集团备用金管理制度.doc

xx产业集团有限公司
备用金管理制度

第一章 总则

第一条 为保障集团公司及下属各项目公司、专业公司和医院（以下统称为“公司”）的各项经济业务顺利进行，加强备用金管理，有效控制日常资金流动，厉行节约，提高经济效益，依照国家有关规定和公司内部管理需要，制定本制度。
第二条 公司各个职能业务部门为备用金的管理部门，根据工作性质不同，承担不同的责任和义务：发生备用金的职能部门负责审核有关事项的合理性和必要性；财务部按照公司规定负责请付款、核销和报销。各个部门均应以公司规章制度和经营需要为准绳，严格把关，分别履行好各自的职责。
第三条 公司备用金的管理实行“单笔结清”原则，即有关人员在再次借支备用金之前，必须将上一次借支的备用金全额报帐、核销和清偿。上一次备用金未清偿核销的，财务部不予办理备用金的再次借支手续。
第四条 备用金系公司各职能业务部门的工作人员为完成零星开支和采购、差旅费支出等日常业务经营活动而向财务部预先支取的备付现金。

第二章 额度标准

第五条 根据公司业务经营活动性质和规律的具体要求，公司内任何部门、任何人员的单笔备用金控制额度设定在人民币8000元以下；因业务经营活动的特殊要求而导致单笔备用金额度达到或超过人民币8000元的，需由备用金使用部门预先提出书面报告，报最高签审批人批准后，按有关审批程序履行备用金借支手续。

第三章 管理要求

第六条 备用金借支
各类备用金的借支应按照公司有关制度规定，严格履行申报、计划、审批和请款手续。凡符合公司备用金管理原则的，由财务部办理相关借支手续；凡不符合公司备用金管理原则的，由财务部退回有关单据，不予办理借支手续，并督促相关经办人按照公司备用金管理原则进行整改。
第七条 备用金使用
有关人员借到备用金后，应严格按照规定用途使用，不得转作他用、转借他人或用于个人周转。不再使用的备用金，应及时办理有关报销、核销和退还手续，不得在个人手中无故滞留。
第八条 备用金报销、核销和退还
各类备用金在使用后三日内，有关经办人必须持合法、合格的单据票证，按公司有关制度规定履行相应审批手续后，到财务部办理报销、核销和退款手续。如有特殊情况不能按上述要求办理有关手续的，应在备用金使用后二日内向财务部提出书面申请，经财务经理批准后，予以顺延，但顺延期限最长不超过备用金使用后十日。无正当理由且未及时申报顺延的，财务部拒绝办理备用金再次借支手续。
第九条 备用金日常管理
一、财务部应绝对遵从公司备用金管理原则，严格审核、报销和核销各种借支款项。
二、司机外出需付过路费、汽油费等，经行政部门主管批准和财务部审核，可向财务部借支定额备用金，最高额度不得超过1000元，每年末进行清结和额度重审。除此之外的其它部门和个人，原则上不予核发定额备用金。
三、财务部每月15日前打印备用金对帐单，发放给各备用金持有人，由各备用金持有人自行进行对帐。如有疑问，应及时向财务部提出询证和复查要求，财务部应立即作出答复和相应处理。
四、对单笔备用金未能按照前述规定及时进行报帐清偿核销且使用后未清结时间超过十日的，财务部应及时向备用金持有人发出催结通知；备用金持有人在接到催结通知后二日内必须办理该笔备用金报帐清偿核销手续，否则，财务部有权按照有关处罚规定对备用金持有人予以处罚。
五、各备用金持有人必须对所持备用金认真保管，如有遗失、失窃，不论何种原因，必须全额赔偿。
六、持有备用金的员工离岗离职，必须首先做好备用金清退工作。未办理清退或交接转移工作的，不予办理有关调转手续。
七、财务部应做好备用金的清查监督和催结催收工作，并应于每年年末对备用金的全年流转工作进行书面总结。

第四章 处罚规定

第十条 未按照前述有关规定及时办理报账核销手续：从经办人或经办部门负责人（经办人自身不足抵扣的情况下）当月工资或其它收入中如数扣回原借金额并对经办人和经办部门负责人按拖延的日历天数同时处以每日人民币20元的罚款；
未遵守前述其他管理要求：除追还原借金额外，对经办人和经办部门负责人同时处以人民币100元的罚款。

第五章 作业流程

第十一条 备用金借支
规定额度内的备用金借支审批程序为：经办人填制借款单 - 部门负责人审批 - 财务经理审批 – 最高审批人审批 - 领款；
达到或超过规定额度的备用借支审批程序为：经办人拟定书面报告 - 部门负责人审批 – 最高审批人审批 - 经办人填制借款单并备附经审批的书面报告 - 财务经理审批 - 领款。
第十二条 报销和核销
员工报销和核销备用金时，应取得合法、合格的原始票据。无原始票据、原始票据不合法或手续不全的，财务部不予报销和核销。
预借备用金事后报销时，原“借款单”作记账凭证的附件，不退还借款经办人。报销时由财务部出纳开具收据交借款经办人，收据注明原借款金额和报销时退回或补付的现金。
具体的报销和核销审批程序，可区分费用或项目支出性质确定，分别遵从公司相关的制度规定执行。
第十三条 对急需办理的特殊借款事项而最高审批人不能现场签字的，财务部门电话请示最高审批人同意后，可予以办理预付款或报销；财务部门同时在相关单据上作好有关记录，以备事后补足签批手续。

第六章 表单格式

第十四条 备用金申请、报销和核销的表单格式如下。
借款单

第七章 附则

第十五条 本制度未尽部分和涉及到的其他支出，可参照公司有关规定执行。
第十六条 本制度的解释权和修订权归属于公司财务审计部。