支行专用箱中，严禁随身携带备用箱钥匙。五、营业网点经办人员需双人参与款箱交接。在办理款箱交接时，必须严格执行“一看一检一验”制度：即看车辆、人员是否相符；检查头寸箱是否落锁，有无差错、破损；验证提箱人员证件、相片是否与留档资料相符。六、库款交接IC卡视同重要凭证管理。系统运行按卡的权限分为五级：一是总行运营管理部配备专人任超级主管;二是现金管理中心配备专人任中心系统管理员；三是委派会计任支行高级主管；四是各网点业务主管任网点主管；五是验箱员、提箱员及网点操作员为具体的操作人员。其具体的工作职责如下：（一）超级主管：由总行运营管理部指定专人担任，负责审批、签发中心系统管理员卡、高级主管卡、网点主管卡、网点操作员卡、验箱员卡、提箱员卡。（二）中心系统管理员：由现金管理中心指定专人担任。具体负责操作库款交接电子化管理中心系统，恢复保存系统文件及数据；经超级主管授权后负责制作网点主管卡、上门收款员卡、验箱员卡、提箱员卡、网点操作员卡；负责每日开机、授权、IC卡业务数据确认、账务处理、报表打印；负责软盘数据备份和保管；负责微机的软、硬件日常管理，并按微机管理办法记录系统工作日志。中心系统管理员的更换必须经超级主管批准并注销原中心系统管理员卡，登记注销时间，双方签字。（三）高级主管：由委派会计担任，负责支行相关业务授权，确定所在支行网点主管。（四）网点主管：由网点业务主管担任，负责确定本网点操作员及现金出入库信息的录入复核。（五）验箱员：负责办理提箱员的款箱出库，验证提箱员身份及相关款箱信息，确保款箱账实相符。（六）提箱员：按照POS机使用操作程序对网点操作员进行身份确认，办理款箱交接，核对实物款箱与IC卡记录是否相符；妥善保管和正确使用IC卡。（七）网点操作员：按照POS机使用操作程序对提箱员进行身份确认，办理款箱交接，核对实物现金与IC卡记录是否相符；妥善保管和正确使用IC卡和POS机，及时向网点主管反映使用中出现的问题。七、网点主管卡必须定期更换密码，密码更换周期最长不得超过15天；提箱员卡、网点操作员卡不能使用初始密码，应分别重新设置。 八、高级主管卡、网点主管卡及各类操作卡的审批、签发都必须由总行运营管理部、安全保卫部及相关支行业务负责人审批后签字同意。相关审批材料应按年度装订成册，交会计档案室保管，保管期限为2年。九、网点主管卡、网点操作员卡、提箱员卡的信息修改，由支行填写“库款交接电子化管理系统IC卡信息修改申请表”（见附件）通过总行运营管理部电子审批流上报审批。十、IC卡应保持整洁，防止污染、折损、潮湿、水泡，严防与强电磁源、强腐蚀性、磁性物质接触。如若损坏由网点负责人加封后交超级主管注销该卡，并由网点提出申请，报总行运营管理部审批备案后重新制卡。十一、总行及分、支行（部）定期打印库款交接电子化管理系统生成的相关报表，按年装订，保管期限为3年。十二、库款交接电子化管理系统的库款交接登记簿，按年归档，保管期限为3年。十三、支行与下辖网点之间的现金调拨一律由支行库管员操作，严禁跨网点之间柜员相互调拨。十四、如确系设备、系统故障无法交接的，支行在库款交接过程中发现IC卡电子信息与实物不相符的，各支行在征得总行运营管理部相关人员确认后，可启用原头寸箱手工操作流程使用三联单进行交接。十五、总行、各分（支）行在开展现金出纳工作检查时，应将电子库款交接业务的管理作为一项重要内容，包括以下几个方面：（一）委派会计每月应对支行网点结算监督员的检查记录进行复查，及时了解支行库款交接运行情况。（二）支行网点结算监督员应每天对网点操作员登记的库款交接登记簿进行检查，及时发现、解决交接过程中存在的问题。（三）网点主任对网点的双人交接要每周检查，保证头寸箱交接安全。（四）异地分、支行的检查工作由委派会计负责执行。十六、异地分、支行在办理库款交接时，必须严格按照规定实行双人交接，同时在交接过程中要做到“一看一检一验”制度，并做好交接登记工作。十七、异地分、支行的头寸箱寄放必须与当地寄库存放行签订相应的寄库保管合同。十八、异地分、支行库款交接必须使用总行统一的头寸箱办理。十九、异地分、支行库款交接应根据当地实际情况制订相关实施细则报总行运营管理部审批备案。第二节 操作流程一、早晚头寸箱出入库流程（一）头寸箱出库1、网点操作员在POS机上插入网点操作员卡“网点人员签到”输入密码“请插入提箱员卡”，等待提箱员的到来。2、押运车辆到达交接网点，网点操作员按规定对车辆、人员证件进行审核，保安公司提箱员将头寸箱放在营业网点通勤门口后，查验头寸箱锁具是否完好无损。双方确认无误，在POS机上插入提箱员卡验证提箱员身份，同时输入交接信息。3、网点复核操作员核对出库头寸箱数量、头寸箱编号，核对无误，再输入一遍交接信息作为复核，两次一致后输入密码确认。4、头寸箱交接完毕，提箱员与网点操作员在库款交接登记簿上签字确认。5、所有授权网点头寸箱交接完毕，保安公司提箱员回到现金管理中心，现金管理中心按照总行运营管理部相关操作流程办理头寸箱出库手续。（二）头寸箱入库1、网点操作员将当天入库头寸箱数量和编号及第二天出库头寸箱数量和编号写入POS机。即：插入网点操作员卡，POS机出现开机界面“交接系统管理”“网点输入信息”“配置入库箱编号、配置预约箱编号” 输入完毕后按“取消键”退出。2、保安公司提箱员到达经过授权的网点，网点操作员对车辆、人员证件进行审核，确认无误后在POS机上插入提箱员卡验证提箱员身份，身份验证通过后，POS机自动显示交接数量，提箱员将数据与实物核对后重新输入进行复核，一致后由网点复核操作员输入密码确认，POS机自动将数据写入提箱员IC卡。3、头寸箱交接完毕，双方在库款交接登记簿上签字确认。网点操作员随同提箱员至押运车，目送头寸箱进入押运车后方可离开。4、所有授权网点头寸箱交接完毕，保安公司提箱员回到现金管理中心后，现金管理中心按照总行运营管理部相关操作流程办理头寸箱入库手续。二、日间现金出入库流程（一）现金出库1、出库支行营业部业务主管在规定时间通过综合业务系统操作“现金调拨信息录入”交易，录入网点的领现金额、票面情况等。如需出库小票时，应通过电话与现金管理中心预约小票出库金额，并操作“现金调拨信息录入”交易，保证交易输入金额与电话预约金额一致。2、办理出库时，支行营业部准备好专用箱，及时与负责本行日间现金出入库头寸车车长联系确认其上门交接时间。3、押运车到达支行营业部后，营业部业务主管将已审批的“现金出/入库单”锁入专用箱，同时登录库款交接管理系统对支行提箱员卡进行授权，即登录库款交接管理系统“插入主管卡”“操作员登录”“抽出主管卡，换提箱员卡”“日间调拨授权”，将支行的专用箱个数、金额、交接时间、提箱员资料等信息写入提箱员IC卡并授权。4、支行营业部操作员通过POS机对保安公司提箱员进行身份验证，双方在库款交接登记簿上签字确认，在营业网点通勤门口与提箱员进行IC卡及专用箱的交接。支行如遇大量现金出库，自有专用箱不够使用时，可向现金管理中心电话申请备用箱，使用完毕后归还现金管理中心并做好交接记录。5、保安公司提箱员到达现金管理中心后，现金管理中心经办员按照总行运营管理部相关操作流程办理现金出库手续。6、保安公司提箱员在现金管理中心出库完毕，将出入库专用箱送至出库网点，网点操作员在营业网点通勤门口与提箱员进行专用箱的交接，清点无误后，在POS机上验证IC卡信息后将IC卡交保安公司提箱员，双方在库款交接登记簿上签字确认。7、所有款箱交接完毕，提箱员回支行营业部交回IC卡，双方在库款交接登记簿上签字确认。8、支行营业部业务主管核对“现金出/入库单”回执，操作“现金调拨信息查询”交易回复现金管理中心调款交易已成功。9、支行营业部业务主管登录库款交接管理系统读卡后保存数据，系统生成报表同时自动清除IC卡数据。10、支行库管员操作“现金领用”交易进行账务处理。（二）现金入库1、入库支行营业部业务主管在规定时间通过综合业务系统操做“现金调拨信息录入”交易，录入网点的入库金额、票面等。2、办理入库时，支行营业部按要求将需入库的现金锁入专用箱内，及时与负责本行日间现金出入库的押运车车长联系确认其上门交接时间。3、支行营业部业务主管登录库款交接管理系统“插入主管卡”“操作员登录”“抽出主管卡，换提箱员卡”“日间调拨授权”，将支行的入库专用箱个数、金额、交接时间等信息写入提箱员IC卡并授权。支行如遇大量现金入库，自有出入库专用箱不够使用时，可向现金管理中心电话申请备用箱（需提箱员到现金管理中心领取），写明领用日期、交接线路、领用支行、交接提箱员信息，使用完毕后归还现金管理中心并做好交接记录。4、押运车到达支行营业部后，营业部操作员将入库现金、已审批的“现金出/入库单”锁入专用箱，通过POS机验证提箱员身份，在营业网点通勤门口与提箱员进行专用箱的交接，IC卡一并交保安公司提箱员，双方在库款交接登记簿上签字确认。5、保安公司提箱员到达现金管理中心后，现金管理中心经办员按照总行运营管理部相关操作流程办理现金入库手续。6、保安公司提箱员在现金管理中心入库完毕，将专用箱送回入库支行，交回IC卡，双方在库款交接登记簿上签字确认。7、支行营业部业务主管核对“现金出/入库单”回执，操作“现金调拨信息查询”交易回复现金管理中心调款交易已成功。8、支行营业部业务主管登录库款交接管理系统读卡后保存数据，系统生成报表同时自动清除IC卡数据。9、支行库管员操作“现金上缴”交易进行账务处理。（三）支行网点间现金调拨1、营业网点当天如有出入库业务，需在规定时间将出入库需求报支行营业部。支行营业部业务主管应及时与负责本行日间现金出入库的押运车车长联系确认其上门交接时间。2、调出网点业务主管通过综合业务系统操作“现金调拨信息录入”交易，录入辖内调拨网点的专用箱个数、金额等信息。3、营业部业务主管登录库款交接管理系统“插入主管卡”“操作员登录”“抽出主管卡，换提箱员卡”“日间调拨授权”，将辖内调拨网点的专用箱个数、交接时间、线路配置（当日有几个网点就选配几个）等信息写入提箱员IC卡并授权。4、保安公司提箱员到达支行营业部后，营业部业务主管告知网点出入库信息并将提箱员IC卡交提箱员，双方在库款交接登记簿上签字确认。5、调出网点业务主管通过综合业务系统操作“现金调配”交易，并打印两联业务通知单。两联业务通知单上加盖业务公章及个人名章，交网点操作员锁入专用箱。6、调出网点操作员待保安公司提箱员到达网点后，在POS机上插入提箱员卡，同时在POS机上配置出入库信息，双方互相验证交易信息，验证成功后保存交易信息。提箱员与网点操作员在营业网点通勤门口交接专用箱，双方在库款交接登记簿上签字确认。7、调入网点操作员待保安公司提箱员到达网点后，在POS机上插入提箱员卡，同时在POS机上双方互相验证交易信息，验证成功后保存交易信息。提箱员与网点操作员在营业网点通勤门口交接专用箱，双方在库款交接登记簿上签字确认。8、调入网点业务主管清点调拨现金与业务通知单无误，操作“现金调拨信息查询”交易回复调出网点交易已成功。9、调入网点为营业部时，业务主管在业务通知单上加盖个人名章后，一联作传票附件，另一联送回调出网点。调入网点为营业网点时，网点业务主管还需操作“现金调配”交易，并打印两联业务通知单。两联业务通知单上加盖业务公章及个人名章，交操作员与调出网点的两联业务通知单一起锁入专用箱。10、保安公司提箱员返回支行营业部，提箱员与网点操作员在营业网点通勤门口交接专用箱，同时交回提箱员IC卡，双方在库款交接登记簿上签字确认。11、支行营业部操作员开箱，取出业务通知单交支行库管员。库管员在业务通知单上签字确认后，一联作传票附件，一联送回调出或调入网点。12、支行营业部业务主管登录库款交接管理系统读卡后保存数据，系统生成报表同时自动清除IC卡数据。三、库款交接电子化管理系统应急处理的流程（一）遇无法使用电子化库款交接的处理流程1、设备、系统故障无法交接的处理流程。（1）支行在征得总行运营管理部相关人员确认后，启用原头寸箱手工操作流程使用三联单进行交接。（2）当班出入库操作员负责填写“头寸箱出入库单”一式三联，第一联营业网点留存，第二联保安公司留存，第三联现金管理中心留存，并及时进行手工销号登记。“头寸箱出入库单”填写必须字迹清楚，不得涂改，涂改无效；营业网点必须加盖业务公章和双人名章，无业务公章无效。（3）将“头寸箱出入库单”粘贴在库款交接登记簿上备查。（4）支行在手工交接第二天须将书面报告交总行运营管理部、安全保卫部备案。2、库款交接过程中IC卡电子信息与实物不相符的处理流程。（1）网点操作员先暂停交接，及时向网点主管、支行保卫专干、支行主管行长汇报。（2）网点业务主管电话与对方相关人员进行确认，在确认系电子信息录入错误导致不相符的情况后，可启用原头寸箱手工操作流程使用三联单进行交接。（3）交接流程参照“设备、系统故障无法交接的处理流程”办理。（二）支行操作员信息修改的流程1、支行库款交接IC卡中柜员信息需增加、删除、修改的，填写“库款交接电子化管理系统IC卡信息修改申请表”，明确所需修改信息的柜员姓名、柜员号及身份证号码，通过总行运营管理部电子审批流程进行审批。2、支行指定人员持库款交接网点操作员IC卡至现金管理中心修改信息。3、支行指定人员将修改信息后的库款交接操作员IC卡带回支行交有关人员，并登记“重要物品保管登记簿”。（三）网点操作员重置密码的流程1、遗忘密码的操作员提出书面申请报告。2、网点主管在POS机中进入“交接系统管理”“密码重置”。3、网点主管将操作员的密码重置书面申请报告粘贴在会计工作日志上备查。（四）更换网点主管的流程1、支行出具更换网点主管的报告交所在支行的委派会计。2、委派会计进入库款交接电子化管理系统中“交接系统管理”“更换网点主管”“插入高级主管卡”输入密码“请插入网点卡”“选择更换人员信息”（网点主管）更换信息后，系统提示“更换成功”。3、更换网点主管的报告由支行专夹保管。（五）提箱员变更信息的流程1、审核保安公司出具的介绍信上是否有总行安全保卫部、运营管理部主管领导签字和部门行政公章，介绍信粘贴于库款交接登记簿上。2、与现金管理中心负责人核实。3、网点业务主管登录库款交接电子化管理系统，委派会计授权后，修改提箱员信息。附件：19-1.库款交接电子化管理系统IC卡信息修改申请表附件19-1库款交接电子化管理系统IC卡信息修改申请表 编号：申请支行支行修改要求（盖章）超级主管意见主管部门批示会计结算部安全保卫部会计结算业务标准化操作流程图（1）头寸箱出、入库POS机录入头寸箱信息“一看一检一验”交接双方通过POS机进行信息确认并登记在通勤门口办理交接POS机操作交接双方双人参与交叉复核目送头寸箱进入押运车头寸箱实物交接现金管理中心按规定与提箱员办理头寸箱交接业务流程名称：电子库款交接业务 子流程名称：早晚头寸箱交接会计结算业务标准化操作流程图（2）业务流程名称：电子库款交接业务 子流程名称：日间头寸交接支 行总 行交接手续比照早晚头寸箱的交接手续网点操作员与提箱员办理专用箱的交接营业部主管与提箱员办理已授权IC卡、专用箱的交接营业部主管联系押运车、库款交接系统IC卡授权营业部主管在规定时间操作出入库信息预约网点操作员与提箱员办理专用箱的交接交接手续比照早晚头寸箱的交接手续营业部主管进行出入库信息确认提箱员将IC卡、专用箱送回营业部营业部主管登录库款交接系统保存数据打印报表日间现金出入库必须经主管行长审批现金管理中心按规定与提箱员进行头寸箱交接会计结算业务标准化操作流程图（3）业务流程名称：电子库款交接业务 子流程名称：网点间头寸调拨支 行调出网点主管操作调拨信息录入提箱员将IC卡、专用箱送回营业部营业部主管登录库款交接系统保存数据打印报表营业部主管与提箱员办理已授权IC卡、专用箱的交接支行营业部主管联系押运车、在库款交接系统IC卡授权调出网点操作员与提箱员办理专用箱的交接调入网点主管清点现金实物、进行调拨信息确认交接手续比照早晚头寸箱的交接手续调入网点操作员与提箱员办理专用箱的交接交接手续比照早晚头寸箱的交接手续会计结算业务标准化操作流程风险控制手册业务流程名称: 电子化库款交接业务 子流程名称： 无 环节序号环节名称操作岗位 （或人员）存在的主要风险点控制措施（控制点）控制频率序号风险点描述序号控制点描述1款箱 出入库 业务主管 操作员 提箱员1库款交接TC卡管理是否符合要求1IC卡视同重要物品指定专人管理。实时2IC卡内信息须与实际操作人员信息、款箱信息、交易信息一致。实时2款箱交接是否合规1查看头寸车、验证提箱员信息。实时2检查出（入）库头寸箱数量和编号正确，头寸箱锁具完好无损。实时3提箱员和综合柜员在营业网点通勤门口进行交接并双人双签。实时4晚间交接后须随同提箱员至押运车，目送头寸箱进入押运车后方可离开。实时2日间现金 出入库业务主管 操作员 提箱员1支行出库操作是否规范1已审批的现金出（入）库单锁入专用箱，专用箱与提箱员IC卡一并交予已授权提箱员。实时2现金调回后在监控下清点现金实物，与现金调拨信息核对一致。实时2支行入库操作是否规范1在监控下现金实物清点核对无误，现金实物与已审批的现金出（入）库单锁入专用箱。实时2专用箱与提箱员IC卡一并交予已授权提箱员。实时3备用箱钥匙保管是否合规1备用箱钥匙应采用专用封包存放于支行专用箱中，严禁随身携带。实时3网点间 现金调拨业务主管 操作员 提箱员1专用箱和现金实物是否准确1清点现金实物与调拨信息一致，核对专用箱数量、编号信息一致。实时2网点操作是否合规1网点操作员和提箱员双方互相验证交易信息，验证成功后保存交易信息。实时4库款交接 应急处理委派会计 业务主管 操作员 提箱员1手工交接是否规范1先暂停交接，及时向网点主管、支行保卫专干、支行主管行长汇报。实时2与运营管理部、安全保卫部相关人员联系确认后再予以办理手工交接。手工交接使用原三联头寸箱交接单，并及时进行销号登记。实时3“头寸出入库单”填写必须字迹清楚，不得涂改，涂改无效；营业网点必须加盖业务公章和双签，无业务公章无效。实时5操作员 信息管理委派会计 业务主管 操作员 提箱员1操作员信息修改流程是否规范1通过运营管理部电子审批流程报送“库款交接电子化管理系统IC卡信息修改申请表”，明确所需修改信息的柜员姓名、柜员号及身份证号码，审批后进行修改。实时2变更提箱员信息流程是否规范1审核保安公司出具的介绍信上我行安全保卫部、运营管理部主管领导签章和部门行政公章。实时2与现金管理中心负责人核实。实时3操作员密码管理是否规范1网点主管卡必须定期更换密码，密码更换周期最长不得超过15天；提箱员卡、网点操作员卡不能使用初始密码，应分别重新设置。实时