物业公司办公设备及环境管理程序.doc

1、目的
为营造舒适的办公环境、 更好的利用公司资源，提高工作效率，特制定以下规定。
2、 范围
适用于物业公司各部门、各管理处办公环境管理。
3、 定义：
无
4、 职责
4.1 办公室负责对公司各部门、各管理处的办公环境管理和办公设备管理进行监督。
4.2 各部门、各管理处负责各自办公环境和办公设备日常的管理和维护。
5、方法及过程监控
5.1 办公环境管理
5.1.1 办公环境应保持洁净，办公用品应摆放整齐、有序；垃圾、废纸应放入废纸
篓内，不得任凭抛弃；不得在个人工作区域内摆放与办公环境不符的私人装饰品。
5.1.2 离开办公区域或外出办事应随时整理好自己的桌面，离开座位后要将办公椅
移至办公桌下；非办公时间，应将资料文件资料资料文件资料文件资料资料文件资料文件资料全部收入抽屉或资料文件资料资料文件柜内，桌面上只允许摆放办公设备及办公文具。
5.1.3 办公区域内禁止吸烟、就餐，吸烟、就餐应到指派区域；严禁职员以吸烟名义长时间离开办公位，聚众谈天，对违章者每次扣罚薪金50元。
5.1.4 办公区域内交谈须轻声细语，不准大声喧哗、谈天；办公时间不允许做与工作无关的事情；业余时间不要在办公区域内进行娱乐性活动（公司组织的除外）或接待外来访客。
5.1.5 办公区域内禁止存放易燃、易爆、有毒等危急物品。
5.1.6 办公区域内严禁各类推销员、衣冠不整者及外来摆放人员任凭进入，对来访人员，应由前台接待员进行询问和引导。
5.1.7 爱护办公设备，出入公司电子门时，应轻拉轻放；下班前关闭电脑设备、切断电源，摆正座椅；晚间最后离开办公室的人员应注意关闭办公区域照明设备、办公设备及电器设备。
5.1.8 办公桌内不要存放大量的现金及宝贵物品，以免造成丢失，造成不必要的损失。
5.1.9 当室外温度大于（等于）27oC时，公司将视状况开启空调系统，调整室温，当室外温度小于（等于）26oC，空调系统将设置在通风状态。
5.1.10 办公室将支配专门人员检查职员办公环境，对未按本规定要求执行的将对其及其部门经理进行通报批判。
5.2 办公设备、设备管理
5.2.1 办公设备的管理
5.2.2.1 办公设备为公司财产，任何人不得有意向损毁及因私使用。
5.2.2.2 所有办公设备应由资产管理员依据价格进行分类资产登记，确定存放位置；任何人不得任凭改变办公设备的存放位置。
5.2.2.3各使用部门应明确设备的使用或保管人，负责设备的日常管理；各部门应定时对所有使用中的办公设备进行清洁、检查和保养；当设备发生故障时，应及时通知办公室系统组进行修理修缮处理，不得擅自拆装。
5.2.2.4 电脑类设备的管理
5.2.2.4.1 电脑类设备由办公室系统组统一管理，其安装、调试、系统配置等工作由办公室系统组负责。
5.2.2.4.2使用人应严格遵守办公室系统组的关于规定，准确使用电脑。
5.2.2.4.3使用人负责所用电脑及外设的日常保管、维护、清洁。
5.2.2.4.4电脑发生故障应及时通知公室系统组进行处理修理修缮，严禁自行拆装或改变电脑程序。
5.2.2.4.5公司配置的计算机设备禁止安装嬉戏软件，需要用外来软盘及下载程序的部门或个人，以通报形式提交办公室系统组，统一由系统管理员确定可行性、安装并操作。
5.2.2.4.6未经允许，不得任凭翻阅他人资料文件资料资料文件资料文件资料，查阅他人电脑。
5.2.2.5 传真号码号码机的管理
5.2.2.5.1各管理处及物业本部须指派专人负责传真号码号码机的日常使用和管理；前台接待员负责对收到的传真号码号码件进行分发，他人如因工需向外发送传真号码号码，应标明欲传送地点及传真号码号码号码，由前台接待员负责发送；对收、发传真号码号码件应做好登
记，并注意对内容的保密。
5.2.2.5.2前台接待员负责传真号码号码纸张的及时更换及传真号码号码机的日常清洁和保养，发生故障时及时通知办公室系统组，由专人修理修缮处理，保证传真号码号码机正常工作。
5.2.2.5.3禁止传送与工作、业务无关的私人材料。
5.2.2.6复印机的管理
5.2.2.6.1各管理处及物业本部应指派专人负责复印机的日常使用和管理。
5.2.2.6.2正常状况下，复印机依照部门配备密码，相应隐秘对应限制复印张数，部门之间密码不得混用，并将复印材料、废纸等随身带走。
5.2.2.6.3办公复印时，要准确使用复印机，节省复印纸，复印的材料可双面复印的尽量避开单面复印；使用后将复印机调整到节能状态。
5.2.2.6.4油墨、涂改液未干的资料文件资料资料文件资料文件资料或需要保密的资料文件资料资料文件资料文件资料不得使用复印机复印。
复印机使用人员，特殊时复印机管理人员负责复印机的日常清洁和保养，及时补充纸张和碳粉，使用故障时及时通知办公室系统组，通知专人进行修理修缮处理，保证复印机的正常高效率率使用。
5.2.2.7 电话的管理
5.2.2.7.1办公电话应摆放在办公桌的固定位置（部门统一位置），话筒与话机的连接不得打结，拨打电话时声音不要过大，以免影响其他同事工作；接听外来电话注意BI规范；若来电话时同事不在办公位，同室其他人员应代为接听。
5.2.2.7.2办公人员应保管好办公桌上的电话，并定时做好清洁工作。
5.2.2.7.3因工作需要拨打长途时，应通知前台总机进行转接并统一登记《长途电话登记簿》后方可拨打。
5.2.2.7.4禁止拨打私人长途电话，若职员有特殊状况需拨打长途应做好登记，花费自行承担。
5.2.2.7.5电话出现故障时要及时通知办公室行政组，不得擅自拆装。
5.2.2.8 打印机的管理
5.2.2.8.1各部门、各管理处应指派专人负责所属范围内打印机的日常使用机管理。
5.2.2.8.2打印机的色带、墨盒或硒鼓要节省使用，达到使用寿命时要及时更换，同时注意环保，使用后的色带、硒鼓、墨盒由办公室系统组统一收集处理。
5.2.2.8.3不得使用打印机重复打印资料文件资料资料文件，如需多份，请打印一份后复印。
5.2.3 办公家私的管理
5.2.3.1 职工或职工或员工应自觉爱护公司办公家私，并负责个人所用办公桌椅的日常保管，不得恶意损毁。
5.2.3.2 部门公用办公家私，应指派专人负责保管；办公家私出现故障或损毁时，使用人应及时通知办公室行政组进行修理修缮处理，不得擅自拆装。
5.2.4 影响设备的管理
5.2.4.1 影响设备包括电视、影碟机、照相机、音像设备、投影设备、视频设备等。
5.2.4.2 办公室系统组负责影响设备的日常管理、维护工作。
5.2.4.3 办公室系统组人员应培训使用人员把握准确的使用方法和程序，并令其负责使用期间设备的保管、清洁，使用完毕后应检查设备及相关附件是否正常，并按正常操作程序关闭机器、关掉电源，发生故障应及时汇报。
5.2.4.4使用人若将设备搬离原场地，应取得办公室系统组人员的同意，并做好《电子设备领（借）用申请表》。
5.3本规定由公司办公室行政组负责制订、修改、说明并监督执行。
6、 支持性资料文件资料资料文件
无
7、质量记录及表格
TJVKWY6.4－Z01－F1 《长途电话登记簿》
TJVKWY6.4－Z01－F2 《电子设备领（借）用申请表》