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xx银行信贷档案管理办法
xx总办〔2010〕40号，2010年6月25日印发

第一章 总 则

第一条 信贷档案管理是信贷业务操作和管理的重要内容，信贷业务所积累的信贷资料能有效地为信贷管理和投资决策提供参考依据。
为进一步提高我行的信贷业务管理水平，规范信贷业务档案，切实保障信贷资产安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国商业银行法》、《贷款通则》、《xx银行信贷业务操作规程》等有关法律法规的规定，结合我行信贷业务实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称信贷档案是信贷部门在经办和管理各类信贷工作活动中所形成的，具有史料价值和查考利用价值的，经过系统整理并有序保存的文件。其构成最主要是书面文字材料，另外还有相关的图表、照片、录音、录像等。信贷档案必须注重正本原件和其他第一手资料。
第三条 信贷档案管理的目标是管理制度健全，人员责职明确，档案门类齐全，信息充分利用及提供有效服务，即用科学的方法和健全的规章制度，做好档案的立卷、积累、整理、保管、归档、利用、鉴定、统计、销毁等项工作，为信贷业务发展服务。
第四条 信贷档案实行“统一领导、分级管理、逐级建档”的管理原则。即在总行的统一领导下，各支行、部（室）负责建立、指导、监督和检查本支行、部所经办和管理的各项信贷工作档案，同时接受总行档案部门的业务管理与指导。
第五条 信贷业务部门负责信贷业务档案的收集、整理、立卷、归档、保管和日常维护工作，并对档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。
第六条　各级信贷管理部门都要设置信贷业务档案管理岗位，指定专人负责信贷业务档案的审核、整理、保管、移交等工作，档案管理人员可兼职。
每笔信贷业务发生后的十五日内，客户经理应将所有的原始资料移交给信贷档案管理员，并将必要的相关资料复印一份留存以备用。
第七条　档案管理人员、调阅人员及其他相关人员均要严格执行保密制度。
第八条　信贷业务档案管理工作接受上级信贷部门、档案管理部门的指导、监督和检查。

第二章 信贷档案内容

第九条 信贷档案按内容、性质划分包括：信贷直接业务档案、信贷间接业务档案和信贷业务参考档案。
第十条 信贷直接业务档案是对每笔信贷业务（包括贷款、贴现、承兑、国际业务、担保、保函、贷款承诺等）从发放到收回期间内形成的文件所建立的档案，是对信贷客户(包括信贷业务申请人、保证人及抵（质）押人)基本情况和具体业务过程的详细记录。
（一）信贷客户档案资料包括以下基本内容：
1、借款人基础档案资料：
（1）企业法人营业执照及批准成立的有关文件；
（2）企业法人代码证；
（3）企业法定代表人身份证；
（4）开户许可证；
（5）企业税务登记证（包括国税和地税）；
（6）企业注册资本验资报告；
（7）企业的贷款卡复印件、编码和密码；
（8）有限责任（股份有限）公司章程及董事会同意借款决议；
（9）外商投资企业的投资（合资）合同；
（10）项目贷款相关资料，包括项目建议书，项目可行性研究报告，环境评价报告及相关批复等；
（11）委托办理授权书；
（12）建立信贷业务关系申请书，审查审批书及协议书；
（13）信贷企业贷款调查报告书；
（14）信贷工作台帐及分析材料；
（15）借款人的各期财务报表及分析材料；
（16）借款人发生企业合作、联营、承包、租赁及兼并等改制、转制行为有关情况的资料和文件；
（17）反映借款人其他有关情况的材料等。
2、保证人基础档案资料：
（1）企业法人营业执照及批准成立的有关文件；
（2）企业法人代码证；
（3）企业法定代表人身份证；
（4）开户许可证；
（5）企业税务登记证(包括国税和地税)；
（6）企业注册资本验资报告；
（7）企业的贷款卡复印件、编码和密码；
（8）有限责任（股份有限）公司章程董事会同意提供保证担保的决议；
（9）核保书；
（10）保证人资格能力认定表；
（11）保证人财产清单；
（12）委托办理授权书；
（13）保证人各期财务报表及分析材料；
（14）保证人发生合作、联营、承包、租赁及兼并等改制、转制行为有关情况的文件和资料；
（15）反映保证人其他有关情况的材料等。
3、抵（质）押人基础档案资料：
（1）企业法人营业执照及批准成立的有关文件；
（2）企业法人代码证；
（3）企业法定代表人身份证；
（4）企业税务登记证（包括国税和地税）；
（5）企业注册资本验资报告；
（6）企业的贷款卡复印件、编码和密码；
（7）有限责任（股份有限）公司章程及董事会同意抵押（或出质）担保的决议；
（8）财产共有人同意抵（质）押承诺书；
（9）委托办理授权书；
（10）抵押（出质）人发生合作、联营、承包、租赁及兼并等改制、转制行为有关情况的资料和文件；
（11）抵（质）押物品发票复印件；
（12）如为个人财产抵（质）押则需提供户口簿；
（13）反映抵押（出质人）其他有关情况的材料等。
（二）信贷业务操作和管理档案资料包括以下基本内容：
1、信贷业务申请资料：
（1）信贷部门接待申请信贷客户的书面记录（包括会谈记录，重要电话记录等）；
（2）信贷客户提交的有效申请报告及相关资料。
2、信贷业务调查资料：
（1）信贷人员对信贷客户的调查报告；
（2）建立信贷关系的相关调查材料。
3、信贷业务发放资料：
（1）信贷经办和主管信贷人员对信贷业务所做权限内的审查、审批意见；
（2）贷款集体评审的记录、纪要、结果通知及相关资料；
（3）信贷业务主合同文本；
（4）信贷业务从合同文本，如保证合同、抵押合同、质押合同及其他附件；
（5）信贷业务主合同的变更合同文本，如展期合同、其他修改、补充合同等。
4、信贷业务管理资料：
（1）办理收付款的有关文件，如借款借据、贷款资金使用汇划凭证、还本付息通知书等；
（2）业务往来函电；
（3）信贷业务资金帐户往来的明细记录；
（4）信贷业务事后检查包括定期检查和用途检查等资料；
（5）对违约信贷业务的催收通知、清收方案、清收措施和清收效果情况记录资料；
（6）企业信用等级评定和风险测算资料；
（7）信贷企业的经营情况、盈利能力、偿债能力等分析材料；
（8）有关企业项目贷款情况、企业情况的相关资料等。
5、信贷业务诉讼资料：
包括诉讼前准备材料和诉讼后的调解、判决、裁定、执行等相关资料。
第十一条 信贷间接业务档案是指与信贷业务有关的档案，通常是对信贷业务综合性的反映。主要应包括以下内容：
（一）信贷计划档案，应包括各个时期信贷业务发展计划的编制、批准、执行、结果、总结的相关资料；
（二）信贷统计档案，应包括对信贷业务各项指标进行统计的各类报表、图表、文字、数据以及分析材料；
（三）信贷会计档案，应包括信贷业务与会计部门相关的资料；
（四）信贷人事档案，应包括信贷的组织机构及人事管理资料；
（五）信贷监督档案，应包括各方面对信贷业务进行监督管理的记录资料，如稽核档案、审计档案、检查档案等。
第十二条 信贷业务参考档案，是对信贷业务的开展具有重要参考价值的资料。主要应包括以下内容：
（一）政府、金融管理部门及有关单位对信贷业务进行管理的法律、法规、文件、制度等；
（二）本行制定的与信贷业务有关的各项规章、制度、办法等，如信贷政策性文件、贷款发放的操作规程、各类决定、通知、通报、会议记录等；
（三）信贷部门综合档案，如定期业务报告，专题调查材料、情况反映、经验教训总结、简报等；
（四）信贷工具资料，如国内金融行情变动表，有保管价值的信贷刊物、学习资料等。

第三章 贷款档案的设立、归档与管理

第十三条 根据各信贷业务不同的保存、保密程度和利用价值，对信贷业务的档案保管期限分为三种：凡国家重点建设项目、具有史料价值的建设项目以及核销的信贷档案资料为永久性保管；一般大中型建设项目、限额500万元（含）以上技改项目的信贷档案资料为中期保管，保管期限为10—20年；小型建设项目、限额以下技改项目、流动资金贷款、消费性贷款及承兑、贴现、国际业务等档案资料为短期保管，保管期限为1—5年。
第十四条 信贷档案的保管期限，从信贷业务全部结清后的第二年开始计算。
第十五条 信贷档案资料的收集，应按照信贷管理操作程序和信贷档案归档内容，保证信贷档案资料的齐全与完整，避免破损和遗漏现象。
第十六条 信贷档案按客户、按年份将其全部基础资料及具体信贷业务单独装订成一个或几个卷皮。具体的整理顺序及档案卷皮的归类整理方法：
（一）信贷档案的日常管理及整理:
信贷档案管理员对客户经理移交的资料按客户按xx银行信贷档案总目录（见附件）分门别类保管整理。
（二）信贷档案卷皮的归类整理(统一使用档案馆的卷皮)
1、对按期收回的大额信贷客户，按户按年按收回的先后顺序与卷内目录（一）至（十）按一个或多个卷皮归类整理。
2、对按期收回的小额信贷客户，按收回先后顺序和卷皮的厚薄，可将多个信贷客户按一个卷皮归类整理，最前面目录用小额信贷(含自然人)档案户名目录 （见附件），然后在每一个小额信贷客户前用卷内目录 （一）至（十）。
3、对按期收回的自然人贷款，按收回本息先后顺序和卷皮的厚薄，可将多个自然人按一个卷皮归类整理，最前面目录用小额信贷(含自然人)档案户名目录（见附件）。
4、对违约信贷业务（指不良贷款、承兑垫付及履约等），按信贷业务违约时间的先后顺序，按户单独归类整理放入卷盒，可暂不装订。
第十七条 信贷业务部门的信贷档案管理人员，应于每年5月底以前，将上一年应归档的全部信贷档案资料收集齐全，并整理立卷后向总行综合档案室移交，移交时填写“xx银行信贷档案移交表(一)”对违约信贷业务的档案材料用卷盒单独保管，暂不移交。
第十八条 在办理信贷档案移交前，信贷档案管理人员，根据案卷号填写“xx银行信贷档案清单”、“xx银行信贷档案移交表(二)”及电子文档一并移交总行信贷档案室。
第十九条 违约信贷业务收回或经总行批准核销后，信贷业务部门的信贷档案管理人员应在原卷盒的基础上加补充资料，装订成册及时送档案部门补充归档。
第二十条 一份文件如果既属于信贷档案归档范围，又属于文书档案归档范围，其原件应首先满足文书档案归档的需要，信贷档案可采用复印或摘记主要内容、文号的方法收集归档。
第二十一条 属于国家秘密和本行商业秘密的文件，信贷业务部门的贷款档案管理人员应在案卷封面左上角注明密级和保密期限，以免造成泄密、失密现象。
第二十二条 每一个卷皮内的资料需统一编号，统一编在右上角“如001”(目录不用编号)，以便于保管和查询等用。
第二十三条 每个卷皮的封面应标有借款单位、信贷业务种类、经办行、起止时间、保管期限、案卷号、归档号等项目。
第二十四条 卷皮封面各项目应逐项填写清楚（封面格式见附件）。具体填写内容和填写要求如下：
（一）借款单位：贷款填写借款单位全称或规范化简称。
（二）信贷业务种类：贷款、贴现、承兑、国际业务、担保、保函、贷款承诺等。
（三）经办行：填写经办支行、部。
（四）起止时间：信贷业务所属的时间范围。
（五）保管期限：按本办法第十三条规定填写。
（六）案卷号：由各支行、部档案部门按照编写的案卷顺序填写。
（七）归档号：由总行档案部门统一编排并填写。
第二十五条 各支行、部档案部门对各信贷业务部门移交的信贷档案，应进行统一的分类、排列与编目，同时填写二份“xx银行信贷档案案卷移交表(一)”（式样附后），其中一份留各支行、部信贷部门，一份留各支行、部档案部门备查。
第二十六条 贷款档案的分类和编号方法按“经办行(4位数)—保管期限(2位数)—收回本息年份(4位数)—该年该户的编号顺序(3位数)”编制，即“经办行”编号采用合同编号中的代号(见附件)；“保管期限”按保管期限分三大类，其中永久保管、中期保管、短期保管的代号分别为01、02、03；“该年该户的编号顺序”按信贷部门对本客户统一的顺序进行排列，排列号为三位数。如业务部某单位(其编号为008)2002年度的信贷档案(其保管时间为短期)，则其案卷号为“1990·03·2002·008”，归档需加书标，书标上面填写年份(4位数)，下面填写顺序号(3位数)。
第二十七条 对违约信贷业务不需编写档案号，只需在卷盒上注明单位全称、信贷业务的种类、经办行、起止时间等。待收回或经总行核销后再按正常档案统一归案，核销的信贷档案保管期限为永久。
第二十八条 信贷档案于每年下半年统一上交给总行档案室，移交时填写三份“xx银行信贷档案移交清单（见附件）”一份留档案部门作为检索工具，一份给各支行、部留底备查，一份给总行信贷部备查。
第四章 信贷档案的保管和利用

第二十九条 贷款档案应实行借阅登记制度。档案部门应按照有关保密规定，严格掌握借阅范围。各支行、处室(部)因工作需要借阅贷款档案者，均应填写“xx银行档案查(借)审批表”（见附件），由所属部门负责人审批签字同意，各支行（部）还需支行（部）领导审批签字同意。客户经理将原始资料移交信贷档案管理员后，如需要调阅原始资料，须填写“xx银行档案查（借）审批表”，由分管行长审批签字同意，方可调阅。
第三十条 信贷业务部门确因工作需要变更岗位，应由部门负责人监督办理信贷档案资料的交接工作，并填写xx银行信贷档案移交表(三)（见附件），一式三份，移交人和接收人各一份，监交人一份。因交接手续不全致使档案资料损毁、散失的，要查明情况并追究有关人员的责任。
第三十一条 贷款档案的鉴定销毁工作，按照《xx银行档案管理暂行办法》的有关规定执行。

第五章 附 则

第三十二条 本办法由xx银行信贷（风险）管理部负责解释。
第三十三条 本办法自发布之日起执行。

附件：1.贷款档案卷皮封面参考格式
2.xx银行信贷档案总目录
3.信贷档案卷内目录（一）至（十）
4.小额信贷(含自然人)档案户名目录
5.xx银行信贷档案移交表（一）(信贷部门移交档案部门)
6.xx银行信贷档案移交表(二)(各支行、<部>室移交总行档案室)
7.xx银行信贷档案移交表(三)（岗位变更）
8.xx银行信贷档案移交清单
9.xx银行信贷档案查（借）审批表
10.备考表
11.各支行（部）的机构编号

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