房地产公司工程技术资料及档案管理工作指引模版.docx

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工程技术资料及档案管理工作指引 1. 目的 1.1. 为进一步提高工程管理部门资料管理标准，使工程文件资料管理做到精细化管理的要求，在执行《xx房产集团工程资料管理标准（试行稿）》的基础上，制定本制度。 2. 适用范围 2.1. 本标准适用于公司所有开发项目。 3. .施工技术资料文件管理职责 3.1. 工程管理部资料员负责本部门施工技术资料文件收集、整理、归档工作。 3.2. 工程管理部工程分管人员负责所负责工程标段施工管理资料文件的日常管理工作，并及时报送资料员进行整理归档。 3.3. 工程开工前，资料员应将施工技术资料管理要求以书面形式通知施工单位和监理单位，并将施工技术资料整理交纳情况作为工程款支付的重要考核依据。 4. 管理标准 4.1. 施工技术资料文件的管理，应严格执行《xx房产集团工程资料管理标准》。 4.2. 施工技术资料文件的管理，应符合项目所在地建设主管部门的要求。 4.3. 所有来往文件均由工程部资料员进行收发，工程部经理签发。工程部拟文发其他部门或单位的联系函、指令等文件均由资料员统一编号后签发，所有发文电子档、文本档各一份存档。 4.4. 收文传阅：所有收文经工程部经理审阅后传相关工程师进行传阅登记并进行相关事情处理。 4.5. 归档文件查阅：归档文件查阅应进行查阅登记，属受控文件未经工程部经理批准，不能复印和自行保存。借出查阅的文件要在要求时间内归还，销除查阅登记。 4.6. 文件签发流程跟进：涉及签证类、材料计划类、材料报价类及分包工程验收类需多方人员多部门共同签发的文件资料，资料员必须跟踪文件签发状况，及时传递资料并分发登记。 4.7. 图纸、变更、工具书及合同查阅：图纸、变更、工具书及合同类文件查阅需在资料员处登记，并及时归还相关资料，做销除登记。 4.8. 归档文件及时进行整理及目录更新，确保资料的完整性、时效性。 4.9. 归档文件移交、销毁：工程竣工后，竣工资料应由总承包单位收集、整理完整，经监理及工程部审核后档案馆、物管公司各移交一套；过程文件，定期进行清理，按文件保存期限进行销毁。 4.10. 施工技术资料文件归档范围和保管期限表见附表《建设工程文件归档范围和保管期限表》。 4.11. 施工技术资料报送时间要求： 4.11.1. 经监理、设计单位复核确认的桩基控制点、桩位测量复核资料，桩基施工前一天抄送监理、工程部。 4.11.2. 经监理、设计单位复核确认的工程定位测量复核资料，施工单位在基坑开挖前二天抄送监理、工程部。 4.11.3. 经总监理工程师签认盖章的隐蔽工程验收记录，施工单位在浇捣混凝土前（或下道工序施工前）抄送监理、工程部。 4.11.4. 混凝土级配单，浇捣混凝土前抄送监理、项目部，砂浆级配单砌墙前抄送监理、工程部。 4.11.5. 混凝土、砂浆抗压试验报告出来后，必须在2天内抄送监理、工程部。 4.11.6. 钢材质量证明书及复试报告，钢筋焊接报告施工单位在浇捣混凝土前抄送监理、工程部。 4.11.7. 其它各类施工记录，测试报告，试验报告、材质质量证明等施工单位等按有关规定时间抄送监理、工程部。 4.11.8. 技术、质量、安全交底记录、分部分项技术复核记录和分部分项工程自检互检、质量评定、质量核验等，施工单位必须随工程进展收集、整理好，每月30日前各施工单位资料员将本单位施工技术资料进行汇总整理。 4.11.9. 桩基工程、基础工程、主体结构、单位工程验收通过后一周内，施工单位的施工技术资料文件根据建设工程归档标准汇总整理后，报送监理、工程部，其套数按合约规定。 4.11.10. 施工单位竣工图按基础工程完、主体结构工程完、竣工验收后分三个阶段报送监理、工程部，竣工图套数按合同约定。 4.12. 对施工单位与监理、工程部来往的文件要求： 4.12.1. 所有送至监理、工程部文件必须电脑打印。 4.12.2. 送至监理、工程部的所有文件必须有项目经理签字和单位盖章。 4.12.3. 送至监理、工程部的所有文件应分类别，并编制序号，以便以后查寻和归档。 4.12.4. 施工单位与监理、工程部文件来往过程中，必须记录备案，收发人员必须签收，严禁以任何理由拒收。 4.12.5. 施工单位文件发送与接收必须授权专人负责，并以书面形式告知监理及工程部。 4.12.6. 施工单位文件发送与接收要及时，不可延误。 4.12.7. 施工单位要保证所送文件整洁。 4.12.8. 由施工单位发包的劳务、单项分包单位的文件监理、工程部不予接收（项目部指定分包除外）。 5. 工程档案管理流程编制部门项目部流程名称工程档案管理流程主体施工单位监理单位工程部编号 A B C 1 工程部内业工程师组织搜集政府工程档案管理文件和公司档案管理文件 2 工程部内业工程师组织制定《项目工程档案管理细则》 3 工程部经理审批 4 施工、监理、工程部内业工程师根据《项目工程档案管理细则》各自负责日常往来文件的收发、收集、存档，项目文员进行公司文档管理软件的登录通过 5 根据《项目工程档案管理细则》及时编制、收集、报审工程档案提供业主报审报验资料 6 监督档案编制、收集及时性并及时审核工程部内业工程师组织监督档案编制、收集的及时性 7 竣工档案整理、装订竣工档案审核内业工程师收集竣工档案，工程师审核，经理审定 8 竣工档案软件登录 9 交市档案管、公司、物业管理公司各一套，另电子档一份编制审核批准说明： 6. 建筑建设工程文件归档范围和保管期限表工程文件归档范围和保管期限表序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆工程准备阶段文件一立项文件 1 项目建议书永久 ∨ 2 项目建议书审批意见及前期工作通知书永久 ∨ 3 可行性研究报告及附件永久 ∨ 4 可行性研究报告审批意见永久 ∨ 5 关于立项有关的会议纪要、领导讲话永久 ∨ 6 专家建议文件永久 ∨ 7 调查资料及项目评估研究材料长期 ∨ 二建设用地、征地、拆迁文件 1 选址申请及选址规划意见通知书永久 ∨ 2 用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书永久 ∨ 3 拆迁安置意见、协议、方案等长期 ∨ 4 建设用地规划许可证及其附件永久 ∨ 5 划拨建设用地文件永久 ∨ 6 国有土地使用证永久 ∨ 三勘察、测绘、设计文件 1 工程地质勘察报告永久永久 ∨ 2 水文地质勘察报告、自然条件、地震调查永久永久 ∨ 3 建设用地钉桩通知单（书）永久 ∨ 4 地形测量和拨地测量成果报告永久永久 ∨ 5 申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久长期 ∨ 6 初步设计图纸和说明长期长期 7 技术设计图纸和说明长期长期 8 审定设计方案通知书及审查意见长期长期 ∨ 9 有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议永久 ∨ 10 施工图及其说明长期长期 11 设计计算书长期长期 12 政府有关部门对施工图设计文件的审批意见永久长期 ∨ 四招投标文件 1 勘察设计招投标文件长期 2 勘察设计承包合同长期长期 ∨ 3 施工招投标文件长期 4 施工承包合同长期长期 ∨ 5 工程监理招标文件长期 6 监理委托合同长期 ∨ 五开工审批文件 1 建设项目列入年度计划的申报文件永久 ∨ 2 建设项目列入年度计划的批文件或年度计划项目表永久 ∨ 3 规划审批申报表及报送的文件和图纸永久 4 建设工程规划许可证及其附件永久 ∨ 5 建设工程开工审查表永久 6 建设工程施工许可证永久 ∨ 7 投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明长期 ∨ 8 工程质量监督手续长期 ∨ 六财务文件 1 工程投资估算材料短期 2 工程设计概算材料短期 3 施工图预算材料短期 4 施工预算短期七建设、施工、监理机构及负责人 1 工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单长期 ∨ 2 工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单长期长期 ∨ 3 工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单长期长期 ∨ 监理文件 1 监理规划 ① 监理规划长期短期 ∨ ② 监理实施细则长期短期 ∨ ③ 监理部总控制计划等长期短期 2 监理月报中的有关质量问题长期长期 ∨ 3 监理会议纪要中的有关质量问题长期长期 ∨ 4 进度控制 ① 工程开工／复工审批表长期长期 ∨ ② 工程开工／复工暂停令长期长期 ∨ 5 质量控制 ① 不合格项目通知长期长期 ∨ ② 质量事故报告及处理意见长期长期 6 造价控制 ① 预付款报审与支付短期 ② 月付款报审与支付短期 ③ 设计变更、洽商费用报审与签认长期 ④ 工程竣工决算审核意见书长期 ∨ 7 分包资质 ① 分包单位资质材料长期 ② 供货单位资质材料长期 ③ 试验等单位资质材料长期 8 监理通知 ① 有关进度控制的监理通知长期长期 ② 有关质量控制的监理通知长期长期 ③ 有关造价控制的监理通知长期长期 9 合同与其他事项管理 ① 工程延期报告及审批永久长期 ∨ ② 费用索赔报告及审批长期长期 ③ 合同争议、违约报告及处理意见永久长期 ∨ ④ 合同变更材料长期长期 ∨ 10 监理工作总结 ① 专题总结长期短期 ② 月报总结长期短期 ③ 工程竣工总结长期长期 ∨ ④ 质量评价意见报告长期长期 ∨ 施工文件一建筑安装工程 (一) 土建（建筑与结构）工程 1 施工技术准备文件 ① 施工组织设计长期 ② 技术交底长期长期 ③ 图纸会审记录长期长期长期 ∨ 2 施工现场准备 ① 控制网设置资料长期长期 ∨ ② 工程定位测量资料长期长期 ∨ ③ 基槽开挖线测量资料长期长期 ∨ ④ 施工安全措施短期短期 ⑤ 施工环保措施短期短期 3 地基处理记录 ① 地基钎控记录和钎探平面布点图永久长期 ∨ ② 验槽记录和地基处理记录永久长期 ∨ ③ 桩基施工记录永久长期 ∨ ④ 试桩记录长期长期 ∨ 4 工程图纸变更记录 ① 设计会议会审记录永久长期长期 ∨ ② 设计变更记录永久长期长期 ∨ ③ 工程洽商记录永久长期长期 ∨ 5 施工材料预制构件质量证明文件及复试验报告 ① 砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表长期 ∨ ② 砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料、铝合金门窗材料出厂证明文件长期 ∨ ③ 砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告长期 ∨ ④ 预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录长期 ∨ 6 施工试验记录 ① 土壤（素土、灰土）干密度试验报告长期 ∨ ② 土壤（素土、灰土）击实试验报告长期 ∨ ③ 砂浆配合比通知单长期 ④ 砂浆（试块）抗压强度试验报告长期 ∨ ⑤ 混凝土配合比通知单及外加剂出厂质量证明文件及复检报告长期 ∨ ⑥ 砼搅拌质量记录长期 ∨ ⑦ 混凝土（试块）抗压强度试验报告长期 ∨ ⑧ 混凝土抗渗试验报告长期 ∨ ⑨ 商品混凝土出厂合格证、复试报告长期 ∨ ⑩ 钢筋接头（焊接）试验报告 ∨ ⑾ 防水工程试水检查记录 ⑿ 楼地在、屋面坡度检查记录 ⒀ 土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表长期 ∨ 7 隐蔽工程检查记录 ① 基础和主体结构钢筋工程长期长期 ∨ ② 钢结构工程长期长期 ∨ ③ 防水工程长期长期 ∨ ④ 高程控制长期长期 ∨ 8 施工记录 ① 工程定痊测量检查记录永久长期 ∨ ② 预检工程检查记录短期 ③ 冬施混凝土搅拌测温记录短期 ④ 冬施混凝土养护测温记录短期 ⑤ 烟道、垃圾道检查记录短期 ⑥ 沉降观测记录长期 ∨ ⑦ 结构吊装记录长期 ⑧ 现场施工预应力记录长期 ∨ ⑨ 工程竣工测量长期长期 ∨ ⑩ 新型建筑材料长期长期 ∨ 施工新技术长期长期 ∨ 9 工程质量事故处理记录永久 ∨ 10 工程质量检验记录 ① 检验批质量验收记录长期长期长期 ② 分项工程质量验收记录长期长期长期 ③ 基础、主体工程验收记录永久长期长期 ∨ ④ 幕墙工程验收记录永久长期长期 ∨ ⑤ 分部（子分部）工程质量验收记录永久长期长期 ∨ (二) 电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程 1 一般施工记录 ① 施工组织设计长期长期 ② 技术交底短期 2 图纸变更记录 ① 图纸会审永久长期 ∨ ② 设计变更永久长期 ∨ ③ 工程洽商永久长期 ∨ 3 设备、产品质量检查、安装记录 ① 设备、产品质量合格证、质量保证书长期 ∨ ② 设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告长期 ③ 设备安装记录长期长期 ∨ ④ 设备试运行记录长期 ∨ ⑤ 设备明细表长期 ∨ 4 预检记录短期 5 隐蔽工程检查记录长期长期 ∨ 6 施工试验记录 ① 电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录长期 ∨ ② 楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录长期 ∨ ③ 变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录长期 ∨ ④ 给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录长期 ∨ ⑤ 电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录长期 ∨ ⑥ 电梯接要电阻、绝缘电阻测试记录；空载、半载、满载、超载试运行记录、平衡运速、噪声调整试验报告长期 ∨ 7 质量事故处理记录永久长期 8 工程质量检验记录 ① 检验批质量验收记录长期长期长期 ② 检验批质量验收记录长期长期长期 ③ 分部（子分部）工程质量验收记录永久长期长期 ∨ (三) 室外工程 1 室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件长期 ∨ 2 室外建筑环境（建筑小品、水景、道路园林绿化等）施工文件长期 ∨ 竣工图一建筑安装工程竣工图 (一) 综合竣工图 1 综合图 ∨ ① 总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）永久长期 ∨ ② 竖向布置图永久长期 ∨ ③ 室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图永久长期 ∨ ④ 电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图永久长期 ∨ ⑤ 设计总说明书永久长期 ∨ 2 室外专业图 ① 室外给水永久长期 ∨ ② 室外雨水永久长期 ∨ ③ 室外污水永久长期 ∨ ④ 室外热力永久长期 ∨ ⑤ 室外燃气永久长期 ∨ ⑥ 室外电讯永久长期 ∨ ⑦ 室外电力永久长期 ∨ ⑧ 室外电视永久长期 ∨ ⑨ 室外建筑小品永久长期 ∨ ⑩ 室外消防永久长期 ∨ 室外照明永久长期 ∨ 室外水景永久长期 ∨ 室外道路永久长期 ∨ 室外绿化永久长期 ∨ (二) 专业竣工图 1 建筑竣工图永久长期 ∨ 2 结构竣工图永久长期 ∨ 3 装修装饰工程竣工图永久长期 ∨ 4 电气工种智能化工程竣工图永久长期 ∨ 5 给排水工程消防工程竣工图永久长期 ∨ 6 采暖通风空调工程竣工图永久长期 ∨ 7 燃气工程竣工图永久长期 ∨ 竣工验收文件 1 建设工程竣工验收报告永久长期 ∨ 2 工程施工质量验收申请表永久长期 ∨ 3 工程质量评估报告永久 ∨ 4 勘察文件质量检查报告永久 ∨ 5 设计文件质量检查报告永久 ∨ 6 单位（子单位）工程质量验收记录永久长期 ∨ 7 市政基础设施的有关质量检测和功能性试验资料永久长期 ∨ 8 建设工程施工质量验收意见书永久 ∨ 9 建设工程规划验收合格证永久 ∨ 10 建筑工程消防验收意见书永久 ∨ 11 环保验收文件永久 ∨ 12 建设工程竣工验收档案认可书永久 ∨ 13 建设工程质量保修书永久 ∨ 14 商品住宅《住宅质量保证书》和《住宅使用说明书》永久 ∨ 15 房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案表永久 ∨ 16 燃气工程验收文件永久 ∨ 17 电梯安装分部工程质量验收证书及工程质量监督机构出具的电梯验收准用证永久 ∨ 18 结算表永久 ∨ 19 声像、缩微、电子档案（照片、录音、录像、光盘、磁盘等）永久 ∨ 包括：建设前原貌;建设过程中的桩基样本、重要结构、隐蔽工程、施工现场及新工艺、新材料的应用，与工程有关的重要活动、会议;工程建设后的内部结构、外部各立面、全貌以及周边的关系等注：“∨”表示应向城建档案馆移交 7. 表格模板 7.1. 建筑安装工程竣工档案移交书 7.2. 文件移交清单 8. 相关文件无

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