新三板上市公司物资管理制度模版.docx

物资管理制度
第一节 总 则
第一条 为了加强公司物资供应及管理工作，确保生产经营工作正常进行，特制定本制度。
第二条 物资是企业资产的重要组成部分。加强物资管理，就是按照企业生产和经营工作的需要，做好各类物资的计划、采购、验收、储存、领发、使用、回收、更新和核算等工作，达到优质、低耗、保障供应的目的，为企业完成各项生产经营目标，创造有利条件。
第三条 供应部应根据公司制定的各类物资质量控制标准，合理选择供货商，建立稳定可靠的物资供应渠道，做到合理储备、科学管理。
第二节 物资的供应范围
第四条 本公司物资按用途分为两大类：
第一类为生产、经营、建设物资；第二类为办公、生活用品及职工劳保福利用品。
第五条 生产、经营、建设物资包括原、辅材料、各类设备、备品配件、五金交化、水暖电器、建材、化学试剂器皿等；职工福利、办公、生活用品包括劳保用品、办公设施、办公家具用具、印刷品等。
第六条 生产、经营、建设物资、职工福利用品等，按照分项采购集中管理的原则，统一由供应部进行采购、供应、管理；办公、生活用品等分别由办公室、办公室计划、采购、供应、管理。
第三节 物资供应计划的编制
第七条 物资需求计划是企业有计划地组织物资采购的前提，也是企业加强物资管理、保证生产顺利进行，减少流动资金沉淀，达到合理储备，按需采购的重要程序。
第八条 物资需求计划要做到有依据、有核算、并根据物资要求量和自有贮备量进行编制，做到及时、准确、全面，真实。
第九条 生产所需的常用原、辅材料等和常用消耗材料，根据核定的库存常量和实际月耗用情况，分别由保管员、需求部门编制需求计划表。
第十条 在建工程、技改项目的工程物资，由工程项目负责部门根据设计方案，工艺要求，提出该项目所需材料的工艺计划，经总经理批准后，编制物资需求计划。
第十一条 包装材料的供应计划，根据公司下达的生产计划，结合库存材料余额由供应部编制采购计划。
第十二条 办公、生活用品，分别由办公室、办公室根据实际情况编制采购计划。
第十三条 物资需求计划表必须由各生产单位，确定专业人员，根据用途和生产要求准确填写：物资名称、规格型号、数量、计量单位、技术要求、供应时间和地点等；特殊说明在备注栏注明，属非标制作的必须附有图纸或样品。
第十四条 各生产单位，部室物资需求计划应在每30日前编报一次，供应部对全公司的物资需求计划进行汇总，做到有计划的统一采购。
第十五条 对于生产单位所需特殊材料、不常用备品、备件等，由各生产单位指定专人，根据设备运转情况和工艺变化要求，提前15天编制材料需求计划表。
第十六条 物资需求计划的提供，要做到既要保证生产、经营工作的正常进行，又要减少库存和流动资金的沉淀。各生产单位、部室应根据轻重缓急的实际需要，按物资类别核定各类材料合理的库存量，耐用备品、备件一般保证半年的库存量，常用材料一般保2月库存量。
第十七条 供应部在接到各单位的物资需求计划后，计划员必须认真核对，对审批手续不全，名称、规格型号有误，数量不清的应及时与报送单位联系核实避免误购。
第十八条 各生产单位及部室编制的各类物资计划，应一式两份填写，经使用部门负责人签字确认，分管领导审核，一份由上报单位备查，一份送被批准采购的部门实施采购。
第十九条 供应部对各单位、部室的物资需求计划，进行分类汇总后，编制物资采购计划表，报主管领导批准。物资采购计划表一式四份，供应部存档一份，保管员一份，用于按采购计划实施入库验收；财务部一份，用于对计划执行情况进行监督；采购员一份作为实施采购的依据。
第四节 物资目录的编制
第二十条 鉴于公司生产单位物资种类繁多，收发料频繁，为避免因物资品种、规格、计量单位、材料价格不同造成材料核算和管理上的混乱，供应部必需结合公司财务管理制度，编制全公司统一的《物资目录表》。
第五节 物资的采购
第二十一条 物资的采购是实现物资供应计划的重要环节。供应部必须按计划保质、保量按期购回。
第二十二条 供应部要对各项物资建立采购价目表，并在月初将上月采购物资的价格情况进行汇总，对于价格变化较大的物资要做出特别说明，上报主管领导及相关部门。
第二十三条 供应部必须对进厂的一切物资建立供货商档案。供货商档案包括供货合同，供货商的基本信息、业务往来函件、资金支付单、业务履行记录等，并要定期对供货商供货情况进行评价，发布合格供货商名录，增加采购工作透明化、公开化。
第二十四条 公司生产性物资的采购工作由供应部根据各生产单位、部室所需求物资的轻重缓急分批组织实施；非生产性办公、生活用品等物资由办公室、办公室根据库存及消耗情况，按采购计划要求的质量，数量和品种进行采购。
第二十五条 物资采购前必须对签发后的物资计划或物资清单进行登记。按期完成采购任务的核销当月采购计划，未按期完成的必须重新签发、登记。
第二十六条 采购人员在接到采购计划后，必须先核实计划表上填写的内容是否完整，对名称，规格型号不清，设备及备件产地不详的可拒绝采购，但必须将情况及时反映部门领导，待查明后再予以采购。
第二十七条 为了防止避免采购人员对需购入物资设备，配件的用途，性能识别不清，造成所报非所购，所购非所用，导致延误生产的情况发生，要求采购人员应尽可能事前深入各生产单位，对不太熟悉的需采购物资查看实物，详细了解其性能及用途。
第二十八条 物资的采购要坚持按需购货、质优价合理的原则。在买方市场条件下要按“货比三家”或招标采购的原则，选择质优价合理者购入。
第二十九条 对设备、备品配件、原材料的采购必须做到先签合同后购货，分期付款、预留质保金的办法，防止在使用过程中出现质量等问题给公司造成经济损失。
第三十条 凡属外购的大型设备、配件及大宗原材料的订货必须采用先公开招标，与中标的供货商签订合同。采购合同经公司法务部、分管领导审核后方可签订生效。涉及企业巨额资金的大宗物资合同必须经董事长签字后方可生效。签字生效后的合同要交具体采购部门业务主管登记，并建立合同登记台帐，以便及时清结合同。
第三十一条 部分有特殊要求的原辅材料（如化验试剂等类物资，具体名录由质管部门或使用部门提供）采购前，除与对方索要检验报告单、产品合格证等材料，还要求先送样品，经公司检验或试用，确认其质量符合生产要求，价格经济合理时方能按采购计划购进，以免给公司造成不必要的经济损失。
第三十二条 在建工程或技术改造项目需购置的设备必须先索要对方的使用安装说明书及相公技术资料参数，主管部门派专业人员查询或实地考察、认可其性能能够满足公司生产要求时，方可采购。
第三十三条 物资采购按物资计划清单批准的地域采购，常用物资实行定点直达方式，减少或者杜绝中转环节，采购要实行最高限价。供应部与财务部要根据市场供求情况，对经试验确属质量好、价格合理、消耗低、厂家正规的常用大宗材料（如，备品备件、电器、水暖五金、钢材、工具、化玻、药剂、原料、燃料等）均实行定点单位采购，在非定点单位采购以上材料不予以付款。
第三十四条 对危险物资的采购必须在公安部门指定的物资部门进货、并事先办好准运证、准购证。
第三十五条 对于生产材料等大宗物资的采购应多渠道少环节，以铁路直接运输到火车站；应注意分批均衡到达，避免超出库存常量。
第三十六条 对包装材料的采购，供应部必须根据生产成品数量，结合各项材料库存、在途材料数量、相关材料的配套情况，进行合理性订购，保证各种材料的配套和正常使用。
第三十七条 采购员必须保证采购物资的数量和质量。公司在物资采购上实行质量服务跟踪责任，若出现质低劣次、数量短少、规格型号不符、未按计划、人为增加库存量及超出公司限价高价购买的问题时，实行不合格材料不准入库，谁采购谁负责，物资采购部门将限期责令责任人向对方退货、索款、财务部不报销退货期间的运费、差旅费等。
第三十八条 采购人员在采购物资时必须严格遵守国家的政策、法律和公司管理规定，杜绝营私舞弊、收受贿赂，损害公司形象和损害公司利益的行为发生。一经发现要进行严肃处理；情节恶劣、给公司造成经济损失的给予辞退，构成犯罪的，移交司法机关处理。
第六节 物资验收入库
第三十九条 物资验收是对进厂的物资是否按计划采购订货，能否满足生产要求进行的质和量的检查，防止企业经济受损失的一项有力措施，也是供需双方进行财务结算的重要依据。
第四十条 验收工作必须是物资到公司后进行。材料验收合格后，保管员按要求认真填写材料入库验收单，字迹务必清晰无涂改，其程序按财务部的规定办理。
第四十一条 保管员对入库物资首先要根据采购员提供的采购计划单和购货清单对实物的名称、规格型号、数量、表面质量进行验收，对不按计划采购、型号数量不符，表面质次的物资，保管人员有权拒却验收入库，并应及时向本部门负责人如实反映情况。
第四十二条 所有物资采购运到后必须对数量、质量、型号等进行严格验收，生产设备类的物资质量验收由供应部牵头，根据实际需要组织质量监督管理部、使用单位及有关技术人员共同进行。
办公、生活用品的验收入库由办公室、办公室验收入库。
第四十三条 物资由采购人员、提货人员送库房验收并由采购提货人员提供物资发票或供货清单及物资价格，所购物资如无正当理由一般不能超过最高限价，不准由无关人员代替验收。
第四十四条 验收工作主要是对所购物资的质和量的验收。
第四十五条 质量验收的四种方法：
1、表面自身质量直观验收，既对外表粗糙、尺寸不符、生锈、掉漆、包装物损坏、包装箱盒材料的图案、色泽不符、歪斜不直、陈旧的物资不予验收入库。表面感官质量验收由供应部保管员负责；
2、内在质量验收，即对原、辅材料（如，煤、试剂等）必须取样化验等方式、方法，按检验报告单和公司规定或合同要求的质量进行验收，如质量达不到规定的必须标识后单独存放，及时将情况上报主管领导，采取措施；
3、对质量识别不准及辨别不清的物资，应及时与采购人员联系请有关技术人员协助验收，或通知使用部门进行试用，对其质量进行检验，以防次品进库，要避免长时间不验收超出供方按合同应对质量负责的期限，造成退货困难，给公司造成不必要的损失；
4、对原粮、包装材料的验收严格按《原粮验收管理办法》、《包装材料验收管理办法》执行。
第四十六条 对物资数量验收时应按计划和清单分别按验收要求进行点数、检尺、过磅和按理论计算，严禁进行估、测算。
第四十七条 对原材料或其它大宗物资到火车站的验收工作，由提货人员按铁路票、车数、吨位数进行核对验收，并作好详细记录。
第四十八条 对验收合格后的物资保管员应分类办理入库手续，以避免物资混淆不清，发生串库现象，给材料领用单位和自身造成工作的不便。
第四十九条 物资验收时保管员、采购员必须在场共同进行验收。验收无误入库后，保管员要在购货清单上签字认可，以便双方分清责任。
第五十条 物资的验收是明确采购人员和仓库保管员的责任界线，物资一经验收入库其责任由保管人员负责。验收中出现的问题保管员及时报告主管部门，以便责成有关采购人员查明原因。
第五十一条 物资验收入库后采购人员凭三单一票（物资购货清单、物资验收单、材料采购计划单、税务发票）到财务报账。为保证采购人员的安全，采购员外出只准带必要的差旅费，零星急用材料或特殊情况可带现金采购。
第五十二条 采购人员必须及时报账，材料到库后，必须按发票填列日期，在一月内将三单一票送交财务部。差旅费实行一次一报，超过二十天不予报销或因不按期报销而造成发票作废的，由采购经手人负责更换，公司不在报销差旅费。
第七节 物资的保管
第五十三条 物资的保管，是指对入库的物资，根据其性能特点，结合储存地的自然条件，进行合理存放和科学保养。仓库物资是企业资产的重要组成部分，保管员对所管物资负有直接的保管责任。
第五十四条 由于公司各生产单位所用的材料种类繁多，规格型号复杂，物资验收入库后保管员必须按其物理属性，化学性质及生产使用的范围，分门别类地进行保管，做到存放合理，零整分开，固定位置，便于收发和盘点。对于贵重的稀缺材料的记载必须精确，并集中保管，定期进行检查。为便于记账下账，入库物资可用编号和标签的方法进行区别，全公司物资实行统一的编号目录。
第五十五条 保管员在搬运同类型物资时，应按不同规格型号在货架上排放，做到下重上轻，上短下长，常用与不常用的物资应区别堆放，并及时挂上标签。
第五十六条 库房保管要在做到库容整洁整齐，卫生清洁的同时，还根据入库物资的性能做好科学保养工作和相关的防范措施，即必须采取防锈、防腐、防霉、防爆、防水、防火、防鼠、防潮、通风、采暖、排水等措施，使物资在一定时间内不变质、不损坏、不过期。对于易燃、易暴、有毒等危险物资，必须按公安消防部门的要求与其它物资分库并分别存放，要经常进行安全检查，以防发生意外事故。
第五十七条 库房要根据物资的化学性质配备设置一定数量的灭火器、消防水桶、消防斧、消防沙、消防土等，设置在明显地方，定期检查，以防患未然，做到有备无患。
第五十八条 要建立健全保管责任制，健全物资保管帐，收发料必须有齐备合法的手续。保管员对自己所管的物资，账目与材料会计帐必须做到帐证相符、帐卡相符、帐帐相符、帐实相符。材料验收上账，领用下账及分摊必须按财务规定的办法统一执行。
第五十九条 保管人员工作应保持相对稳定，如因事不能坚守岗位时，须经主管部门负责人批准，并指定代班人后方可离岗。
第六十条 保管员对验收入库的物资，必须按采购计划单保管联上载明的需求单位，将所到物资，以到货通知单的形式及时通知使用单位，否则由于材料到库未及时通知造成影响生产的责任由保管员承担。
第六十一条 保管员对验收入库物资必须认真保管，作好各项防范工作。如盘点时发现有数量短少，物资损坏，霉烂变质的情况，其责任由保管员承担，按原价赔偿。
第八节 物资的领用及退库
第六十二条 公司物资实行领用制。任何单位部门领用时，必须由领料人填写领料单，经本单位负责人审批签字后，保管员方可发料。非生产性单位或部门领用生产性物资，必须经对口部门的主管领导批准方可领用。材料出库单的填写内容必须完整，数字无涂改，否则保管员可拒绝发料。
第六十三条 为了降低成本，节支增收，杜绝重复领用，各单位必须实行一支笔审批制度，并指定专人领料。
第六十四条 材料出库单由办公室统一印制。材料出库单一式三联，第一联作为领料单位存根联；第二联作为财务联；第三作为保管联。
第六十五条 对在建工程和技改项目的领料，保管员应要求领料人在材料出库单上注明所属在建工程或技改项目，经与原编制的基建、技改物资需求计划核对无误后发料，避免所领非所用。
第六十六条 对规定有效期的材料，为防止过期，失效，领用料时应坚持“先进先出”的原则，合理安排使用顺序。同时加强对贵重物资的管理。
第六十七条 任何用料单位都应按需领料，不能私设小库房，以免影响公司重复购置，造成新的资金沉淀，同时导致生产成本忽高忽低，波动太大，影响成本考核，造成利润不实。
第六十八条 办公场所的必备设施及其它较为固定的低值易耗品、固定资产的领用，要按领料单上载明的部门，由领用物品使用人实行定置、定位管理，并建立部门使用人卡片、台帐，以便公司对资产进行管理。人员调整岗位或调离时，要及时换卡片和清缴手续。
第六十九条 工程项目用料，保管员可根据工程用料发料，月底二十七日前领料单结算清楚。对工程计划变更，在原计划基础上再需增加供料的情况，需经主管单位批准追加计划后，保管方可增加发料，否则有拒绝发料。
第七十条 对下列物资的领用必须实行交旧领新制度：
（—）电器仪表类：1、各类开关包括空气开关、万能转换开关、手并开关；2、交流接触器；3、电度表；4、电流表；5、电压表；6、气压表；7、压力表；8、流量表；9、温度表；10、氧气减压表11、乙炔减压表；12、导绳器；13、连轴器等；
（二）工具类：1、断线钳；2、手摇油泵；3、各类扳手；4、各类大锤；5、台虎钳；6、手沙轮；7、各类电焊；8、滑轮；9、压接枪；10、割炬；11、焊炬；12、电焊机；13、三抓拔轮器；14、电锤；15、倒链；16、游标卡尺等。
（三）各类轴承。
（四）水暖类各类阀门包括：1、热冷水嘴；2、研磨斜式阀门；3、直流式衬胶阀；4、衬胶隔膜阀；5、阀门；6、海地阀等。
（五）备件配件：1、出进料衬；2、各类主轴；3、活动齿板；4、固定齿板；5、电振线圈；6、铜套；7、齿轮油泵；8、小齿轮；9、大齿轮；10、电机及线圈等。
（六）部分办公、生活用具等。
（七）其它。
对工具量具要建卡并入各单位的工具卡帐。使用单位也要建卡并完善领用卡片手续。
第七十一条 凡实行领料制的用料必须做到领料单日清月结。保管员必须在当月二十七日前将汇总表送财务部材料会计审核后进行财务成本核算。
第七十二条 无任何领料手续或有手续但无授权领导签字的领料单，保管员不得私自做主向外发料，否则造成的损失和责任由保管员承担。
第七十三条 本公司物资主要保证本单位正常生产用，原则上不外借或外调，因特殊原因非借不可的，在不影响本单位生产的情况的前提下，经公司总经理批准后方可外借或外调，借出设备工具超过一个月未还的必须作价调拨。对需出售转让的物资，经主管领导批准后，具体手续（包括外、外调）均由供应部负责办理，按程序由财务材料会计根据财务管理制度加收管理费开具调拨单，先交款，保管员凭盖有现金收讫或转账收讫章的调拨单发货。
第七十四条 保管员月底分摊下账时必须认真按料单上载明的领用单位或单项工程，进行汇总分摊，不能因分摊不准，而造成生产成本或单项工程材料费用造价不实。
第七十五条 保管员在分摊下账时，物资的单价，必须按财务规定的统一办法计算单价，不能按自己的经验想法随意确定单价，以防人为调整单价，发生费用失真，形成库存实物价值与物资账面金额不符。
第七十六条 在物资的领用和发放过程中，保管员必须坚守工作岗位，服务热情周到。对不符合领用规定的，要作好解释工作，使之能够理解。
第七十七条 错领错发的材料应退库或退换，并按财务部规定办理退库（退换）手续。办理退库（退换）手续的材料必须完好无损。不用的物资必须退库。发现领用的材料因质量、规格、型号不符、质量不合格的经相关技术人员鉴定确认后及时办理退库手续。退库物资填制红字领料单，签字审批与领料手续相同。
第九节 不合格产品的处理
第七十八条 对入库验收过程中发现的或使用过程中发现的不合格物资全部交入不合格材料库，由供应部统一进行保管、处理。
第七十九条 原材料的不合格产品实行退赔制。供应部应建立不合格物资登记台帐，对不合格物资的入库、退赔、处理进行详细记载。
第八十条 包装材料的不合格部分，每季度与供方协议处理一次。处理方式可以直接退赔产品，也可以按双方共同确认的不合格金额冲消应付帐款。
第八十一条 对于其他不合格产品由主管部门负责及时处理。
第十节 物资的盘点
第八十二条 物资盘点工作是物资管理中一项必不可少的工作程序，通过盘点、清库、查库，可及时发现和解决、纠正库房在物资管理中存在的问题，是提高资金周转率和物资利用率的有力措施。
第八十三条 物资的盘点分为定期盘点和不定期盘点。
定期盘点每年进行两次，上半年和年终各一次，由供应部、财务部、企划部组成盘点小组，对所有的材料进行认真、科学、细致、彻底的盘点。
不定期盘点，视管理的需要，随时进行。
保管员应随时对所管物资进行清查盘点，确保账实相符。
第八十四条 在盘点中要把不常用的、生产中淘汰的备件、材料及失效、霉烂变质的辅料、药剂另设盘点登记表，及时上报处理，以防影响生产，沉淀流动资金。
第八十五条 在盘点中，对出现名称相符，规格型号不同，账面串户，实物存放在一起的要进行处理，重新按规格，存放挂牌，盘点表上要进行单独登记调整。
第八十六条 盘点后，盘点小组要把盘点情况分类做出盘点报告，对于盘亏、盘赢物资必须查明原因，属自然损耗超过规定期限，原因不明或属保管不善等，报财务专题会讨论后，按会议内容决定进行处理。
第八十七条 因工作之需，公司对物资保管员实行双重领导，其核算业务由财务部负责指导、监督；其他日常工作具体由供应部管理。
第十一节 废旧物资的回收
第八十八条 各生产单位要要加强废旧物资的回收，大力提倡废旧物资的回收利用和统一集中交库工作，不得在生产及生活区域随意乱扔、乱堆、乱放。
第八十九条 供应部具体负责全公司各生产单位废旧物资回收、管理、再利用和处理工作，供应部应单独设立废品库，指定专人保管、分类存放，并建立废旧物资回收、处置台帐，逐笔登记核算。
第九十条 废旧物资回收范围：
1、各种入库物资包装物；
2、废旧工具；
3、已经老化，在生产中无法使用和修复的报废元器件、零部件；
4、各种无法利用的钢（板线）材边角余料等；
5、化工材料用的桶、瓶、编织袋及线材轱辘等；
6、用公款订阅的无价值的旧书、报刊杂志；
7、各类废油、配件、轮胎、管子等及其他物资。
第九十一条 回收方法：
1、包装物品，废旧工具，化学药品、辅料包装物及药剂的桶、瓶、袋等由所属部门、生产单位送交保管员入废品库；
2、完整可利用的外包装：如领料单位在领料时，所领材料有完整可供再利用的外包装物的，应按包装物的数量打借条，在生产使用过程中不得随意将包装物损坏，待材料用完后将包装物交废品库，否则按包装物的价值摊入领用单位的成本；
3、各生产单位报废无法使用和修理的备件、汽件、电器、仪表及没有利用价值的边角余料等均应填写清单，定期移交废品库，废品库保管必须按移交的数量给上交单位出具收条。
第十二节 废旧物资的处理
第九十二条 供应部负责对回收的各类废旧物资进行妥善保管，并建立登记簿做好入库、出库手续。
第九十三条 废旧物资除上交正规回收单位按规定价格处理外，对仍具有一定的其他使用价值尚需另行处理的废旧物资，要在能够处理的出去的前提下，尽量给公司多回收资金。
第九十四条 对生产上可以再利用的废旧物资，根据减少开支、修旧利废、降低成本的原则，尽量先由生产单位根据需要挑选、配用。凡属从废品库挑出的有用物资，同样要办领料手续，但不再计入成本。
第九十五条 公司及个人，不得自行处理或私分送拿废旧物资。本公司职工如有需要利用者，供应部可根据库存情况，按先生产、后个人，先厂内、后厂外的原则论价处理。
第九十六条 供应部对回收的废工具、零部件及生活中可利用的废旧物资经技术人员确认，能够修理改造的，可组织力量修理改造，重新核价验收入库，但必须对修理改造后物资做出明显特殊标记，任何单位或个人不得再一次交旧领新。
第九十七条 在修旧利废工作中对报废的贵重或稀缺零配件，经生产单位拆拼修理组装后能够再利用的，也应核价重新入库，并要给维修单位按一定比例进行奖励，以促进全公司的增产节约，增收节支。
第九十八条 一切废品的处理必须按材质和可能再利用的价值，按市场价格定价，价格由供应部领导上报公司分管领导同意后方可处理。
第九十九条 废旧物资的处理一律由供应部开票，财务部收款，其它单位和个人不得私自变价处理。
第十三节 罚 则
第一〇〇条 在物资采购计划编制、采购实施、物资保管、领用发放、核算，废旧物资的回收、处理等管理环节中违反本制度的规定，影响公司物资管理秩序或给公司生产经营造成损失的，按《xx公司管理人员失职责任追究管理办法》、《xx公示员工管理办法》的相关规定处罚。
第十四节 附 则
第一〇一条 本制度适用于公司所属、生产单位及部室。
第一〇二条 本制度经总经理办公会审议通过后发布实施。