银行批量代发业务操作规程(模版).doc

批量代发业务操作规程

批量代发业务是指我行根据与对公单位签订的委托代发协议，利用核心业务系统的代发功能，实现从单位结算账户批量向个人Ⅰ、Ⅱ类结算账户或活期储蓄账户发放工资、奖金等薪资类款项，以及向个人批量发放拆迁款、保险理赔款等合同类款项的业务。为了规范我行批量代发业务的操作，根据《xxxxxx银行批量代发业务管理办法》，特制定本规程。
一、 基本规定
（一）凡委托我行办理批量代发业务的单位（以下简称委托单位）必须与我行签订《单位银行结算账户综合服务协议》中的《代发业务协议》或《“薪悦卡”代发业务协议书》（以下统称《代发协议》）。代发协议的编号是二十位数字（系统按照“四位分行机构号+四位支行机构号+八位首次代发日期+四位顺序号”的规则自动生成协议编号）。未在我行开立基本存款账户的代发工资单位以及代发资金来源账户非我行结算账户的非薪资代发单位（下称两类特殊代发客户），应在《单位银行结算账户综合服务签约申请书》（随账户资料保管联）中预留印鉴，并约定银行在每次办理代发业务时，要核对该预留印鉴。两类特殊代发客户的预留印鉴应使用验印系统管理和核验。客户如申请使用代发数据加密方式代发，应在申请书中“是否加密代发”栏填写“是”。
（二）存储代发电子文本加密工具的USB-KEY按分行辖内重空管理。
（三）对于代发工资业务，委托单位应从其银行基本存款账户上划转代发工资资金。未在我行开立基本存款账户的委托单位，应将代发工资款项从基本账户开户行办理主动付款到我行，并在进账单的“收款人账号”栏内注明“代发工资”字样。我行不受理未在本行开立基本存款账户的委托单位交存的用于发放工资的转账支票（即不得作为委托收款的被背书人）。对于从他行基本存款账户转入我行的代发工资款项，我行不得采用先将该款项转入委托单位在本行的非基本存款账户再做代发工资业务的方式。在我行开立临时存款账户的委托单位，应先将该账户的取现资格报当地人民银行审批同意后，再办理代发工资业务。
（四）办理代发业务的个人账户应为在我行开立的Ⅰ类账户、经我行工作人员现场面对面确认身份的Ⅱ类账户或活期一本通储蓄账户。
个人账户为Ⅱ类账户的，按照代发金额扣减Ⅱ类账户的日、年累计限额。
（五）客户在我行柜台办理代发业务时，应提供加盖预留印鉴的“代发明细清单”（非加密方式）（见附件1）或者“加密批量代发业务申请书”（加密方式）（见附件2）（以下统称“纸质代发文件”）、存储电子代发数据的U盘、支付凭证等。
（六）柜台人员与委托单位交接代发明细清单（或加密批量代发业务申请书）、电子数据U盘、代发成功（失败）清单等资料时，应登记《批量代发业务交接登记簿》，由双方经办人员签字确认。
二、业务流程
（一）代发业务签约
1、签订协议
（1）提交协议：委托单位在我行申请办理代发业务时，应填写《单位银行结算账户综合服务签约申请书》、《代发协议》，两类特殊代发客户还应在申请书（随账户资料保管联）中预留印鉴。
（2）审核协议：柜员审核客户提交的《单位银行结算账户综合服务签约申请书》及《代发协议》填写无误，核对单位公章上的名称与申请书、代发协议中填写的单位名称是否完全一致，使用验印系统核验申请书上的预留印鉴（两类特殊代发客户除外）、申请书及协议上的公章（未在我行开立账户的客户除外），并在申请书、协议背面空白处打印核实行，对于“手动验印”通过的，应换人审核。核对无误后，在申请书及协议上加盖“柜台业务专用章”。
（3）初始化USB-KEY：客户如申请使用代发数据加密的方式代发，则柜员须先对USB-KYE进行初始化。柜员进入单点登录，使用“S011批量代发工资外挂程序”交易对代发加密专用USB-KEY进行初始化操作。
（4）交接：柜员将《申请书》及《代发协议》的客户留存联以及初始化后的USB-KEY交与客户，告知客户USB-KEY初始密码为6个8，提示客户及时修改，并请客户在《客户资料、物品签收登记簿》上签字（交接USB-KEY时）。《申请书》随账户资料保管联及《代发协议》银行留存联与该账户的开户资料一同专夹妥善保管；未在我行开立结算账户的，《申请书》随账户资料保管联及《代发协议》银行留存联由专人专夹入保险箱（柜）或带锁的铁皮柜中妥善保管。
2、系统签约
客户第一次到柜台办理代发业务时，柜员应先使用“7780代发业务签约/解约”交易为委托单位办理系统签约。“7780代发业务签约/解约”交易中的操作标志应选择“1-签约”；如申请使用代发数据加密的方式代发还需在“密钥编码”域录入发放给客户的USB-KEY编号的后八位数字。交易成功，打印《内部通用凭证》，与《申请书》随传票保管联一并随当日传票装订。
签约成功后，系统自动生成代发协议编号，同时建立代发协议编号与USB-KEY编号一一对应的关联关系。柜员应将生成的代发协议编号填写在代发协议银行留存联上，并告知客户。
已签约的存量客户申请使用加密方式代发时，应填写申请书、与我行签订新的《代发协议》，并在申请书中“是否加密代发”栏填写“是”。柜台人员在向客户发放USB-KEY时，应在系统中做“7780代发业务签约/解约”交易，对该客户解约。解约后，比照上述流程重新办理系统签约，但要特别注意，签约时，“首次代发日期”要录入该存量客户首次于我行办理代发的日期，即新协议的“首次代发日期”应与已解约的旧协议一致。
3、印鉴建库
柜员在为两类特殊代发客户办理系统签约后，应立即在验印系统中通过开户交易进行印鉴及公章建库，账号输入代发协议编号，账户类型选择“批量代发”，建库经办人员应在《申请书》随账户资料保管联的“预留印鉴”处签章。
（二）代发业务柜台操作流程
1、委托单位提交的资料
（1）在我行开立基本存款账户的委托单位办理批量代发工资业务时，应提供的资料：
①基本账户的转账凭证：凭证上除了客户签章、签发日期、金额等要素外，用途栏应注明“代发工资”字样，收款人处应填写为“××人等”，××人为代发明细中的第一个人。
②纸质代发文件
A、代发工资明细清单（非加密方式）(见附件1)：委托单位提供的代发工资明细清单上应填写收款人卡号(账号)、收款人名称、代发金额、身份证件号码（代发校验方式选择“户名且证件”时必须填写）、代发笔数合计、代发金额合计、代发校验方式。清单上还应注明表明清单上的数据与电子代发数据一致的字样、清单一共几页，并在每页清单上加盖委托单位的预留印鉴。
B、加密批量代发业务申请书（加密方式）（见附件2）：委托单位提供的加密批量代发业务申请书上应填写委托单位户名、待划转客户账号（如果委托单位在我行开立基本存款账户）、单位联系电话、代发总金额、总笔数、USB-KEY编号等内容，并加盖委托单位的预留印鉴。
③电子代发数据。委托单位提交的电子代发数据应符合我行规定的格式，并要制成文本文件(.txt文件)类型的数据文件（格式见附件3）。若委托单位选择“代发数据加密方式代发”，则委托单位提交的电子代发数据应为使用我行代发工资加密软件生成的加密代发电子文本（.txt文件）数据文件。代发数据文件应存储在U盘上。
（2）未在我行开立基本存款账户的委托单位办理批量代发工资业务时，应先在其基本账户开户行通过主动付款方式将代发工资款项划至我行，然后向我行提交纸质代发文件和电子代发数据。
（3）办理非薪资类代发业务的委托单位应向我行提交纸质代发文件、电子代发数据和支付凭证等。
2、柜员审核
（1）审核转账凭证或进账单
柜员按照办理转账业务的规定对委托单位提交的转账凭证进行审核，使用“9991前台验印”交易，在“账号或协议编号”域录入代发资金来源账户，核验转账凭证上加盖的预留印鉴，对于“手动验印”通过的，应换人审核。对于用于代发工资业务的转账凭证，柜员还应审核委托单位的账户是否为基本账户，转账凭证上填写的用途是否为“代发工资”，凭证的收款人是否注明“××人等”。
对于委托单位从其基本账户开户行办理主动付款提回的进账单，我行柜台人员应审核进账单上是否注明了“代发工资”字样。
（2）审核纸质代发文件
柜员应审核客户提交的纸质代发文件是否加盖印鉴，使用“9991前台验印”交易，代发资金来源账户为我行账户的，在“账号或协议编号”域录入相关账号；两类特殊代发客户，在“账号或协议编号”域录入代发协议编号，逐页核验纸质代发文件上加盖的预留印鉴，对于“手动验印”通过的，应换人审核。
对于非加密方式代发业务，柜员需审核代发明细清单上卡号(账号)、姓名、金额等要素是否齐全（对于代发校验方式注明为“不校验”的，应审核明细清单中“姓名”、“证件号”是否全部为空，如不全部为空，应告知客户代发校验方式不可选择“不校验”，应退还客户修改代发文件或校验方式）；清单上金额和笔数的总分合计是否相符；双人审核委托单位提交的电子代发数据与代发明细清单上的数据是否相符，如核对无误，两名经办人员应在代发明细清单上加盖名章确认。经办人员不得对电子数据进行任何修改，如果发现数据有误，应退还委托单位修改。
3、业务处理
柜员将委托单位提交的代发业务资料审核无误后，应按以下流程办理：
（1）对于委托单位从他行办理主动付款划到我行的代发款项，柜员应根据是否能够当天处理完成代发，将代发款项转入当日核销的待销账或丁种账，并产生待销账序号。
（2）将存储电子代发数据的U盘插在艾格玛USB文件传输设备的USB接口，设备显示灯亮后为连接成功。
（3）根据客户提交的纸质代发文件使用“5625批量文件处理”交易进行处理。柜员在操作“5625批量文件处理”交易时，录入代发文件名，系统自动返显代发业务种类、入账日期、收付标志、代发总金额、代发总笔数等信息，代发业务属于社会保险经办机构代发个人基本养老金的，柜员应检查代发业务种类是否为“0249-社会保险经办机构个人基本养老金”，将系统显示的代发总金额、代发总笔数与纸质代发文件的内容核对无误后，录入代发协议编号；根据代发资金来源，在“待划转客户账号”域录入对公账号或待销账序号，如果选择对公账号，应录入转账凭证（已经审核预留印鉴和票面要素无误，并加盖审核柜员名章）的凭证号码，系统会在完成记账后，自动对其做销号处理；根据客户填写的代发校验方式，在“是否校验中文名”选项中选择“不校验”（即不检查户名和证件号码，根据账号直接入账）、“先户名后证件”（先校验户名，相符即入账，不符则校验证件号码，相符即入账）或“户名且证件”（检查户名、证件号码均与系统记录相符才能入账）。
柜台经理在授权时，应按照规定审查代发业务的真实性、合规性，并注意审核以下方面：
①选择系统自动匹配的验印记录，查看影像，检查转账凭证、纸质代发文件验印影像与凭证实物是否一致。非本终端授权的，柜台经理应根据系统提示，登录运营业务集中系统管理网站查看验印影像并进行核对。对于系统提示未查到验印记录的，柜台经理应确认转账凭证、纸质代发文件是否已验印，代发资金来源是否合规，登录运营业务集中系统管理网站查看验印影像并进行核对。
②对于社会保险经办机构代发个人基本养老金的业务，应注意审查代发业务种类是否为“0249-社会保险经办机构个人基本养老金”。
③对于校验方式选择“不校验”的非加密代发业务，应注意审核明细清单中“姓名”、“证件号”是否全部为空，如不全部为空，应告知客户代发校验方式不可选择“不校验”，应退还客户修改代发文件或校验方式。
代发交易提交后，系统自动对加密的代发电子文本进行解密和验签，并核对客户的代发协议编号与USB-KEY编号的关联关系是否与签约的一致。系统核对通过后，产生批量代理委托号，打印《内部通用凭证》。
4、交易结果查询
（1）查询结果
柜员可以通过“5630批量处理结果查询”交易，输入批量代理委托号（该委托号在“5625批量文件处理”交易成功提交的核实行中回显，也可通过“5629批量代理委托号查询”交易查询），查询出该批次的代理业务成功的笔数、金额，及失败的笔数、金额等信息。
（2）成功明细打印
柜员可以使用“5631成功明细打印”交易查询并打印出批量代发成功的明细清单。
（3）失败明细打印
柜员可以使用“5632失败明细打印”交易查询并打印出批量代发失败的明细清单。
5、清单及凭证的处理
批量代发业务完成以后，柜员打印出成功明细清单和失败明细清单一式两份，一份交客户进行后续处理，一份与纸质代发文件一并作为批量代发业务传票（转账凭证或进账单）的附件，随当日传票装订。对于代发数据加密代发业务，经办行应根据“加密批量代发业务申请书”上记载的内容选择是否打印代发成功明细清单，并且无需打印成功明细清单做传票附件。
6、代发不成功款项的处理
柜员另打印一份批量代发失败明细清单，注明代发协议编号、原代发日期和批量代理委托号后，专夹保管。
日后，委托单位需提交加盖预留印鉴的申请资料，注明将代发不成功款项退回原转出对公账户或按照新的明细清单代发，如代发还需同时提供电子代发数据。
柜员按照“（二）、2、（2）”流程进行印鉴核验、资料审核后，使用“5626批量退还挂账款”交易将资金退回原转出对公账户，或转入待销账后再提交代发交易。处理完毕后，柜员应取出专夹保管的原代发失败明细清单，批注“已于*年*月*日转回账号***（或重新代发）”并加盖柜员名章，作为代发不成功款项后续处理业务传票的附件，随当日传票装订。
（三）两类特殊代发客户印鉴变更
1、两类特殊代发客户变更在代发协议中的预留印鉴，应填写《更换印鉴申请书》和印鉴卡（均只需填写一联），账号处均写明原代发协议编号；《更换印鉴申请书》上注明变更事由，同时加盖原印鉴及公章，在印鉴卡上加盖新、旧印鉴及公章。
柜员使用验印系统核验申请书及印鉴卡上的旧印鉴、公章，并打印核实行，对于“手动验印”通过的，应换人审核。如单位名称变更，应核验申请书与印鉴卡上的公章是否一致。
审核无误后，柜员在申请书上“经办”处签章，并将申请书交柜台经理审核。柜台经理审核无误后，在申请书上“主管”处签章。经办行应在申请书上“银行审批意见”栏内加盖“柜台业务专用章”，并在验印系统中做印鉴变更维护。变更后的新印鉴应于次日（含）以后启用，申请书、印鉴卡与原协议一并按签约时的相关规定妥善保管。对于代发客户名称变更的，柜员还应使用“7780代发业务签约/解约”交易变更单位名称。
2、 因印章遗失、毁损等原因，客户无法加盖原印鉴的，应填写《撤销单位银行账户/解约申请书》和新的《单位银行结算账户综合服务签约申请书》、《代发协议》，并在新申请书（随账户资料保管联）中预留新印鉴。
柜员应比照签约、解约业务操作流程，使用“7780代发业务签约/解约”交易为委托单位先办理系统解约，再重新签约。签约时，“首次代发日期”要录入该客户首次于我行办理代发的日期，即新协议的“首次代发日期”应与已解约的旧协议一致。
柜员为客户办理签约后，系统会生成新的代发协议编号，柜员应立即在验印系统中通过开户交易进行印鉴及公章建库，账号输入新的代发协议编号，同时，柜员应在验印系统中对原代发协议账号做销户处理。
新的申请书、代发协议保管以及原申请书、代发协议处理，比照签约、解约相关规定执行。
（四）USB-KEY的密码初始化及更换
1、客户申请
（1）客户使用USB-KEY生成加密电子代发数据时，需输入USB-KEY密码。连续六次输入密码错误，USB-KEY将被锁定。
（2）客户遗忘USB-KEY密码或USB-KEY密码锁定的，可以到柜台办理USB-KEY密码初始化。
（3）客户USB-KEY损坏、遗失，可以到柜台办理USB-KEY更换。
（4）客户办理USB-KEY密码初始化或USB-KEY更换业务，应出具授权经办人的有效身份证件、加盖单位公章和预留印鉴（两类特殊代发客户应加盖在代发协议中预留的印鉴）的公函，公函中应注明授权经办人的姓名、身份证件种类和号码及申请办理的业务种类（USB-KEY密码初始化、USB-KEY更换），办理USB-KEY密码初始化的，还应提供USB-KEY。
2、审核申请
（1）核对经办人身份信息是否与公函中授权经办人一致；按照《身份识别操作指引》的规定，对经办人的人证一致性、证件有效性和证件真伪进行审核。使用[5566单笔核对身份证信息附照片]交易联网核查身份信息，打印《内部通用凭证》。
（2）审核公函中是否注明业务类型，使用验印系统核验公函上的公章、预留印鉴，并在空白处打印核实行，对于“手动验印”通过的，应换人审核。
3、USB-KEY密码初始化
柜员进入单点登录，使用“S011批量代发工资外挂程序”交易对USB-KEY进行初始化操作。
4、USB-KEY更换
（1）柜员使用“7780代发业务签约/解约”交易，操作标志应选择“3-变更”，“密钥编码”域录入新发放给客户的USB-KEY编号的后八位数字。
（2）柜员进入单点登录，使用“S011批量代发工资外挂程序”交易对USB-KEY进行初始化操作。
（3）柜员应在公函中注明新发放给客户的USB-KEY编号的后八位数字，并加盖柜员名章。
5、交接
（1）柜员将USB-KEY交与客户，告知客户USB-KEY初始密码为6个8，提示客户及时修改，如为更换USB-KEY，还应请客户在《客户资料、物品签收登记簿》上签收。
因USB-KEY损坏办理更换的，旧USB-KEY无需交回，由客户自行处理。
（2）公函随当日传票装订；如为更换USB-KEY，还应留存一份公函复印件与原协议一并按签约时的相关规定妥善保管。
（五）代发业务解约
1、申请解约
（1）如委托单位连续三年未在我行办理代发业务，代发签约行可根据协议约定，解除与其的代发协议。
（2）委托单位主动申请解除代发协议时，应填写《撤销单位银行账户/解约申请书》，加盖单位公章，并将解约书交至柜台。
2、审核申请
柜员审核客户提交的《撤销单位银行账户/解约申请书》填写无误，核对单位公章上的名称与申请书中填写的单位名称是否完全一致，使用验印系统核验申请书上的公章，并在空白处打印核实行，对于“手动验印”通过的，应换人审核。核对无误后，在申请书上加盖“柜台业务专用章”。
3、系统解约
柜员使用“7780代发业务签约/解约”交易为委托单位办理系统解约。“7780代发业务签约/解约”交易中的操作标志应选择“2-解约”，录入代发协议编号，系统自动返显签约单位名称、业务种类、首次代发日期等信息，柜员核对无误后提交解约交易。交易成功，打印《内部通用凭证》，《撤销单位银行账户/解约申请书》银行留存联作《内部通用凭证》的附件随传票装订。
将代发协议及相关资料（变更印鉴申请书等）取出并标注“已解约”字样后，一并随当日传票装订；对于采用综合签约的，签约申请书、协议及相关资料（变更印鉴申请书等）无需单独标注，仍与原开户资料一并专夹保管。
办理解约的加密代发客户无需交回代发加密专用USB-KEY，由客户自行处理。
4、印鉴注销
柜员在为两类特殊代发客户办理系统解约后，应立即在验印系统中进行销户处理。
三、其他事项
（一）为了防止柜员误操作，系统限定同一柜员在一天内不能重复提交相同文件名的代发文件。
（二）在提交“5625批量文件处理”交易时可选择的记账方式有两种：一种是实时入账，一种是非实时入账。选择实时入账，代发成功的款项会即时入个人账户；选择非实时入账，可以指定入账日期，核心系统会在该指定日期的日终处理时进行批量入账，在指定的批量入账日期前，还可以用“5628批量文件转账日期修改”交易更改入账日期，也可以用“5627批量文件撤消”交易撤消该批量入账操作。系统自动控制，如果选择当日核销的待销账，则不允许采用非实时入账的方式。
（三）经办行可与客户商定代发业务的手续费和收费方式，并在《代发协议》中写明，按协议收取手续费。
四、本规程由总行运营管理部负责制定、解释和修订。
五、本规程自印发之日起执行。

附件：
1、代发明细清单
2、加密批量代发业务申请书
3、批量代发业务电子数据格式
4、USBKEY初始化软件操作手册