基金管理有限公司通信管理办法.docx

X基金管理有限公司
通信管理办法
第一章 总 则
第一条 为规范X基金管理有限公司（以下简称“公司”）的运作管理，完善内部控制制度，切实提高风险控制能力，保障基金份额持有人和公司的合法权益，根据国家有关法律法规，并结合公司实际情况，制定本办法。
第二条 通信管理是指公司相关部门对公司员工在公司工作期间使用的各类通信工具采取监控、录音、临时保管等控制措施。
第三条 除非特指，本办法适用于公司全体员工。
第四条 本办法所称投资管理人员，是指下列在公司负责基金投资、研究、交易的人员以及实际履行相应职责的人员：
（一）公司投资决策委员会成员；
（二）公司分管投资、研究、交易业务的高级管理人员；
（三）公司投资、研究、交易部门的负责人；
（四）基金经理、基金经理助理；
（五）交易员；
（六）中国证监会规定的其他人员。
第五条 本办法所指通信工具，包括但不限于：
（一）固定电话；
（二）移动电话、掌上电脑等移动通信工具；
（三）电子邮件；
（四）MSN、QQ等即时通信工具。
第六条 公司技术管理部负责与通信管理相关的监控系统的建设、维护，通信记录的备份，监察稽核部负责监控的实施及管理，综合管理部负责备份资料的保管。
第七条 公司员工在使用各种通信工具开展工作时，应当维护基金份额持有人的利益，不得泄露公司的商业秘密，应恪守职业道德，信守对基金份额持有人、监管机构和公司作出的承诺，不得从事与履行职责有利益冲突的活动。
第八条 监控系统记录的通信内容属于公司的商密资料，除经授权和批准外，任何接触到相关记录的公司人员均不得以任何形式（包括但不限于告知、公布、发表、出版、传授、转让等形式）向未被授权的其他任何人员（包括公司其他员工）泄露。
第二章 通信工具的管理
第一节 固定电话
第九条 固定电话是公司的信息资产之一，是公司提供给员工用来进行沟通交流，提高工作效率的平台。
第十条 在工作时间内，投资管理人员在公司内对外联系应使用固定电话。固定电话的使用必须用作工作目的，不得用于与工作无关的私人活动。
第十一条 公司的固定电话采取录音的方式进行监控，实行电话录音的员工名单及录音时段由监察稽核部确定并提交技术管理部。新员工入司、员工离职及员工岗位变动等情况，综合管理部应及时向监察稽核部提供。
第二节 移动通信工具
第十二条 移动通信工具，包括但不限于移动电话、掌上电脑等非固定通话设备。
第十三条 投资管理人员在入司时应向公司如实报备个人的所有移动电话。投资管理人员移动电话如有变化，应及时向公司报备。
第十四条 在每个交易日开市前，投资管理人员均应将其移动电话统一存入保管箱保管，并如实填写《投资管理人员通讯工具管理表》（见附件），闭市后统一领取。各部门负责人应同时在负责人签字一栏签字，并确实履行监督责任。非经督察长批准，不得私自取用移动电话。
第十五条 投资管理人员严禁在交易时间私自取用，且不得使用除上缴手机以外的其他移动通信工具。
第十六条 若投资管理人员交易日整日出差（异地或市内），则应按照公司相关规定履行审批手续，出差期间可以不上交移动电话；若投资管理人员交易时间中途离开办公区域出差（异地或市内），则在办公区域期间，仍应将移动电话存入保管箱，离开时填写《投资管理人员通讯工具管理表》后取用移动电话。
第三节 电子邮件
第十七条 公司为每位员工建立独立的电子邮件信箱。
第十八条 电子邮件系统是公司的信息资产，经过公司电子邮件系统产生或处理的电子信息，除非有第三方明确声明对其拥有所有权，否则一律作为公司的信息资产。
第十九条 公司员工必须使用经过公司许可的电子邮件软件来访问电子邮件系统。未经批准，严禁使用外部邮箱来收发与公司工作或商务相关的电子邮件。
第二十条 除非得到监察稽核部和公司领导的允许，公司员工不应使用公司的邮件系统发送公司商密信息，除非得到合作服务商的同意，员工不得将其邮件转发或透露给第三方公司或者个人。
第四节 MSN、QQ等即时通信工具
第二十一条 未经批准，公司员工不得安装MSN、QQ等即时通信工具，若发现有人违反规定，私自安装该类即时通讯工具，监察稽核部有权立即制止，调查了解情况，并向公司领导报告。
第二十二条 未经批准，禁止使用MSN、QQ等即时通信工具来收发、传递与公司工作或商务相关的电子邮件、商业文件。
第三章 通信记录的备份与保管
第二十三条 技术管理部应指定专门的技术人员负责对固定电话录音、电子邮件、MSN监控等技术系统提供保障与日常维护，相关技术人员不得借工作之便浏览、复制、散播、修改电话录音、电子邮件、MSN的通信内容、记录、资料、文档等相关信息。
第二十四条 电话录音记录、即时通信记录、电子邮件记录等通信记录在监控系统中至少应当保存一年以上，通信记录在进行备份前不得删除。
第二十五条 电话录音记录、即时通信记录、电子邮件记录等通信记录应当由技术管理部定期在不可修改介质上分别进行备份。
第二十六条 备份资料交由公司综合管理部进行保管，并定期进行抽测、试读及清点。备份资料应至少保存五年以上。
第二十七条 备份资料属公司的商密资料，除监察稽核部进行稽核审计时可以正常调阅备份资料外，任何单位和个人如需调阅备份资料，均需经监察稽核部审核并报公司领导批准，并按照公司相关管理制度执行。
第四章 通信记录的检查和稽核
第二十八条 各部门负责人有责任监督检查本部门人员使用通信工具的情况，督促本部门人员按照公司要求正常合理地使用通信工具开展工作。
第二十九条 公司员工发现有违反本办法的行为或现象时，应及时向监察稽核部举报。
第三十条 监察稽核部指定专人对交存的移动电话进行集中管理，严格执行相关制度，并管理、保存《投资管理人员通讯工具管理表》。在工作时间，如发现投资管理人员使用未报备移动电话对外联络或者接到相关举报的，应立即制止，调查了解情况，并向公司领导报告。
第三十一条 因监管工作需要，经总裁或督察长书面批准，监察稽核部有权对固定电话录音资料、电子邮件、MSN留痕资料进行检查并做好记录。监察稽核部工作人员应就在工作中知悉的相关通信内容、信息、记录文档承担保密义务。
第三十二条 监察稽核部门每季度应对不少于四分之一投资管理人员的季度通讯记录进行检查，并保留相关记录。
第三十三条 监察稽核部应定期对技术管理部有关技术人员及通信管理系统操作日志进行审计与监督。
第五章 附 则
第三十四条 本办法由公司总裁办公会负责解释。
第三十五条 本办法自发布之日起施行。
附件：投资管理人员通讯工具管理表

附件
投资管理人员通讯工具管理表
员工姓名
电话号码
已存入保管
临时取用原因及时间
归还时间
部门负责人签字

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