公司视频会议系统管理办法模板.doc
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1、XXXX企业视频会议系统管理措施(试行) 第一条 为规范本企业视频会议系统管理,确保视频会议系统正常运行,特制订本措施。第二条 视频会议是提升工作效率,适应节省、便利办公要求有效方法,各级部门和机构应主动利用视频会议系统(以下均简称“视频会议”)召开会议、面试人员、组织讲座和培训等,充足发挥其效能。第三条 总企业综合管理部是全司视频会议管理部门,也是总企业视频会议室管理部门,总企业信息技术部是全司视频会议系统技术保障部门。各视频会议系统使用机构也应明确系统具体管理部门及其职责,并指定两名以上系统管理员。第四条 各机构使用视频会议软件和硬件系统均由总企业统一配发。各机构能够依据本身情况本着适用即
2、可标准参考视频会议室建设(见附件1)来建设视频会议室。视频会议系统日常操作应根据视频会议系统操作规范(见附件2)要求进行。第五条 以总企业名义和总企业各部门名义召开视频会议,需要在OA系统上实施“视频会议申请步骤”,并经由相关领导审批经过以后方可召开;以各分企业名义和分企业各部门名义召开视频会议,如需使用全司视频会议系统,由各机构提前通知总企业综合管理部,并将视频会议相关信息送总企业信息技术部立案。如和总企业视频会议冲突,应优先确保总企业视频会议。第六条 以总企业名义和总企业各部门名义召开视频会议,须按以下程序办理:(一)对于有总经理室及以上人员参与或包含全司大部分机构参与关键会议,会议提议者
3、需提前5个以上工作日在OA系统上经过“视频会议申请步骤”来预订会议室,同时经过OA系统向参会机构下发会议通知,明确视频会议联调时间及相关要求。并将相关信息通知总企业信息技术部。(二)对于通常性有限数量机构间会议,会议提议者需提前3个以上工作日在OA系统上经过“视频会议申请步骤”来预订会议室,同时经过OA系统向参会机构下发会议通知,明确视频会议联调时间及相关要求。并将相关信息通知总企业信息技术部。(三)紧急情况下,会议提议者可先将视频会议相关信息通知总企业综合管理部和信息技术部。会后在OA系统上补走“视频会议申请步骤”。第七条 以各分企业名义和分企业各部门名义召开视频会议,如需使用全司视频会议系
4、统,须按以下程序办理:(一)会议提议者应提前3个以上工作日填报视频会议申请表(见附件3),打印并加盖公章后,传真至总企业综合管理部。得到确定后,提议者应提前1个以上工作日将会议通知(包含电子版)抄送总企业信息技术部立案。视频会议联调工作由召开会议机构自行负责,总企业信息技术部可提供必需帮助。(二)如会议需使用总企业视频会议室,提议方应在申请表中加以说明,并按本措施第六条预订会议室。第八条 有三级或以下等级机构参与总企业提议视频会议应最少有一天联调时间。第九条 缺省情况下,总企业视频会议室会议登录密码固定为123456。对于关键会议,该密码需要临时修改。总企业系统管理员会以OA留言方法将新密码下
5、发给各下级参会机构系统管理员,并于机构间联调之前进行修改。此次会议结束以后,总企业系统管理员还原该密码。第十条 视频会议参与机构组织协调工作由会议提议者(部门)负责,同时会议提议者(部门)还应督促各参会机构做好和当地视频会议管理部门及人员协调工作。 第十一条 会前联调规范:(一)各参会机构在接到会议通知后,应依据会议通知中联调时间及相关要求,按时参与联调。(二)联调前请先自行测试视、音频是否正常(具体操作根据视频会议系统操作规范要求进行)。(三)假如碰到无法自行处理问题,请和上级机构系统管理员联络处理。(四)联调过程中假如机构较多,有时可能无法立即回应联调请求,请在会议室聊天窗口中向会议主持人
6、发送“XX机构请求调试”字样,等候会议管理员和您进行联调。(五)联调中和会议管理员进行通话,确定视、音频全部正常后,才算联调成功并开始值机。(六)如召开紧急会议,各参会机构系统管理员应在接到通知后立即抵达视频会议设备现场参与联调,确保系统立即进入正常运行状态,并应在联调后立即开始值机。 第十二条 会议期间注意事项:(一)各参会机构应在会场显著位置设置本机构名称标牌 (名称标牌为蓝底白字,尺寸大小以能在视频窗口中显著显示且不影响会场人员为宜),关键领导要设置桌签(桌签标准和单位名称标牌相同),关键会议还应在会场悬挂会标(会标要求依据会议通知要求制作),标牌、桌签及会标应确保图像效果清楚。(二)如
7、视频会议室中使用暗色桌面,在召开视频会议时要求铺设亮色桌布,以提升会议室亮度。而且尽可能不要让摄像头对着室外窗户,或使用遮光效果好窗帘,以避免视频异常。(三)系统管理员应随时关注摄像头位置,预防偏转、移动,甚至出现不应有画面。(四)不得随意播放和会议无关音视频信息。(五)若需要分会场进行讲话,请在会前做好准备,等候讲话通知。(六)讲话者不要手持麦克风说话,最好把麦克风放在固定地方,用日常一般说话声音讲话即可,距离麦克风0.2m左右最好,不要背对麦克风讲话,不要把麦克风放到音箱周围,避免产生杂音。(七)分会场不讲话时应主动关闭本端麦克风,避免产生杂音,影响会议音频效果,主会场也要经过会议软件全部
8、静音,以确保会议效果。(八)系统管理员应坚守岗位,确保电话联络通畅,随叫随应。(九)会议期间,除系统管理员之外,无关人员一律不得进入设备操作区,不得操作和视频会议相关设备。(十)参会人员应严厉认真,保持坐姿端正,同时关闭手机或把手机置于震动状态。(十一)会场内严禁吸烟、严禁食用水果零食等。 第十三条 会议期间,如分会场系统出现故障,系统管理员应立即和上级机构系统管理员联络,寻求处理措施。系统管理员在会后应具体统计故障处理情况,并上报给上级机构系统管理员。 第十四条 会议结束后,由主会场统一中止系统连接,各分会场在确定主会场中止后,方可关闭视频会议系统。 第十五条 会议录音、录像资料应依据相关档
9、案要求妥善保留和处理。 第十六条 各机构应定时对其视频会议系统进行自检,要求最少每个月开机一次。总企业信息技术部将定时组织对全司视频会议系统进行例行检测,检测内容和联调内容相同。第十七条 各机构视频会议系统管理部门领导和系统管理员姓名及其联络方法(包含办公电话、移动电话、电子邮箱等信息)如发生变更,应立即通知总企业综合管理部和信息技术部。第十八条 使用注意事项:(一)不得将视频会议主机作为其它用途。(二)严禁带电插拔任何连接线缆。(三)严禁带电清洁和维护设备。(四)严禁用手转动镜头。(五)严禁震动和挤压设备,尤其是镜头。(六)设备应放置在固定位置,尽可能避免移动和插拔接线。(七)注意更换麦克风
10、、遥控器电池,长久不用则应取出电池。(八)严禁随意更改设备系统设置。第十九条 本措施由总企业综合管理部负责解释,总企业信息技术部提供技术帮助。第二十条 各机构可依据本措施制订实施细则。第二十一条 本措施自公布之日起施行。附件1、 视频会议室建设标准1.总体要求视频会议室既是会议召开场所,又是视频会议设备放置场所,所以视频会议室计划设计合理性决定了视频会议质量,进而影响着会议整体效果。科学合理视频会议室计划设计除了给和会人员提供舒适会议环境外,更为关键是真实地反应会场图像、声音和其它多种会议要素,使和会者产生临场感受,达成视觉、语言和环境全程同时交流良好效果。总而言之,经过视频会议传送包含人物、
11、声音、景象、图文在内全部会议要素和信息应该清楚可辨。2. 视频会议室分类根据规模和功效不一样,视频会议室可分为三类: 大型视频会议室:适适用于总企业,能够召开全司范围大型会议。会议室内设置有大型会议终端,并配置智能化会议系统。关键包含显示系统、多信号处理系统、图像采集系统、中央控制系统、音频扩声统计系统等。 中型视频会议室:适适用于分企业,既能够作为分会场参与全司会议,也可作为本机构和下属机构召开视频会议主会场,规模比大型视频会议室小,设备配置和大型会议室基础相同。 小型(一般型)视频会议室:适适用于各级机构隶属会议室或下级机构主会议室。通常不设置智能会议系统,只需设置一体化会议终端和显示系统
12、。3. 视频会议室会场设计视频会议室大小关键取决于会议规模和视频会议设备。具体可依据通常参会人数,根据人均2-2.5m2占用空间来计算。另外还需考虑第一排座位到前置监视器之间距离(该距离为摄像必需取景距离)。天花板高度应大于3m。会议室及内部设施禁用白色和黑色等深色色调(白黑两种颜色会对人物摄像产生“反光”及“夺光”不良效应)。墙壁和桌椅宜采取浅色色调,如墙壁为米黄色或浅绿色,桌椅为浅咖啡色等,这么形成视频电平近似于0.35V。通常而言,南方宜用冷色,北方宜用暖色。摄像背景(如被摄对象背后墙壁等)不宜有山水字画等复杂景物,不然会增加视频信息量,不利于提升图像质量和降低传输速度。室内能够摆放花卉
13、、盆景等清新淡雅物件,使会议室显得高雅、活泼和融洽,对提升会议效果会有主动帮助。从视觉效果来说,监视器应放置在最前端且相对于和会者中心位置,距地高度大约1m左右,人和监视器距离大约为46倍屏幕高度,各和会者到监视器水平视角应小于60。监视器屏幕大小应依据视频会议数据速率、和会人数、会议室面积等原因综合而定。对于小型视频会议室,通常采取29英寸至34英寸监视器即可;大、中型会议室可划分多个区域后采取多台29英寸至34英寸监视器;大型视频会议室应以投影、液晶或等离子体电视为主,大小酌情选择。监视器或电视机应置于视频会议室最前面正对和会者合适位置。摄像机放置和监视器基础相同。扬声器应置于会议室四角,
14、和两边墙壁之间距离不少于1m。 3.1. 大中型会场设计视频会议室应严格根据规范要求,结合实际进行布局。下图是一个大中型视频会议室会场设计图范例。大中型视频会议室经典设备接线图以下: 3.2. 小型会场设计下图是一个小型视频会议室会场设计图范例。小型视频会议室经典设备接线图以下:4. 室内环境室内温度应保持在18-22之间,湿度范围为50%-60%。为确保室内空气新鲜,人均换气量大于18 m3h。会议室环境噪声级要求为40dB(A)。过大室内噪声会极大影响音频系统性能,使得其它会场难以听清该会场讲话。5. 视频会议室灯光照度灯光照度是实现视频会议必需条件。现代摄像机均设计有自动彩色均衡电路,能
15、够提供真正自然色彩。自然光(色温约为5800K)比日光灯(3500K)或三基色灯(3200K)高,如室内存在自然光和人工光源两种光线,视频图像会产生蓝色投射和红色阴影区域,质量将无法确保。鉴于会议召开时间是连续且随机,自然光照度和色温也随时间不停改变,所以视频会议室应避免采取自然光源,而应用人工光源。人工光源应选择冷光源,其中以“三基色灯”(R、G、B)效果最好。切忌使用热光源,如高照度碘钨灯等。应确保视频会议室不一样区域照度,摄像区内人脸部照度应为500LUX,为预防脸部光线不均匀(眼部鼻子和全方面下阴影),三基色灯应旋转至合适位置。监视器及投影电视机周围照度应在5080LUX之间,但不能高
16、于80LUX,图像文字区域照度应小于700LUX,不然将影响视频观看效果。视频会议室全部窗户全部应用深色窗帘遮挡。6. 视频会议室音响效果为确保声音绝缘和吸声效果,视频会议室内应铺设地毯,天花板及四面墙壁内夹装隔音毯,窗户采取双层玻璃,进出门应考虑隔音装置。依据声学原理:一定容积会议室含有一定混响时间,混响时间过短则声音枯燥发干,而混音时间过长则声音又混淆不清。所以,应采取对应方法确保会议室混响时间,并经过适宜混响时间来美化讲话人声音,掩盖噪声,增加会议效果。7. 图像显示方法视频会议室内摄像场面分全景和讲演人两种模式。这两种模式选择可由当地会场控制,也可由其它会场控制。视频会议室画面显示方法
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