物业管理公司内部沟通控制程序模版.doc

程 序 文 件
内部沟通控制程序
文件编号
RGPM -5.5.3-B-01
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内部沟通控制程序

1.0 目的
规定体系内部信息的发布、接收处理，以促进体系的不断改进。对公司内的职能及其相互关系予以规定和沟通，以促进有效的质量环境管理。

2.0 适用范围
适用于xx物业管理公司对质量环境管理体系有关的管理层及各职能部门和有关人员的职责、权限的规定及沟通。

3.0 职责
3.1 总经理全面领导公司的日常工作,向公司传达满足业主和住户及法律法规要求的重要性,负责召集和主持管理例会；
3.2 管理者代表：向总经理报告质量管理体系的业绩，包括改进的需求,在整个组织内提高满足顾客要求的意识。
3.3 技术部、配套服务部负责有关维护和服务质量方面的信息汇总并确认结果，必要时进一步处理。
3.4 各责任部门应协助行政部、配套服务部对来自公司内外部的信息进行处理。
3.5 行政部负责对各管理处与业主委员会、开发商、社区活动等有关的信息的确认，必要时进一步处理。
3.6 在报刊、电台、电视台、INTERNET等新闻媒体上发布的涉及公司的信息由行政部申报，经总经理批准后发布。

4.0 定义
质量信息：反映产品质量和产、供、销以及服务等各个环节质量活动中的各种数据、报表、资料、文件以及企业外部的有关情报资料等。质量信息是质量管理的反馈情报，也是一种重要的资源。通过收集有关质量信息情报，可以及时掌握产品质量或服务质量的各种因素和生产技术、经营活动的动态，产品的使用状况，国内外产品质量及市场需求的发展动向。它是改进产品质量、改善各环节工作质量最直接的原始资源和信息来源。

5.0 工作程序
5.1 公司内部在不同层次和职能之间就质量管理体系的过程包括质量方针、目标及完成情况以及实施有效性进行沟通，达到了解、相互信任、实现全员参与的效果。
5.2 公司建立管理例会制度，每月按《管理例会规定》要求，至少召开一次管理例会对质量管理工作进行评价，保证产品及服务质量的持续改进，并形成《会议纪要》。
5.3 各部门间的沟通可以通过公司发文/部门发文/口头等形式进行。
5.4 公司员工对质量管理体系方面的信息和问题向本部门反馈，必要时以书面形式越级申诉。
5.5 行政部以受控文件和资料的形式向公司内各部门传达体系方面的信息，各部门应通过适当的培训将相关信息传达给所属员工。
5.6 行政部负责就与物业管理行业部门、法律支持、相关业务的信息与外部机构沟通。
5.7 财务部负责就公司财、税、收费标准方面的问题与外部机构沟通。
5.8 技术部负责就有关供水、电及设施设备年检问题与外部机构沟通。
5.9 保安部负责就治安、消防、交通等有关与外部机构沟通。
5.10 除上述规定外，各部门必须根据需要与总经理沟通后确定与外部的沟通。
5.11 对可能导致体系产生重大不合格的信息必须及时报告管理者代表。
5.12 各管理处所涉及的各类维护和服务问题直接与相关职能部门沟通。

6.0 相关文件
6.1 《管理例会规定》 RGPM–5.5.3–C-01-01

7.0 质量记录
7.1 《会议记录》 RGPM–5.5.3–D-01-01
7.2 《工作联系单》 RGPM–5.5.3–D-01-02
7.3 《备忘录》 RGPM–5.5.3–D-01-03

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