房地产项目产成本采购档案管理办法模版.doc

xxxx地产集团有限公司

成本采购档案管理办法
（2015版）

合同造价部
2015年11月

一、 目的
为进一步规范成本与招采档案管理，杜绝资料流失，保证成本相关资料的完整性，便于成本与招标采购管控的严谨性与可追溯性，结合工程成本管理实际情况，特制定本办法，作为公司档案管理制度的补充。
二、 定义
成本采购档案是指各项目在开发过程中形成的与工程成本相关的且具有保持价值的工程预算、工程合同、工程变更签证、招投标、成本数据库、付款台账、图纸等应归档保存的各种纸张介质文件资料、电子文档以及其他与成本管理有关的图表、照片、录像录音、当地工程造价定额、造价信息等资料。
成本采购档案管理的工作包括收集、分类、编制、存档、查阅、保密及销毁等。
三、 适用范围
本管理办法适用于集团、各城市公司、二级公司及项目部成本管理部门。
四、 管理原则
安全性与保密性：成本采购档案是公司档案的组成部分，是整个成本管理工作的真实记录，实行统一归档、集中存放，不得将相关资料保存在任何部门和个人手中。严禁任何人未经公司、部门批准，以个人名义私自外借集团及公司的成本文件资料或成本管理数据、成本管理方法等。
真实性与一致性：成本采购档案必须真实准确地记载项目成本管理活动过程中所形成的内容；不同载体上同一文件的名称、内容、编号数据等必须完全一致。
及时性与延续性：属成本部门负责归档的资料原件均需在相应的时间要求内移交公司档案室。部门指定兼职档案员，对档案进行收集、整理、分类、归档。复印件由兼职档案员存档。如有关人员换岗或离职，必须做好及时移交、回收及登记工作。
五、 成本档案分类
从物质形态上来说，目前资料分为实物资料和电子类资料。
从项目不同阶段上来说，分为项目前期阶段资料、招标采购阶段资料、合同履约阶段资料、验收结算及后评估阶段资料以及部门日常辅助资料。
以下仅列取归档责任属成本部门的相关资料，并未列全项目所有工程归档资料，成本部门管理人员在工作中需用到其它相关工程资料，可向归档责任部门或公司档案室借取原件复印后使用。

序号
阶段
资料名称
1
项目前期阶段资料
可研投资估算表、方案版或定位版成本测算、目标成本实施版、项目报批报建表与相关收费依据、备案施工总承包合同、备案中标通知书
2
招标采购阶段资料
投标单位资质证明文件及图册、样板，企业基本信息表（原件）、实地考察表、入围单位考察报告、图纸/招标文件/招标清单、招标答疑、投标文件（商务标、技术标、资格标、样品）、开标揭示表、评审意见、议标记录、定标报告、中标通知书、合同及合同预算
3
合同履约阶段资料
合同交底记录、工程开工令、工期延期报告或复工令、合同管理与支付台帐、进度款申报表、设计变更/工作联系单及台帐、签证单（原始收方单）及签证台帐、处罚通知单、会议纪要、动态成本月报、工作联系单（涉及工期调整与经济内容）、甲供材料统计表、甲定乙供定价单
4
竣工结算及后评估阶段资料
竣工图、竣工验收报告、相关验收资料文件及会议纪要、工程结算申请资料（原件）、结算资料清单、结算审核报告、结算确认书（含计算书）、复审报告等相关资料，项目后评估报告
5
部门日常工作资料
未中标的投标人资料、供应商资料、造价信息、文件通知、规范图集、预算软件密钥等
六、 成本档案归档
对公司规定的应当立卷归档的文件材料，必须按照规定（详见公司档案制度），定期向资料室（总经办）移交（原件），集中管理，任何人不得据为己有；原件无法归公司统一管理者，需将复印件归档。各阶段成本档案归档要求如下：
（一） 项目前期阶段资料

序号
资料名称
存档
形式
存档
数量
存档要求
归档部门
1
各版成本测算
原件/电子档
1
各版上会审批后7个工作日内
成本部
项目成本组
2
建设工程用地许可证
建设工程规划许可证
复印件
1
取得该批文（证）之后7个工作日内
项目成本组
3
报批报建表及收费依据
复印件
1
取得该批文（证）之后7个工作日内
项目成本组
4
项目目标成本控制责任书
原件
1
目标成本通过后一个月内
城市公司成本部
5
备案施工总承包合同
复印件
1
取得该批文（证）之后7个工作日内
项目成本组
成本部
6
备案中标通知书
复印件
1
取得该批文（证）之后7个工作日内
项目成本组
成本部
（二） 招标采购阶段资料
序号
资料名称
存档
形式
存档
数量
存档要求
归档部门
样表
1
报名登记表
原件
1
纸质版
招标主导部门

2
供应商基本信息表
原件
1
入围投标单位各一份纸质版
招标主导部门

3
资格预审表
原件
1
纸质版
招标主导部门

4
供应商实地考察表
原件
1
每家投标单位各一份纸质版
入围单位电子版扫描NC存档
招标主导部门

5
入围审批表
原件
1
NC审批单；附样表
招标主导部门

6
招标文件
原件
1
电子版上传NC招标流程
招标主导部门

7
图纸
原件
1
须加盖基准版本章
招标主导部门

8
工程量清单
原件
1
电子版扫描上传NC招标流程
招标主导部门

9
工程预算书
原件
1
电子版扫描上传NC定标评审流程
招标主导部门

10
招标过程资料往来登记表
原件
1
每家投标单位各一份
招标主导部门

11
答疑纪要
电子版
1
扫描上传NC
招标主导部门

12
澄清文件
原件
1
每家投标单位各一份（若有）
招标主导部门

13
开标揭示表
原件
1
电子版扫描上传NC
招标主导部门

14
投标承诺函
原件
1
保留中标单位以及排名前三的后两家中标候选人各一份
中标单位电子版扫描上传NC
招标主导部门

15
约谈记录表
原件

每家投标单位各一份（若有）
中标单位电子版扫描上传
招标主导部门

16
定标报告
电子版
1
电子版扫描上传NC
招标主导部门

17
定标审批表
原件
1
纸质版一份；NC电子审批
招标主导部门

18
中标通知书
原件
1
原件移交档案室存档
招标主导部门

19
投标文件
原件及电子版
1
1、 中标单位：所有投标文件均需存档；
2、 未中标单位：
（1） 所有电子版投标文件分类留存；
（2） 总承包招标项目纸质版投标文件留存半年；其中排名第二、第三的中标侯选人纸质版投标文件保存两年；
（3） 其他招标项目纸质版投标文件留存半年；
（4） 集采项目纸质版投标文件保存期限为3年；
招标主导部门

20
合同（含附件）
原件
4份
按一式陆份，我方4份，对方2份；完整合同存档4份，成本、财务、档案室、项目各1份
招标主导部门

备注
1、 招标资料（招标文件、招标图纸、招标清单及清单编制说明、招标答疑、约谈纪要、中标通知书、中标预算、合同及协议等）扫描件需在集团存档备案。
2、 使用专用档案盒，按不同建设项目、不同开发期的单项工程的合同进行分类存档，档案盒上注明编号并粘贴资料目录清单。
（三） 合同履约阶段资料
序号
资料名称
存档
形式
存档
数量
存档要求
归档部门
样表
1
图纸
蓝图
1
加盖基准版章，后续变更等均在本版基础上进行；白图由项目成本组留存
成本部

2
合同交底资料
电子版
1
合同签订后10个工作日内完成合同交底，合同交底自交电子版存档
成本部
项目成本组

3
合同及进度款支付台账
电子版
1
按月更新存档
成本部
项目成本组

4
进度款申报表
原件
1
纸质版审定原件按月进行存档
项目成本组

5
设计变更单及台帐、
原件
1
以合同为单位，按月更新
项目成本组

6
签证单（含收方单、主体单位与土方单位场地交接单、开工前原始场地测绘记录、工程定位测量资料）及台账
原件
1
以合同为单位，按月更新
项目成本组

7
工作联系单及台账
原件
1
以合同为单位，按月更新
项目成本组

8
扣（罚）款单台账
原件
1
每月月底与工程组核对一次，按月形成台账
项目成本组

9
动态成本资料
电子版
1
按月更新归档
成本部
项目成本组

10
其他，如会议纪要等过程资料
书面
1
按月更新归档
成本部
项目成本组

备注
《设计变更通知单》、《现场签证单》统一成固定格式，一式四份，一份项目部存档，一份施工单位存档，一份成本部门存档，一份监理单位存档，并使用专用档案盒，并粘贴除合同目录清单之外的工程变更及现场签证的补充资料目录备注清单。
（四） 竣工结算及后评估阶段资料
序号
资料名称
存档
形式
存档
数量
存档要求
归档部门
样表
1
竣工验收报告
复印件
2
工程竣工验收10个工作日内复印件加盖公章归档
城市公司成本部

2
相关验收资料文件及会议纪要
原件
2
工程竣工验收10个工作日内复印件加盖公章归档
城市公司成本部

3
施工单位提报结算申请书
原件
1
项目结算完成后10个工作日内存档
城市公司成本部

4
结算审核报告（含工程结算书、签证单等）
原件
2
项目结算完成后10个工作日内存档
城市公司成本部

5
结算确认书（含计算书）
原件
2
项目结算完成后10个工作日内存档
一式四份，我方三份：档案室、成本、工程各一份

6
项目后评估报告
电子版
1
项目后评估结束后10个工作日内电子版存档
城市公司成本部

备注：
1、施工方上报结算资料：按合同约定提供,一般包含我司相关责任部门签字确认的结算申请单、结算资料移交单、签证单、工作联系单、设计变更单、工程量计算式、项目工程师签字确认的竣工图、竣工验收报告、乙方上报的结算书等。原则上结算资料不完整不予接收（按合同要求应由施工单位上报，工程组初审并移交）。
2、结算确认书：根据结算资料计算（需依据管控文件规定，如需上报集团复审的项目还需附上集团复审报告），且与施工单位核对后，做出的结算确认书，要求一式四份，甲方三份（成本、工程、财务各一份）。扫描保存，同时及时发放给施工单位。
3、技术经济类文件编码按照应与项目部统一，为方便查阅，可按类别统一编流水号。原则上按如下方式：项目名称—合同编号—文件类型号（如签证—签）—序号
（五） 部门日常工作资料
序号
资料名称
存档
形式
存档要求
样表
1
供应商资料
不限
本项工作作为部门日常工作，收到供应商资料后进行分类归档，便于后期询价等工作

2
造价信息规范图集、文件通知、规章制度
不限
本项工作作为部门日常工作，收到资料后进行分类归档，便于后期使用查阅

3
会议资料
不限
图纸会审的会议纪要；

4
预算软件密钥
实物
购买后1个工作日内存档，部门文员按样表做好登记以及做好借阅使用记录

七、 成本档案借阅
1. 对公司规定应当立卷归档的文件资料，必须按照规定（详见公司档案管理制度），定期向档案室（总经办）移交原件，任何人不得据为己有；
2. 成本招标档案资料必须严格执行保密制度，非项目相关人员需要查阅、复印资料时，重要文件请示部门负责人审批。不得私自外泄成本信息、投标资料内容；
3. 资料收发应作好记录。原件发放或借阅必须严格执行登记、签名手续；
4. 档案的借阅必须在公司内进行，并于当日归还；档案原件一般不外借，可以向需要者提供复制件。特殊情况必须借阅档案原件者，应经公司主管领导批准。
5. 资料应建档，建立专门档案盒，存放相应档案柜，柜体注明资料类别，并做好资料登记台帐。
6. 职工调离本单位，凡借有档案者必须归还。存放档案者需移交。
八、 成本档案销毁
1. 根据档案的保管期限，由档案管理专员把已超过保管期限、失去利用价值的档案分别列出清单，填写申请报告和销毁清册，经部门负责人审批后，指定专人监督销毁，任何人不得擅自处理和任意分散。监督人在销毁档案前应认真清点复核。销毁后，在销毁清册上签名盖章。
2. 销毁清册要有目录，手续必须完备，以备日后查考。
3. 从当前和长远利用档案的需求出发，根据档案的历史和现实价值确定不同档案的保管期限，以便保管利用。一时无法确定其价值时，可按照“保存从宽，销毁从严”的精神处理。
九、 其他
集团合同造价部日常成本考核工作以及风险管控部过程的审计将成本档案管理纳入到日常工作，纳入到年度成本工作考核中。

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合同造价部
2015年11月