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员工档案管理暂行办法
第一章 总 则
第一条 为规范员工人事档案（以下简称员工档案）管理，提高档案管理水平，有效地保护和使用档案，根据中共中央组织部、国家档案局《干部档案工作条例》的有关规定，结合公司实际，特制定本办法。
第二条 员工档案是按照有关政策，在工作中形成的记载员工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是反映员工个人成长历史的依据。
第三条 员工档案管理工作是公司人力资源管理工作的重要组成部分，是为贯彻执行党的干部路线和政策，选贤举能，知人善任，历史全面地考察和选拔使用干部服务的。员工档案管理工作由综合管理部指定专人负责。
第四条 在员工档案管理工作中，必须严格执行党和国家的有关档案、保密的法规和制度，确保档案的完整与安全。
第五条 本办法适用于公司全体员工。
第二章 档案管理方式和任务
第六条 公司员工档案采取委托专门的人才机构予以管理的方式，由其按照内部档案保管规定严格进行管理，但同时在公司档案管理部门内应明确指定专人，负责与人才机构的接洽工作。
第七条 员工档案管理工作的主要任务是：贯彻执行有关档案政策，制定公司员工档案管理的规章制度；负责收集、鉴别、整理、保管、转递员工档案；为相关部门提供使用员工档案；及时登记员工职务、工资变动情况；做好档案的安全、保密、保护工作。
第三章 员工档案的内容和分类
第八条 公司对签订劳动合同的员工都要建立员工档案。
第九条 员工档案应历史地、全面地反映员工本人客观情况。其内容及分类如下：
第一类履历材料。包括干部履历表（书）、简历表，各类人员登记表，个人简历材料，更改姓名的材料等。
第二类自传及属于自传性质的材料。
第三类鉴定（含自我鉴定）、考核、考察材料。包括以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性的员工表现情况材料；作为员工任免、调动依据的正式综合考察材料；考核登记表，员工考核和民主评议的综合材料。
第四类学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料。包括报考高等学校学生登记表、审查表，毕业生登记表，学习（培训结业）成绩表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表，专业技术职务任职资格申报表，专业技术职务考绩材料，聘任专业技术职务的审批表，套改和晋升专业技术职务（职称）审批表，享受政府特殊津贴登记表。
第五类政审材料。包括审查员工政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料，主要证明材料；甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的依据材料；入党、入团、参军、出国、招工、招生等政审材料；更改民族、年龄、国籍、入党、入团和参加工作时间的个人申请及组织审批材料；军人入伍时间的审批材料，知识青年上山下乡时间计算及工龄审批表、上级批复以及所依据的证明材料。
第六类加入党团的材料。包括中国共产党入党志愿书、入党申请书和转正申请书，中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；民主评议党员中形成的党员登记表、认定为不合格党员的组织意见及被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表、退团材料；加入民主党派的有关材料。
第七类奖励材料（包括科学技术和业务奖励）。包括各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。
第八类处分、取消处分和甄别、复查材料。包括处分决定（免予处分的处理意见），查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交待材料；通报批评材料；甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见；法院审判工作形成的判决书等。
第九类调资审批表、定级、解决待遇的审批材料。包括工资变动审批表，定职定级审批表，员工任免通知、任免审批表（包括附件），录用和聘用审批表，聘用合同书，续聘审批表，解聘、辞退材料，员工岗位聘用材料，劳动合同签订、变更、解除、终止等相关材料；退（离）休审批表；应征入伍、退伍军人登记表，军（警）衔评定、晋升审批表，军队转业干部审批表；因公出国（境）人员审批表、备案表；党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会等代表登记表。
第十类其他可供组织参考有保存价值的材料。包括新录用员工和毕业分配工作体检表，报到通知书，有残疾的体检表、伤残等级材料，员工逝世后报纸报道的消息或讣告、生平（或悼词）及有关材料，非正常死亡的调查报告及有关材料，有保存价值无法归入前九类的材料等。

第四章 员工档案管理范围
第十条 员工报到后，档案管理部门初步核查其档案材料后转交人才机构，由其按本办法第九条规定于2个月内检查并整理成册。若有材料欠缺，人才机构需及时出具清单给公司档案管理部门，由其组织相关人员尽快予以补办完毕。
第十一条 员工解除/终止劳动关系，档案应于15日内转出，员工应当及时提供档案接转单位并配合办理有关手续；逾期未办理转出手续的，将由人才机构的公司专户转入个人户或员工户籍地所在街道管理。
第十二条 员工死亡，档案由公司人事档案管理部门保存。
第十三条 员工达到法定退休年龄后，原则上将员工档案转入户籍所在地街道管理。
第五章 材料的收集和归档
第十四条 员工档案材料的收集范围包括员工的任免、调动、考察考核、专业技术职务考试评聘、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的材料。
第十五条 各有关部门或人员对属于归档范围的员工档案材料，经材料形成部门审查签章后，应主动、及时送交综合管理部并办理较完备的交接手续。
第十六条 综合管理部应严格按照中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》（组通字〔1996〕14号），对收集的员工档案材料进行认真鉴别。属于归档的材料应真实准确，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备，具有保存价值。规定由组织审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入员工档案。不属于归档的材料，不得予以归档。
第十七条 综合管理部人事档案管理员于每年年底将需归档的材料移交人才机构，由其统一进行整理、归档。归入员工档案正本的材料，必须是原件（员工档案材料应使用16开规格的办公用纸，材料左边应留出2.5厘米装订边。文字不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写）。
第六章 保管和保护
第十八条 档案管理部门应与人才机构就档案管理约定如下内容：
（一）根据安全保密、便于查找的原则，对人员档案等进行编册、编号和排架。
（二）严格执行保密制度，确保档案的绝对安全。应设置专门的档案库房、档案查阅室。无关人员不得进入库房。
（三）档案卷皮（盒）、目录的样式和规格使用中央组织部统一标准制作的产品，员工档案的整理严格按照中央组织部的干部档案整理工作细则和有关规定执行。
第十九条 公司档案管理部门应建立员工档案底帐登记册、查借阅登记册，应制定检查统计制度，每年检查核对一次档案，做到帐档相符，发现问题及时解决。
第二十条 严禁任何人私自保管员工档案。档案管理人员不得保管本人档案，应由公司组织（人事）部门指定有关部门专人保管；不得私自泄露档案内容。对违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。
第七章 查阅和借用
第二十一条 确因工作需要经审批后，可查阅和借用员工档案。主要事由为：
（一）在办理人事任免、考察、调动、工资、社会保险、福利待遇、退（离）休、政治历史审查、参加工作时间审查、年龄审查、学历学位、职称评定、出国、治丧等事项时，可查阅、借用员工档案。
（二）国家安全、公、检、法机关和保卫部门因工作需要了解情况，可提供档案，只能查阅有关部分。
（三）编写党史、撰写人物传记、地方志等，需要了解员工的有关情况时，一般不得查阅员工档案；因本人死亡或其他原因无法直接提供情况，需从其档案中取得证明材料的，经批准后，只能提供履历和自传材料。
（四）员工子女和直系亲属因入团、入党、考学、参军、参加工作等原因需要审查了解情况时，综合管理部只提供有关材料。
第二十二条 查阅和借用员工档案，须遵守下列规定：
（一）查阅、借用员工档案人员必须是中共党员。查阅员工档案应按人事管理范围，未经领导批准，不得查阅同级员工档案，下级员工不得查阅上级员工档案。任何人不得查阅、借用本人及其亲属档案。
（二）公司内部查阅员工档案，须填写《查阅/借用员工档案审批表》（见附件1）。由查阅部门负责人审查同意，经综合管理部负责人初审同意，报公司分管领导审批后方可办理查阅事宜。
（三）公司外部查阅，须凭查阅单位组织（人事）部门出具的查阅档案介绍信,经综合管理部初审、公司分管领导同意并办理审批手续后，由档案管理人员根据有关规定确定提供材料内容。
（四）查阅员工档案应在档案管理部门指定的地点进行，档案一般不外借。如有特殊情况，必须借出时，须填写《查阅/借用员工档案审批表》，经综合管理部初审并报公司分管领导批准后，严格履行借出登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。国家法定节日期间，员工档案停止外借，已经借出的档案应于放假前归还。
（五）档案查阅人须遵守查阅档案规定，爱护档案，严禁涂改、添注、勾划、抽取、撤换、拆散、损坏档案材料。查阅两份以上档案时，不得同时打开，以防装错或丢失。如果发现档案中有问题，应及时向档案管理人员报告，由档案管理人员按有关规定处理，查阅档案人员不得擅自进行处理。
（六）查阅、借用档案的单位和个人，必须严格遵守保密制度，不得擅自拍摄、复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须经综合管理部初审并报公司分管领导批准后才能复制、拍摄。查阅者不得泄漏或擅自向外公布档案内容，违者视情节轻重予以批评教育直至纪律处分。阅档时摘录、复制的档案内容不再使用时，须予以销毁。
（七）个人因出国、升学需复印档案中的成绩单时，必须由本人申请后，按照管理范围，由综合管理部初审并报公司分管领导审批后，通知档案管理部门办理复印手续，不允许将档案借出私自复印。复印的档案材料经综合管理部签署意见并加盖公章，方能有效。
（八）归还的档案由档案工作人员检查无误后，查阅、借用档案人员方可离开。
第八章 档案的转递
第二十三条 员工工作调动或职务变动后应按人事管理权限及时将档案转入或转出。除因员工逾期不予转递档案因而公司将其转入个人户或户籍所在地的情况外，转递档案时应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持组织（人事）部门出具的介绍信，一般介绍信不予办理。
第二十四条 员工档案管理部门在接到调出档案的书面通知后，应按有关规定整理，按《档案转递通知单》（见附件2）的项目详细登记，严密包封后发出。接收档案单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回。逾期一个月未退回者，员工档案管理部门应催问。
第二十五条 为使员工档案能够随着员工调动或职务变动而及时转递，员工调配、任免及劳动关系管理工作与档案管理工作应密切配合。
第九章 附 则
第二十六条 本办法由公司综合管理部负责解释和修订。
第二十七条 本办法自印发之日起施行。
附件：1.查阅/借用员工档案审批表
2.档案转递通知单

11
附件1
查阅/借用员工档案审批表
查阅、借用
人员类型
姓 名
部 门 及 职 务
政治面貌
查阅/借用人

被查阅/借用人

查阅或借用理由

查阅部门负责人签字：
综合管理部意见

党委组织部负责人签字：
年 月 日
公司领导
审批意见

公司领导签字：
年 月 日

附件2
档案转递通知单存根
第 号
已将 同志的档案材料共 册转往 。
经手人： 年 月 日

档案转递通知单
第 号
：
兹将 等 同志的档案材料转去，请按档案内所列目录清点查收，并将回执退回。
发出机关
年 月 日
姓名
原在何部任何职
调往何部任何职
档案正副本数
正本
副本
其它材料

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回

执

：
你单位 年 月 日转来的第 号档案转递通知单中所开列
等 同志的档案材料共 册，我处已于 年 月 日收到，经点无误，现将回执退回，请查收。

收件人 收件单位盖章
年 月 日