银行授信档案管理暂行办法模版.doc

银行授信档案管理暂行办法第一章 总则第一条 为进一步加强和规范我行授信档案管理，提高授信管理水平，保证授信业务的安全性和合法性，防范因档案管理不善引发授信法律风险，根据中华人民共和国档案法及其它相关规章制度规定，结合我行实际，特制定本暂行办法。第二条 授信档案管理遵循“集中统一、及时完整、真实有效、方便实用、安全保密及规范管理”的原则，初步实现原始材料账册化、必备资料标准化、管理责任制度化、档案管理信息影像化。第三条 本暂行办法所称授信档案，指我行在授信业务经营管理中所形成的，一切记录和反映授信业务申请、调查、审查、审批、发放、管理和收回全过程的纸质文本、电子文档等重要文件和凭据。第四条 授信档案按客户建立，一户一档。授信相关部门及人员要按本办法办理档案的移交、立卷、归档、扫描、调阅、保管、销毁、人员交接等手续，做到科学管理、有效利用，严防毁损、散失，确保授信业务档案的完整与安全。第二章 授信档案管理组织机构、人员、职责第五条 总/分行风险管理部是全行授信档案管理工作的组织实施部门，负责总/分行授信档案管理工作的检查和评价。经办或管户行长助理、客户经理为授信业务经办人员，负责所管户授信档案材料的收集整理及装订。风险监控官为授信档案管理人员，负责分支行未结清的授信档案管理。对于总行直属县域支行及省内外分行，经营行负责人为本单位授信档案管理工作的第一责任人，总行风险管理部授权其外派风险监控官负责档案管理工作。第六条 授信业务经办人员应认真履行以下职责：一、及时将管户客户授信档案进行整理、扫描及装订；二、对授信资料做到统一规范、真实有效、内容完整、要素齐全、盖章清晰；三、在规定的时限内将授信档案及时移交至风险监控官处保管。第七条 授信档案管理人员应认真履行以下职责：一、审核和接收授信业务经办人员上传、移交的电子及纸质授信档案资料，并审查授信档案材料的完整性、规范性和美观性；二、对授信档案进行登记、归档、保管。按规定对授信档案进行统一编号，原则上档案编号应与信贷系统的电子流程合同编号一致，以便电子与纸质档案关联，同时在以后查阅档案时可以从编号上清楚的看到此笔授信发放的大致时间；三、及时将授信档案移交表、清单、登记簿等整理归档；四、为监管部门及总/分行各职能部门对授信档案资料查询、调阅及时进行登记；五、爱护经营行档案室的用具、设施，搞好档案室的环境卫生，确保档案资料的安全；六、在工作变动时，编制移交清册、办理档案移交手续；七、严密执行保密规定，做好档案保密工作。第三章 授信档案分类及立卷第八条 授信档案按法律重要属性主要分为四大类：一级档案、二级档案、三级档案和重要凭证。分类规定如下：一、一级档案：一级档案是授信档案中的核心部分，主要指银行调查和审核文件、授信业务合同文本等法律资料以及内控与风险评估资料等。主要包括：授信审批书（包含调查报告、审查报告）、主合同（借款合同、保证合同、抵押合同、质押合同等）、主协议（银行承兑协议、保证金协议、开立保函协议等）、三方保管协议、授信业务放款通知书/下柜通知书、保证金下柜通知书、借款借据（或购销合同、票据查询书、贴现凭证等）、股东会（董事会）同意授信决议、股东会（董事会）同意担保决议、法定代表人授权委托书、不可撤销担保函、承诺书（承租人、建筑商等）、个人贷款/公司贷款补充协议、抵质押物权属、登记、止付、入库、出库证明、面签声明、抵押物未被查封、扣押确认书、逾期授信催收通知、担保人责任告知证明、法院判决、裁定、调解书、不良贷款核销置换申请、尽职调查报告、情况说明、（呆帐）核销置换审批表、批复文件。二、二级档案：二级档案包括基础资料、授信业务资料和授信后管理资料等。基础资料主要包括：借款人（及配偶）/法定代表人身份证明、婚姻证明、借款人（及配偶）/法定代表人在职证明、收入证明、担保人/法定代表人身份证明、婚姻证明、借款人（担保人）已年检的营业执照（或事业单位法人证书）、特殊行业生产经营许可证、资质证书、组织机构代码证、国地税税务登记证、基本账户开户许可证、贷款卡复印件及密码、验资报告、经工商调阅的公司章程复印件、财务报表（资产负债表、利润表和现金流量表）、信用报告查询授权、信用报告、信用评级、公司发起人协议、母公司、上级主管部门相关情况、公司成立的有关批文、法人、自然人股东资料、实际控制资料。授信业务资料主要包括：授信申请书、授信客户谈话记录、授信用途证明、抵质押物保险单及发票、抵押物租赁合同、质押反担保协议、质押反担保登记证明、保证金入账、手续费等收费凭证、立项批文、土地出让金及各项规费缴纳凭证、有关贷款或者项目的证明文件（房地产公司的土地证、用地规划许可证、建筑规划许可证、施工许可证、预售许可证复印件、建设规划红线图等）、项目资本金、出资方承诺出资的文书、建筑工程承包合同、项目合法管理程序、配套条件落实的证明文件、产品销售协议或意向、贴现凭证第一联、票据、签发的保函、信用证复印件、应收账款债权确认文件、货运及质检单据。授信后管理资料主要包括：提款申请书、提款申请审批表、支付委托书、贷款用途证明、资金支付台账、购销合同、增值税发票、授信后检查报告、授信后收集财务报表、授信后须落实的条件、授信后收集其它资料、贷款风险分类审批表、贷款风险分类报告、贷款五级分类资料、不良授信跟踪材料、落实还款计划材料、申报减、免、停息的有关资料、诉讼材料、与法院往来的其他书面文件、企业破产或销注证明。三、三级档案三级档案是指授信业务的相关辅助性资料。主要包括：银行对账单、交易明细、与交易对手交易记录、资产证明等、其它关联人资料、财务报表审计报告、抵（质）押物评估报告、项目可行性报告、土地出让合同、资金筹措方案、项目设计概算、预算文件、项目前期准备工作完成情况。四、重要凭证重要凭证主要包括本外币存单、保险单、银行承兑汇票、股票债券、提货单、仓单、他项权利证书等与贷款相关的有价证券。第九条 授信资料立卷要求及标准：一、授信资料立卷及移交要求（一）授信档案资料由授信业务经办人员在贷款发放完成后按照档案材料清单顺序整理齐全，在风险监控官的协助下将要求扫描的影像资料即时扫描进影像系统，在完成授信档案装订后将档案移交至授信档案管理人员处保管；（二）电子档案在业务办理的时候同步完成；（三）如贷款核销，经营行必须在核销工作完成后的5个工作日内将相关授信档案材料移交特殊资产管理部或专职清收人员，以便后期清收。同时经营行自行将上述材料复印备份，归档保管。二、授信资料立卷标准（一）使用A4纸张，对齐装订立卷，装订前将资料内金属物剔除。原件小于A4纸张，则将原件以右上角对齐方式粘贴在A4纸张上，复印件小于或大于A4纸张的，原则上应用A4纸张重新复印，复印件必须由第一经办人注明“经核对与原件相符”字样并签名；（二）每卷打印一份授信档案材料清单（附件一），附在卷内首页；（三）清单信息须与实际档案材料内容相符，逐页在右下角编写页码并与授信档案材料清单上页码保持一致；（四）使用统一的封面封底，包边装订成卷，并由立卷人在封签、封底交界处加盖骑缝私章；（五）需要拆卷抽出或补充资料的，须经总/分行风险管理部总经理或主管授信副行长同意，同时应附拆卷说明，并重新装订、打印目录、粘贴封签、盖骑缝章；（六）原则上每笔授信业务为一卷，超过一定页码可分多卷装订，每卷厚度以美观为宜（100页左右即可）；（七）授信资料除按规定另行保管的外，原则上不得以复印件代替原件归档。以复印件归档的，必须由第一经办人注明“经核对与原件相符”字样并签名；（八）与房地产开发商、汽车经销商等合作批量办理的个人汽车消费贷款业务、个人住房贷款业务，可以将合作协议下客户归集建立总档，以客户名称、审批发放时间建立总档目录，以具体客户为单位建立分档；（九）若客户信用核销，授信档案管理员应及时将核销文件复印件和结清凭证复印件放入授信后管理相关资料存档，并在该客户所有授信档案保管期限栏填写“永久”字样，在该客户所有授信档案封面填写“已核销”字样，作为永久档案保存；（十）电子档案资料必须先在信贷管理系统进行操作，根据系统内档案资料类型进行分类整理，如同一种资料类型在申请、审批或其它环节同时存在，按照流程先后顺序进行扫描整理，无须重复扫描。具体可参照银行授信档案影像资料管理暂行办法执行。第四章 授信档案的放置顺序、保管、调阅、销毁第十条 授信档案的放置，按我行授信业务品种分类放置，同一类授信品种中又按时间顺序依次排放。对与同一个房地产开发商合作的同一楼盘下的所有房产按揭、对与同一个汽车经销商合作的所有汽车贷款均按时间顺序依次放置在一起。对同一户授信客户涉及2个或2个以上授信品种，则可合并档案放置在一起。第十一条 授信档案的存放保管要维护资料的完整性和安全性，做好防盗、防火、防潮、防光、防虫等方面的管理，库房、保险柜和未专库保管的档案柜必须加锁。第十二条 授信档案根据内容不同其保管期限可分为短期（5-10年）、中长期（至少10年）、长期（10-15年）和永久保存四种。短期保管的授信档案保管期限为5至10年；中长期授信业务的授信档案保管期限至少为10年；长期保管的授信档案保管期限为10年至15年；永久保管的授信业务档案是指授信业务到期未结清、至今未收回的（包括已核销的）授信业务，其授信业务档案要求永久保管。第十三条 重要凭证按照凭证保管要求及时移交至保管人处保管，授信业务经办人员应做好资料备份：他项权利证书、本外币存单、保险单、股票债券、银行承兑汇票贴现业务的银承汇票等重要凭证应于收件当日移交现金库管理，纳入表外科目核算；提货单、仓单、汽车合格证等与贷款有关的有价证券应于收件当日交由经办行指定专人保管，并建立台账，经营行行长为保管第一责任人，定期盘查。重要凭证的入库保管：由风险监控官填写抵质押权利凭证保管收据一式四联，第一联交抵押人或出质人，第二联作为会计表外科目核算收、付传票附件，第三联由会计部门管库员留存，第四联归入授信档案保存。重要凭证的出库领取：授信业务结清后或需要办理抵（质）押物更换时，由授信业务经办人员负责核实，填写抵质押物释放（更换）审查表（附件二）后经有关审批人审批同意，交由会计部门进入核心系统进行核实后办理出库（更换）手续。由于借款人违约需要处置抵（质）押物时，由总/分行风险管理部负责人签批后办理出库手续。第十四条 五级分类档案在每季度次月底前完成阅卷并扫描影像后移交至风险监控官处保管；授信后管理资料完成后及时扫描进影像系统，由授信经办人员自行保管，按季装订成册。第十五条 授信档案调阅须经经营行行长及总/分行风险管理部审批，部分重要档案或数量较多的档案调阅需由总/分行风险管理部总经理、分管行长审批，并做好台账登记工作。调阅人对所需的授信档案可以复制，但不得将原件抽走。行里内部调阅通过电子档案系统发起申请、审批，进行调阅，需注明申请人名称、电话、日期、借阅天数、申请原因。司法机关需要调阅授信档案时，必须持有调阅公函，由总/分行风险管理部负责人或指定专人负责陪同调阅。第十六条 除稽核、审计、法律诉讼外，授信档案不准外借。确需外借的，必须填具授信档案调用出库申请审批表（附件三），由总/分行风险管理部管理岗审批。第十七条 对于保管期满的授信档案，应由总/分行风险管理部、审计部共同组成的鉴定小组进行鉴定，提出存毁意见。对超保存期、确需销毁的授信档案要编制销毁清册，由法律合规部进行审批，并经总行分管审计部副行长、行长审查批准后，进行销毁，并由有关人员监督销毁全过程。第五章 附则第十八条 授信档案移交清册、销毁清册、调阅（借出）登记簿及其它日常工作形成有保存价值的资料应作为授信档案每年立卷、归档保管。第十九条 本暂行办法自年1月1日起执行。总行风险管理部负责解释和修订。第二十条 原银行授信档案管理暂行办法（九银办201374号）废止。附件：1授信档案材料清单2抵质押物释放（更换）审查表3授信档案调用出库申请审批表