房地产集团有限公司工程档案资料管理办法.docx

xx集控字〔xx〕1号

xxxx房地产集团有限公司
工程档案资料管理办法

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第一章 总 则 1
第二章 归档范围 2
第三章 立卷归档要求 4
第四章 档案保管期限 5
第五章 档案的鉴定与销毁 6
第六章 档案的借阅 6
第七章 罚 则 6
第八章　 工程归档资料名称明细表 7
第九章 　附 则 7

xxxx房地产集团有限公司
工程档案资料管理办法

第一章 总 则
1.1为加强xx地产集团工程档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、信息化，更好地为集团工程建设服务，根据《中华人民共和国档案法》和《福信集团有限公司档案管理制度（201308）》有关“房地产建设项目文件材料归档范围”规定，特制定本办法。
本办法适用于xxxx房地产集团有限公司及其下属各公司（以下简称集团各公司）。
1.2集团各公司在工程建设活动中形成的，具有使用查考价值的文件、信息资料等必须由经办负责人按规定收集，统一管理。电子资料及时整理，无电子资料的，可以扫描或拍照存档的，必须扫描或拍照形成电子文档。并于项目整体结算完成后向集团或集团授权的档案室移交，集中管理，任何单位和个人不得据为已有。
1.3集团各公司应重视本单位工程文件资料的管理和文书立卷工作，工程信息的收集、存贮、处理、传递、检索。信息的反馈必须真实、可靠、及时、完整。
1.4所有文件存放必须符合干燥、通风、防火、防虫、防潮、防霉的要求，并进行合理分类，排列整齐有序，存取方便。
第二章 归档范围
2.1凡是反映工程建设活动、具有使用查考价值的文件资料（包括但不限于公文、传真、图表、图纸、书信、报刊、录音、录像、网络新闻等）均属归档范围。
2.2上级机关文件材料：
2.2.1政府机关颁发的需行业贯彻执行的工程相关文件材料；
2.2.2政府机关有关领导视察、检查工程建设时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料及登载相关内容的报刊。
2.3集团各公司工程文件材料：
2.3.1集团各公司颁发的包括转发及与其他公司联合颁发的各种正式项目工程文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。
2.3.2集团各公司的申请报告与政府机关的批复文件，及其他企业的申请报告与本集团各公司的批复文件；
2.3.3集团各公司的项目工程计划、总结、报告；
2.3.4集团各公司召开的各种重要项目工程会议的全套文件以及会议形成的声像材料；
2.3.5集团各公司的项目工程计划、统计报表和计划、统计分析资料（包括电子资料等）；
2.3.6集团各公司与有关单位签订的各种合同、协议书、图纸文件等文件材料；解决法律纠纷问题形成的文件材料；档案等移交凭证；
2.3.7有关项目工程业务机关检查工程项目时形成的重要文件；
2.4工程信息：
2.4.1项目工程信息的主要内容应真实反映工程的概况、质量、进度、投资控制，设备材料、合同、信息、资源管理使用情况，并掌握原始和动态变化的信息。
2.4.2 项目工程的概况信息：重点了解工程概况、设计概况、技术经济指标、工程里程碑进度和施工单位的资质条件。
2.4.3 进度控制信息应着重了解工程总进度的里程碑、控制点、分项进度计划、完成情况及进度网络计划及实施结果、动态分析。
2.4.4 质量控制信息应着重掌握各工程部位的验评标准和质量实际情况。包括设备、材料质量和事故分析、处理结果。
2.4.5 投资控制信息包括工程总投资的计划和变更（包括概算、预算、决算及补充调整），分项投资、资金投放，各施工单位合同工程量，进度款支付，月、季、年度报表数据及分析。
2.4.6 合同管理信息包括工程招标、发承包形式和合同。承包单位资质情况，合同履行、索赔、争端处理和分析信息。
2.4.7 法规及管理信息包括执行的技术法规、规程、国家政策文件等。
2.4.8 工程文件管理包括来自各方面的文件资料、工程方案、调度方案、施工协调等进行编目归档和电子文件归档。
第三章 立卷归档要求
3.1集团各公司相关部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，严格履行移交手续。如有些材料还需使用，也应先按立卷归。归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
3.1.1归档的工程文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照（复印件）、章程等，有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、电子资料等。
3.1.2在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开。
3.1.3卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；
3.1.4卷内文件材料应按排列顺序依次编制页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角及背面的左上角依次编制页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应编号。
3.1.5永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不能随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。
3.1.6声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
第四章 档案保管期限
4.1文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。
4.2确定公司档案保管期限的原则
4.2.1凡是反映工程建设活动和基本历史面貌的，有长远利用价值的档案，列为永久保管。
4.2.2凡是反映建设工程一般活动，在较长期时间内对工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
4.2.3凡是在较短时间内对工程建设有参考价值的文件材料，列为短期保管。
第五章 档案的鉴定与销毁
集团各公司档案室对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，经xx地产集团总裁批准后，按规定进行销毁。
第六章 档案的借阅
6.1集团各公司相关人员因工作需要借阅工程档案需经授权领导批准后方可到档案室办理档案借阅手续。
6.2借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。
6.3借阅的工程档案，不得泄密、涂改、折散、转借、复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借、复印或携带档案外出时，须经授权领导批准并按公司有关保密规定办理。。
6.4借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。
6.5借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，应承担相应的法律责任。

第七章 罚 则

7.1凡无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除按《福信集团有限公司档案管理制度（201308）》相关规定进行处罚外，责令其文件负责人和单位负责人写出书面检查，并予以通报批评。
7.2凡泄露秘密，按《集团保密工作条例》进行处理。对涂改、拆散或未经授权领导批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，除按《福信集团有限公司档案管理制度（201308）》相关规定进行处罚及通报批评外，还应承担相应的法律责任。
7.3凡不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。
7.4凡遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露秘密的，按《集团保密工作条例》进行处理。
第八章 工程归档资料名称明细表
集团各公司资料管理员应根据《工程归档资料名称明细表》归集管理工程档案资料

第九章 附 则
9.1　本办法由xx地产集团风险管控部负责解释。
9.2　本办法经xx地产集团规章制度审批流程审批后施行，修订时亦同。

xx年11月9日