物业公司采购管理程序.doc
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1、1.目的有效监控物资/服务采购过程,确保所购物资/服务质量、采购价格、采购行为符合公司要求。2.适用范围适用于公司各部门、管理处采购过程的管理3.定义A类:对服务质量影响较大、技术性能高和价值高的物资及设备等。B类:指各管理处/部门备用物品方案中的常常性消耗品及管理处/部门自行监控的采购物资。服务项目外包类:各管理处/部门将关于设备设备新(改)建工程、修理修缮养护、清洁绿化等服务项目委托专业机构提供服务的行为。4、职责4.1工作职责责任部门/岗位工作职责频次/数量品质管理部负责服务供方的选择评估与管理;A类物资中物业管理专业设备物资按权限审核各管理处/部门报批的物资/服务采购申请选择评估CI产
2、品合格供方每年集中评估一次及时及时办公室负责对A、B类物资供方的选择评估与管理审核备用物品方案表监督各部门管理处/部门对B类物资采购按权限审核报批的物资采购申请及时管理处上报后2天内及时及时财务管理部按权限审核物资/服务采购价格,必要时须审算审核经营资金月度方案申报表采购行为、价格的抽查、监控及时管理处上报后2天内每季度管理处负责管理范围内B类物资/服务供方的选择评估与管理按权限审核/审批报批的物资/服务采购申请物资采购行为、价格的抽查回访负责所有采购物资/服务的检查验收和使用过程的跟踪。清洁、绿化、设备设备供方的考核评估。每年集中评估一次及时每月每季度/及时每月4.2采购审批权限 权 限单宗
3、采购/协议金额经理职能部门分管负责人财务负责人总经理25000元以下审批/2000-10000元审核审核审核审核/10000元以上及所有固定资产采购审核审核审核审核审批xx0元(含xx0元)以上所有部门由公司品质管理部统一组织招投标,按招投标管理方法执行。5. 方法及过程监控5.1供方的选择评估与管理5.1.1 评估时须具备的资料文件资料资料文件资料文件资料(包括但不限于以下内容)5.1.1.1 供方的营业执照复印件(本年度已年审)、税务登记证明5.1.1.2 特种产品/服务的生产/经营许可证(如:安防器材)和特种产品的检验报告5.1.1.3 代理商代理授权证书,代理产品合格证书,必要时应有工
4、程安装资质证书或修理修缮资质证书5.1.1.4 采购物资/服务的报价单5.1.1.5 协议样本5.1.1.6 证明供方品质保障能力的其它相关资料文件资料资料文件5.1.2 评估方法5.1.2.1 可通过电话咨询被评估供方的现有客户、到其现有客户的生产/服务现场或到被评估供方的经营现场进行考察、查询了解其它供方同种物资/服务价格等,了解供方的资信、物资/服务质量、价格、服务的及时性、品质保障能力等。5.1.2.2 评价供方提供的协议条款的合理性,必要时提出修改建议或建议或意见并与供方沟通,直至各方达成全都。5.1.2.3 每年对A类、B类物资供方及合格服务供方进行年度评估时,须检查5.1.1所列
5、资料文件资料资料文件资料文件资料的有效性和完整性,对已失效、未年审或有变更的资料文件资料资料文件资料文件资料须更改完善。5.1.2.4 年采购额累计达10万以上的A类物资,须与供方签订采购意向协议。5.1.2.5 外包项目须制订报价清单和检查/工艺流程标准,按物业管理业务外包管理方法评估。5.1.3 合格供方一览表的编制5.1.3.1 A类物资、合格服务供方由品质管理部组织相关部门分别编制合格物资供方一览表(A类)和合格服务供方一览表,下达通知至公司全体。5.1.3.2 B类物资由各管理处/部门负责编制合格物资供方一览表(B类),并报办公室、品质管理部备案,挂品质管理部门网页,由办公室下达通知
6、公司全体。5.1.4 对物资/服务供方的定时评估5.1.4.1财务管理部每半年对物资采购回访中的问题进行总结,提交分析报告。5.1.4.2 每年xx月,各管理处须对上年xx月至本年xx月的B类物资采购状况进行全面评估,并编写 工作评估报告,报办公室、财务管理部、品质管理部备案。5.1.4.3每年末公司应组织对A类物资供方和服务供方的年度评价,品质管理部负责组织对服务供方的年度评估,办公室负责组织对A类物资供方的年度评估,填写供方年终评估表并编写评估报告,由品质管理部统一汇总。5.1.4.4 管理处对服务供方的定时评估按服务项目外包监控方法进行。5.1.5 清洁类服务供方的选择过程5.1.5.1
7、 非招投标形式选择服务供方5.1.5.1.1由管理处经理负责人组织相关人员优选三家以上专业机构参加报价并进行调查,对公司已评估合格的服务供方资料文件资料资料文件资料文件资料可直接引用。5.1.5.1.2 管理处经理负责人负责筹备以下资料文件资料资料文件资料文件资料:序号资料文件资料资料文件资料文件资料内容责任部门关心部门关心部门责任1日常服务成本数据统计(含人员配置、日常服务用品、工具费用等)本管理处财务管理部办公室品质管理部2外包后的成本预算本管理处财务管理部品质管理部负责相关财务统计数据、协议报价等签署建议或建议或意见。3服务供方资信、技术能力证明以及品质保证能力本管理处品质管理部办公室审
8、核服务供方资信、品质保证能力、相关协议内容、监控程序并签署建议或建议或意见。4协议草案包括:各方的责权、协议金额、付款方式、违约责任及服务范围、人员配置、材料、用具配置,每月耗材方案、作业方案,对服务供方的检查标准、方法等内容。本管理处办公室负责协议样本的审核,及签订前协议内容的确认。5外包后保留的人员配置及原有人员分流方案本管理处办公室负责审核人员支配、配置及相关方案,并签署建议或建议或意见。5.1.5.1.3管理处负责提供上述资料文件资料资料文件资料文件资料,填写物资/服务项目申请报告(附协议草案)按程序报批。5.1.5.2采纳招投标方式选择服务供方时,同样需筹备上述资料文件资料资料文件资
9、料文件资料,按招投标管理方法执行。5.1.5.3绿化、消杀、家政服务、工程外包参照以上程序进行。5.1.5.4对尚未设立管理处的新接物业的服务项目外包,由品质管理部、筹备组负责组织评估、选择服务供方。5.1.6 物资/服务供方的增加及变更5.1.6.1因服务需要或供方无法满意公司服务质量要求、破产倒闭或发生搬迁、更名,需增加或变更A类、B类物资合格供方或服务合格供方时,应依据该项物资/服务对服务质量的影响程度进行评价,填写物资/服务供方申请表,A类物资经办公室主任审批后,A类物资中物业管理专业设备物资经品质管理部经理审批后,服务供方经品质管理部经理审批后,加入合格物资供方一览表(A类),B类物
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