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xxx村镇银行费用管理办法（试行）

第一章 总则
第一条 为规范xxx村镇银行(以下简称“本行”)费用管理，促进业务发展，优化管理流程，提高管理效率，根据《企业会计准则》、《金融企业财务规则》、《内部会计控制规范》、《现金管理暂行条例》、《xxx村镇银行财务管理办法》及相关法律法规的规定，结合本行实际情况，制订本办法。
第二条 本办法适用于xxx村镇银行各机构，包括总行各部门和各支行。
第三条 本行费用管理包括费用预算、采购申请、采购执行、供应商管理、合同管理、付款管理、现金预支、员工报销、库存物品管理、账务处理、检查监督等方面。
第二章 费用类型
第四条 根据其财务属性，本行费用可以分为资本性支出和费用性支出。
（一）资本性支出。包括待摊费用、库存物品、在建工程、固定资产、无形资产、长期待摊费用等。
（二）费用性支出。包括业务及管理费科目下各项费用。
（1）人力费用。是指按照规定发放给我行职工个人的各项薪酬性质的费用支出，包括：职工工资和绩效、各类法定保险、各类福利、工会经费、职工教育经费、临时工薪酬和劳务派遣人员支出等项目。
（2）固定费用。指用于业务经营过程中由于资本性支出后续摊销所发生的费用，包括：固定资产折旧费、无形资产摊销等。
（3）营业费用。指在业务经营过程中发生的除人力费用和固定费用以外的其他各项业务及管理费。营业费用根据其对业务发展的相关性，具体可分为基础营业费用和变动营业费用。
1、基础营业费用主要指维持机构或部门正常运行、费用支出相对刚性、其变动主要受外部环境影响的保障性费用，包括日常基础营业费用和其他基础营业费用。日常基础营业费用指水电费、燃气费、电话费、网络费、邮电费、监管费等。其他基础营业费用包括租入营业和办公用房的租赁费、物业管理费、保险费、钞证运送费等。
2、变动营业费用主要指与营销和管理活动相关、费用支出相对具有一定弹性、且机构或部门能够自主管理的费用，包括：广告费、业务招待费、业务宣传费、会议费、电子设备运转费、咨询费、修理费及公杂费等。
第五条 根据收款人属性，本行费用可以分为员工报销费用和支付给供应商的费用。
第六条 根据其金额大小，本行费用可以分为小额费用、大额费用和其他费用。小额费用指金额在5,000元以下（含）的费用；大额费用指金额在20,000元以上（不含）的费用。
第七条 根据采购项目，本行费用可以分为专项费用和非专项费用。专项费用包括：
（一）购建（包括购买、建造、融资租赁、抵债留用等）营业用房、办公用房或其他房产；
（二）营业、办公用房租赁支出；
（三）其他租赁支出；
（四）装修支出，包括装修过程中购买的各种设备及安装服务；
（五）其他各类固定资产，包括交通工具、设备、办公家具等。
第三章 管理原则
第八条 预算控制。强化预算的约束机制，实行费用的全员管理和全过程控制。各部室及支行须加强预算编制、执行、分析、考核等环节的管理，明确预算项目，制订预算标准，规范预算编制、审定、下达和执行程序，及时分析和控制预算差异，采取改进措施，确保预算的执行。预算内费用实行权限内分级审批制度，超权限费用上报苏州银行审批，严格控制无预算的费用支出。各部门和支行应设立费用管理岗，在费用发生前进行预算审核。
第九条 事前控制。严格遵循先申请、后采购。对于各项费用，除紧急事项、员工垫付费用报销、小额费用和日常基础营业费用外，原则上在费用发生以前须进行采购申请，经预算审核、授权人批准后，采购申请作为采购部门执行采购工作或向指定供应商订货的依据。
第十条 分级授权。总行行长在股东会授权范围内进行费用管理，并进行适当转授权。转授权的金额和范围须明确并严格执行。
第十一条 职责明确。
（一）明确费用归属和责任。各项费用支出谁使用、谁发起、谁承担。费用需求部门或支行编制费用预算，支出前发起采购申请，采购后报账，并最终承担费用。
（二）明确采购职能归属。
（1）采购职能专人化。采购职能须由综合管理部执行，其他职能部门或岗位可以参与采购的选型、招投标的谈判，但不得参与采购合同的签订。
（2）采购职能分层化。综合管理部确定总行采购的范围，综合管理部应根据苏州银行采购中心公布的采购目录确定总行采购范围。
第十二条 采购方式明确。总行应建立制度规定采购的方式，并规定各类方式适用的费用类型和金额限额。采购的方式包括但不限于公开招标、邀请招标和竞争性谈判等。
第十三条 审批流程分类管理。小额费用、日常基础营业费用、员工垫付费用报销、专项费用审批流程应区别对待。
（一）简化小额费用和日常基础营业费用审批流程。对于小额费用和日常基础营业费用支出，可不进行事前采购申请，在费用发生后直接申请付款和报账。
（二）员工垫付费用应制订专门的员工费用报销管理流程进行规范。
（三）根据股东会的授权，超出总行行长权限的费用必须报苏州银行审批。需要报送苏州银行审批的费用包括：
1、超过30万元的专项费用；
2、超过2万元的非专项费用。
第十四条 审批权限分类管理。总行行长可以进行费用审批权限分层级转授权，费用权限应每年审核。
第十五条 加强合同和供应商管理。
（一）总行应设立专门的合同管理岗和供应商管理岗，负责供应商、合同和订单的管理。供应商、合同和订单的信息应完整准确，并能对付款控制起到核对作用。
（二）采购参照《xxx村镇银行采购管理实施办法》执行。
（三）供应商定期评估和选择。综合管理部应制订专门的供应商评估办法，每年应组织至少一次对供应商的评估。如为苏州银行供应商的，评估结果应报送苏州银行采购中心。
第十六条 集中报账。账务报账集中委托苏州银行报账中心处理，对各部门及支行提交的付款申请、员工报销和预支申请进行集中审核和账务处理。
第十七条 风险控制。严格遵守不相容岗位制度，建立有效的风险管理体系，对财务风险、操作风险和道德风险进行全面防控。
第十八条 加强管理。计财运营部应对各部及支行费用严格管理、加强监管。监管要做到制度化、常规化和规范化。
第十九条 奖励节约，惩治浪费。总行每年均应制订相关办法，对节约费用的行为予以奖励，对浪费行为进行处罚和问责。
第四章 管理体系和职责
第二十条 总行行长在股东会批准的费用预算内行使审批权，超出权限的费用报送苏州银行进行审批。
第二十一条 总行行长可进行转授权，转授权人在各自权限内执行日常费用审批工作。
第二十二条 各部门及支行的费用管理岗负责审核各项费用申请是否在预算之内。
第二十三条 综合管理部在授权范围内进行采购，采购权限不可进行转授权。
第二十四条 总行应设供应商和合同管理岗，负责供应商、合同和订单的信息维护。
第二十五条 综合管理部应设立物品管理岗，负责对相关库存物品的入库、领用及存货等信息进行维护。
第二十六条 综合管理部负责在行长授权下，履行以下费用管理职能：
（一）制订采购相关管理制度和办法；
（二）根据费用管理办法的规定，执行采购任务；
（三）明确总行采购目录及库存物品范围；
（四）实施例行的供应商评估；
（五）制订人力费用相关管理制度和办法；
（六）其他应由综合管理部履行的费用管理职能。
第二十七条 总行各部门负责在行长授权下，履行以下费用管理职能：
（一）制订年度各支行业务计划并下达至各支行用于预算编制；
（二）审批出自于本部门的采购申请，参与本部门供应商的谈判，向采购部门提供技术和业务支持；
（三）其他应由总行各部门履行的费用管理职能。
第二十八条 总行计财运营部在行长的授权下，履行以下费用管理职能：
（一）制订本行费用管理办法及实施细则，报苏州银行审定后执行；
（二）组织全行预算编制工作，制订年度预算编制计划和时间表；
（三）制订年度预算编制规则，并对各机构和部门进行培训；
（四）审核合并各机构和部门的预算，并提交总行行长同意，报苏州银行审批后执行；
（五）将经苏州银行审批的预算下达给各部门和各支行，包括分解下达各部门及支行费用预算，审核各部门及支行超预算的费用，对本行超预算的事项向苏州银行专项报批；
（六）对总行各部门提出的费用支出方案进行会签，并提交行长审批；
（七）制订全行的费用核算制度，统一管理和维护全行的费用类会计科目；
（八）统一管理全行费用预算项目分类、费用审批权限；
（九）对各机构和部门的费用管理进行指导和培训；
（十）对各机构和部门的费用开支情况进行检查、监督和考核；
（十一）对各机构和部门的费用管理进行指导和培训；
（十二）其他应由计财运营部履行的费用管理职能。
第二十九条 总行风险合规部在行长的授权下，履行以下费用管理职能：
（一）审核全行各费用管理相关办法，提出专业审核意见；
（二）其他应由风险合规部履行的费用管理职能。
第五章 费用预算
第三十条 各部门及支行须按照全行预算编制指导意见编制年度费用预算及滚动预算，总行计财运营部负责汇总编制全行年度费用预算。预算编制指导意见由计财运营部参照苏州银行预算编制指导意见制定。
第三十一条 各部门和各支行年度预算经行长审核、报苏州银行审批后，由计财运营部下拨。
第三十二条 总行各部门和各支行第一负责人为本部门或各支行预算执行结果的第一负责人，对预算超支直接负责。
第三十三条 “预算项目”和“费用科目”是本行费用预算控制工作中两个不同的维度。“预算项目”是根据费用开支性质，将若干费用开支科目进行重新组合，划分成若干费用预算项目类型；“费用科目”指实际开支的经济事项。“预算项目”根据本行预算管理和审批管理需要设定，费用科目根据本行会计核算办法和科目使用规定设定。
第三十四条 对于无预算或超预算的费用，如因业务需要必须采购，须提请行长审核后报苏州银行审批。
第三十五条 超出全行年度预算申请的须提交苏州银行审批。
第三十六条 经过授权增加的费用预算，经书面审批后，由苏州银行计划财务部修改预算额度，再次划拨本行。
第三十七条 所有各级新机构和网点的开设，均应作为单项预算项目，须包括于当年预算之内。每个新机构和网点的预算，须提交投资回报分析，经行长同意、苏州银行批准后纳入年度预算。经批准后的新机构和网点项目预算，给予确定预算项目编号，机构应于采购申请时明示，并定期进行预算项目实际支付情况的跟踪和分析。
第三十八条 所有各项科技支出，包括硬件支出和软件支出，均须由综合管理部统一审核、提交行领导初审、苏州银行审批后方可纳入年度预算。对于项目性支出，必须提交相关投资回报分析。各科技项目性预算经行长审批后，给予确定预算项目编号，机构和部门应于采购申请时明示，并定期进行预算项目实际支付情况的跟踪和分析。
第六章 采购申请
第三十九条 除员工报销、小额费用和日常基础营业费用之外，所有金额达到5,000元以上（不含）的费用，在采购行为发生以前，均须提交采购申请。
第四十条 员工报销、小额费用和日常基础营业费用无需提交采购申请，可在费用发生后提交付款申请。
第四十一条 《采购申请表》应全行顺序编号，同时满足机构内部分析和管理要求。采购申请表编号制度由苏州银行制订。
第四十二条 费用的预算审核须在采购申请过程中进行痕迹化管理。
第七章 大额费用和专项费用审批
第四十三条 根据股东会的授权，超过30万元（不含）的专项费用和超过2万元（不含）的非专项费用的采购申请需报送苏州银行审批，经审批后方可进行采购。
第八章 采购执行
第四十四条 所有采购行为均应依据经批准的《采购申请》进行。综合管理部不得在采购申请未获得批准的情况下启动采购流程。
第四十五条 所有达到5,000元以上的采购均应签订正式的采购合同。在农贸市场、百货公司或超市等零售渠道购买的农产品、食品或监管部门指定唯一供应商的重空凭证等不受签订合同的限制。
第四十六条 综合管理部应制订相关办法，规范具体的采购操作流程，包括但不限于规范战略采购、招投标和议价等方面的采购管理。采购过程须严格按照《xxx村镇银行采购管理实施办法》执行。
第九章 合同管理
第四十七条 总行应设立专门的合同管理岗对本行签订的采购合同和订单进行编号、登记、系统录入等台账管理，且台账要有备份机制。
第四十八条 全行合同应统一顺序编号，同时考虑管理需求。合同的编号制度由苏州银行统一制定。
第四十九条 总行合同管理部门负责制订全行合同管理相关办法。
第五十条 合同管理根据总行合同管理部门制订的合同管理相关办法操作。采购合同原则上本行应至少一式肆份，分别由需求部门或机构、综合管理部、档案管理部门、计财运营部归档管理。
第十章 供应商管理
第五十一条 总行应设立专门的供应商管理岗，对供应商建立档案，进行编号、分类管理，登记和维护供应商信息，并定期审核评估和更新。
第五十二条 全行供应商应顺序编号，同时考虑管理需求。供应商编号制度由苏州银行制定。
第五十三条 综合管理部负责制订全行供应商管理相关办法。
第五十四条 供应商信息包括但不限于：供应商编号、供应商名称全称、银行账号、地址、联系人、法人机构代码证、税务登记号。
第五十五条 对于新增供应商，须根据合格供应商的准入规定，经审批后，方可录入系统。
第五十六条 除未达到采购申请门槛金额的采购以外，未纳入我行供应商管理名单的供应商，不可对其进行付款。
第十一章 付款管理
第五十七条 采购合同执行后，根据付款条款，由采购申请发起部门或支行提出付款申请，并附上真实合法的单据。
第五十八条 人力费用相关付款申请，根据综合管理部相关管理办法执行，经审批后提交苏州银行报账中心处理。
第五十九条 对于必须由总行提请付款的费用，如钞证运送费、寄库费等，根据总行相关部门确认的分摊表付款后记入各部门或各支行费用。
第六十条 紧急付款经有权人审批后可直接付款。紧急事项是指突发的，不可预计的事项。
第六十一条 全行《付款申请单》应统一编号，同时考虑管理需求。编号制度由苏州银行制定。
第六十二条 付款申请单中应包括但不限于以下内容：申请部门或支行名称、机构号、申请日期、申请金额、供应商全称、供应商编号、合同编号、供应商银行账号。附件单据包括但不限于：发票、收货单（或入库单），对于分期付款的还需提供由部门负责人或支行行长确认的项目进度表或竣工结算单。
第十二章 现金预支
第六十三条 员工因业务和差旅需要，可向单位预支现金。
第六十四条 总行行长在授权范围内，可审批员工的现金预支申请。超出2万元以上的现金预支申请，必须报送苏州银行审批。
第六十五条 现金预支申请必须提交书面申请，并说明真实合理的理由。
第六十六条 现金预支可分为长期备用金和临时备用金。备用金每季度对账一次。长期备用金应于员工调动或离职时归还；临时备用金原则上应于借用一个月内归还。
第十三章 员工报销
第六十七条 员工报销因工作及业务需要而垫付的费用，必须符合相关管理办法的规定，按规定填写并提交书面报销申请，并出具真实合法的单据。
第六十八条 全行员工费用报销申请应统一编号，同时考虑机构管理需求。编号制度由苏州银行制定。
第十四章 库存物品管理
第六十九条 总行应设立库存物品管理岗，对库存物品进行入库、领用、盘点，并登记台账。
第七十条 领用部门或支行应填具库存物品领用单，经预算审核和审批后，提交库存物品管理部门。
第七十一条 库存物品管理部门负责发起对库存物品的采购申请。
第七十二条 库存物品领用单应统一编号，并考虑管理需求。
第七十三条 库存物品管理部门应每月汇总各部门或支行的物品领用信息，提交苏州银行报账中心进行账务处理。
第十五章 账务处理
第七十四条 本行委托苏州银行报账中心对各部门和支行的付款申请、员工报销、库存物品领用进行单据和审批流程的完整性和合规性审核、账务处理并安排付款。
第七十五条 对于支付给供应商的款项，应做到三单匹配，即发票、合同（或订单）、入库单（或收货单、项目进度表、竣工结算单）信息一致，应确认数量、质量符合要求。对于支付的服务性费用，应做到发票、合同（或订单）信息一致，各需求部门或支行相关负责人应提供确认服务完成的说明。
第十六章 内部控制
第七十六条 费用管理人员的内部控制要求。
（一）各单位负责人对本单位的费用管理工作相关资料的真实性和完整性负责。
（二）各单位的费用管理员应切实履行预算审核和费用协管的职责。
（三）全行员工应根据本办法及相关办法的规定，正确填写各类表格。
（四）各部门及支行应建立相互制约的内控机制，按以下原则进行不相容岗位的设置：
（1）费用申请人与审批人不得为同一人。若费用审批人直接开支费用，需要上一级领导审批。
（2）采购岗与供应商管理岗及合同管理岗不得为同一人。采购人员不应具有合同信息、供应商信息录入和维护的权限。
第十七章 监督考核
第七十七条 自查。综合管理部、合同管理部门和库存物品管理部门应至少每年一次对本部门的业务进行自查，并形成自查报告上报行长室及苏州银行条线部门。
第七十八条 非现场检查。综合管理部、计财运营部应不定期对各部门及支行进行费用的非现场检查。并形成检查报告上报行长室、苏州银行条线部门和村镇银行稽核小组。
第七十九条 现场检查。对重点问题、自查以及非现场检查发现的问题，村镇银行稽核小组应进行现场检查。对于各部门和各支行的费用原则上应至少每两年接受一次现场检查。
第八十条 对于不符合规定的行为，将根据本行相关办法和问责办法进行处理。
第十八章 附则
第八十一条 本办法由计财运营部负责解释。
第八十二条 本办法自下发之日起执行。