备品备件采购和管理核心制度.doc

备品备件采购和管理制度
1、总则
1.1规范采购步骤，科学合理地采购备件，优化库存备件储存结构，提升备件有效利用率，确保备品备件供货立即，不影响设备维护工作。
1.2 备品、备件库房由项目部集中管理，以备件属性、特点和用途统筹计划、合理布局。管理关键任务是做好其接运、检验和验收；对库存进行保管保养；搞好库区计划，充足发挥库房和设备利用率；实施贮备资金下库，搞好库存结构分析；建立和健全仓库管理基础工作，达成数据化、档案化及计算机管理；搞好安全卫生工作，确保备品、备件和人身安全。
1.3加强备品、备件管理，正确提供库存物资信息，立即确保运行、维护、检修所需，加速物资周转，提升运行维护质量有着关键作用。
1.4备品备件质量和性能要求和原设备一致，通常情况下，必需选择和原设备同品牌同型号备品备件，因为设备停产，升级等原因造成无法取得原型号备品备件，项目部需立即向业主部门提出代用或升级方案，按业主部门审批后代用方案实施。
1.5接收业主部门对备品备件贮备情况和仓储情况进行检验，并按业主部门要求改善和完善备品备件贮备和仓储管理工作。每个月向业主部门报送备品备件库存明细和备品备件出库流水单。
1.6业主部门有权对项目部库存备品备件进行全局范围统筹调拨。
2、目标
为加强备品、备件集中统一管理，做好贮备工作，以确保设备正常维修和检修计划顺利进行，特制订本备品、备件管理制度。本制度明确了备品备件从申报、采购、入库、保管到发放领用制度及管理职责，对备品备件申报、采购、收、发、存进行控制。
 3、适用范围
本要求适适用于项目部维护、检测、试验设备备品备件及工装易损件管理活动。
 4、术语及定义
  4.1设备备件：为了设备维护保养工作顺利进行，在设备出现故障时缩短故障修复时间而备用配件。
  4.2待修件：不能正常工作但能经过修复再使用配件。
  4.3报废件：不能工作且无法修复或维修费用靠近甚至高于购置该件成本配件。
  4.4工装易损件：在工装使用周期内，需要数次更换零件或部件。
5、备品备件采购
5.1选择供给商
5.1.1在做采购计划后，选择合格供给商进行询价，议价，由项目责任人审核；
5.1.2凡常常性使用，且使用量较大宗材料，项目部应事先选定厂商，议定长久供给价格，呈准后通知采购部门依需要提出请购。
5.2价格调查
5.2.1已核定之物料，项目部必需常常分析或搜集资料，作为降低成本之依据；
  5.2.2项目部各相关部门，全部有义务帮助提供价格信息，以利比价参考；
  5.2.3已核定之物料采购单价如需上涨或降低，应附上书面之原因说明；
  5.2.4采购数量或频率有显著增加时，应要求供给商合适降低单价；
5.2.5项目部应随时掌握市场价浮动数据，以利于愈加好把握市场。
5.3询价、比价和议价
5.3.1依据采购物料品种、规格、标准、数量、和交付期不一样，采购人员应选择最少三家符合采购条件供货商作为询价对象；
  5.3.2采购人员依据过去采购情况，市场改变情况，和项目成本预算等情况，确定采购目标价格；
  5.3.3在得到供给商报价信息后，采购人员对供给商报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面进行查对，以确保供给商能够提供物料符合项目实际采购要求，并对供给商所报价格、交付期、售后服务等方面进行分析比较，方便选择条件最优供给商；
  5.3.4供给商提供报价之物料规格和请购规格不一样或属代用具时，采购人员应,送申报部门确定；
  5.3.5专用材料或用具，项目部应会同使用部门共同询价和议价；
5.3.6对于厂商报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方法向厂商议价。在要求权限范围内，采购人员应和供给商进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致；
5.3.7对重大物资采购，不管是技术、商务谈判，要确保参与人数不少于两人。相关价格、选型及其它技术、商务谈判，要求有两人以上参与。
5.4签署采购单
在采购作业所需全部条款和供给商达成一致后，采购人员需填写正式采购单，协议需要列明最少下列条款：
  ⑴供给商资料：包含名称、地址、联络人、联络方法；采购物料具体描述，包含品名、型号、规格等，如有超出标特殊要求需尤其注明；
  ⑵订单所采购数量/重量；单位包装数量/重量；包装件数；
  ⑶价格：单价，累计价、协议总额，定金或预付款；
  ⑷交付期：分批交付时应明确每批交付时间和交付数量；
  ⑸付款方法；
  ⑹所需质量证实资料（检验单、质保单、出厂证实单、化验汇报等）；
 ⑺质量确保条款：发生质量问题时进行退换或其它处理方法。
5.5订货协议
长久定货和大额进货，标准上均应经过签署买卖协议措施进行。应和承售约定买卖协议书一式四份，第一份正本存采购部门，第二份正本存承售商，第三份副本存请购单位，第四份副本及暂付款申请书第二联送会计部门供整理定金或付款用。
5.6紧急订货
项目部接到运维班组以电话联络紧急采购部件，应立即进行询价、议价，接到请购单后，按采购程序明确专员快速办理。
5.7进度控制及事务联络
5.7.1项目部将采购过程分为请购、询价、订货、交货四个阶段来控制采购作业进度；
5.7.2采购人员为能根据进度完成作业，应填制“进度异常反应单”， 并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核示后转送项目部，依请项目部意见确定对策处理。
5.8采购作业方法
5.8.1除通常采购作业方法外，项目部可依材料使用及采购特征，选择下列一个最有利方法进行采购： 
⑴集中计划采购：凡含有共同性材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各申报部门依计划提出申报，采购部门定时集中办理采购；
  ⑵长久报价采购:凡常常使用且使用较大宗材料，项目部应事先选定厂商，议定长久供给价格，呈准后通知各申报部门依需要提出申报。
6、验收入库
6.1入库前应依据设备《采购计划审批表》和《发货单》认真清点所要入库备品备件数量，并检验好备品备件规格、型号、质量（合格证），做到数量、规格、品种正确无误，质量完好，配套齐全，并在送货单上签字，如发觉不符时，应做好纪录，等候相关技术人员验收相符后再入库。
6.2保管员在备品备件进库时，依据采购计划审批表审核凭证，现场交接接收，必需按所购物品条款内容、物品质量标准，对备品备件库备件进行检验验收，并做好入库登记，即《备品备件入库单》。
6.3保管员要严格检验备品备件合格证，质量定性，是否符合运维所需备品备件技术要求。
6.4物品验收合格后，应立即入库摆放于指定位置。
6.5做到帐、卡、物相符合。
6.6易燃、易爆，易生锈、易腐蚀备品备件要单独存放，并定时检验。
6.7精密、易碎及珍贵物资要轻拿轻放．严禁挤压、碰撞，倒置，要做到妥善保留。
6.8做好防火、防盗、防锈、防冻、防尘工作。
6.9仓库常常开窗通风，保持库房内整齐。
7、出库程序
7.1备件出库应填写出库审批单，并由项目责任人签字审批。保管人员要做好统计，领用人签字。
7.2物件出库实施“优异先出、推陈出新”标准，做到保管条件差先出，包装简易先出，易变质先出。
7.3本着“厉行节省，杜绝浪费”标准发放物品，做到专物专用。
7.4对于相关部位专用备品备件领用必需要有项目责任人、技术责任人签字后方可领取。
7.5领用人不得进入库房，预防出现差错，依据领料单，由库管员进入库房查询领用相关备品备件。
7.6库管员要做好出库登记，并定时向部门主管做出入库汇报。
8、退库
8.1领出备品备件后出现用料变更或剩下时，许可退库。
8.2退库时要办理退库手续，退库需说明原因，并注明规格型号、数量和工号。退料需经领用部门领导签字。
8.3退库物料须进行必需质检或经测试合格后，性能、外观均不影响使用、表面不得有油污、全部资料齐全方可退库。
8.4库管员凭退库单及质检合格证将退库物料重新登记上帐
9、存放
9.1备品备件储存要统一计划、合理布局、分类保管、编号定位，备品备件储存要做到“四号定位”（库号、架号、层或排号、位号四者统一编号）、“五五摆放”（多种备品备件按品种、规格、形状和贮存要求，一五一十地摆放）、“三清”（数量清、材质清、规格清）、“二齐”（库容整齐，物资摆放整齐），按备品备件保管技术要求进行通风、清洗、干燥、定时涂油或重新包装。
 9.2备品备件要考虑优异先出，收发货快速立即方便，并留有最低库存，达成最低库存时，应立即采购。
 9.3对于库房内备品备件，未经上级主管领导审核同意，一律不准私自借出。
 9.4实施库存备品备件台帐制度，库管员每日凭出入库打印单编报房库日报表，并将全部库存物资信息录入电脑系统，形成电子仓库库存备品备件台帐。库存备品备件台帐必需在备品备件出入库后二十四小时内按要求项目填写，做到日清月结，凭单入帐不跨日，不准无据调帐。
9.5库存备品备件应于每六个月和每十二个月年底时盘点，发觉损坏、贬值、报废、盘多、盘少应分析原因，明确责任，并形成报表递交主管领导，经主管领导审批后进行帐面调整。
9.6库房要严格实施保卫制度，严禁非本库人员私自出入库，建立和健全出入库登记制度。
9.7库房严禁烟火和携入易燃易爆物品，明火作业须经主管领导审核同意，需开具动火证方可进行明火作业。
9.8常常检验电灯、电线、电闸、消防等设施器具，发觉故障立即维修排除，不得私自挪动或挪用消防器具。做好多种防患工作，确保备品备件安全保管。预防内容包含：防火、防盗、防锈、防腐、防霉、防鼠、防尘、防爆、防漏电。
9.9库管员应对库存备品备件进行定时（每个月）检验，并作好检验统计。对变质、霉烂、损坏物资，应立即隔离等候处理。
9.10在库房倒运备品备件时，要依据备品备件特征及大小、轻重不一样使用搬运工具，以避免碰撞损坏。
10、库区安全及纪律
10.1库房工作人员要加强安全意识，增强工作责任感，库房要有必需安全设施、灭火设备，安全通道必需保持通畅，水电线路必需无漏电漏水或裸露，以利防火、防盗等。
10.2天天一次检验库房内外防火设施，发觉问题立即整改并向主管汇报。合理安排库内堆位，预留足够出入通道及安全距离，安全高度。督促装卸工按指定堆位整齐叠位。发觉倾斜要立即纠正。严禁在货堆上行走、坐卧，严禁在货堆旁通道坐、卧。
10.3库房工作人员不得私自离岗。库房无人时必需上锁，无关人员不得进入库区。
10.4任何人不得私自挪用、试用、调换和外借库存物料。
11、库管员职责和权限
11.1库房主管人员要熟悉、掌握物料管理相关政策及要求。
11.2组织制订库房物料收、发、保管等方面规章制度和工作细则，并认真检验落实。
11.3掌握库存物料情况，组织仓库人员做好物料收、发、保管工作。
11.4负责库房计划，提升库房利用率。
11.5负责抓好库房安全及管理工作，落实防潮、防火、防盗等方法。发觉问题立即汇报，并主动采取有效方法。
11.6组织库房库存盘点、帐物查对。
11.7上岗后第一时间应对仓库门，窗及各库区存放物资进行巡查，发觉异常立即汇报。
11.8天天下班前对各库区门，窗等进行检验，确定防火、防盗等方面确无隐患后才可离岗下班。
11.9天天打开一次各库区门，窗一小时，让空气对流，更换库内空气。
11.10天天打扫库内地面卫生。地台板要摆放整齐。周末应打扫库内全方面卫生工作。
11.11天天一次检验仓库区内、外防火设施，发觉问题要立即整改并向主管报。
11.12熟悉所管物料名称、规格、型号、数量、保管要求和特殊或高精密备件保管方法。
11.13负责入库备件验收，对验收合格签收《发货单》并开具入库单，对入库备件建立明细帐卡。入库备件以入库凭证为依据，做到数量正确、入库立即、帐物相符。
11.14备品备件出入库时，库管员应依据，进库单、出库单核准出入物品名称、批号、数量，正确地收发货，收发完成后，应立即填写挂在货架上货卡并立即入帐。
11.15对入库备件分类堆放，做到分类清楚、堆放整齐。
11.16负责按《领料单》发放备件，并作好出库物料帐卡登记。出库备件帐卡要清楚、无差错。
11.17负责库内备件保管，不得出现丢失、损坏现象。
11.18负责库房安全，坚持检验制度，发觉问题立即汇报，并主动采取有效方法。掌握灭火器材正确使用方法。
11.19果断拒绝手续不齐物品进出。对于货物正常出入，库管员要按要求填写各类单据，尤其是出库单，无出库单果断不准带备品备件出仓库。
11.20按要求做好库存盘点、帐物查对及库存量统计。
11.21极提出有利于库房管理提议及改善意见。
11.22运行维护班组是备品备件归口管理部门，负责备品备件清单制作及优化更新。
11.23运行维护班组负责对申报备件及报废件确实定；负责优化备件品牌及替换件；对库房备件使用情况监督检验；负责到库房现场查询设备备件贮备情况。
11.24库房管理员负责组织保全员修复待修件。
11.25项目部依据库房、现场《半月备品备件请购项目清单》采购备件。12、工作程序
12.1 制订备品备件安全库存关键设备备件清单
  12.1.1项目部依据设备说明书《设备检修保养指导书》、《设备台帐》制订《备品备件清单》，发放给库房备品备件保管员。
  12.1.2《备品备件清单》应包含类别、名称、规格型号、更换周期、最大和最小库存、适用设备、取得途经、代用件、采购周期等内容，《备品备件清单》应依据实际使用情况进行优化补充，不停连续改善。
  12.1.3新增设备设备维修班更新《备品备件清单》
  12.1.4新设备随机附带备件入库，记手工帐。
12.1.5在保修期内设备标准上也应建立备品备件，以确保设备可动率，设备厂家赔付备件可用于补足库存。
 12.2设备备件采购申报
  12.2.1在备品备件库建有库存，每个月末库房依据期末库存《设备备品备件清单》，实施零采程序；未到期末即达成最小库存填写《急件请购单》快速补足。
  12.2.2更换周期较长不留备件，保管员负责在充足考虑提前期情况下按月填报采购。
  12.2.3突发故障损坏备件由保管员填《急件请购单》交项目部快速采购。
   12.3 待修件、报废件管理
  12.3.1 替换下来零部件，由保管员及项目责任人在一周内作出处理意见。
  12.3.2 对于待修件，保管员负责进行修复，维修后零件经技术责任人检验合格后记入手工帐，库房应以修复件优先出库为标准。
  12.3.3凡符合下列条件之一者做报废处理：
  （1）备件严重损毁无法修复；
  （2）使用时间较长，外形严重损坏，修理后达不到技术指标；
  （3）更新换代，技术落后，效率低，经济效益差；
  12.3.4因为设备改造、清理、报废等原因造成不再使用备件，每个月25号前项目部填写《废弃物处理单》，报项目部责任人审核处理。
  12.3.5 库房对待修件、报废件必需定置管理，做好标识，建立清单。
12.4  统计分析和连续改善
  12.4.1每个月末运行维护班组对备件存贮更换情况进行统计，寻求改善机会。改善机会包含库存降低增加，备件质量，采购成本，采购周期等。
  12.4.2运行维护班组将改善方法更新到《备品备件清单》。
  12.4.3运行维护班组将备件管理情况纳入设备月报。