房地产公司档案管理办法模版.docx

档案管理办法

档案是公司在经营管理活动中形成的具有保存和利用价值的资料，对公司开展各项经营业务具有指导性、参考性和依据性。公司为加强对档案的收集、整理和管理，有效地保护和利用档案资源，特制定本办法。
**房地产有限公司档案是指政府与上级领导、公司领导和公司各部门在工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像及电子文件等不同形式的历史纪录资料或材料。
一、文书立卷
1、文书立卷归档是公司办公室和各职能部门的工作任务之一。立卷归档工作要求：文件收集完整，文件制成材料、书写材料符合要求，组卷合理，案卷标题、封面、卷内目录、备考表填写规范，装订结实美观，案卷排列有序。
2、办公室及各职能部门应随时或每年年底将办理完毕的归档文件，收集整理后移交给档案管理人员，移交的文件必须完整规范，符合归档质量要求。
3、文件组卷按年度并遵循文件材料的形成规律和特点、保持文件之间有机联系、便于保管和利用的原则；组卷以问题为主，一个问题的请示、批复及联系密切的文件组成一卷。
4、卷内文件按问题、时间、作者、单位等方法排列。文件排列：印本在前，签发稿在后；本单位的批复在前，下级单位的请示在后；本单位的请示在前，上级单位的批复在后；复制件在前，原件在后。
二、档案管理
1、公司办公室负责收集、整理、保管公司党、政、工、团、经营管理及一切经办公室收发的文件、材料、信函等；各职能部门负责收集整理本部门的相关文件，年底将本年度案卷移交办公室保管。档案管理要做到严格贯彻执行国家和上级机关颁发的保密制度，维护档案完整与安全。
2、办公室接收归档文件时，要填写“档案移交单”，详细清点，并由双方经手人在单上签字，各执一份。
3、档案人员调离工作时，离职前需将本人保管的档案数量级状况交代清楚，并办理书面交接手续。
4、文书材料每年立卷归档一次，办公室和各职能部门将整理完整的前一年文件登记造册，于第二年第一季度末向档案部门移交。
5、档案管理员将文书档案按年代、组织机构整理，保持文件的历史联系，卷内文件按科目、时间、作者、问题、名称系统排列并装订成册。
6、卷内文件按时间、重要程度、问题分类顺序排列。具有保存价值的属于同一问题、同一时期的文件应尽量组织在一个保管单位里；某个问题向上级机关的请示、报告及上级机关对此文件的批复、通知应立卷在一起。
7、文件保管年限分为永久、长期（16—50年）、短期（15年以下）。反映公司主要职能活动，对公司工作有长远利用价值的档案列为永久保管；反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作具有参考价值的文件列为长期保管；在较短时间内对公司有参考价值的文件材料列为短期保管。
8、对无保存价值需销毁的文件资料要登记造册，经公司主管领导批准后方可处理。
9、办公适应建立档案等绩、统计制度，对收进、移出、销毁案卷必须在专设的账簿上登记，对保管、利用情况进行统计。
三、档案借阅
1、公司内部员工借阅公司重要、机密的文件资料，需经总经理或档案部门主管领导批准。
2、档案室档案原则上不借出室外，因工作需要，须借出档案，经档案部门主管领导批准后，可办理借出手续。借阅人应妥善保管档案资料，不得擅自复制、转借、涂改、拆卷、损坏和丢失，发生问题须报档案部门主管领导或公司领导。
3、借阅档案文件需认真、逐项填写借阅登记表，写明借阅用途，用后及时归还。
4、外单位人员利用档案资料，除遵守公司内部借阅制度外，只限在档案室内阅览，不得借出，特殊情况须经公司领导批准。
四、本办法由办公室负责解释。

档 案 移 交 单

本人签字：
移交单位：

本人签字：本人签字：
接收单位：

文件名
文号

页数/盘数
分数
原件/复印件
序号

移交日期： 年 月 日 第 页，共 页

档 案 借 用（复制、借出）单

所借档案为重要证书、政府批文需由部门主管副总及总经理批准。

借用批准人：

单位：（借用人亲填）
（单位、部门/人员）

借 用
理 由

档案管理员
签 字
年 月 日

借出审人：
（办公室主任）
年 月 日

拟归还日期：

年 月 日

借用日期：

年 月 日

借用方式： □ □
非原件借出 原件借出

其他方式（说明借用方式 ）

说 明
页数/盘数：
原件/复印件及份数：
资料名称及自有文号：

档 案 借 阅 登 记 表
档 案 内 容
借阅人
备 注

档案编号
日 期
序 号

档 案 催 还 通 知 单

部门 ：
您借用的 档案已于 时间借出，归还日期为 。请限于 时间内归还档案室。如有特殊原因不能在限定时间内归还，请出具书面说明交于公司档案室。
公司档案管理员

年 月 日