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外委设计项目协调管理作业指引

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1.
一、 作业指引目的
明确并规范公司的外委项目的设计协调管理流程，保障设计成果质量与进度，确保此类型项目设计工作的顺利进行。
二、 适用范围
适用于公司下属所有外委设计项目设计协调工作。
三、 职责
3.1 设计管理部/总工室
2
3
3.1
3.1.1 组织项目设计前期调研工作和准备协调工作；
3.1.2 负责项目设计各阶段的协调管理工作；
3.1.3 负责向工程部和供应部进行技术交底；
3.1.4 协助后期招标工作；
3.1.5 负责施工阶段技术支持工作。
3.2 其他相关部门
1.1
3.2.1 根据设计部门需要提供相关协助；
3.2.2 根据设计评审规范要求，参与各阶段设计任务书、设计成果的评审并提供建议或意见。
四、 关键活动描述
2.
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4.
4.1 外委设计供方的选择
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5.1.
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4.1
4.1.1 项目外委设计原则：
1) 任何外委设计合同必须另附申请报告；
2) 住宅项目不允许外委设计，若遇特殊情况确需外委的，需报集团领导特批；未经批准擅自外委设计的，法务、行政、财务等相关部门不得为其办理合同审批及付款手续；
3) 公建项目，可根据需要委托外部设计单位设计，具体审批流程详见《责权手册》。
4) 自持项目设计管理部/总工室在设计阶段开始前提出设计单位的需求、选择方式建议及计划，以报告形式报集团相关领导审批通过后选择外部设计单位。
4.1.2 外委设计项目实施之前，设计管理部/总工室必须按照项目设计条件和总体进度计划时间完成设计招标工作，确定项目设计团队，签订有关专业设计合同。具体操作要求及程序见《设计供方选择及管理作业指引》以及《设计合同管理作业指引》。
4.2 设计前期阶段
4.2
4.2.1 设计管理部/总工室对外委设计项目进行总体控制，为外委设计单位的统一对接窗口。
4.2.2 项目外委设计申请通过后，设计管理部/总工室组织前期协调会，同本公司设计院相互支持配合，资源共享，明确和落实该项目的设计条件（如：项目建设用地规划许可证，项目规划设计条件，地形和红线位置、周边环境、与项目设计有关的合作协议和总体工程进度要求等），组建项目设计管理团队，做好项目设计启动前的准备工作。
4.2.3 外委设计项目实施之前，设计管理部/总工室组织针对性地调研工作，为项目设计展开在政策、技术、投资和管理等方面作好充分准备。同时，召集项目设计团队和相关业务单位召开项目设计首次会议。会议应明确项目设计方向、基本原则、条件（设计依据、标准指引、规范、要求）和时间计划，确定与项目设计有关方的代表、联络方式和协调管理流程等具体操作模式和规定，为项目设计起步奠定基础。
4.3 外委设计项目协调管理依据
4.3.1 外委设计项目协调的主要管理依据，包括但不限于以下几个方面：
1) 项目的规划设计条件、设计方向和基本原则；
2) 与项目有关的投资合作协议；
3) 项目的功能需求、投资估算和市场定位；
4) 公司有关项目的总进度计划要求和项目设计进度计划；
5) 项目的专业设计合同文件；
6) 国家现行的有关设计规范、技术标准和规定；
7) 项目合作方提出的有关国际设计标准、指引和规范说明；
8) 公司有关项目运作方面的行政、法务和财务管理制度；
9) 设计项目的外部法律法规、政府的相关政策和国际惯例；
10) 项目设计有关方共同认定的设计协调管理程序；
11) 有关设计实例、技术资料（含影像资料）和手册等工具书。
4.4 外委设计项目设计过程协调管理
1.
2.
3.
4.
4.1
4.2
4.3
4.4
4.4.1 概念和方案设计阶段，设计管理部/总工室根据项目的特点和性质，组织建筑、消防、环保、结构以及设备系统方案的调研、研讨和专家论证工作，保证项目方案设计前确定项目设计概念。
4.4.2 在项目设计阶段，设计管理部/总工室应重点协调三方面工作：
1) 项目报建报审工作。组织本部门同开发中心（部）、市政部、销售策划部等部门及有关领导沟通研讨，把握设计规范、市场需求、功能定位和政府相关政策法规，督促各阶段设计报建和报审成果的评审和会签安排，以此促进相关方面工作，保证预期获取施工许可证。
Ø 在取得上一阶段设计文件报建和送审批准，业主批准和其合作方批准后，通知各专业设计师和有关方面开展下阶段设计，并办理设计费用结算。
Ø 项目建筑师提交本阶段设计文件给项目负责人和其他专业设计师，其他专业设计师反馈意见给项目建筑师和项目负责人。
Ø 项目负责人组织设计师工作协调会。必要时，组织项目合作方同公司开发、市政、销售和工程等部门参加，统一书面意见并会签；或通过下次协调会解决存在的问题，直到取得批准。
Ø 在协调管理过程中，项目负责人要重点控制阶段性成果的设计质量和时间进度。必要时，根据项目和设计师团队的特殊情况，明确有针对性的和具体的设计协调管理流程，实行有效的设计管理和控制。
2) 项目开工前各专业之间准备协调。设计部门应组织部门内各专业之间进行沟通协调，各专业提出相关专业设计条件说明和要求。
Ø 在取得规划设计方案批文前后，项目负责人协调建筑和结构专业项目工程地质情况研究和地下结构工程设计方案的编制。如果周边有相邻的地铁通道等地下结构工程，则应通过市政开发部门尽早对外协调，就项目的基坑支护结构设计和施工方案达成共识，并得到政府相关机构或部门书面同意。
Ø 在项目工程基坑支护结构设计与施工方案送审之前，项目负责人应组织各专业设计师、公司相关部门共同对将送审之方案进行综合评审。同时，核对建筑总平面设计，地下室建筑、结构以及设备系统布置，室外市政设施和管线的相互关系等，预先解决设计上存在的问题。最后，责成结构工程师会同相关部门完成方案送审，并获得市科技委审查通过。
Ø 工程开工一般以取得工程施工许可证为准。之前，已完成施工图审查。项目负责人要按照公司各项目的工程进度计划预先检查施工图纸的完成情况，落实出图计划。开工前，向工程部门提供设计图纸的最低标准：
Ø 项目工程基坑支护结构施工图;
Ø 工程基础施工图（含工程桩图、基础承台和结构底板图）；
Ø 地下室建筑结构施工图；
Ø 机电设备专业预留预埋施工图（含电梯井道预留图）；
Ø 施工图阶段必须按照设计师（或设计院）各专业会签，设计管理部审核和总工室严格控制出图质量。
3) 室内设计和机电设备专业设计之间的协调。室内设计师应在项目概念和方案设计阶段加入设计团队，特别是国际豪华酒店、公寓、商业项目，各方设计师理解项目合作及运营方的要求和标准，以及项目相对应的政府要求和国家标准。
Ø 项目负责人在建筑概念设计阶段安排室内装修设计师加入设计团队，并预先同建筑和其他专业设计师沟通室内设计的概念；
Ø 项目建筑规划化设计方案批准通过后，项目负责人则应按照各专业的设计合同和时间计划，分阶段推进各专业设计工作。住宅项目的室内设计和机电设计的相互协调、提交设计成果和定板工作，应该在建筑规划单体设计方案通过后6-8个月内完成。其它项目可视具体情况根据项目进度计划做适应调整。
4.4.3 设计各阶段过程管理参照《项目设计管理流程》执行，设计管理部/总工室负责外委设计项目各阶段具体协调工作，具体协调要求：
1) 根据确定的建筑结构设计方案、机电等专业技术要求和国家有关消防、环保节能等方面的规范及规定，室内设计师分阶段提供初步设计成果（如天花平面图、断面图和家居布置图）给机电等相关专业设计师和项目负责人；
2) 机电等相关专业设计师和项目负责人反提设计意见和要求（如风口、探头、喷头、灯位、检修口等位置图，开关面板和通讯接口点位图，天花内设备布置的剖面图等）给室内设计师；
3) 项目负责人组织相互调整、协调并确认，室内设计师和机电等专业设计师整合各方设计意见后，提供阶段设计最终成果和设计估算；
4) 项目负责人组织各专业设计师会签，并转给项目合作方审查确认。
5) 在整个过程中，项目负责人应组织多次设计团队的协调会议，必要时请合作方代表参加，集中解决各专业技术和成本控制问题，形成记录和签字，分发各专业设计师遵守。每一阶段时间控制：
Ø 室内初步设计文件25工作日；
Ø 各专业反馈意见、讨论和协调15工作日；
Ø 室内设计整合和二次机电等专业设计整合10工作日；
Ø 业主和酒店管理方审批10工作日。
4.4.4 一般在业主方高层领导和管理合作方确认初步室内设计方案和投资估算后，项目负责人应提前组织向工程部和供应部进行室内设计和机电等专业设计过程交底。根据管理合作方和室内设计师提供和确定的设计标准、设计文件（图纸、说明和清单等）、材料和设备样板等，交由工程部和供应部安排材料设备调研、招标和样板房施工。
4.4.5 住宅项目样板房招标与施工控制在2.5个月以内，其它项目可视具体情况根据项目进度计划做适应调整。在此期间，应确保工程质量和设计效果，以保证预期设计师和管理方验收顺利通过，并为下一步内装和二次机电等专业施工图设计开展工作、材料和设备的同标准代换创造条件。同时，要注意内装设计、机电二次设计同室外幕墙设计之间的协调管理。
4.5 项目施工阶段协调管理
4.5
4.5.1 项目施工前，设计管理部/总工室组织专业设计师为专业工程施工招标提供技术支持（如提供技术规格说明书、设备清单和图纸等，参加招标技术答疑会和评标工作）和工程概算，做好由设计阶段到工程建设阶段的衔接工作。
4.5.2 设计管理部/总工室协助工程部组织设计交底、图纸会审、技术咨询、设计变更和工程检查、调试及验收工作。
4.5.3 项目资料归档：项目前期建立项目资料建立的整体框架和计划，分阶段随时整理备案，最终形成完整、真实和准确的工程项目资料库，具体操作要求及程序见《设计图纸及资料管理作业指引》。
4.5.4 项目竣工验收后，设计管理部/总工室应组织分析和总结项目的设计、技术和管理经验和教训，编制有关案例分析报告，为以后工作提供宝贵的技术经济资源，具体操作要求及程序见《项目后评估管理作业指引》。
五、 支持性文件
5.
5.1 流程及作业指引
5.1.1 设计供方选择与管理作业指引
5.1.2 设计合同管理作业指引
5.1.3 设计图纸及资料管理作业指引
5.1.4 项目后评估管理作业指引
5.2 表单及模板
无
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1
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6.1
6.2
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