房地产公司内部控制-工程项目管理-流程描述.doc

公司名称
xx实业有限公司
流程名称
工程项目管理

流程描述

本流程涉及制度
l 《招投标管理规定》
l 《工程管理细则》
l 《施工现场签证管理规定》
l 《工程预结算管理规定》
l 《工程预（结）算流程》
l 《工程款、结算款审批规定》
l 《付款控制程序》
流程总述
本流程包含以下内容及主要步骤：工程招标管理、工程进度管理、工程变更管理、工程质量与安全管理、工程质量与安全管理、工程支付管理、工程档案管理。本流程旨在促进项目的建设和实施,促进企业价值的增加及目标的实现。主要涉及部门与人员有：工程部、技术部、预算部、计划部、项目部等。
业务环节
1. 工程招标管理
2. 工程进度管理
3. 工程变更管理
4. 工程质量与安全管理
5. 工程支付管理
6. 工程档案管理

1.工程招标管理
1.1合格供应商名单的建立与维护
招标经办部门各专业工程师根据所在城市的工程建设实际情况、各供应商资质能力、工程建设质量及以往合作经验，对供应商进行初步筛选，填制《合格供方考察审批表》，经经办部门经理、分管副总审核，总经理审批后，建立合格供应商名单，并通过供应商台账进行记录与维护。
注：招标经办部门因招标标的不同而异：设计类招标由技术部经办，工程建设类招标由工程管理中心经办，材料、设备采购由成本管理中心经办，设计、工程建设类招标中经济标部分由成本管理中心协办。下同。
1.2招标小组的成立
招标经办部门牵头，组织工程管理中心各专业工程师、技术部各专业工程师、成本管理中心相关人员等组成招标工作小组，并由公司分管副总及总经理任招标小组领导。
1.3邀请招标对象的确定
招标小组对信誉较好的可选承包商进行资质调查，确定邀请招标的承包商名单，由工程管理中心、技术部、成本管理中心进行会签后，报公司分管副总及总经理审核并批准。
对于新引入的供应商，在确定入围前，由公司相关部门组织人员进行现场考察，并形成《考察纪要》，报公司分管副总及总经理审核并批准。
1.4招标文件的编制
招标经办部门对口专业工程师编制招标文件，并组织工程管理中心、技术部、成本管理中心等相关部门进行会签后，报公司分管副总及总经理审核并批准。
招标项目如需编制标底，应根据设计图纸及有关资料、招标文件，参照国家规定的技术、经济标准规范及定额进行编制，标底在开标前必须严格保密。
1.5招标通知与投标答疑
招标文件、投标单位经审批确定后，经办部门按招标文件约定的时间向投标单位发出招标文件。
根据招标项目的需要，经办部门组织组织现场踏勘、答疑会，对投标人提出的招标文件和现场踏勘中的有关问题做出详细说明和解释，同时将所有说明和解释以书面形式知会所有投标人。
经办部门接收投标文件时，检查其有效性，并要求投标人做出纠正。
1.6开标、评标与定标
招标经办部门在投标截止后，召集相关部门人员进行开标。开标按先开技术标、后开经济标的原则进行，技术标评审不合格的单位，经济标不予开启。
技术标的开标，由经办部门在计划部的监督下进行。技术标评标小组完成评标后，应形成书面的明确评审结论，并签字确认后交付经办部门。
技术标评审完成后，经办部门分管副总召集相关部门人员，进行经济标的开标，评标小组经过评定后，确定2至3家洽谈单位，排定名单次序，提交分管副总及总经理审定。
经办部门分管副总组织相关部门人员同投标单位进行竞争洽谈，采取优胜劣汰的原则，选定最低价的报价单位作为中标单位。
依据最终洽谈结果，经办部门填写《招投标结果呈批件》及定标报告，详细说明该次招投标活动的过程，由公司总经理签字确认中标单位，发给《中标通知书》；对于落标单位，在合同签署后五个工作日内发给感谢函并无息退还投标保证金
注：技术标评标小组一般由技术部门、成本控制部门和工程管理部门指定相应专业人员组成，对于专业性较强的招投标项目，可外聘有关专家参与评标。
1.7工程合同审核与签订
经办部门自中标通知书发出后，依据中标标价、招标文件和投标文件的内容，按照公司合同管理规定拟定合同，填报《合同审批表》与合同草案及相关材料一并移交相关专业部门审核，并由经办部门报公司分管副总及总经理审批。审批程序完成后，经办部门拟定合同正稿，经计划部核对确认后办理合同签署手续。公司合同由法定代表人签署。如法定人代表授权总经理签署的，需签发授权书。
1.8工程合同的履行监控
工程合同签订完成后，计划部根据合同内容登记工程合同台账，并根据合同履行及工程款项支付情况，更新工程合同台账。
项目部对合同相对方的履约行为进行日常监控和管理，若出现合同相对方的违约行为，则按照合同约定进行处理；财务部对合同的收付款情况进行监督；计划部按照合同相关要求对合同履行情况进行检查。
2.工程进度管理
2.1项目施工组织计划的编制与审批
施工单位在开工前编制《施工组织设计》，报送监理单位监理工程师审查并提出审查意见，并经总监理工程师审核签字确认后，逐级提交项目部审核并确认。
2.2项目设计技术交底
施工单位、监理单位、设计单位、项目部召开设计交底会，通过交底会对设计技术要求进行详细沟通说明、对设计图纸中出现的问题进行沟通修正，并形成会议纪要，由参与交底各方签字确认。
2.3工程进度计划的编制与审批
项目部根据项目开发计划安排每月及每周的工作计划，报项目经理审核并确认后，按照工作计划督促、协调现场施工单位的工程建设进度。
项目部要求施工单位按照要求编制月度及每周的《施工进度计划》。
2.4工程现场进度监控
项目部对施工现场进行巡视，对工程进度进行监控，如果发现有进度拖延或预计无法按照施工进度完工的情况，由项目部专业工程师填制《工程通知单》，经项目经理审核后，下发至施工单位。
2.5项目进度协调
若出现重大施工进度拖延，工程管理中心或项目部组织各施工单位召开工程进度协调会（或监理例会），分析工程进度现状，讨论相应的对策，并形成书面的会议记录。
2.6项目进度讨论与总结
项目部每周召集施工方、监理单位举行监理例会，讨论分析关于工程进度、工程协调、工程质量、现场管理等问题，并形成例会纪要，例会纪要由监理单位及项目部进行妥善保管。
2.7工程进度考核
项目部定期组织包含工程进度的检查，对施工单位进度执行进行考核，并就考核结果按合同实施奖惩。
3.工程变更管理
3.1工程项目设计变更
详见“项目开发”流程。
3.2工程项目现场签证
项目部向施工单位下发盖有公司公章的工程业务联系单，并由项目部及监理单位进行现场见证，填制见证记录；施工单位施工完毕后，填制签证单，由监理单位签字确认后，报公司相关部门/领导审批。
工程变更造成签证，引起的造价增加的，单项签证工程造价在5千元以下的由经办部门签认，5千元至1万元由经办部门、技术部、预算部共同协商处理，1万元以上，报公司领导审批。
3.3工程变更监控
设计变更/工程洽商完成后由经办部门每月定期将上月度的全部变更单/变更记录交成本管理中心备案，未经成本控制部门备案的变更不予结算。
4.工程质量与安全管理
4.1工程监理单位的选定
工程监理单位主要通过招标的形式选定，其选定的流程参见工程招投标流程。
4.2工程监理的日常管理
项目部负责对监理单位的工作实施情况进行日常监控，并在每周的工程例会上听取监理单位的汇报，对监理单位的工作文档（注）进行检查。
注：监理单位工作文档主要包括但不限于：监理日志、监理月报、例会纪要、隐蔽检查记录、专项验收记录等。
4.3工程质量目标的确定
公司与施工方在工程合同中约定工程质量管理的目标条款，施工单位根据合同规定进行质量控制。
4.4工程质量控制
甲供材料由项目部专业工程师、监理单位、施工单位共同进行验收，并由验收各方签字确认；监理单位对施工方所采购的生产材料的质量进行抽样检查，并形成书面记录；项目部不定期对重要的乙供生产材料进行抽检。
监理工程师依据工程合同、设计图纸、施工质量验收规范等文件，对施工方施工质量进行检查，并在《监理日志》中进行记录。
4.5工程巡检
工程管理中心每月/周组织巡检，如果发现工程质量问题，由工程管理中心向施工单位发出整改通知，要求施工单位进行整改；并由项目部对整改情况进行跟进。
4.6建立安全管理体系
公司与施工方在合同中约定了施工安全管理相关条款；公司与监理单位共同制定了详细的监理规划、监理实施细则、施工安全监理实施细则等相关制度，对监理工作进行规范；公司要求施工方对安全施工措施进行设计和规范。
4.7工程项目安全事故应急处理
公司要求施工方对安全事故应急处理预案进行明确，当发生安全生产事故，按照预案规定逐级上报并妥善处理。
4.8安全生产教育
工程部协同项目部与施工方、监理方进行安全交底，并要求施工方开展安全生产培训；项目部在定期召开的监理例会上，对参会人员进行安全生产宣传教育，并在生产现场，悬挂安全宣传标语。
5.工程支付管理
5.1工程阶段性验收
施工单位向项目部及监理单位提出阶段性验收申请，经项目部专业工程师、项目经理、项目部总经理审核并确认后，由项目部、监理单位、及施工单位共同实施阶段性验收，并由验收各方在验收报告上签字确认。
5.2进度款的结算与审批
施工单位填制《工程/材料请款申请》，经监理单位及公司项目部审核确认后，由项目部填制《付款审批表》并附施工单位提供的发票、阶段性验收记录、工程合同等付款证明文件，按照公司的工程款付款权限逐级报批。
对暂时未有明确的预算、总价按定额结算、合同总价为暂定总价的合同，如土建合同、安装合同等，由项目部专人跟进送预算部审核后办理付款审批。
5.3进度款支付与账务处理
财务部出纳根据审批后的《工程/材料结算（付款）申请》，核对相关付款证明文件，核对无误后，进行付款，并由会计人员针对付款事项进行相应的账务处理。
5.4工程竣工结算
工程竣工验收合格后，施工单位提交竣工资料和结算书给项目部门，项目部组织审核合格后，现场管理工程师及部门经理必须在竣工图上签字。竣工图资料及结算书由项目部送公司资料室，同时填写工程结算审批表并书面通知预算部。预算部审核后出具编制人及审核人签字、施工单位签字盖章的结算书及填写工程结算审批表并报投资管理部门，计划部组织二审，通过后报公司领导审批。计划部通知结算编制人员和审核人员在结算书上加盖造价工程师专用章,并将结算资料（原件）送资料室存档。并完成付款流程。
5.5工程决算
各经办部门将《工程决算审批单》和决算材料一并送预算部初审。初审无误后，送计划部审核，如须进行二审，则由计划部负责选定单位组织二审。计划部审核无误后送分管领导与总经理审批。
经办部门根据已审批通过的《工程决算审批单》，填写《付款申请表》，与合同复印件、竣工验收材料及其他相关材料一并报计划部、财务部分管副总审核，总经理审定后由财务部办理付款。
5.6专项验收
项目部组织各单项验收工作负责人实施专项验收，对验收结果进行记录，并向分管副总、总经理报验收进展及需要协调解决的事项。
5.7竣工验收
监理单位组织监理单位及施工单位相关人员进行初验。
初验合格后，由项目部组织内部验收，内部验收后，项目工程部督促施工单位对需要整改的地方进行限时整改，施工单位整改后，项目部进行再验收，合格后进行竣工验收，内部验收形成《内部验收报告》。
内部验收合格后，项目部按政府职能部门有关规定，领取并填报有关表格，申请竣工验收， 项目部督促施工单位按公司要求完成政府职能部门对工程技术资料的审核和实体质量检查； 在政府职能部监督下，项目部组织施工、勘察、设计、监理等相关单位进行竣工验收，竣工验收结果记录在《单位工程质量验收记录》中。
5.8竣工验收备案
竣工验收合格后，项目部在规定的时间内持质监意见书将工程档案移交市城建档案馆领取档案认可书，计划部持质监意见书及档案认可书办理竣工备案手续。项目部应将工程档案备份，一份交公司资料室，一份交物业公司，并填写《工程资料（档案）移交清单》。
6.工程档案管理
6.1工程实施过程档案管理规范
公司制定了工程档案管理方面的规定，并在项目部设置资料员岗位，实施档案管理工作；公司定期或不定期对各项目的工程档案管理情况进行检查。
6.2工程竣工档案资料移交和归档
项目竣工验收后，施工单位将施工相关资料交付项目部，项目部将工程项目档案进行整理、存档保管并建立工程档案资料台帐。
6.3工程档案资料借阅管理
借阅工程档案资料时，由借阅人提出借阅申请，经档案管理人员批准后方可取阅，并进行借阅登记。