物业资料之-入伙前准备工作程序模板.doc

1．目的
规范房屋交付手续办理工作,保证为房屋交付顺当履行。
2．范围
适用于各管理处。
3．职责
部门/岗位
工作内容
分管负责人
组织沟通协调房屋交付前筹备阶段及交付办理期间现场的工作
办公室
负责新建管理处办公用品及办公设备的审核；管理处职职工或员工作服的订制；帮助管理处房屋交付办理现场布置；管理处架构设置，拟定人员编制及培训；房屋交付手续帮助办理人员调配及服务培训工作
财务管理部
各类收费项目及标准的核定
品质管理部
相关规章制度及房屋交付资料文件资料的审核；房屋交付方案策划；管理用房的装修；帮助交付验收工作；组织空房清洁；标识制作
管理处经理
所有工作的筹备和实施、组织房屋及设备的接管，筹备房屋交付相关资料文件资料。
4．方法和过程监控
4.1房屋交付前筹备工作阶段是指管理处设立至房屋交付阶段。
4.1.1房屋交付前筹备工作内容：管理处架构设置、拟定人员编制及人员培训、内部管理流程和制度的建立、公共关系的建立、房屋交付工作策划、设备设备及房屋的接管验收。
4.1.2 办公室房屋交付前筹备工作
4.1.2.1负责新建管理处办公用品及办公设备的审核、采购。
4.1.2.2负责新建管理处**运输工具的调配工作。
4.1.2.3负责管理处职职工或员工作服的订制。
4.1.2.4依据《物业服务管理方案》审核新建管理处组织架构、人员编制
4.1.2.5负责新建管理处人员的聘请，入职培训及考核。确保管理人员及专业技术人员房屋交付前三个月到位，平安员、清洁员提前一个月到位。
4.1.2.6组织房屋交付工作办理程序的培训
4.1.2.7负责调配房屋交付手续办理期间服务人员及组织相关培训
4.1.3 财务管理部房屋交付前筹备工作
4.1.3.1制定物业服务管理处开办费使用方案,包括：办公用品、办公设备及修理修缮工具、设备、平安清洁工具等预算。并落实到位。
4.1.3.2负责新项目所有服务收费标准的审定。
4.1.3.3负责指导管理处出纳按财务制度建账及财务软件的使用。
4.1.3.4负责监督新建管理处的物资采购工作。
4.1.4 品质管理部房屋交付前筹备工作
4.1.4.1负责质量体系资料文件的发放及与房屋交付工作办理程序的培训。
4.1.4.2指导管理处分类建立物业服务管理档案资料文件资料。
4.1.4.3负责管理处接管物业房屋交付前清洁费用的审定
4.1.4.4负责审核相关规章制度、作业指导资料文件及房屋交付资料文件资料
4.1.4.5负责审核保安器材、检测仪器仪表、清洁绿化用品及各类工具等物资的采购审核。
4.1.4.6分期开发项目，从第二期开始由管理处自行负责培训、资料文件资料审核、现场筹备。
4.1.5 新建管理处经理房屋交付前筹备工作
4.1.5.1落实各类管理用房的装修。
4.1.5.2负责拟定房屋交付工作方案时间表，包括：工作内容、负责人及履行时间等，报品质管理部审核，分管领导审批。
4.1.5.3负责内部管理运作相关工作：
*．编制管理处组织结构、岗位说明书，报人力资源部审核、分管领导审批。
*．物资的采购：依据《物业服务管理方案》负责办公用品、办公设备及修理修缮工具、设备、平安清洁工具、设备的购置方案的制定、询价、报批及采购工作。包括：
*.办公用品：家私、各类文具等。
*.办公设备：打印机、电话、复印机、传真号码机、空调等。
*.后勤服务设备：食堂、宿舍用品、用具等。
*.网络设备：电脑等。
*.清洁及绿化设备和工具：洗地机、吸尘器、剪草机等。
*.平安设备：对讲机、电警棍、手电筒等。
*.加工修理修缮设备工具：万用表、兆欧表、电焊机、台虎钳等。
*．依据物业实际状况，监督、完善闭路监控、停车场设备、背景音乐、信箱、康乐休闲文化设备、园林绿化等公共设备。
*．指派专人记录房屋交付前后发生的清洁、返修及配套完善工程等所造成或产生的所有费用，以便与地产公司结算。
4.1.5.4负责对外公共关系的建立及关于证照办理：与政府、公共事业部门建立良好的公共关系，包括：自来水公司、供电局、煤气公司、有线电视、电信局、**、税务、物业办、派出所、街道办事处、居委会等。
4.1.5.5房屋接管验收
A. 管理处经理指派专人与品质管理部、地产相关部门沟通协调房屋接管验收，并将验收存在的问题提交责任部门限期整改。
B. 由工程主管（主办）与地产相关部门理顺返修流程，与各施工单位建立沟通渠道，包括施工单位负责人联系电话、保修期限、现场施工人员联系电话等。
*．管理处经理指派专人与地产相关部门移交各管理用房、业主房屋钥匙，建立钥匙清单，保证钥匙移交清晰、齐全。
4.1.5.6房屋交付工作策划
A. 管理处经理与地产相关部门做好房屋交付策划工作，对关于销售承诺、房屋交付现场布置等问题进行沟通，落实。
B. 房屋交付工作人员支配、培训，明确职责，就业主关怀的问题形成统一回答口径。
*．房屋交付现场宣扬资料文件资料、宣扬品及相关房屋交付指引标识制作、安装，宣扬资料文件资料包括房屋交付相关流程、填写的样表、物业相关法规、业主公约及装修的各种注意事项。
*．进行房屋交付模拟演练，检验房屋交付流程、资源配置等筹备工作是否充分。
4.1.5.7房屋交付资料文件资料的筹备
4.1.5.7.1将《欢迎函》、《房屋交付指引》、《业主资料文件资料卡》提前交地产公司，与《房屋交付通知书》一并发放业主。
4.1.5.7.2负责房屋交付前一周筹备好房屋交付资料文件资料,包括:
A 《房屋交付流程》
B 《委托银行代收款协议书》
C 《装修管理服务协议》
D 《房屋交付文表签收单》
E 《装修办理流程图》
F 现场房屋交付宣扬展板及相关房屋交付指引标识。
G 所有“房屋交付资料文件资料” 填写样本。
H 其他与业主相关资料文件资料。
4.2 房屋交付手续办理流程
4.2.1业主应携带以下资料文件资料前往管理处办理交付手续。
4.2.1.1家庭户应带资料文件资料：《**市商品房买卖协议》、《业主公约》、《房屋交付通知书》、业主身份证及业主和家庭成员身份证复印件、近期免冠1寸照片各一张。
4.2.1.2公司户应带资料文件资料：《**市商品房买卖协议》、《业主公约》、《交付通知书》、公司法人代表身份证及其复印件、营业执照及其复印件（加盖公章）、公司职工或员工名单及其身份证复印件、照片等。
4.2.1.3业主委托人应携带资料文件资料：业主书面委托书、业主及被委托人身份证及其复印件以及4.2.1.1或4.2.1.2所列相关资料文件资料。
4.2.2 交付现场指派专人引导业主办理交付手续
4.2.3 核对《**市商品房买卖协议》、《业主公约》、《房屋交付通知书》、以及顾客所持的身份证对入住顾客的身份进行确认。
4.2.4 向顾客发放交付的相关资料文件资料，并收回经业主签字确认的《房屋交付通知书》回执。
4.2.5引导顾客填写《业主资料文件资料卡》及相关资料文件资料表格，并保留业主携带的身份证复印件及家人的照片，如委托人代理办理入住的状况，除要保留业主及被委托人的身份证复印件之外还要保留委托书。
4.2.6引导业主填写完毕交付资料文件资料表格后，应及时、准确地为业主核准并收取办理交付所需的相关费用。
4.2.7 支付费用终止后联系验房人员，并同时通知钥匙管理人员筹备房间钥匙，由验房人员领取后伴随客户进行房屋交付验收。
4.2.8 房屋交付验收
4.2.8.1验房人员伴随业主进行卫生间、厨房防水试验并认真详实记录，请业主于蓄水24小时后，由其本人或委托人进行现场验收，并在《卫生间、厨房闭水试验记录单》上签字确认。
4.2.8.2验房人员抄录经与业主共同确认的水、电、煤气表底，请业主在《商品房交接验收记录单》上签字确认。
4.2.8.3验房人员伴随业主对房屋本体、地面、墙面、上下水等部位进行验收，并在《商品房交接验收记录单》上记录，对于验收中业主提出关于房屋质量问题，验房人员要予以具体的记录并在交付验收后将《商品房交接验收记录单》交由地产客户服务中心。
4.2.9 在业主交付验房后，应伴随业主领取房屋所有钥匙、电表卡、水卡等各类卡及交付物品，并请业主核对后在《钥匙、卡领取登记表》签字确认。
4.2.10由专人办理顾客门禁卡手续，并与租车位的顾客签订《车位租用协议书》，对已购车位的顾客应与其签订《车位服务协议书》，明确各方的权利和义务。
4.2.11将业主交付全部资料文件资料整理后及时交由资料文件资料管理员确认存档。
4.2.12资料文件资料管理员将交付资料文件资料整理存档后，由资料文件资料管理员将业主办公地址、业主及常住人员的资料文件资料录入电脑中。
4.2.13业主资料文件资料属保密资料文件，需专人保管，未经管理处经理批准或授权，任何人员不得查阅或记录。
4.2.14业主持有的门禁卡的电脑资料文件资料同属保密资料文件，未经部门经理批准，保管人员不得随便提供查阅。
4.3 转让房新业主入住手续的办理
4.3.1新业主须提供购房协议原件和复印件（管理处保存复印件），不需提供《房屋交付通知书》，管理处不需伴随业主验房，其他规定参照4.2.1——4.2.7条款执行。
4.3.2 新业主入住手续办理完毕后，管理处应及时将相关信息以书面或邮件形式知会管理处相关部门及地产客户服务中心。信息内容包括：房号、原业主姓名、新业主姓名及联系方式、新业主身份证号码等。
6 质量记录
******6.1-*01-*1《业主资料文件资料卡》
******6.1-*01-*2《卫生间、厨房闭水试验记录单》
******6.1-*01-*3《商品房交接验收记录单》
******6.1-*01-*4《顾客钥匙/物品领用清单》
******6.1-*01-*5《装修管理服务协议》
******6.1-*01-*6《房屋交付文表签收单》